Theo quy định của Phòng Kinh doanh - Kỹ thuật, các khoản chi phí thu mua hợp lệ chỉ bao gồm: chi phí vận chuyển, bảo quản, bảo hiểm cho nguyên vật liệu do Xí nghiệp trả. Chi phí kiểm nghiệm nguyên vật liệu không có vì công tác này do nhân viên thu mua vật tư tự kiểm nghiệm.
Nguyên vật liệu dùng không hết nhập kho thì kế toán lại hạch toán theo giá xuất kho ban đầu ( hoặc giá thực tế ban đầu đối với nguyên vật liệu không nhập kho).
Trị giá nguyên vật liệu được tính theo phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO).
Nguyên vật liệu chính bao gồm: gạch xây dựng, xi măng, cát, sỏi, thép các loại…
Nguyên vật liệu phụ và nhiên liệu: đinh các loại, bulông, êcu, giẻ lau,…, điện, nước dùng cho thi công.
Khi đi mua vật tư đưa về công trình, nhân viên thu mua vật tư phải phân bổ vật tư nếu như một hoá đơn dùng cho nhiều công trình vào mặt sau hoá đơn rồi giao lại hoá đơn cho Phòng Kế toán để làm chứng từ tập hợp chi phí sản xuất.Trường hợp Ban Chỉ huy công trường thông báo về việc lĩnh vật tư thi công công trình phải có giấy xin lĩnh vật tư và được Giám đốc duyệt (Biểu 2.1).Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất thi công và định mức vật tư cần dùng để phục vụ sản xuất, phòng kế toán làm thủ tục xuất kho vật tư cho các đội thi công, kế toán l ấy phiếu xuất kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho… để làm chứng từ hạch toán, phiếu xuất kho được lập như biểu 2.2.
Phiếu xuất kho được lập 02 liên, thủ kho ghi số thực xuất vào 02 liên phiếu xuất: 01 liên giao cho người lĩnh vật tư, 01 liên thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho, định kỳ tập hợp chứng từ và chuyển cho kế toán vật tư.