II. Một số kiến nghị về kiểm toán hàng tồn kho do Công ty
1. Tính cấp thiết phải hoàn thiện kiểm toán chu trình hàng tồn kho
2.1. Đối với Công ty kiểm toán và dịch vụ tin học
Thứ nhất: Công tác ghi chép
Hạn chế:
Nh chúng ta biết, ý kiến kiểm toán đợc đa ra trên cơ sở bằng chứng kiểm toán thu thập đợc. Nói cách khác, bằng chứng kiểm toán là minh chứng cho ý kiến của kiểm toán viên về một số d, một chu trình hay toàn bộ Báo cáo tài chính. Song xem xét hồ sơ kiểm toán cũng nh quan sát quá trình thực hiện của các kiểm toán viên nhận thấy khi thực hiện kiểm tra chi tiết, kiểm toán viên chỉ ghi chép lại các sai sót phát hiện đợc trên giấy tờ làm việc mà không ghi chép lại đầy đủ các nội dung công việc đã tiến hành. Hay khi tiến hành đánh giá hệ thống KSNB, kiểm toán viên cũng không khái quát hệ thống KSNB của khách hàng trên giấy tờ làm việc.
Đề xuất:
Kiểm toán viên nên ghi chép đầy đủ nội dung công việc đã thực hiện trên giấy tờ làm việc nhằm nâng cao tính hiệu lực các kết luận của mình đồng thời cũng giúp cho việc soát xét, kiểm tra sau kiểm toán đợc dễ dàng.
Thứ hai: Tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB
Việc tìm hiểu các thông tin về hệ thống KSNB của khách hàng đợc các kiểm toán viên thực hiện chủ yếu qua phỏng vấn và quan sát trực tiếp tức mới chỉ quan tâm đến sự hiện hữu của hệ thống, tính hiệu lực của hệ thống thờng không đợc các kiểm toán viên quan tâm đúng mức.
Những đánh giá về hệ thống KSNB thờng không đợc lu trong hồ sơ kiểm toán. Kiểm toán viên chỉ lu lại một số giấy tờ liên quan đến khách hàng nh giấy phép thành lập, quy chế tài chính và các chế độ kế toán.
Đề xuất:
Để nâng cao chất lợng và hiệu quả cho kiểm toán chu trình hàng tồn kho nói chung cũng nh công tác đánh giá hệ thống KSNB nói riêng, kiểm toán viên nên mở rộng các kỹ thuật tìm hiểu về hệ thống này. Chẳng hạn kiểm toán viên có thể thành lập thành lu đồ hoặc bảng câu hỏi theo từng dấu hiệu của KSNB để đánh giá sự có mặt hay thiếu vắng các hoạt động KSNB. Bảng câu hỏi có thể đ- ợc xây dựng nh sau:
Bảng số 16: Bảng câu hỏi nhận biết hệ thống KSNB của khách hàng
Câu hỏi Có Không Không áp dụng
1. Có thực hiện kiểm kê hàng tồn kho theo đúng quy định không?
2. Có trờng hợp mang hàng tồn kho đi thế chấp để vay vốn không?
3. Địa điểm bố trí kho có an toàn không?
4. Có lý do nào băn khoăn về tính trung thực của thủ kho hay không?
5. Có thực hiện phân loại hàng tồn kho chậm luân chuyển, h hỏng và lỗi thời không?
6. Hệ thống thẻ kho có đợc duy trì đầy đủ không? 7. Các phiếu nhập, xuất kho có đợc ghi sổ kịp thời không?
8. Việc tính giá hàng tồn kho có nhất quán với năm trớc không?
9. Có tính giá thành chi tiết cho các thành phẩm tồn kho không?
10. Khách hàng đã xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho cha?
Kết luận: Hệ thống KSNB với hàng tồn kho. Ghi chú: Rủi ro kiểm soát đối với hàng tồn kho.
Bên cạnh việc sử dụng các câu hỏi đóng, kiểm toán viên nên thiết kế thêm các câu hỏi mở để có thể thu thập các thông tin đa dạng hơn.
Các thông tin thu thập đợc nên tóm tắt và lu lại trong hồ sơ kiểm toán giúp công tác kiểm tra và quản lý đợc thuận lợi.
