dầu Petrolimex
Chứng từ và luân chuyển chứng từ
− Chứng từ sử dụng:
Chứng từ gốc được sử dụng trong kế toán doanh thu tiêu thụ là: Hóa đơn GTGT (mẫu số 01GTKT – 3LL); bảng giá, biên bản giao nhận hàng hóa; phiếu nhập xuất kho; phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, lệnh vận chuyển; phiếu thu, phiếu chi; Giấy báo Có của ngân hàng...
Công ty Cổ phần Thiết bị Xăng dầu Petrolimex là doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, do đó chứng từ gốc được sử dụng chủ yếu trong phần hành này là hóa đơn GTGT. Hoá đơn GTGT là chứng từ rất quan trọng đối với nghiệp vụ bán hàng. Hóa đơn được sử dụng làm căn cứ để lập bảng kê định khoản kế toán hàng xuất và các sổ kế toán liên quan và được sử dụng làm phiếu xuất kho, làm căn cứ hạch toán đồng thời cũng là chứng từ cho khách hàng vận chuyển trên đường, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ kế toán liên quan. Hóa đơn GTGT do kế toán tiêu thụ lập và chia làm thành ba liên: một liên là khách hàng giữ, một liên được lưu tạo quyển gốc của cửa hàng, còn lại một liên gửi phòng kế toán.
− Trình tự luân chuyển:
Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để theo dõi và ghi chép sự biến động nhập- xuất-tồn hàng hóa. Theo phương pháp này, trình tự luân chuyển chứng từ của các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá được cụ thể hoá theo các giai đoạn:
Khi có các nghiệp vụ xuất hàng hoá, phòng kinh doanh của công ty hoặc bộ phận bán hàng sẽ phát hành các chứng từ xuất trên máy tính và thông qua
phần mềm kế toán máy, số liệu về nhập, xuất hàng được kết chuyển ngay sang sổ chi tiết hàng hoá để kế toán chi tiết hàng hoá theo dõi.
Các chứng từ này sẽ được chuyển cho thủ kho để thủ kho thực hiện các nghiệp vụ xuất, nhập và ghi thẻ kho.
Cuối tháng, kế toán chi tiết hàng hoá sẽ đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết hàng hoá với thẻ kho, tổng hợp số liệu, lập bảng tổng hợp các hàng hoá nhập, xuất, tính ra số tồn.
Quy trình này được cụ thể hoá theo sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 2.2.2: LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ
- Phiếu xuất kho: được lập ra bởi phòng kinh doanh. - Xuất và ghi thẻ kho là nhiệm vụ của thủ kho.
- Các sổ chi tiết, bảng tổng hợp xuất kho hàng hoá, hay các sổ tổng hợp về hàng hoá sẽ được lập ra từ phòng kế toán.
Tuy vậy cũng có một số khác biệt trong việc phát hành hoá đơn:
- Khi bán buôn cho các đối tượng (cả trong và ngoài ngành), bán buôn Sổ kế toán chi tiết hàng hoá
Sổ kế toán tổng hợp về hàng hoá Thẻ kho
Bảng tổng hợp xuất kho hàng hoá Phiếu xuất kho
cho các chi nhánh: Hoá đơn GTGT được lập ngay sau khi các nghiệp vụ kinh tế về xuất bán hàng hoá phát sinh.
- Khi bán lẻ cho các cửa hàng trực thuộc, các nhân viên bán hàng sẽ chịu trách nhiệm lập hoá đơn GTGT ngay cho các khách hàng.
Số liệu về nhập xuất diễn ra liên tục, và những con số này được cập nhật thường xuyên về văn phòng công ty thông qua hệ thống máy tính có kết nối mạng nội bộ. Vì vậy mà việc nắm bắt kiểm soát hàng hoá được chặt chẽ và hiệu quả.
