I. ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊC HỒNG TRÀ
4. Trưởng phòng kế hoạch tài chính
Trưởng phòng Kế hoạch - Tài chính được đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc. Hiện nay phòng Kế hoạch - Tài chính được biên chế 08 người đảm nhiệm các công việc đã được nêu trong sơ đồ trên. Trưởng phòng Kế hoạch - Tài chính chịu trách nhiệm quản lý chung trong phòng và kiêm kế toán tổng hợp, kiểm tra giám sát hoạt động của phòng mình.
Do đặc điểm của công ty nằm trên hai địa bàn, một nằm ở quận Hai Bà Trưng, một nằm ở huyện Đông Anh, có khoảng cách xa nhau hàng chục kilômet, nên phòng Kế hoạch - Tài chính cũng được tách ra để đảm bảo cho hoạt động theo dõi, phục vụ cho công tác quản lý được thuận tiện.
+ Tại văn phòng công ty (số 46 Tăng Bạt Hổ). Có 05 người trong đó có: 01 trưởng phòng phụ trách chung, 01 kế toán theo dõi kho, NVL và tính giá thành sản phẩm, 01 kế toán theo dõi TSCĐ và CCDC, 01 kế toán thanh toán công nợ, 01 kế toán thuế và hàng nhập khẩu.
+ Tại nhà máy Cổ Loa (Đông Anh) có 03 người trong đó có: 01 phó phòng phụ trách thống kê tại nhà máy, 01 nhân viên viết phiếu và 01 nhân viên thống kê hàng hóa tại kho.
+ Phó phòng kế hoạch T/C.
Có nhiệm vụ theo dõi và quản lý hàng hóa nhập khẩu tại kho nhà máy chè Cổ Loa chỉ đạo công nhân sản xuất tái chế, đấu trộn, đóng gói theo mẫu khách hàng đã chấp nhận cho các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu số 1 và số 2 chuyển sang, tính toán chi phí tại nhà máy và là người chịu sự lãnh đạo trực tiếp của trưởng phòng.
+ Kế toán kho, nguyên vật liệu và tính giá thành sản phẩm.
Có nhiệm vụ phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, thành phẩm, đảm nhiệm công việc tập hợp chi phí và tính giá thành các loại
hàng hóa trong công ty.
+ Kế toán thanh toán công nợ.
Có nhiệm vụ thanh toán các khoản chi phí, giao dịch với các ngân hàng, theo dõi các công nợ giữa công ty với khách hàng, với cán bộ công nhân viên của công ty và ngược lại, theo dõi tiêu thụ sản phẩm chè.
+ Kế toán thuế, hàng nhập khẩu.
Có nhiệm vụ theo dõi các lô hàng nhập khẩu do phòng kinh doanh - xuất nhập khẩu số 2 đã ký hợp đồng với từng khách hàng, thu công nợ hàng nhập khẩu. Có nhiệm vụ theo dõi các loại thuế như thuế GTGT, thuế nhập khẩu và các loại thuế khác…
+ Kế toán theo dõi TSCĐ, CCDC.
Có nhiệm vụ theo dõi TSCĐ, CCDC nhập xuất trong tháng, năm.
Lập bảng trích khấu hao của từng bộ phận để phân bổ chi phí chính xác, giúp cho trưởng phòng lập các kế hoạch sản xuất ngắn, trung và dài hạn.
+ Kế toán thống kê hàng hóa tại kho.
Có nhiệm vụ tập hợp số liệu nhập xuất hàng ngày để báo cáo nhanh. Hàng tuần, hàng tháng mang phiếu nhập xuất về trụ sở công ty giao cho kế toán theo dõi và tính giá thành sản phẩm, cập nhật số liệu để phục vụ báo cáo cho lãnh đạo công ty. Tập hợp chi phí tại nhà máy về công ty thanh toán cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
+ Nhân viên viết phiếu.
Có nhiệm vụ hàng ngày viết phiếu nhập, xuất vật tư, hàng hóa ra vào kho của công ty.
b. Đặc điểm hình thức sổ kế toán.
Phòng Kế hoạch - Tài chính Công ty Thương mại và Du lịch Hồng Trà vận dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Nhà nước. Phiếu xuất nhập hàng hóa theo mẫu của Tổng công ty, hóa đơn GTGT do Tổng cục thuế phát hành. Là đơn vị phụ thuộc do vậy Công ty Thương mại và Du lịch Hồng Trà
luôn chịu sự quản lý giám sát của Tổng công ty và các phòng ban trong Tổng. Chứng từ hàng ngày các kế toán viên phải cập nhật thường xuyên để phục vụ cho công tác báo cáo quản trị cũng như các báo cáo kế toán.
Hình thức sổ kế toán mà công ty áp dụng là hình thức sổ kế toán "chứng từ ghi sổ". Bởi vì hình thức này phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty Thương mại và Du lịch Hồng Trà hạch toán hàng tồn khi theo phương pháp kê khai thường xuyên, niên độ kế toán đang áp dụng là năm dương lịch, kỳ kế toán là theo quý.Trình tự ghi sổ được phản ánh ở biểu
số 03. Ghi chú: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ gốc Bảng cân đối số p/s Bảng tổng hợp chi tiết Sổ kế toán chi tiết
Báo cáo tài chính Sổ quỹ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
NV L
Sàng, đấu, trộn
Sao, sấy,
ướp hương Đóng gói
Nhập kho, hoặc xuất
bán