Sau khi thẩm định kết quả đấu thầu, nếu thấy hợp lý Ban Giám đốc sẽ ra quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu.
BQLDA sẽ căn cứ vào quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu của Ban Giám đốc để làm thông báo trúng thầu gửi cho các nhà thầu.
Thông báo bằng văn bản tới các nhà thầu tham dự đấu thầu về kết quả đấu thầu kể cả trường hợp không có nhà thầu nào trúng thầu hoặc huỷ đấu thầu.
3.6 Thương thảo và ký kết hợp đồng với nhà thầu trúng thầu
Nội dung thương thảo để giải quyết các vấn đề còn tồn tại chưa hoàn chỉnh về hợp đồng đối với nhà thầu: việc áp giá với những sai lệch so với yêu cầu của hồ sơ mời thầu trên nguyên tắc: giá trị hợp đồng không vượt giá trúng thầu được duyệt.
Nhà thầu cần phải nộp bảo lãnh hợp đồng trước khi ký kết hợp đồng. Trường hợp Ngân hàng bảo lãnh yêu cầu phải có hợp đồng mới ký cấp giấy bảo lãnh thì BQLDA có thể ký hợp đồng trước nhưng phải đảm bảo có bảo lãnh trước khi hợp đồng có hiệu lực.
Riêng với các gói thầu quy mô nhỏ, khi nhận được thông báo kết quả đấu thầu thì BQLDA có thể thương thảo và ký hợp đồng ngay.
BQLDA cần thương thảo hợp đồng một số nội dung về phương pháp xử lý tình huống trong quá trình thực hiện hợp đồng như: khối lượng thay đổi không do nhà thầu; về tạm ứng, thanh toán; về tiến độ thực hiện theo hồ sơ dự thầu; những yếu tố khách quan khác ảnh hưởng đến thực hiện hợp đồng; về biện pháp tổ chức, phương tiện máy móc bố trí nhân lực trực tiếp sản xuất, quản lý, giám sát như trong hồ sơ dự thầu đã nêu.
Nếu quá trình thương thảo với nhà thầu trúng thầu không thành công thì BQLDA sẽ trình lên Ban Giám đốc xin ý kiến: cho phép huỷ kết quả hoặc cho phép mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo đến thương thảo và kí kết hợp đồng.
Tuy BQLDA mới thành lập được 4 năm, kinh nghiệm về nghiệp vụ đấu thầu chưa nhiều nhưng bằng sự cố gắng rất lớn, các cán bộ BQLDA đã thực hiện trình tự tổ chức đấu thầu rất tốt. Tuy nhiên, bên cạnh đó, công tác trên vẫn còn nhiều hạn chế, chưa thực sự chuyên nghiệp. Ví dụ, giá gói thầu trong kế hoạch đấu thầu nhiều khi còn lớn hơn giá trúng thầu; chất lượng hồ sơ mời thầu chưa cao, còn nhiều thiếu sót; nhiều gói thầu phải tổ chức đấu thầu lại lần thứ hai; đặc biệt BQLDA chỉ mới thông báo đấu thầu trên một số tờ báo như: Lao động, Đầu tư…Những hạn chế trên có thể do cả nguyên nhân khách quan lẫn chủ quan, đặc biệt là nguyên nhân thuộc về năng lực, kinh nghiệm của các cán bộ BQLDA. Vì vậy, BQLDA phải luôn đổi mới về mọi mặt để ngày càng lớn mạnh, phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế đất nước.