Tài khoản sử dụng:
− TK 632: Giá vốn hàng bán
TK 6321: Giá vốn hàng bán TK 63211: Giá vốn hàng hóa TK 632111: Giá vốn xăng dầu TK 632112: Giá vốn dầu mỡ nhờn
TK 632115: Giá vốn gas, bếp gas và phụ kiện TK 632116: Giá vốn VTTB hàng hoá nội bộ TK 632118: Giá vốn VTTB hàng hoá
TK 63213: Giá vốn cung cấp dịch vụ
TK 632132: Giá vốn cung cấp dịch vụ khác
Tk 632133: Giá vốn cung cấp dịch vụ cho thuê TSCĐ TK 632134: Giá vốn cung cấp dịch vụ kỹ thuật
TK 632135: Giá vốn cung cấp dịch vụ hàng giữ hộ TCTXDVN TK 63217: Giá vốn cho thuê BĐS đầu tư
− TK 156: Hàng hoá
TK 1561: Xăng dầu TK 1562: dầu mỡ nhờn TK 1563: Lệ phí giao thông TK 1565: Gas bếp và phụ kiện
TK 1568: Vật tư thiết bị hàng hoá − TK 511: Doanh thu bán hàng
TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa TK 51111: Doanh thu bán xăng dầu TK 51112: Doanh thu bán dầu mỡ nhờn
TK 51115: Doanh thu bán gas, bếp gas, phụ kiện.
TK 51118: Doanh thu bán Doanh thu bán VTTB hàng hóa. TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ.
TK 51132: Doanh thu cung cấp dịch vụ khác.
TK 51133: Doanh thu cung cấp dịch vụ cho thuê TSCĐ. TK 51134: Doanh thu cung cấp dịch vụ kĩ thuật.
TK 51135: Doanh thu cung cấp dịch vụ hàng giữ hộ TCT. TK 5117: Doanh thu Bất động sản đầu tư
TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ
TK 5122: Doanh thu bán hàng nội bộ Cty – XN TK 51121: Doanh thu bán hàng hóa nội bộ
TK 511218: Doanh thu bán nội bộ hàng hóa khác. TK 515: Thu nhập hoạt động tài chính.
− TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
và một số TK liên quan khác như: TK 131, TK 111, TK 112, 3331...trong phạm vi chuyên đề này em xin sử dụng số liệu minh họa cho Vật tư thiết bị hàng hóa.
Trình tự kế toán:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ xuất hàng hoá phát sinh, phòng kinh doanh sẽ cập nhật số liệu vào máy. Máy sẽ tự động tính được trị giá vốn của lô hàng xuất bán đó căn cứ vào lô hàng mà nó được nhập.
Kế toán chi tiết giá vốn và doanh thu:
được phiếu báo giá của phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán tiêu thụ kiểm tra giá bán theo hợp đồng. Nếu giá bán sai thì chỉnh lại cho đúng, nếu đã đúng thì phòng kinh doanh xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng. Khách hàng sau khi ký vào cả ba liên thì cầm liên 2 và 3 xuống kho để lấy hàng. Thủ kho căn cứ vào hóa đơn GTGT để xuất hàng cho khách và giữ lại liên 3. Phòng kinh doanh dựa vào các chứng từ hóa đơn để nhập vào máy. Máy sẽ tự động tính toán và cho ra kết quả bán hàng và giá vốn.
*Sổ sách sử dụng:
- Các bảng kê: Bảng kê chi tiết xuất hàng - Sổ Cái tổng hợp các TK 51118, 632118 - Sổ Cái chi tiết các TK 51118, 632118
Ví dụ: Ngày 12/11/2008, công ty nhập kho Bơm lắc tay ο 100 VN và cột bơm STC – HDA22222 OJM-3fa mua từ công ty Pingxiang Wenyuan Import Export.
Khi hàng về kho công ty, phòng kinh doanh căn cứ vào số lượng hàng thực nhập lập phiếu nhập kho trên máy theo mẫu sau:
CTY CP THIẾT BỊ XĂNG DẦU PETROLIMEX PHIẾU NHẬP KHO Số 3050 Ngày 12 tháng11 năm 2008 Mẫu số 01-VT Theo QĐ số 1141TC/QĐ/CĐKT của BTC Ngày 01 tháng 11 năm 1995 Số NMN: ... Nợ: ... Có: ...