Thứ ba:Thực hiện thủ tục phân tích
Hạn chế:
Thủ tục phân tích trong kiểm toán Báo cáo tài chính có thể đợc áp dụng trong suốt quá trình kiểm toán. Tiến hành các thủ tục phân tích đối với Báo cáo tài chính do khách hàng cung cấp có thể biết đợc một cách tổng quát tình hình tài chính của doanh nghiệp, xác định phạm vi xảy ra rủi ro từ đó xác định đợc trọng tâm kiểm toán. Nh vậy đây là một bớc công việc hết sức quan trọng, một phơng pháp kiểm toán cơ bản trong kiểm toán Báo cáo tài chính. Nhng thực tế cho thấy khi thực hiện thủ tục này các kiểm toán viên lại không lu trên giấy tờ làm việc. Việc sử dụng các thủ tục này cũng còn hạn chế. Biểu hiện là kiểm toán viên chỉ tập trung phân tích các thông tin tài chính mà cha phân tích các thông tin phi tài chính một cách chi tiết.
Đề xuất:
Trong quá trình thực hiện các thủ tục phân tích đối với chu trình hàng tồn kho, kiểm toán viên nên dựa vào các thông tin phi tài chính để kiểm tra đợc tính hợp lý của hàng tồn kho nh việc so sánh mức lu giữ hàng tồn kho tại các kho so với diện tích có thể chứa của kho…
Thứ t : Đánh giá tính trọng yếu
Hạn chế:
Đánh giá mức trọng yếu phải đợc thực hiện ở cả hai khía cạnh là yếu tố định tính và yếu tố định lợng mới đảm bảo đợc tính đầy đủ và hợp lý. Trên thực tế, kiểm toán viên thờng dựa và kinh nghiệm để đánh giá khoản mục này mang tính trọng yếu, có ảnh hởng đáng kể đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Điều đó đồng nghĩa với khía cạnh trọng yếu chỉ mang tính định tính. Nếu
không gắn với mức định lợng nào đó kiểm toán viên không thể tiến hành phân bổ mức trọng yếu cho từng khoản mục. Do đó rất khó để xác định số lợng và chất lợng bằng chứng cần thu thập.
Đề xuất:
Để có thể tạo điều kiện tốt hơn cho các kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán chu trình này, Công ty nên nghiên cứu và xây dựng một mô hình đánh giá mức trọng yếu đối với hàng tồn kho. Tuy nhiên việc đa ra một tỷ lệ cố định về mức trọng yếu là một việc không dễ dàng bởi không thể đảm bảo rằng mọi điều kiện tại thời điểm thiết lập tỷ lệ cố định đó sẽ không thay đổi trong t- ơng lai. Theo em tỷ lệ trọng yếu cần đa ra một khoảng thay đổi theo mức độ của các chỉ tiêu sử dụng làm cơ sở. Ví dụ đối với doanh thu:
Doanh thu Tỷ lệ
Từ 0 – 300 triệu 0 – 1 %
Từ 300 – 1000 triệu 1 – 2 %
Từ 1000 – 10.000 triệu 2 – 3 %
Tất nhiên tỷ lệ này phải đợc dựa trên cơ sở các nghiên cứu thị trờng và phải đợc thay đổi định kỳ để phù hợp với điều kiện bên ngoài.
Thứ năm: Ph ơng pháp chọn mẫu
Hạn chế:
Chọn mẫu là phơng pháp cơ bản trong kiểm toán Báo cáo tài chính. Ph- ơng pháp này đặc biệt hữu ích đối với kiểm toán chu trình hàng tồn kho vốn đợc coi là phức tạp và có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chọn mẫu giúp giảm bớt khối lợng công việc mà kiểm toán viên phải làm, tiết kiệm thời gian, và chi phí kiểm toán. Các kiểm toán viên ở AISC thờng chọn mẫu dựa theo các xét đoán nghề nghiệp mà chủ yếu là lựa chọn các nghiệp vụ có số tiền lớn do đó nó chỉ tỏ ra hiệu quả đối với các doanh nghiệp nhỏ có số lợng, quy mô các nghiệp vụ phát sinh ít. Trong trờng hợp khách hàng có quy mô lớn, các nghiệp vụ phát
sinh nhiều việc thực hiện chọn mẫu theo cách thức này cha hẳn đã cho kết quả nh mong muốn và tính đại diện cho tổng thể của mẫu chọn là không cao.
