B. nội dung
2.3.3 Hạch toán giá vốn hàng bán
* Phơng pháp xác định giá vốn hàng bán
Hiện tại Công ty đang áp dụng phơng pháp tính trị giá vốn hàng bán theo phơng pháp thực tế bình quân gia quyền.
Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho
trong kỳ =
Giá thực tế bình quân của hàng hoá xuất kho trong kỳ
x Số lợng hàng hoá
xuất kho trong kỳ
Giá thực tế bình quân của hàng hoá xuất kho
trong kỳ = Giá thành thực tế của thành phẩm tồn kho đầu kỳ + Giá thành thực tế thành phẩm nhập kho trong kỳ Số lợng hàng hoá tồn kho đầu kỳ + Số lợng hàng hoá nhập kho trong kỳ * Kế toán giá vốn hàng bán
Khi xuất bán hàng hoá, kế toán Công ty căn cứ vào số lợng hàng xuất bán ghi trên hoá đơn, giá mua thực tế của hàng nhập kho ( giá mua theo phiếu nhập kho bao gồm: giá mua + phí điện chuyển tiền ) để tính trị giá mua thực tế của hàng xuất bán theo phơng pháp đơn giá bình quân gia quyền của số lợng hàng hiện có trớc khi xuất hàng.
Nh vậy, ở đây mới chỉ phản ánh phần giá mua thực tế nhập kho của hàng xuất bán trong giá mua thực tế của hàng xuất bán.
Về chi phí mua hàng cha đợc tính vào giá vốn hàng xuất bán khi xuất hàng.
Với những mặt hàng chuyên dụng mà Công ty kinh doanh thì nguồn hàng chủ yếu là hàng ngoại nhập, vì vậy chi phí mua hàng của Công ty bao gồm các khoản: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá từ nơi mua vè kho của Công ty, chi phí cho cán bộ mua hàng, chi phí cho công tác giao nhận, Hải quan và kiểm tra hàng hoá. Trong đó chi phí vận chuyển hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số chi phí mua hàng của Công ty.
Khi mua hàng, có phát sinh chi phí mua hàng, căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi sổ chi phí mua hàng ( bảng số 4 )theo định khoản:
Nợ TK 1562 “ chi phí mua hàng ” Có TK 111 “ Tiền mặt ”
Sổ chi phí mua hàng đợc mở theo quý, theo dõi cho tất cả các loại hàng hoá, vật t . Đến cuối kỳ kế toán mới tiến hành phân bổ( thờng là kết chuyển hết ) cho hàng bán ra trong một quý
Nợ TK632
Có TK 1562 Ví dụ:
Căn cứ vào Phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT kế toán vào Sổ chi tiết vật t hàng hoá ở Bảng số 2. Theo số lợng ở Bảng trên ta tính đợc trị giá mua của hàng xuất bán theo giá mua.
Trớc hết ta tính giá thực tế bình quân của hàng hoá xuất kho trong kỳ, áp dụng công thức trên ta có:
Giá thực tế bình quân của hàng hoá xuất kho trong kỳ
=
1.064.610.000 + 1.064.117.040
1 + 1
= 1.064.363.520
Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho trong kỳ =
= 1.064.363.520 * 2 = 2.128.727.040
Căn cứ vào hoá dơn GTGT số 36536, số hàng đợc giao bán cho khách hàng, kế toán phản ánh trị giá vốn hàng xuất bán
Nợ TK 632: 2.128.727.040 Có TK 1561: 2.128.727.040
Nh vậy, từ Sổ chi tiết vật t hàng hoá tính đợc đơn giá bình quân gia quyền mặt hàng xuất bán, tính đợc trị giá mua thực tế của hàng xuất bán cho từng mặt hàng.
Cuối quý, từ các sổ chi tiết của từng mặt hàng, số liệu tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn đợc ghi vào Báo cáo chi tiết tồn kho hàng hoá cho tất cả các mặt hàng trong quý nh Bảng số 3. Thực chất, đây chính là sổ tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn của các loại hàng hoá trong kho phục vụ cho công tác quản lý cũng nh công tác kế toán trong khâu tổng hợp và kết chuyển giá vốn hàng bán.
Quý 3/2004, toàn bộ hàng hoá xuất bán đợc coi là tiêu thụ trong kỳ đợc kết chuyển giá vốn hàng bán ( theo bảng số 3 ) và chi phí mua hàng đợc phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ là:
Nợ TK 632: 15.744.613.171 Có TK 1561: 15.724.113.471 Có TK1562: 20.500.000
Căn cứ vào số liệu tính đợc kế toán ghi vào cột Nợ TK 632/ Có TK 1561, Có TK 1562 trên Bảng kê tổng hợp – loại sổ mà Công ty sử dụng để phản ánh trị giá vốn của hàng xuất bán cũng nh doanh thu của hàng bán trong kỳ.
