II) Hạch toán nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp:
a)Kế toán kiểm kê vật liệu:
Tổ chức kiểm kê được tiến hành theo quy định chung của Nhà Nước về việc lập Báo cáo kế toán, Bảng cân đối, và là quy định về hạch toán vật liệu doanh nghiệp. Công tác kiểm kê nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại vật liệu hiện có tại doanh nghiệp, kiểm tra tình hình bảo quản nhập xuất và sử dụng, phát hiện kịp thời và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng ứ đọng, mất mát, kém phẩm chất. Công tác kiểm kê phải được tiến hành định kỳ sáu tháng, một năm trước khi lập các báo cáo quyết toán do ban kiểm kê tài sản của doanh nghiệp tiến hành. Ban kiểm kê sử dụng các phương tiện cân, đo, đong, đếm...xác định số lượng vật liệu có mặt tại kho vào thời điểm kiểm kê và đồng thời xác định về mặt chất lượng của từng loại. Kết quả kiểm kê sẽ được ghi vào Biên bản kiểm kê (mẫu số 08 -VT). Biên bản được lập cho từng kho, từng địa điểm sử dụng, từng người phụ trách. Kết quả kiểm kê gửi lên cho phòng kế toán đối chiếu với sổ sách.
Sơ đồ 8: Hạch toán vật liệu thừa thiếu khi kiểm kê
TK 721 TK 152 TK 621, 627, 641, 642 TK 338(3381) TK 002 TK 111, 334, 138(1388) TK 642 TK 138(1381) Vật liệu thừa xác định
là của doanh nghiệp
Vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý
Vật liệu thừa là của đơn vị khác
Vật liệu thiếu do cân, đo, đong, đếm sai
VL thiếu trong ĐM hay ngoài ĐM nhưng được cấp thẩm quyền cho phép
tính vào chi phí kinh doanh
Yêu cầu người phạm lỗi bồi thường số vật liệu thiếu
Vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý