5.1 Tổng quan Hệ thống thông tin quản lý
5.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một tổ chức. Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng và hoạt động kinh doanh hiện thời của doanh nghỉệp.
Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà
nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật CSDL để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ánh đúng thực trạng hiện thời của doanh nghiệp.
Bài toán quản lý được xem như một quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một quá trình tương đương với việc ra quyết định. Quản lý bao gồm việc điều hòa các nguồn tài nguyên về người và vật chất để đạt tới mục đích.
Để thực hiện bài toán quản lý có hiệu quả đòi hỏi không những có kiến thức về chuyên ngành máy tính mà còn phải có những kiến thức tổng quan về bài toán quản lý.
5.1.2 Yêu cầu đối với hệ thống quản lý
Hệ thống phải đáp ứng được yêu cầu quản lý, đảm bảo tính hiệu quả kinh doanh cao, tốt hơn so với khi dùng hệ thống cũ. Mặt khác hệ thống phải đảm bảo tính mở và phát triển trong tương lai.
Hệ thống phải xử lý một cách mềm dẻo, linh hoạt, chính xác, đầy đủ các thông tin cần quản lý.
Giao diện giữa người và máy phải được thiết kế khoa học, thân thiện dễ sử dụng.
Hệ thống có khả năng thực hiện chế độ hội thoại cao, nhằm đáp ứng cung cấp nhanh gọn, chính xác, đầy đủ của dữ liệu.
Ngoài ra hệ thống phải trợ giúp, giải đáp thắc mắc của người dùng.
5.1.3 Phương pháp xử lý các thông tin trong hệ thống
Xử lý tương tác: Là xử lý thực hiện từng phần xen kẽ giữa phần thực hiện bởi người sử dụng và phần thực hiện bởi máy tính hai bên trao đổi qua lại dưới hình thức đối thoại, ở đây con người không những đưa ra yêu cầu xử lý cung cấp thông tin bổ sung khi cần mà còn đưa ra kết quả cuối cùng.
Xử lý giao dịch: Đưa dữ liệu đầu vào máy tính xử lý để lấy ra kết quả cuối cùng.
Xử lý theo lô: Mỗi khi thông tin dến chưa được xử lý ngay mà được gom lại cho đủ một số lượng nhất định mới được đem xử lý một cách tập thể. Thường áp dụng cho các xử lý có tính định kỳ hàng tuần, hàng tháng, cho các thống kèm báo cáo và cho việc in chứng từ với khối lượng lớn.
Xử lý trực tuyến: Hay xử lý theo dòng, không tính đến được đem xử lý ngay lập tức thường áp dụng cho việc hiển thị, sửa chữa nội dung cho tệp dữ liệu và phục vụ cho các giao dịch có khối lượng có nhiều, cần được thực hiện tại chỗ, có trả lời ngay.
Xử lý thời gian thực: là hành vi một hệ thống phải thỏa mãn một số điều kiện ràng buộc ngặt nghèo về thời gian, như phải chịu khẳng định đối với thời gian trả lời.
Xử lý phân tán: không tập trung tại một nơi mà phân tán tại nhiều địa điểm. Để tiến hành việc tiếp cận khảo sát hiện trạng bài toán quản lý, người ta thường sử dụng một số phương pháp sau:
Phương pháp quan sát: là phương pháp thu thập thông tin một cách hữu hiệu và cần thiết cho việc phát triển hệ thống máy tính. Để có được các thông tin cần thiết theo nghĩa không có được bằng cách nào khác, thì việc nghiên cứu tài liệu là cách duy nhất thích hợp để xác định các kết quả trao đổi, hoạt động, báo cáo đã thể hiện.
Phương pháp phỏng vấn: các tình huống phỏng vấn thường đa dạng. Đây là nguồn thông tin chính yếu nhất về một hệ thống cần phát triển trong tương lai và về hệ thống hiện tại, một hệ thống thường là không hoàn hảo.
Phương pháp bảng hỏi: phương pháp này sử dụng kèm theo sự hướng dẫn. Việc sử dụng phương pháp này là không đơn giản và hiệu qủa của nó khó có thể đạt được đối với nhà phân tích thiếu kinh nghiệm.