Cuối quý, kế toán lấy số liệu ở Bảng kê tổng hợp và các sổ kế toán liên quan để vào sổ cái TK tổng hợp đóng thành quyển mở cho cả năm. Số liệu ở Sổ cái này là cơ sở để lập báo cáo quyết toán.
Bảng số 4 Sổ chi phí mua hàng
Tài khoản: 1562
Từ ngày 01/07 đến 30/09/2004
SDĐK:
Ngày
ghi sổ S Chứng từN Diễn giải ĐƯTK Nợ Số tiền Có 17/7 348 17/7 Chi phí v/c( cụm loa
25 WEM )
111 3.570.748 12/8 452 12/8 Chi phí kiểm tra
( máy ghi âm chuyên dụng) 111 2.598.462 25/8 469 25/8 Chi phí bốc dỡ ( Radio Tecvn R- 9701) 111 4.682.594 4/9 478 4/9 Chi phí v/c, lệ phí
Hải quan, kiểm hoá ( hệ thống thiết bị đo
và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh ) 111 5.272.652 ... .... ... ... ... Cộng quý III/2004 25.000.000 Cuối kỳ kết chuyển sang giá vốn hàng bán 632 20.500.000 SDCK 4.500.000 Bảng số 5 Bảng kê tổng hợp Quý III/2004 stt Ghi có các TK Ghi nợ các TK 511 1561 1562
131 18.416.172.854 632 15.724.113.471 20.500.500 Sổ cái TK 511“Doanh thu bán hàng” Quý III/2004 SDĐK: Ngày ghi sổ Chứng từ S N Diễn giải TK ĐƯ Số tiền N C 30/9 572 30/9 Tiền bán hàng K/c DTT 131911 18.416.172.854 18.416.172.854 Cộng SPS SDCK 18.416.172.854 18.416.172.854 Sổ cái TK 632 “Giá vốn hàng bán” Quý III/2004 SDĐK: Ngày ghi sổ Chứng từ S N Diễn giải TK ĐƯ Số tiền N C 30/9 572 30/9 Giá vốn hàng bán K/c giá vốn hàng bán 156 911 15.744.613.471 15.744.613.471 Cộng SPS SDCK 15.744.613.471 15.744.613.471
2.3.4.Hạch toán thanh toán với khách hàng.
Song song với việc hạch toán doanh thu, kế toán phản ánh tình hình thanh toán với khách hàng về số tiền bán sản phẩm, hàng hoá. Việc theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng đợc thực hiện trên sổ chi tiết thanh toán với ngời mua. Về nguyên tắc, công ty phải hạch toán chi tiết cho từng đối tợng, từng đơn vị khách hàng.
Đối với những khách hàng thờng xuyên của Công ty nh Trung tâm Âm
thanh; Đài phát thanh tỉnh Thanh Hoá; Đài Phú Yên kế toán mở sổ chi tiết…
theo dõi cho từng đối tợng (Bảng số 6).
Đối với khách hàng không thờng xuyên ( khách mua lẻ) kế toán theo dõi chung trên sổ chi tiết thanh toán với đối tợng khách mua lẻ. ( Bảng số 7).
+ Phơng pháp ghi sổ này nh sau:
Căn cứ vào giá bán ở cột thành tiền trên hoá đơn GTGT và phiếu thu hoặc giấy báo có kế toán ghi sổ chi tiết thanh toán với ngời mua.
Cột 1 : Ghi ngày tháng kế toán ghi sổ
Cột 2, 3 : Ghi số và ngày trên chứng từ ( Hoá đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo có )…
Cột 4 : Ghi tóm tắt nội dung chứng từ.
Cột 5 : Ghi số hiệu tài khoản đối ứng với TK 131
Cột 7 : Ghi số phát sinh nợ tài khoản 131, căn cứ vào tổng số tiền thanh toán ghi trên Hoá đơn GTGT
Cột 8 : Ghi số phát sinh có TK 131, căn cứ vào Phiếu thu, Giấy báo có của ngân hàng
Cột 9, 10 :
- Dòng số d đầu kỳ : Căn cứ vào dòng số d cuối kỳ hiện trên sổ chi tiết thanh toán với ngời mua của khách hàng đó ở quý trớc ghi vào cột tơng ứng.
(nếu d đầu kỳ là d nợ).
- D cuối kỳ = D đầu kỳ + Phát sinh có – Phát sinh nợ (nếu d đầu kỳ là d có).
Cuối quý, căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với ngời mua kế toán lập bảng kê 11 – Phải thu của khách hàng ( Bảng số 8).
Bảng số 6
Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua
Tài khoản : 131
Đối tợng : Trung tâm âm thanh - Đài TNVN Từ ngày 01/07 đến 30/09/2004 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ S N Diễn giải TK d Số phát sinh Số d N C N C 1. Số d đầu kì 2. Số p/s tkỳ … … 7553
5 10/9 Hệ thống thiết bị đo & kiểm tra chuyên dụng 511 2300000000 331 230000000 52 27/9 Thanh toán tiền hàng 1111 2139576000 … … Cộng số phát sinh 253000000 2139576000
3. Số d cuối
kỳ 390424000
Bảng số 7
Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua Tài khoản : 131 Đối tợng : Khách mua lẻ Từ ngày 01/07 đến 30/09/2000 Ngày ghi sổ Chứng từ S N Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh S N … … … … … … … Ngô Đức Thành (Radio Tecsvn R-9701) 511 3331 111 327.272 32.728 360.000 Phạm Minh Tuấn ( máy
ghi âm chuyên dụng)
511 3331 111 15.000.000 1.500.000 16.500.000 … … … … … … … Cộng quý III/2000 1.596.780.00 0 1.596.780.000
Bảng số 8
Bảng kê số 11 phải thu của khách hàng–
Tài khoản : 131 Quý III/2000
Từ ngày 01/07 đến 30/09/2000
STT Tên ngời mua Số d nợ đầu quý Số phát sinh N C Số d nợ cuối quý 1. Đài PT tỉnh Thanh Hoá 57.480.000 980.768.540 952.246.974 86.001.746 2. Đài Phú Yên 256.920.796 750.000.000 1.006.926.796 3. Trung tâm Âm thanh - Đài TNHN 8.796.540.000 5.768.795.000 3.027.745.000 … … … … … … 240 Khách mua lẻ 1.596.780.000 1.596.780.000 Cộng 2.081.026.97 0 18.890.245.34 8 17.529.689.00 0 3.441.583.318
2.4.Hạch toán chi phí hoạt động tài chính.
2.5. Hạch toán doanh thu hoạt động tài chính.
Trong quý III/2004 Công ty không phát sinh hoạt động này
2.6. Hạch toán chi phí bán hàng.
+ Nội dung
Chi phí bán hàng ở công ty bao gồm:
- Chi phí nhân viên: Gồm tiền lơng và các khoản trích theo lơng của cán bộ công nhân viên tham gia quá trình bán hàng.
- Chi phí vật liệu, bao bì: Nh giấy, nylon để bao gói sản phẩm, hàng…
hoá, nhiên liệu dùng cho vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong tiêu thụ.
- Chi phí dụng cụ đồ dùng ( Chi phí về công cụ, dụng cụ, đồ dùng tính
toán, làm việc trong khâu tiêu thụ sản phẩm).…
- Chi phí khấu hao TSCĐ ( Chi phí khấu hao TSCĐ dùng trong khâu tiêu
thụ sản phẩm nh ở cửa hàng, nhà kho )…
- Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá
- Chi phí dịch vụ mua ngoài( chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá )…
- Chi phí bằng tiền khác (chi phí lắp đặt, công tác phí, chi phí cho hội
nghị khách hàng )…
Một số đơn vị trực thuộc nh trung tâm tiếp thị thông tin, trung tâm quảng cáo khi có chi phí phát sinh công ty cũng tính hết vào chi phí bán hàng.
+ Tài khoản sử dụng
Để hạch toán và quản lý các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng, nhằm xác định chính xác chi phí cho việc xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, kế toán sử dụng tài khoản 641 “ Chi phí bán hàng”. Chi phí bán hàng ở Công ty đợc tính chung cho toàn bộ hàng hoá chứ không phân bổ cho từng loại hàng hoá.
Tài khoản 641 “ Chi phí bán hàng”: Tập hợp và kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. Tài khoản 641 đợc mở chi tiết thành 7 tài khoản cấp 2:
TK6411 – Chi phí nhân viên TK 6412 – Chi phí vật liệu
TK 6413 – Chi phí dụng cụ đồ dùng TK 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 6415 – Chi phí bảo hành
TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418 – Chi phí khác bằng tiền
+ Hình thức sổ kế toán
Để theo dõi các khoản chi phí bán hàng, kế toán mở sổ chi tiết chi phí bán hàng. Sổ chi tiết chi phí bán hàng đợc mở theo quý.
