Một lý do cũng rất quan trọng trong việc Công ty cha đảm bảo sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả nhất, đó là cách thức cấp phát nguyên liệu quá đơn giản. Hiện nay nhiệm vụ sản xuất của Công ty đi vào tơng đối ổn định, công tác kế hoạch, điều độ sản xuất đợc tiến hành tơng đối tốt. Tuy nhiên Công ty vẫn duy trì hình thức cấp phát nguyên vật liệu theo nhu cầu của các phân xởng. Đây là hình thức thích hợp cho những doanh nghiệp sản xuất không ổn định, đơn chiếc hàng loạt nhỏ. Phòng vật t chỉ nắm số lợng trong kho chứ không phải số lợng thực nguyên vật liệu còn tồn trong công ty vì các phân xởng đều đăng ký nhận nhiều hơn nhu cầu sản xuất thực. Ngoài ra nó còn không khuyến khích đợc các phân xởng quan tâm đến việc thực hiện mức hàng ngày.
Do đó để khắc phục hiện tợng này, kiến nghị Công ty chuyển sang hình thức cấp phát theo kế hoạch, hay là theo hạn mức. Theo đánh giá của cá nhân, Công ty có đủ khả năng thực hiện hình thức này một cách có hiệu quả, vì một số lý do sau:
• Chủng loại sản phẩm cùng với số lợng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ tơng đối ổn định với số lợng tơng đối lớn.
• Cán bộ lập kế hoạch cũng chính là cán bộ điều độ sản xuất. Tất cả đều có trình độ đại học và kinh nghiệm làm việc. Điều này đảm bảo kế hoạch sát với thực tế không có những biến động lớn không lờng trớc.
• Hệ thống định mức hiện hành có tính hiện thực cao. Hơn nữa việc thay đổi hình thức cấp phát không phát sinh thêm bất cứ chi phí nào trong việc đào tạo lại đội ngũ nhân viên quản lý kho cũng nh các chi phí thủ tục khác. Ngợc lại, nó còn tạo điều kiện tiết kiệm chi phí vận chuyển, giảm bớt giấy tờ,...
Hình thức cấp phát này đ ợc tiến hành nh sau:
• Phòng kế hoạch vật t, phòng nguyên liệu căn cứ vào hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu và kế hoạch tiến độ xuất từng tháng của từng chủng loại sản phẩm lập phiếu cấp phát hạn mức giao cho các phân xởng và bộ phận kho.
• Căn cứ vào phiếu này bộ phận kho chuẩn bị cấp phát theo hạn kỳ đúng số lợng, đúng chủng loại.
• Nếu có trờng hợp thiếu nguyên vật liệu sản xuất do một lý do nào đó thì các phân xởng phải báo cáo ngay cán bộ điều độ, cán bộ vật t của phòng kế hoạch vật t. Một mặt phòng lệnh cho cán bộ kho cấp phát kịp thời để đảm bảo sản xuất. Mặt khác, cán bộ định mức có thể tìm hiểu ngay nguyên nhân tại sao mức tiêu hao thực tế vợt quá mức quy định. Nh vậy công tác theo dõi định mức đợc tiến hành hiệu quả hơn.
• Trờng hợp nguyên vật liệu còn thừa thì chứng tỏ phân xởng đã có thành tích tiết kiệm. Ngoài việc khấu trừ vào phiếu hạn mức tháng sau, phòng kế hoạch vật t có thể đánh giá công tác tiết kiệm của từng phân xởng theo tháng, tiến hành những điều chỉnh kịp thời.