Phương pháp mẫu bản ghi: theo kinh nghiệm, nhà phân tích sẽ có thể chuẩn bị bảng ra quyết định trực tiếp từ những bảng tường thuật và công việc đó không gặp khó khăn.
5.2 Hệ thống thông tin về nhân sự
5.2.1Khái niệm
Hệ thống thông tin về nhân lực của một doanh nghiệp là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người, của những con người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng trong mọi thời điểm: Quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai. Hệ thống này gắn liền một cách hợp nhất với các phân hệ thông tin khác của doanh nghiệp như hệ thống thông tin kế toán tài chính, hệ thống thông tin sản xuất và
hệ thống thông tin Marketing, tạo thành một hệ thống thông tin hợp nhất phục vụ quản trị doanh nghiệp nói chung.
5.2.2 Chức năng quản trị nguồn nhân lực
Quản trị nhân lực không chỉ liên quan đến một người mà liên quan đến mọi thành viên trong doanh nghiệp. Dưới góc độ tổ chức, chức năng quản trị nhân lực có nghĩa là thực hiện huy động nguồn nhân lực và sử dụng có hiệu quả lực lượng lạo động. Để thực hiện được các chức năng này, bộ phận quản trị nhân lực phải tiến hành hàng loạt các hoạt động, trong đó chủ yếu là:
• Tuyển chọn người lao động.
• Đánh giá các ứng cử viên và người lao động của doanh nghiệp.
• Lựa chọn, đào tạo, đề bạt hay thuyên chuyển người lao động.
• Phân tích và thiết kế công việc.
• Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
• Cung cấp báo cáo cho chính phủ theo yêu cầu.
• Quản lý lương bổng theo người lao động và các kế hoạch trợ cấp.
• Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực.
5.2.3 Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp
Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp cung cấp cho quản trị viên nhân lực dữ liệu hỗ trợ cho các quyết định nhân sự có tính thủ tục, lặp lại. Có rất nhiều hệ thống thông tin tác nghiệp thực hiện việc thu thập và thông tin về các dữ liệu nhân sự. Các hệ thống này chứa các thông tin về các công việc nhân lực của tổ chức và thông tin về các quy định của chính phủ . Nó bao gồm một số hệ thống sau:
Hệ thống thông tin quản lý lương: Thực hiện thu thập và báo cáo các dữ liệu về nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Các tệp quản lý lương chứa một lượng lớn thông tin về người lao động và hệ số lương của người lao đọng… Đó là những thông tin rất có ích cho các quản trị viên nhân lực ra quyết định.
Hệ thống thông tin quản lý vị trị làm việc: Hệ thống này cung cấp một danh mục các vị trí lao động theo nghành nghề, theo phòng ban bộ phận, nội dung công việc hoặc theo yêu cầu công việc.
Hệ thống thông tin quản lý người lao động: Phần chính của hệ thống này gồm 2 tệp:
• Tệp nhân sự: chứa dữ liệu về bản thân các nhân sự và các thông tin liên quan đến tổ chức họ tên, giới tính…
• Tệp danh mục kỹ năng: chứa các thông tin về kinh nghiệm làm việc, sở thích, điểm trắc nghiệm, và các khả năng đặc biệt khác của người lao động.
Hệ thống thông tin đánh giá tính hình thực hiện công việc và con nguời: Đánh giá tình hình thực hiện công việc là quá trình so sánh tình hình thực hiện công việc với yêu cầu đề ra. Hệ thống đánh giá này được gọi là đánh giá biểu hiện, dữ liệu phục vụ cho các đánh giá biểu hiện được thu thập bằng các mẫu đánh giá người lao động.
Hệ thống thông tin báo cáo cấp trên: Dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý lương, quản lý người lao động và hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc có thể được sử dụng để lên báo cáo theo yêu cầu của luật định và quy định của chính phủ.
Hệ thống tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc: Sau khi xác định các công việc và yêu cầu đối với những công việc đó, sau quá trình tuyển chọn, số liệu thu hồi được thu thập và lưu giữ lại theo đúng yêu cầu và phục vụ cho mục đích sau này.