4. Phơng hớng, nhiệm vụ kinh doanh năm 2003 và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động
4.2.2 Các kiến nghị nhằm mở rộng hoạt động thanh toán quốc tế theo phơng thức tín dụng chứng từ.
phơng thức tín dụng chứng từ.
a) Nâng cao hiệu quả nghiệp vụ mở , thông báo, thanh toán L/C xuất nhập khẩu
+ Về mở thanh toán L/C nhập khẩu.
Thứ nhất, rút ngắn quy trình mở L/C, tạo điều kiện cho khách hàng đến yêu cầu mở L/C. Hiện nay các đơn vị muốn mở L/C phải đa đến Chi nhánh những loại giấy tờ sau: đơn xin mở L/C, giấy yêu cầu chi ngoại tệ( hoặc đơn xin vay ngoại tệ), hợp đồng thơng mại, quota nhập khẩu. Mỗi lần mở L/C khách hàng phải nộp đủ tất cả các loại giấy tờ trên. Nhng do trình độ cán bộ xuất nhập khẩu của các đơn vị còn nhiều hạn chế, việc lập đơn xin mở L/C còn nhiều thiếu sót, các loại giấy tờ xin mở L/C nhiều khi nộp không đầy đủ dẫn tới việc mở L/ C kéo dài nhiều ngày gây khó khăn không chỉ cho khách hàng mà còn gây lãng phí thời gian không cần thiết của cán bộ thanh toán. Để tránh tình trạng này, rút ngắn quy trình mở L/C Chi nhánh cần thực hiện các giải pháp:
- Cán bộ thanh toán phải đẩy mạnh công tác t vấn cho khách hàng trong thanh toán hàng nhập khẩu.
- T vấn cho ngời nhập khẩu nên mở L/C nh thế nào: loại L/C, thời hạn hợp lý để mở L/C, đơn xin mở L/C nên lập theo mẫu thống nhất của Chi nhánh đa ra...
- T vấn cho các đơn vị về việc chọn ngân hàng thông báo, ngân hàng trả tiền…
- T vấn cho các đơn vị trong việc chấp nhận thanh toán những yêu cầu của bên bán khi mở L/C, sửa đổi L/C
- T vấn cho các đơn vị nhập khẩu trong việc thanh toán nguồn hàng nhập khẩu khan hiếm...
Đối với những ngân hàng truyền thống, nhập khẩu những mặt hàng quen thuộc có thể bỏ không cần kiểm tra quota nhập khẩu, chỉ cần yêu cầu đơn mở th tín dụng, hợp đồng ngoại thơng, giấy yêu cầu chi ngoại tệ( hoặc giấy xin vay ngoại tệ). Để làm đợc điều này cán bộ thanh toán phải luôn nắm vững những qui định về xuất nhập khẩu hàng hoá: những loại hàng hoá nào trong danh mục đợc phép nhập khẩu, đơn vị đó có đợc phép nhập khẩu mặt hàng đó không....
Thứ hai, có chính sách phân định rõ ràng về tỷ lệ ký quĩ đối với từng loại khách hàng vừa đảm bảo thu hút đợc khách hàng vừa phòng tránh rủi ro cho ngân hàng. Chi nhánh nên có chính sách giảm tỷ lệ ký quĩ đối với những khách hàng truyền thống, khách hàng có quan hệ vay trả sòng phẳng...
Thứ ba, để tránh hiện tợng tiêu cực Chi nhánh phải yêu cầu ngời nhập khẩu nộp nốt số tiền theo L/C hoặc làm thủ tục nhận nợ vay ngân hàng thì mới ký hậu bảo lãnh cho ngời nhập khẩu đi lấy hàng.
+ Về thông báo, thanh toán L/C xuất khẩu
Trong thông báo, thanh toán L/C xuất khẩu hiện nay có một tình trạng khá nan giải là việc các ngân hàng nớc ngoài thờng tìm cách bắt lỗi trong việc lập chứng từ theo L/C để chậm hoặc kéo dài thời hạn thanh toán gây ứ đọng vốn của ngời xuất khẩu. Để bảo vệ quyền lợi cho khách hàng, Chi nhánh cần có các biện pháp sau:
- Kiểm soát chặt chẽ L/C và các điều khoản trong L/C
- T vấn cho khách hàng trong việc lập các chứng từ thanh toán
- Tìm cách hạn chế tình trạng thanh toán chậm của ngân hàng nớc ngoài.
Trong trờng hợp ngân hàng nớc ngoài cố tình bắt lỗi chứng từ để gây trì hoãn thanh toán. Nếu sai sót không đúng thì Chi nhánh nên cơng quyết đòi tiền ngân hàng nớc ngoài phải trả lãi thời gian chậm thanh toán.
- Công thức phạt chậm trả nh sau:
Kim ngạch L/C * số ngày chậm trả * lãi suất Libor Số tiền phạt chậm trả =
360 ngày
Libor: là lãi suất liên ngân hàng London
b) Tạo nguồn ngoại tệ đủ để đáp ứng thanh toán quốc tế nói chung và thanh toán theo phơng thức tín dụng chứng từ nói riêng.