Họ tên người giao: Đơn vị bán: PINGXIANG WENYUAN IMPORT EXPORT
Theo hóa đơn số: Mã số thuế:
Ngày HĐ: 02/11/2008 Biên bản kiểm nhận: Nhập kho: Kho công ty
Nguồn hàng: Nguồn 30 – Cty
STT Tên quy cách vật tư Mã số Đvt lượngSố Giá vốn Thành tiền
1 Bơm lắc tay ο 100 VN 711032 Cái 02 1.150.000 2.300.000
2 Cột bơm STC – HDA22222 OJM-3fa. 71104 6 Cái 01 84.505.44 8 84.505.448 Cộng tiền hàng 85.655.448 86.805.448
Cộng thành thiền (bằng chữ): Năm trăm tám mươi ba triệu, năm trăm chín mươi tám nghìn, chín trăm mười hai triệu đồng.
Ghi chú:
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Ngày 03/12/2008, công ty xuất bán cho chi nhánh xăng dầu Hoà Bình các sản phẩm sau: Bơm lắc tay ο 100 VN; cột bơm STC – HDA22222 OJM-3fa.
Theo hợp đồng thoả thuận giữa hai bên, dựa vào số lượng và đơn giá trên lệnh xuất hàng, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và tiến hành làm thủ tục xuất kho theo mẫu sau:
CTY CP THIẾT BỊ XĂNG DẦU PETROLIMEX
PHIẾU XUẤT KHO
Số 3050 Ngày 03 tháng12 năm 2008 Mẫu số 01-VT Theo QĐ số 1141TC/QĐ/CĐKT của BTC Ngày 01 tháng 11 năm 1995 Số NMN: ... Nợ: ... Có: ... Họ tên người giao: Đơn vị bán:
Theo hóa đơn số: Mã số thuế:
Ngày HĐ: 28/11/2008 Biên bản kiểm nhận:
Nhập kho: Nhập xuất thẳng (CTY) Nguồn hàng: Nguồn 30 – Cty
STT Tên quy cách vật tư Mã số Đvt
Số lượng Thực
xuất
Thực nhập
Đơn giá Thành tiền
1 Bơm lắc tay ο 100 VN 71103 2 Cái 02 02 1.600.000 3.200.000 2 Cột bơm STC– HDA22222 OJM-3fa. 71104 6 Cái 01 01 103.000.00 0 103.000.000 Cộng 104.600.000 106.200.000
Cộng thành thiền (bằng chữ): Một trăm linh sáu triệu hai trăm nghìn đồng chẵn.
Ghi chú:
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Sau khi hoàn tất các thủ tục xuất kho, bộ phận bán hàng lập hoá đơn GTGT cho khách hàng, một liên lưu tại gốc, còn một liên gửi cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. HÓA ĐƠN GTGT Liên 3: Nội bộ Ngày 03 tháng 12 năm 2008 Mẫu số: 01GTKT- 3LL NR/2008B 0083509
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Chi nhánh xăng dầu Hoà Bình Địa chỉ:
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số: ST T Tên hàng Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Bơm lắc tay ο 100 VN Cái 02 1.600.000 3.200.000
2 Cột bơm STC–
HDA22222 OJM-3fa.
Cái 01 103.000.000 103.000.000
Cộng thành tiền: 106.200.000
Thuế suất: 5% Tiền thuế GTGT: 5.310.000
Tổng cộng tiền thanh toán 111.510.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười một triệu năm trăm mười nghìn đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Tại phòng kế toán của công ty, khi nhận được hoá đơn GTGT, kế toán căn cứ vào chứng từ để nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm sẽ tự động hạch toán. Để theo dõi nghiệp vụ xuất bán hàng hoá, công ty sử dụng các loại sổ sau:
Sổ cái chi tiết, sổ Cái TK 1568: VTTB hàng hoá
Sổ cái chi tiết, sổ Cái TK 632118: Giá vốn VTTB hàng hoá
Đối với ví dụ trên, khi bán hàng ghi nhận giá vốn và doanh thu, kế toán định khoản như sau:
Bút toán 1: Nợ TK 632118: 86.805.448 Có TK 1568: 86.805.448 Bút toán 2: Nợ TK 131: 111.510.000
Có TK 51118: 106.200.000 Có TK 33311: 5.310.000
Kế toán sẽ vào sổ chi tiết và sổ cái các TK có liên quan.
