Sơ đồ 5: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Chức năng của từng bộ phận
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, đứng đầu bộ máy là kế toán trưởng chịu trách nhiệm điều hành, quản lý & kiểm tra kế toán trong doanh nghiệp. Các kế toán viên được phân công thực hiện những công việc cụ thể & và kiêm nhiệm các phần hành kế toán của Công ty.
Kế toán trưởng : Là người đại diện cho phòng kế toán trong quan hệ với giám đốc và các phòng ban khác trong đơn vị. Kế toán trưởng là người có trình độ, có thâm niên công tác, có kinh nghiệm và đặc biệt là được đào tạo chuyên ngành tài chính kế toán và chương trình kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ điều hành và tổ chức các hoạt động trong phòng kế toán. Thực hiện công việc kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính & ra các quyết định về thanh toán, quyết toán, thu chi,…Quyết định về sắp xếp, lưu trữ và quyết toán chứng từ kế toán, hướng dẫn hạch toán, kiểm tra việc tính toán ghi chép tình hình hoạt động của Công ty trên cơ sở những chế độ chính sách đã được Nhà nước quy định. Kế toán trưởng có trách nhiệm cập
Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt,tiền lương,thu chi Kế toán TGNH Kế toán khoản phải thu,phải trả Kế toán chi phí,TSCĐ, … Thủ quỹ Kế toán thuế,quyết toán hợp đồng
nhật các thông tin mới về kế toán tài chính cho cán bộ kế toán trong Công ty, nâng cao trình độ cho cán bộ kế toán trong của Công ty.
Kế toán khoản phải thu, phải trả: Là người trực tiếp theo dõi mọi hoạt động phải thu, phải trả phát sinh trong kì và lũy kế từ các kì trước. Trực tiếp thực hiện công tác quy đổi chứng từ cho cả nhà cung cấp lẫn khách hàng. Quản lý các khoản phải thu, phải trả, định kì tổng hợp phải thu, phải trả trước khi lên báo cáo kế toán.
Kế toán thuế, quyết toán hợp đồng: Là người giám sát, theo dõi, giám đốc tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước. Tính và kê khai đầy đủ để đạm bảo nộp đúng, nộp đủ, nộp kịp thời các khoản thuế và các khoản phải nộp khác theo đúng chế độ quy định. Phản ánh kịp thời số tiền của các khoản phải nộp tạm thời theo kê khai hoặc số chính thức theo mức duyệt của cơ quan thuế, tài chính trên hệ thống bảng kê khai, sổ chi tiết và sổ sách kế toán khác. Theo dõi và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn GTGT tại Công ty, kê khai thuế và báo cáo thống kê hàng tháng, hoàn thiện chứng từ và sổ sách kế toán của Công ty. Ngoài ra, kế toán thuế còn thực hiện quyết toán hợp đồng lên phiếu kế toán, tính ra lỗ lãi của các hợp đồng thương mại.
Thủ quỹ: Là người quản lý trực tiếp tiền mặt tại quỹ của Công ty. Hàng ngày lập báo cáo quỹ đồng thời phải liên tục kiểm tra và so sánh số tiền mặt tại quỹ và sổ sách để kịp thời phát hiện ra sai sót. Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình thu chi tiền mặt của kế toán tiền mặt và báo cáo với kế toán trưởng về tiền mặt tại quỹ.
Kế toán tiền mặt, tiền lương, thu chi: Là người trực tiếp quản lí việc thu chi trong Công ty, thực hiện ghi phiếu thu, phiếu chi trong Công ty, lập sổ cái tài khoản tiền mặt.Và thực hiện công tác tổng hợp, kê khai, phân bổ và quản lý việc hạch toán tiền lương cho nhân viên của Công ty. Đồng thời chịu trách nhiệm xử lý các nhiệm vụ liên quan đến vốn bằng tiền, cân đối
và lên báo cáo tổng hợp tiền mặt vào cuối tháng để làm cơ sở cho kế toán trưởng lên báo cáo tài chính.
Kế toán TGNH : Do tính chất loại hình doanh nghiệp xuất nhập khẩu, các hợp đồng giao dịch chủ yếu bằng ngoại tệ nên khoản mục ngoại tệ được tách riêng ra để theo dõi kĩ lưỡng. Kế toán TGNH là người chịu trách nhiệm xử lý các nhiệm vụ liên quan đến ngoại tệ, thực hiện các giao dịch với ngân hàng, kí quỹ, thanh toán qua ngân hàng, tiến hành thu thập và lưu giữ giấy báo Nợ và giấy báo Có của ngân hàng trên cơ sở đó tiến hành ghi sổ cái TGNH, thường xuyên theo dõi và đối chiếu số ngoại tệ trong tài khoản ngân hàng và số liệu trên sổ sách kế toán. Cuối tháng, tổng hợp và cân đối tài khoản TGNH làm cơ sở cho kế toán trưởng lập báo cáo tài chính.
Kế toán chi phí, TSCĐ : Là người theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong Công ty,tiến hành xử lý các nghiệp vụ phát sinh chi phí, lên sổ tổng hợp chi phí,… Đồng thời theo dõi tình hình tài sản trong Công ty,các nghiệp vụ tăng giảm,khấu hao tài sản,…Cuối kì, lập bảng cân đối và tổng hợp chi phí, tài sản cho kế toán trưởng lập báo cáo kết qảu kinh doanh, tính lợi nhuận, và lập báo cáo tài chính khác.