Đề xuất:
Có nhiều phơng pháp chọn mẫu tuy nhiên hai phơng pháp chọn mẫu cơ bản nhất đó là chọn mẫu xác suất và chọn mẫu phi xác suất. Trong phơng pháp chọn mẫu xác suất có ba cách chọn: Chọn mẫu dựa vào bảng số ngẫu nhiên, chọn dựa vào chơng trình vi tính, và chọn mẫu hệ thống. Trong phơng pháp chọn mẫu phi xác suất có các cách chọn nh chọn mẫu theo khối và chọn mẫu theo nhận định của kiểm toán viên. Kiểm toán viên nên tiến hành chọn mẫu theo nhiều phơng pháp sao cho mẫu chọn có tính đại diện cao cho tổng thể. Tuy nhiên, việc lấy mẫu theo phơng pháp ngẫu nhiên hay phi ngẫu nhiên đều phức tạp và gây mất thời gian. Để công việc này có hiệu quả, Công ty nên sử dụng sự trợ giúp của các phần mềm chuyên dụng. Đối với Công ty kiểm toán AISC thì việc sử dụng chơng trình máy tính vào chọn mẫu là hoàn toàn có thể thực hiện đợc một cách dễ dàng vì bên cạnh dịch vụ kiểm toán Công ty còn thực hiện cung cấp các dịch vụ tin học.
Thứ sáu: Kiểm kê vật chất hàng tồn kho
Hạn chế:
Thứ nhất, đối với các doanh nghiệp sản xuất hàng tồn kho thờng có rất
nhiều, rất đa dạng và đợc bố trí ở nhiều kho khác nhau. Khi các kho lại đợc bố trí cách xa nhau thì thực hiện kiểm kê vật chất là tơng đối khó khăn. Trong một số trờng hợp kiểm toán viên không có điều kiện tham gia quan sát cuộc kiểm kê mà phải sử dụng Biên bản kiểm kê do khách hàng cung cấp nên khi phát hành Báo cáo kiểm toán kiểm toán viên phải đa ra ý kiến ngoại trừ.
Thứ hai, trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho các kiểm toán viên chỉ tập
trung xác định về mặt số lợng mà không hiểu hết tính năng, chất lợng cũng nh giá trị của các mặt hàng, đặc biệt là đối với một số ngành nghề đặc thù. Bởi vậy, tính chính xác của kết quả kiểm kê phần nào còn bị hạn chế.
Đề xuất:
Trờng hợp không chứng kiến cuộc kiểm kê tại ngày kết thúc niên độ kế toán, kiểm toán viên có thể thực hiện kiểm kê lại một số mặt hàng để khẳng định độ tin cậy của quá trình này trên cơ sở so sánh kết quả kiểm kê lại với kết quả kiểm kê của doanh nghiệp.
Đối với một số ngành nghề đặc thù kiểm toán viên nên sử dụng ý kiến các chuyên gia khi đánh giá giá trị của hàng tồn kho. Nhu cầu sử dụng chuyên gia là thật sự cần thiết trong trờng hợp này để nâng cao độ chính xác cho quá trình kiểm kê vật chất.
Một hạn chế khác trong quá trình thực hiện kiểm toán mà các kiểm toán viên của AISC còn mắc phải là việc bỏ qua các sai sót tơng đối nhỏ về quy mô nhng những sai sót này nếu đợc tổng hợp lại sẽ trở thành các sai phạm có quy mô lớn, có thể ảnh hởng trọng yếu đến Báo cáo tài chính khiến rủi ro kiểm toán tăng lên.
Điều này cũng một phần do giới hạn về thời gian, chi phí kiểm toán. Bởi vậy để khắc phục, thời gian mỗi cuộc kiểm toán nên phù hợp với khối lợng công việc, Công ty không nên hạ chi phí kiểm toán bằng cách giảm thiểu tối đa thời gian kiểm toán, gây sức ép cho kiểm toán viên, ảnh hởng đến kết quả công viêc. Bản thân các kiểm toán viên cũng nên thận trọng hơn trong công việc, cần tổng hợp đầy đủ các sai phạm mang tính hệ thống dù bản thân mỗi sai phạm đó có quy mô nhỏ.