VI. CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN
1.1.1Quản lý nhân sự:
b. Mối liên hệ giữa Access và Visual Basic Access
1.1.1Quản lý nhân sự:
Cập nhập, điều chỉnh, xem hồ sơ nhân viên, tìm kiếm theo yêu cầu.
Thông tin nhân viên cần cập nhập gồm mã nhân viên, họ tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ thường chú, địa chỉ hiện tại, số CMND, quê quán, trình độ văn hóa, ngày vào công ty, bậc lương....
Trưởng phòng hành chính và Ban Giám Đốc là những người có trách nhiệm điều chỉnh chuyển đổi phòng ban.
a. Tuyển dụng:
Khi có quyết định tuyển dụng từ ban giám đốc, Chỉ tiêu tuyển dụng và các yêu cầu tuyển dụng sẽ được chuyển tới phòng nhân sự. Phòng nhân sự sẽ gửi thông tin tuyển dụng và lưu giữ thông tin trong kho chỉ tiêu. Khi người xin việc nộp hồ sơ cho phòng nhân sự, Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra, phân loại. Bộ phận tuyển dụng sẽ kiểm tra và xử lý bằng hình thức kiểm tra nghiệp vụ và phỏng vấn trực tiếp để tìm ra những hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu sẽ được kho dữ liệu hủy. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển sang bộ phận chỉ tiêu để cân đối chỉ tiêu. Và chuyển sang bộ phận quyết định. Bộ phận này sẽ ban
hành quyết định và hồ sơ tới các phòng ban có trách nhiệm đào tạo nhân viên mới, gửi kết quả tuyển dụng cho người xin việc, đồng thời lưu hồ sơ vào kho hồ sơ CBCNV.
b. Lưu thông tin:
Các thông tin về một cán bộ công nhân viên được hệ thống lưu lại khi bắt đầu xây dựng hệ thống hoặc khi nhân viên đó nộp hồ sơ xin được tuyển mới. Các thông tin của nhân viên như họ tên, ngày tháng năm sinh... gọi là các thông tin cố định, chúng không thay đổi trong suốt cuộc đời của các nhân viên Tuy nhiên có nhiều thông tin thay đổi thường xuyên như quá trình công tác, khen thưởng kỷ luật, tình trạng hôn nhân, con cái... đây là nhiệm vụ của bộ phận cập nhật sao lưu.
Với những nhân viên mới được tuyển dụng, sau khi vào làm việc. Bộ phận nhân sự sẽ gửi yêu cầu tới nhân viên mới cung cấp đầy đủ những thông tin cá nhân. Nhân viên mới sau khi nhận yêu cầu, phải có trách nhiệm gửi lại thông tin cho bộ phận nhân sự. Khi thông tin chưa được cung cấp đầy đủ, Bộ phận nhân sự sẽ sẽ lưu tạm thông tin vào kho lưu. Sau khi đã nhận đầy đủ thông tin cần thiết thì bộ phận này sẽ lưu các thông tin của nhân viên vào kho hồ sơ CBCNV.
c. Đào tạo:
Hàng năm khi có các lợp học nâng cao nghiệp vụ …. Ban lãnh đạo chuyển chỉ tiêu sang phòng hành chính nhân sự. Bộ phận này sẽ có trách nhiệm chuyển thông tin sang các phòng ban đồng thời sẽ lưu thông tin này vào kho chỉ tiêu. Các phòng ban này sẽ lập danh sách gửi lên bộ phận duyệt danh sách, bộ phận duyệt danh sách sau khi đối chiếu thông tin nhân viên với thông tin trong kho, nhân viên nào đủ tiêu chuẩn sẽ gửi lại cho phòng ban, đồng thời gửi danh sác cùng đơn đề nghị tới bộ phận ra quyết định, bộ phận ra quyết định sẽ lưu thông tin vào kho quyết định đào tạo bồi dưỡng, đồng thời gửi quyết định tới nhân viên.
d. Khen thưởng kỷ luật:
Căn cứ vào thành tích đóng góp hoặc hành vi vi phạm lao động của từng cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp thì các phòng ban lập danh sách đề nghị
khen thưởng kỷ luật gửi lên phòng nhân sự hành chính, bộ phận, Bộ phận này sẽ kiểm tra, đánh giá lại năng lực thực tế và sẽ gửi lên Giám đốc đề nghị khen thưởng. Sau khi giám đốc phê duyệt sẽ gửi lại quyết định cho Phòng nhân sự hành chính, bộ phận này sẽ có quyết định gửi về cho các phòng ban. Các thông tin này sẽ được bộ phận khen thưởng kỷ luật lưu vào kho hồ sơ CBCNV.
e. Nâng lương:
Sau 6 tháng, Căn cứ vào phiếu đánh giá nhận xét nhân viên của trưởng các phòng ban, Bộ phận nhân sự sẽ lập ra một danh sách cán bộ nhân viên được nâng lương và gửi danh sách này lên Giám đốc, Giám đốc sẽ xem xét và có quyết định gửi lại cho bộ phận này. Các thông tin này sau đó sẽ được bộ phận nâng bậc ngạch lương lưu vào kho hồ sơ CBCNV, và đống thời gửi thông tin tới phòng kế toán tính lương theo hệ số lương mới.
f. Tìm kiếm thông tin.
Sau khi nhận được yêu cầu tìm kiếm một nhân viên trong doanh nghiệp từ ban lãnh đạo. Bộ phận nhân sự sẽ truy nhập vào kho hồ sơ CBCNV để lấy các thông tin cần thiết, khi kết thúc công việc tìm kiếm bộ phận này sẽ gửi kết quả cho ban lãnh đạo. Để tìm kiếm một cán bộ thì bộ phận này sẽ căn cứ vào một trong ba thông tin sau: Họ tên của nhân viên đó hoặc chức vụ mà nhân viên đó đang giữ hoặc phòng ban nơi mà nhân viên đó làm việc.
g. Báo cáo:
Bộ phận nhân sự sau khi nhận được yêu cầu từ ban lãnh đạo thì bộ phận này sẽ thực hiện in báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo (báo cáo nhân viên toàn doanh nghiệp, báo cáo nhân viên theo phòng ban, báo cáo lương), sau đó sẽ gửi báo cáo lên ban lãnh đạo.