II. TÌNH HÌNH QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN SỬ DỤNG VỐN ODA TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ
3.3.1Nội dung của quản lý chi phí
2. Đặc điểm và yêu cầu của các dự án sử dụng vốn vay viện trợ nước
3.3.1Nội dung của quản lý chi phí
Quản lý quá trình lập kế hoạch chi phí hàng năm
Kế hoạch chi phí hay còn gọi là kế hoạch sử dụng vốn hàng năm của các tỉnh được các phân ban quản lý dự án lập và trình lên Ban quản lý dự án, Ban quản lý dự án trên cơ sở những kế hoạch đó tiến hành lập kế hoạch phân bổ vốn hàng năm cho toàn Ban trình lên Bộ GTVT và Bộ Tài chính phê duyệt.
Kế hoạch sử dụng vốn hàng năm của các tỉnh được lập trên cơ sở tiến độ thực hiện các tuyến đường trên địa bàn tỉnh.Như ta đã biết tuỳ thuộc vào yêu cầu về tiến độ thì chương trình thực hiện dự án có thể áp dụng chương trình đẩy nhanh hoặc chương trình bình thường. Nếu dự án đòi hỏi thời gian thực hiện ngắn thì chi phí thực hiện dự án sẽ cao và ngược lại có thể tiết kiệm được chi phí cho dự án. Trên cơ sở yêu cầu về tiến độ đó xác định nhu cầu về nguyên vật liệu, sử dụng máy móc thiết bị, nhân công và các nhu cầu khác đểt tính toán nhu cầu về vốn hàng năm. Để có thể lập kế hoạch chi phí một cách chính xác cần phải dự tính được các khoản chi cho dự án một cách đầy đủ, dự tính được khối lượng công việc sẽ thực hiện để qua đó xác định chi phí để thực hiện khối lượng công việc đó. Ban quản lý tiến hành quản lý công tác lập kế hoạch sử dụng vốn của các tỉnh trên cơ sở những báo cáo của tư vấn giám sát về tiến độ thực hiện, về chất lượng công trình và xác định các yêu cầu về chất lượng, tiến độ của dự án trong thời gian tới để xác định khối lượng công việc cần thực hiện. Việc lập kế hoạch chi phí dự án là rất quan trọng vì nó là cơ sở để cấp trên quyết định phân bổ vốn cho tỉnh trong thời gian tới, là cơ sở để quản lý chi phí dự án sau này. Kế hoạch chi phí phải dựa trên cơ sở kế hoạch tiến độ và kế hoạch chất lượng dự án. Do đó việc quản lý công tác lập kế hoạch chi phí dự án phải thực hiện các công việc sau:
- Quản lý việc tính toán tổng mức đầu tư dự án -Quản lý việc tính toán tổng mức dự toán công trình
- Đưa ra những yêu cầu về tiến độ thực hiện, yêu cầu về chất lượng của các công trình, hạng mục trong năm tới ( kế hoạch tiến độ, kế hoạch chất lượng)
- Quản lý việc dự tính chi phí trong năm tới
Quản lý chi phí trong công tác GPMB
Công tác GPMB của các dự án đòi hỏi một khoản chi phí khá lớn để đền bù cho những hộ dân bị ảnh hưởng ở xung quanh. Do đó quản lý chi phí GPMB là một bộ phận của quá trình quản lý chi phí toàn dự án. Có những dự án tính cho đến nay chi phí GPMB chiếm ½ tổng chi phí toàn dự án. Quản lý chi phí trong công tác GPMB ở đây là quản lý các hoạt động đền bù, giải toả các diện tích xung quanh theo quy hoạch đã định đảm bảo: GPMB đúng địa điểm, theo yêu cầu của kỹ thuật, công tác đền bù tái định cư được thực hiện theo đúng mức giá đền bù dự tính trong kế hoạch GPMB.
Quản lý chi phí trong quá trình thực hiện
Chi phí trong qúa trình thực hiện dự án bao gồm các khoản chi phí bao gồm:
- Chi phí trực tiếp: chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu, máy móc, ..
- Chi phí gián tiếp: chi ban quản lý dự án , chi phân ban quản lý dự án
Quản lý chi phí trong giai đoạn thi công tránh việc gây ra thất thoát, lãng phí nguồn lực trong đầu tư vốn là vấn đề nổi cộm hiện nay. Muốn quản lý chi phí trong giai đoạn này phải căn cứ vào: đơn giá xây dựng, tiền lương, … để quản lý chặt chẽ. Nếu quá trình quản lý, giám sát phát hiện những phát hiện những chênh lệch so với kế hoạch cần tìm rõ nguyên nhân và có biện pháp hạn chế, ngăn cản những thay đổi không cho phép và báo cho lãnh đạo rõ để có biện pháp quản lý chặt chẽ.
Quản lý quá trình giải ngân, thanh quyết toán dự án
Đối với các dự án sử dụng vốn nước ngoài, hàng năm Bộ Tài chính tiến hành giải ngân các dự án đang thực hiện trên cơ sở những báo cáo về tình hình, khối lượng thực hiện dự án và kế hoạch giải ngân dự án . Theo đó Bộ tài
chính sẽ chuyển vốn phân bổ hàng năm cho Ban quản lý dự án tiến hành giải ngân cho các gói thấu. Quá trình này đòi hỏi người quản lý dự án phải nắm rõ được tình hình thực hiện dự án. Công tác giải ngân yêu cầu phải có sự tính toán kỹ càng tránh việc giải ngân có gói thầu thừa vốn nhưng có gói thầu lại thiếu vốn dẫn đến làm chậm tiến độ thực hiện.
Đối với khâu thanh quyết toán vốn đầu tư, Ban quản lý dự án 5 yêu cầu các nhà thầu trình rõ những chứng từ, hoá đơn để Ban kiểm tra và tiến hành thanh quyết toán. Khối lượng thanh quyết toán được căn cứ trên những khoản chi phí hợp lệ, những chi phí phát sinh mà nhà thầu không giải trình được sẽ không được thanh toán. Điều này góp phần vào việc hạn chế thất thoát lãng phí trong quá trình thi công.