BIỂU SỐ 2.2.2
CT CP THIẾT BỊ XĂNG DẦU PETROLIMEX
SỔ CÁI CHI TIẾT
Tài khoản: 632118 – Giá vốn VTTBHHóa Tháng 12 năm 2008
Số dư đầu kỳ Nợ: 33.767.929.010 Có:
CHỨNG TỪ
Mã Số Ngày Diễn giải
Họ tên Số tiền Nợ Có Tk đ/ứ HH2 3050 03/12/2008 Bơm lắc tay ο 100 VN 2.300.000 1568
HH2 3050 03/12/2008 Cột bơm STC – HAD2222 ỌM-3fa 84.505.448 1568
... ... ... ... ... ... ... ... HH2 3062 31/12/2008
Cột bơm xăng dầu điện tử PECO5; cột bơm 3 pha hiển thị đơn giá 6 số
342.020.000 1568
Tổng cộng 24.571.054.318 58.338.983.328
Số dư cuối kỳ Nợ: Có:
Người lập biểu Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng
Biểu số 2.2.3 CT CP THIẾT BỊ XĂNG DẦU
PETROLIMEX
SỔ CÁI TỔNG HỢP
Tài khoản: 632118 – Giá vốn VTTB hàng hoá Tháng 12 năm 2008
Ngày PS Phát sinh nợ Phát sinh có TK đ/ứ
33.767.929.010,00 Số dư đầu kỳ 32.727.000,00 1111 109.985.908,00 152 1542 1544 1,00 1548 3.181.716.561,00 155 20.925.197.849,00 1568 321.427.000,00 321.427.000,00 15918 58.017.556.327,00 911 24.571.054.318,00 58.338.983.328,00 Tổng phát sinh Số dư cuối kỳ
Người lập biểu Kế toán tổng hợp
Ngày 15 tháng 1 năm 2009 Kế toán trưởng
Biểu số 2.2.4 CT CP THIẾT BỊ XĂNG DẦU
PETROLIMEX
SỔ CÁI CHI TIẾT
Tài khoản: 51118 – Doanh thu bán VTTBHHóa Tháng 12 năm 2008
Số dư đầu kỳ Nợ:
Có: 35.304.368.979
CHỨNG TỪ
Mã Số Ngày Diễn giải
Họ tên Số tiền Nợ Có Tk đ/ứ HH2 3050 03/12/2008 Bơm lắc tay ο 100 VN 3.200.000 131 HH2 3050 03/12/2008 Cột bơm STC – HAD2222 ỌM-3fa 103.000.000 131 ... ... ... ... ... ... ... ... HH2 3062 31/12/2008 Cột bơm xăng dầu điện tử PECO5; cột bơm 3 pha hiển thị đơn giá 6 số 342.020.000 131 Tổng cộng 60.900.683.763 25.596.314.784 Số dư cuối kỳ Nợ: Có:
Biểu số 2.2.5 CT CP THIẾT BỊ XĂNG DẦU
PETROLIMEX
SỔ CÁI TỔNG HỢP
Tài khoản: 51118 – Doanh thu VTTB hàng hoá Tháng 12 năm 2008
Ngày PS Phát sinh nợ Phát sinh có TK đ/ứ
35.304.368.979,00 Số dư đầu kỳ 25.594.364.784,00 131 1.420.000,00 641111 530.000,00 641113 60.900.683.763,00 911 60.900.683.763,00 25.596.314.784,00 Tổng phát sinh Số dư cuối kỳ
Người lập biểu Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng