Vật liệu mà Điện lực Ba Đình sử dụng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh được hình thành từ hai nguồn chính: Công ty điện lực thành phố Hà Nội cấp và Điện lực Ba Đình tự mua.
Giá đầu vào của vật liệu: giá đầu vào của vật liệu được tính theo giá thực tế.
- Với vật liệu do Công ty cấp: Giá vật liệu là giá thực tế ghi trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ của Công ty.
- Đối với vật liệu mua ngoài: Giá vật liệu nhập kho là giá ghi trên hóa đơn chưa có thuế GTGT và các chi phí khác như vận chuyển, bốc dỡ, bến bãi chưa có thuế GTGT.
Giá xuất kho vật liệu: Điện lực Ba Đình đang sử dụng phương pháp tính giá bình
quân đầu kỳ dự trữ để tính giá vật liệu xuất kho.
Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Giá đơn vị bình
quân cuối kỳ trước = Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ
Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân
Tại Điện lực Ba Đình, việc áp dụng máy tính trong thực hành kế toán đã được thực hiện tương đối hoàn chỉnh. Vật liệu nhập, xuất trong kỳ được nhập vào máy hàng ngày. Máy tính sẽ tự động tính ra giá vật liệu xuất trong kỳ. Kế toán sẽ điền vào cột số tiền trên mỗi phiếu xuất kho đã nhận từ thủ kho.
IV) Tổ chức công tác quản lý quá trình dự trữ, thu mua, bảo quản vật liệu:
Việc mua sắm vật liệu được lập kế hoạch hàng năm đảm bảo cho quá trình sản xuất và kinh doanh diễn ra liên tục trên cơ sở và điều kiện sau:
- Định mức tiêu hao vật liệu trong vận hành và cho từng hạng mục công trình sửa chữa.
- Định mức vật liệu dự phòng cho sản xuất.
- Báo cáo nghiên cứu khả thi phương án kỹ thuật, thiết kế kỹ thuật kèm bản tiên
lượng vật liệu đã được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Yêu cầu tiến độ của công tác sửa chữa lớn, phục hồi nâng cấp và đầu tư xây dựng.
- Cân đối vật liệu tồn kho của đơn vị.
- Kế hoạch vốn.
- Các hồ sơ liên quan khác theo qui định của nhà nước và tổng công ty điện lực
Việt Nam.
Quản lý quá trình thu mua vật liệu:
Khi có quyết định của giám đốc mua một thứ vật liệu nào, bộ phận cung tiêu phải cung cấp đầy đủ 3 hồ sơ báo giá, từ đó sẽ chọn ra một nhà cung cấp đảm bảo các chỉ tiêu về kỹ thuật và kinh tế ở mức tối ưu.
Việc mua sắm vật liệu phải được thực hiện thông qua hợp đồng và đảm bảo những nguyên tắc sau:
- Tất cả các loại vật liệu phục vụ cho công tác sản xuất, sửa chữa lớn và dự phòng chiến lược, sửa chữa thường xuyên, cải tạo nâng cấp, phục hồi và đầu tư xây dựng được phân phối từ Công ty. Không mua sắm vật liệu thiết bị trôi nổi trên thị trường trong và ngoài nước, không rõ nguồn gốc xuất xứ, cơ sở chế tạo, vật liệu nhập ngoại nhưng hồ sơ giấy tờ không đầy đủ và không phù hợp....
- Việc cung ứng vật liệu phải kịp thời và đảm bảo cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Vật liệu mua về phải có đầy đủ hoá đơn thuế GTGT. Với những vật liệu mua lẻ,
số lượng ít, giá trị dưới 100 ngàn đồng thì có thể không có hóa đơn GTGT.
- Vật liệu mua lẻ, số lượng ít phục vụ sản xuất thì chỉ cần giấy đề nghị mua sắm
vật liệu của bộ phận sử dụng và được thủ trưởng đơn vị ký duyệt, giấy đề nghị nhập kho kèm chứng từ mua bán đã được duyệt.
Các hợp đồng mua vật liệu sau khi được ký thì chuyển 01 bộ cho phòng kỹ thuật - kế hoạch - vật tư để phòng này lập kế hoạch và chuẩn bị phương tiện vận tải,
kho tàng để nhập vật liệu vào kho. Vật liệu nhập kho phải được kiểm tra đúng quy cách, phẩm chất và được xuất kho theo quy định hiện hành.
Phòng kỹ thuật - kế hoạch - vật tư có nhiệm vụ theo dõi việc tiếp nhận vật liệu, thực hiện nghĩa vụ thanh toán, xử lý các tồn tại đối với người bán về chất lượng vật liệu trong thời gian bảo hành; quyết toán và thanh lý hợp đồng với người bán.
Bảo quản vật liệu:
Kho vật liệu phải đáp ứng được các yêu cầu kỹ thuật đối với từng chủng loại vật liệu được lưu giữ và bảo quản tại đó. Mỗi loại vật liệu đều phải có thẻ kho ghi số lượng nhập ban đầu, cập nhật số liệu nhập, xuất và số liệu qua các đợt kiểm kê. Thủ kho là người chịu trách nhiệm về số vật liệu được giao quản lý tại kho.
Trên thực tế, biện pháp tổ chức kho của đơn vị đã đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Kho đảm bảo yêu cầu kỹ thuật về tồn chứa, an toàn cho người và vật liệu.
- Thuận tiện cho việc tiếp nhận, bảo quản, cấp phát và đảo chuyển.
- Mỗi loại vật liệu được ở một vị trí, được đánh ký hiệu vị trí và ghi ký hiệu này vào thẻ kho để dễ tìm kiếm.
- Có sơ đồ bố trí kho, phân vùng cho từng chủng loại vật liệu, trang bị các bộ giá, hệ thống chiếu sáng hợp lý.
- Mỗi kho đều có bảng qui định phòng cháy chữa cháy và phương tiện cứu hoả tại
chỗ.
- Xây dựng được nội qui ra vào kho, cấp phát vật liệu, kế hoạch đảo chuyển định
kỳ để chống mối mọt, chổng rỉ...
- Thủ kho và kế toán thực hiện tốt chế độ báo cáo, luân chuyển chứng từ.