Hàng ngày khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc nh: Hoá đơn mua hàng, phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu xuất kho công cụ dụng cụ, bảng tính lơng và các khoản trích theo lơng, bảng tính và phân bố khấu hao kế toán ghi Sổ chi tiết chi phí 641 (Bảng 9) theo định khoản
Nợ TK641
(Chi tiết : Nợ TK641 )…
Có TK liên quan
Các chi phí phân bổ vào chi phí bán hàng nh: Chi phí tiền lơng và các khoản trích theo lơng, chi phí công cụ, dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ đợc tập hợp vào các bảng phân bố số1, số 2, số 3.
Các khoản chi phí bán hàng đợc thanh toán bằng tiền, căn cứ vào phiếu chi hoặc giấy báo nợ kế toán ghi Nhật ký chứng từ số 1, số 2 cột nợ TK641.
Cuối quý, tổng hợp các khoản chi phí theo từng khoản mục để ghi vào bảng kê số 5 (Bảng 11)
Bảng kê số 5 là sổ kế toán tổng hợp theo dõi số phát sinh có của các tài khoản đối ứng nợ với tài khoản 641, 642.
Cơ sở để ghi vào bảng kê số 5 và Nhật ký chứng từ số 1, số 2; Bảng phân bố số 1, số 2, số 3; Sổ chi tiết chi phí 641; Sổ chi tiết chi phí 642.
*Cách ghi Bảng kê số 5 đối với tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”
Căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 1, số 2 dông nợ TK641 để ghi vào cột có TK111, TK112.
Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lơng và BHXH để vào cột có TK334,338 Căn cứ vào bảng phân bổ công cụ dụng cụ để ghi vào cột có TK153
Căn cứ vào bảng tính và phân bố khấu hao TSCĐ dùng cho công tác bán hàng nh nhà kho, cửa hàng kế toán ghi vào cột có TK214
Căn cứ vào kế hoạch trích trớc chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí sửa chữa TSCĐ để ghi vào cột có TK335.
Căn cứ vào số phân bổ chi phí đồ dùng văn phòng( loại phân bổ nhiều lần) kế toán ghi vào bên có TK1421
Cuối quý, căn cứ vào số liệu tổng hợp trên Bảng kê số 5 phần cộng nợ TK641 kế toán kết chuyển hết cho hàng bán ra để xác định kết quả.
Nợ TK911: 184.771.509
2.7.Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
+Nội dung
Chi phí ở công ty bao gồm các khoản:
- Chi phí nhân viên quản lý: Gồm tiền lơng và các khoản trích theo lơng của cán bộ, nhân viên quản lý.
- Chi phí vật liệu quản lý : Trị giá các loại vật liệu, nhiên liệu dùng cho hoạt động quản lý, cho việc sửa chữa TSCĐ dùng chung của doanh nghiệp.
- Chi phí dụng cụ đồ dùng văn phòng.
- Chi phí khấu hao TSCĐ nh văn phòng làm việc của công ty - Thuế, phí, lệ phí ( thuế nhà đất)
- Chi phí dự phòng ( dự phòng giảm giá hàng tồn kho )…
- Chi phí dịch vụ mua ngoài ( chi phí điện nớc, điện thoại, )…
- Chi phí khác bằng tiền ( công tác phí, chi hội nghị, tiếp khách )… + Tài khoản sử dụng
Để tập hợp các chi phí phát sinh thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp”.
Tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”: Tập hợp và kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của cả doanh nghiệp. Cũng nh chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp không đợc phân bổ riêng cho từng loại sản phẩm. Tài khoản 642 có 8 tài khoản cấp 2
TK6421 – Chi phí nhân viên quản lý TK6422 – Chi phí vật liệu quản lý TK6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng
TK6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ
TK6426 – Chi phí dự phòng
TK6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài TK6428 – Chi phí khác bằng tiền TK6425 – Thuế, phí, lệ phí
+ Hình thức sổ kế toán
Để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán mở sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Sổ này đợc mở theo quý. Hàng ngày khi phát sinh các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc nh: Bảng lơng và các khoản trích lơng, bảng tính và phân bố khấu hao tài sản, hoá
đơn mua hàng, bảng phân bổ công cụ dụng cụ, giấy báo nợ, phiếu chi kế toán…