II. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH thơng mại và sx tân sơn hà.
2.Những tồn tạ
Mặc dù có nhiều cố gắng trong những năm qua trong công tác tổ chức bộ máy kế toán nói chung và trong công tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng của công ty cũng không tránh khỏi những hạn chế yếu kém cần nghiên cứu và tiếp tục hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả của công tác kế toán.
Thứ nhất: Về việc xác định kết quả bán hàng
Công ty theo dõi sự biến động của giá vốn hàng bán, doanh thu bán hàng cho từng loại mặt hàng khác nhau nhng công ty không theo dõi riêng các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng nhóm hàng dẫn đến các nhà quản lý không tìm ra nguyên nhân của sự biến động đó và không đa ra đợc những giải pháp thích hợp cho chiến lợc kinh doanh của công ty.
Công ty sử dụng tài khoản 642 với tên gọi “ chi phí quản lý doanh nghiệp” để theo dõi sự biến động của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nh vậy là cha đúng với nội dung của tên gọi. Ngoài ra, công ty cha mở tài khoản chi tiết để theo dõi chi phí bán hàng của từng mặt hàng. Điều này làm cho nhân viên kế toán trong công ty không xác định đợc kết quả kinh doanh của từng mặt hàng cũng nh gây khó khăn cho công tác lãnh đạo của các nhà quản lý.
Công ty cũng cha sử dụng tài khoản 159 “ Dự phòng phải thu khó đòi” nh vậy gây khó khăn cho nhân viên kế toán trong việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế xảy ra liên quan đến tài khoản trên. Đồng thời những hàng hoá còn tồn kho sẽ không đợc xác định đúng với giá trị thực tế ảnh hởng nhiều đến hoạt động kinh doanh.
Thứ ba: Về phơng pháp phân bổ chi phí quản lý kinh doanh cho số hàng bán ra và số hàng còn trong kho của công ty cha tiêu thụ
Toàn bộ chi phí này phát sinh, cuối kỳ đợc kế toán kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả bán hàng. Với trờng hợp chi phí này nhỏ, thì làm nh vậy không ảnh hởng nhiều đến kết quả kinh doanh của công ty, nhng trong t- ơng lai, khi mà công ty ngày càng phát triển thì theo nguyên tắc phù hợp, công ty nên phân bổ lợng chi phí này cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng còn lại trong kho. Nh vậy sẽ đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu, làm cho việc xác định kết quả kinh doanh trong kỳ đợc chính xác hơn.
Thứ t: Về hệ thống sổ sách kế toán
Việc áp dụng hình thức nhật ký chung là rất phù hợp với lĩnh vực kinh doanh, quy mô của công ty cũng nh khối lợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình độ quản lý và trang bị vật chất hiện có. Về cơ bản, công ty đã sử dụng hầu hết các sổ tổng hợp và sổ chi tiết trong việc thực hiện công tác kế toán nói chung và trong quá trình bán hàng, xác định kết quả bán hàng của công ty nói riêng. Tuy nhiên, công ty lại không sử dụng các sổ nhật ký đặc biệt và khi hạch toán quá trình bán hàng công ty không sử dụng sổ nhật ký bán hàng. Điều này sẽ làm cho kế toán công ty gặp nhiều hạn chế trong công tác( Công việc phức tạp hơn, khối lợng công việc nhiều hơn, việc theo dõi số liệu sẽ khó hơn...)
Trong quá trình bán hàng, hình thức thanh toán của công ty là thanh toán chậm. Điều này đặt cho kế toán của công ty trách nhiệm nặng nề là phải theo dõi một cách chặt chẽ, tỷ mỷ đối với từng khách hàng. với những khách hàng vi phạm thời hạn thanh toán, tuỳ theo từng trờng hợp mà công ty những biện pháp mềm dẻo, cứng rắn thích hợp. Tuy vậy, công ty cha áp dụng biện pháp khuyến khích khách hàng thanh toán sớm sẽ đợc hởng chiết khấu thanh toán nên việc thu hồi nợ của công ty vẫn còn nhiều khó khăn.
II. Nguyên tắc, yêu cầu và nội dung cần hoàn thiện kế toán bán
hàng và xác định kết quả kinh doanh ở công ty TNHH thơng mại & sx Tân Sơn Hà.
Trong nền kinh tế thị trờng, để có thể đứng vững và kinh doanh có lãi doanh nghiệp thơng mại sẽ phải ngày càng phát triển mạnh để mở rộng quan hệ buôn bán, phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, góp phần thúc đẩy kinh doanh phát triển và thực hiện tốt chức năng của mình là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng. Để đạt đợc điều đó các nhà quản lý phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau trong đó có công tác kế toán. Kế toán có vai trò rất quan trọng đối với các nhà quản lý, nó giúp cho họ có thể phân tích đợc các hoạt động kinh tế, đa ra các quyết định để đầu t có hiệu quả đem lại lợi nhuận cao. Nh vậy sự thành bại của doanh nghiệp một phần cũng dựa vào công tác kế toán. Thông qua việc kiểm tra, tính toán, ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên hệ thống sổ kế toán để có thể đa ra các thông tin một cách đầy đủ chính xác, kịp thời và toàn diện về tình hình tài sản và sự vận động tài sản của doanh nghiệp. Điều này càng cho thấy sự cần thiết phải hoàn thiện và đổi mới công tác kế toán, trong đó kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là vấn đề trọng tâm đối với các doanh nghiệp.Đặc biệt là đối với doanh nghiệp thơng mại. Kế toán bán hàng giúp cho các nhà quản lý phân tích đợc mặt hàng nào kinh doanh có hiệu quả đem lại nhiều lợi nhuận, mặt hàng nào không nên đầu t tiếp và xu hớng phát triển tiếp theo của các mặt hàng.
Đối với các doanh nghiệp thơng mại thì bán hàng là khâu cuối cùng và quan trọng nhất của việc luân chuyển vốn. Vốn hàng hoá của nó thờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số vốn kinh doanh và thờng đợc theo dõi chặt chẽ. Trong cơ chế thị trờng hiện nay, việc tạo ra nhiều lợi nhuận đợc đa lên hàng đầu và nó quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp. Do vậy hoàn thiện công tác kế toán nói chung và hoàn thiện kế toán bán hàng nói riêng là một vấn đề hết sức cần thiết trong giai đoạn hiện nay, hoàn thiện phải hoàn thiện cả nội dung lẫn ph- ơng pháp kế toán, muốn hoàn thiện đợc đòi hỏi phải có nhận xét đúng đắn trong việc thực hiện công tác kế toán, đảm bảo phù hợp với chế độ, chính xác và đặc điểm kinh doanh của công ty, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin cần thiết, tiết kiệm đợc chi phí và có hiệu quả.
Để hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng thì hệ thống chứng từ ban đầu phải đợc hoàn thiện bằng cách tạo lập chứng từ và luân chuyển chứng từ sao cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp, tiết kiệm đợc chi phí và thời gian. Thực hiện tốt khâu này sẽ nâng cao đợc tính pháp lý, tính chính xác giúp cho kế toán theo dõi kịp thời tình hình bán hàng tại doanh nghiệp. Ngoài việc tổ chức tốt khâu chứng từ ban đầu còn phải tổ chức hệ thống tài khoản kế toán cho phù hợp nhằm sử dụng đúng tài khoản tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán. Hoàn thiện kế toán bán hàng không những mang lại hiệu quả đối với nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng mà nó còn giúp cho công tác kế toán bán hàng của công ty đợc nâng cao. Đối với việc quản lý của cấp trên, việc hoàn thiện này sẽ cung cấp những thông tin số liệu chính xác, phản ánh đúng tình hình kinh doanh của công ty và đồng thời giúp cho các nhà quản lý có thể quản lý hoạt động kinh doanh của công ty đợc tốt hơn. Nhằm đảm bảo tính khoa học hơn trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty TNHH thơng mại & sx Tân Sơn Hà. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong công ty TNHH thơng mại & sx Tân Sơn Hà cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tuân thủ chế độ kế toán. Về phía nhà nớc, kế toán là công cụ quản lý tài chính rất quan trọng, do vậy
tuân thủ đúng chế độ tự nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp cũng nh cho việc quản lý của cấp trên. Tuy nhiên, do chế độ chỉ dừng lại ở kế toán tổng hợp, do vậy việc vận dụng ở các đơn vị vẫn đợc phép vận dụng sáng tạo trong việc ghi sổ chi tiết để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty mình nhng phải dựa trên cơ sở tôn trọng chế độ tài chính.
-Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. Hệ thống kế toán doanh nghiệp ban hành với sự đóng góp rất nhiều của các chuyên gia trong lĩnh vực tài chính kế toán nhng chỉ dừng lại ở một bản thiết kế tổng hợp. Các doanh nghiệp khi vận dụng vẫn đợc sữa đổi trong phạm vi nhất định .
-Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng đợc yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời ,chính xác ,phù hợp với yêu cầu quản lý.
-Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công việc nhng vẫn mang tính khoa học vì mục tiêu của mỗi doanh nghiệp là kinh doanh có lãi với hiệu quả cao.
III. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán quá trình bán
hàng và xác định kết quả kinh doanh ở công ty TNHH thơng mại & sx Tân Sơn Hà
Trong thời gian thực tập ở công ty TNHH thơng mại & sx Tân Sơn Hà, em thấy công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của công ty nh vậy là khá hoàn thiện .Tuy nhiên trớc đòi hỏi ngày càng cao của thị trờng, việc không ngừng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là điều rất cần thiết .
ý kiến 1: Xác định kết quả bán hàng cho từng mặt hàng
Nh đã trình bày ở trên, công ty đã theo dõi sự biến động của giá vốn hàng bán, doanh thu cho từng loại mặt hàng khác nhau. Nhng công ty cha tiến hành phân bổ chhi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng cho từng loại mặt hàng khác nhau từ đó cha xác định đợc kết quả bán hàng một cách chính xác của từng loại hàng .Điều này làm giảm đi sự chính xác của những định hớng
,quyết định cho hoạt động kinh doanh của công ty bởi vì thiếu thông tin.Trong nền kinh tế đang có sự cạnh tranh quyết liệt giữa các ngành, cạnh tranh trong từng một ngành nên một công ty muốn có thể đứng vững đợc trong thị trờng để kinh doanh có lãi thì công ty phải quan tâm, chú trọng đến tất cả các hoạt động từ chính sách giá cả, phơng thức thanh toán, dịch vụ chăm sóc khách hàng và các hoạt động khác tạo điều kiện để công ty có thể mở rộng thị phần,củng cố niềm tin cho khách hàng của công ty đồng thời có thể thu đợc nhiều lợi nhuận .Muốn làm đợc nh vậy, các nhà quản lý phải có đợc các thông tin chính xác, đầy đủ để có thể đánh giá đợc trong kỳ mặt hàng nào công ty có thể bán đ- ợc nhiều, mặt hàng nào đa lại lợi nhuận nhiều hơn, mặt hàng nào công ty nên tiếp tục đẩy mạnh các hoạt động marketing để có thể bán đợc với khối lợng nhiều hơn, mặt hàng nào công ty bán với khối lợng vừa phải vì lợi nhuận kinh doanh đạt đợc không cao trong giai đoạn hiện tại và có thể làm ảnh hởng đến việc bán các mặt hàng thu đợc lợi nhuận cao. Chính vì vậy, để tạo điều kiện cho các nhà quản lý có đợc các thông tin chính xác, đầy đủ theo em công ty nên tiến hành phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng cho từng loại mặt hàng riêng để từ đó có thể xác định đợc các kết quả của từng mặt hàng. Công việc này đợc thực hiện nh sau:
- Các chi phí bán hàng nh : Chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo quản, vận chuyển ...của từng mặt loại mặt hàng nào thì công ty nên theo dõi riêng.
- Chí phí quản lý doanh nghiệp cũng nên phân bổ cho từng loại mặt hàng nh chi phí bán hàng là:
Doanh thu bán hàng cho từng loại
mặt hàng
Chí phí quản lý doanh nghiệp= * Tổng chi phí quản lý (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ví dụ: Quý I/2007, theo tài liệu của kế toán
-Doanh thu bán hàng loại Máy đếm tiền : 500000000đ -Tổng doanh thu bán hàng : 2000000000đ
-Chi phí quản lý doanh nghiệp : 15000000đ Kế toán phân bổ nh sau:
500000000
Chi phí quản lý doanh nghiệp= * 15000000 = 3750000đ 2000000000
Do theo dõi riêng nên nhà quản lý có thể biết CPQLDN là 3,75tr
ý kiến 2: Hoàn thiện nội dung phản ánh trên tài khoản 642
Nh đã trình bày ở phần tồn tại do công ty cha theo dõi CPBH riêng cho từng loại hàng điều này gây khó khăn cho các nhà quản lý trong việc theo dõi sự biến động của từng loại chi phí, trong việc tìm ra nguyên nhân sự tăng giảm chi phí và công ty cũng không xác định đợc kết quả của từng mặt hàng. Chính vì vậy theo em công ty nên mở thêm tài khoản chi tiết cho tài khoản 642
6421: “ Chi phí bán hàng của Máy đếm tiền”
6422: “ Chi phí bán hàng của Máy khoan đóng chứng từ” 6423: “ Chi phí bán hàng của Máy huỷ tài liệu”
6424: “Chi phí bán hàng của máy soi tiền giả” 6425: “Chi phí bán hàng của két bạc, tủ hồ sơ”
ý kiến 3: Hoàn thiện việc phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp
Hiện nay, công ty không phân bổ CFQLKD cho số hàng đợc bán trong kỳ và số hàng còn tồn kho. Để xác định đúng đắn kết quả bán hàng công ty nên phân bổ chi phí này.
Chi phí QLKD Chi phí Chi phí Chi phí QLDN phân bổ cho = QLKD + QLDN phát sinh - tính cho hàng còn hàng bán ra đầu kỳ trong kỳ lại cuối kỳ
Chi phí QLKD CFQLKD đầu kỳ +CFQLKD phát sinh
phân bổ cho = * Trị giá hàng tồn hàng tồn Trị giá hàng xuất + Trị giá hàng tồn
Ví dụ: Quý I/ 2007 kế toán tính ra
- Tổng chi phí quản lý kinh doanh là: 867490618 đ - Trị giá hàng xuất bán trong kỳ là : 1634459990 đ - Trị giá hàng tồn kho cuối quý là: 797256189 đ
Chi phí QLKD 867490618 tính cho hàng còn = * 797256189 lại cuối kỳ 1634459990 + 797256189 = 284413234đ Chi phí QLKD phân bổ cho = 867490618 – 284413234 = 583077384đ hàng bán ra
ý kiến 4: Hoàn thiện hạch toán dự phòng phải thu khó đòi
Hiện nay, công ty cha sử dụng TK 1592“ Dự phòng phải thu khó đòi”, Điều này là không phù hợp với một doanh nghiệp thơng mại nói chung và với một công ty mà hình thanh toán chậm nh công ty thơng mại và dịch vụ Nguyễn Huy nói riêng. Việc lập tài khoản này sẽ giúp công ty tạo nguồn bù đắp khi có rủi ro xảy ra do không thu hồi đợc nợ từ khách hàng.
Theo quy định của bộ tài chính, để dự phòng những tổn thất về các khoản nợ phải thu khó đòi có thể xảy ra, bảo đảm phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ, cuối năm, kế toán phải tính các khoản nợ có khả năng khó đòi để lập dự