Trong phần phân tích hoạt động thanh toán quốc tế theo phơng thức tín dụng chứng từ chúng ta thấy ngoại tệ có vai trò rất quan trọng. Một trong những khó khăn của các ngân hàng và của Chi nhánh hiện nay là tình trạng khan hiếm ngoại tệ, từ kinh doanh ngoại hối, từ nguồn vốn điều hoà từ Hội sở chính, từ nguồn vay tài trợ của nớc ngoài... Để có đợc ngoại tệ, Chi nhánh phải đẩy mạnh những biện pháp thu hút tiền gửi bằng ngoại tệ từ khách hàng của mình trong những thời điểm cần thiết, chẳng hạn tăng lãi suất tiền gửi ngoại tệ hay dới hình thức các đợt khuyến mãi. Còn đối với khách hàng là các doanh nghiệp thì biện pháp tốt nhất là thu hút họ mở tài khoản tiền gửi ngoại tệ tại Chi nhánh bằng cách nâng cao chất lợng dịch vụ thanh toán quốc tế và nâng cao uy tín của Chi nhánh trên thị trờng. Hiện nay,sau QĐ37/1998 của thủ tớng Chính Phủ về việc các doanh nghiệp chỉ đợc mở một tài khoản ngoại tệ, phần lớn các doanh nghiệp chỉ đợc mở một tài khoản ngoại tệ của mình về ngân hàng Ngoại thơng Việt nam nơi hoạt động thanh toán quốc tế đợc tiến hành và có nhiều kinh nghiệm.
Phần lớn ngoại tệ phục vụ thanh toán quốc tế đợc lấy từ hoạt động kinh doanh ngoại hối của Chi nhánh. Cho đến nay tình hình kinh doanh ngoại hối tại Chi nhánh luôn đạt đợc kết quả tốt. Nhng vài năm gần đây do ảnh hởng từ nền kinh tế, từ khủng hoảng tài chính tiền tệ trong khu vực, tỷ giá hối đoái biến động lớn cộng thêm những điều chỉnh của NHNN nên hiệu quả kinh doanh ngoại hối bị giảm sút. Hoạt động này phụ thuộc vào khả năng nhạy bén của Chi nhánh nên giải pháp duy nhât là cán bộ thanh toán phải luôn tìm tòi học hỏi ngày càng cao trình độ nghiệp vụ, kinh nghiệm của mình. Đẩy mạnh quan hệ hợp tác với các ngân hàng nớc ngoài, ký kết các hiệp định tín dụng để có đợc tài trợ khi cần thiết từ phía ngân hàng bạn. Chi nhánh nên tránh tình trạng cấp tín dụng cho thanh toán quốc tế qua mức khả năng ngoại tệ của mình rồi xin hỗ trợ
từ trung ơng, nên chủ động tự lực cánh sinh tạo nguồn ngoại tệ để hoàn thành công tác thanh toán của mình
c) Đa dạng hoá các dịch vụ kinh doanh đối ngoại hỗ trợ cho phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ
Hiện nay tại Chi nhánh, hoạt động thanh toán quốc tế theo phơng thức tín dụng chứng từ chiếm tỷ lệ lớn 80-85% tổng kim ngạch thanh toán quốc tế, còn lại là các hình thức khác nh nhờ thu, chuyển tiền. Bên cạnh đó là các dịch vụ thanh toán séc du lịch, chi trả kiều hối... Sự chênh lệch này cho thấy hoạt động thanh toán quốc tế tại Chi nhánh cha phát triển toàn diện. Nguyên nhân của tình trạng này không phải là do từ phía Chi nhánh mà chủ yếu do khách hàng ít sử dụng các phơng thức thanh toán khác, do các đối tác nớc ngoài không tin tởng vào các đối tác Việt Nam nên họ thờng yêu cầu trong buôn bán sử dụng phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ.
Để hỗ trợ phát triển Phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ, Chi nhánh cần triển khai tốt nghiệp vụ bảo lãnh nh: bảo lãnh đấu thầu quốc tế, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh mở L/C trả chậm, bảo lãnh khả năng cung cấp hàng, bảo lãnh nhận hàng, bảo lãnh tiền đặt cọc, bảo lãnh mở L/C trả chậm. Đi đôi với việc phát triển nghiệp vụ bảo lãnh cần nâng cao chất lợng thẩm định, thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ bảo lãnh đặc biệt là đối với bảo lãnh L/C trả chậm.
Phát triển các nghiệp vụ thanh toán séc du lịch, triển khai hệ thống rút tiền tự động. Đặc biệt trong tơng lai, phòng kinh doanh đối ngoại nên chú trọng vào nghiệp vụ thanh toán thẻ, bởi vì ngành du lịch đang đợc đầu t khá nhiều nhằm thu hút khách hàng nớc ngoài, do đó Chi nhánh phải đi trớc một bớc triển khai dịch vụ thanh toán thẻ du lịch, thẻ VISA card, thẻ MASTER card... để có đủ khả năng và kinh nghiệm đáp ứng nhu cầu thanh toán của nhóm khách hàng tiềm năng này.
Việc thực hiện mở rộng đa dạng hoá các loại hình thanh toán quốc tế, các loại hình dịch vụ thanh toán tạo nên sự phát triền một cách cân đối toàn diện,
đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng sẽ chứng tỏ đợc quy mô, chất lợng của Chi nhánh trong con mắt khách hàng
d) Đẩy mạnh hoạt động tín dụng tài trợ xuất nhập khẩu
- Để các doanh nghiệp có điều kiện thực hiện hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu ngoài các yếu tố nh chất lợng hàng hoá, uy tín của doanh nghiệp cũng nh mối quan hệ giữa các doanh nghiệp với khách hàng nớc ngoài thì một vấn đề có ý nghĩa rất quan trọng là vấn đề tài chính phục vụ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Việc tạo điều kiện thuận lợi về mặt tài chính cho các doanh nghiêp kinh doanh xuất nhập khẩu là công cụ giúp các doanh nghiệp tăng cờng khả năng cạnh tranh. Hoạt động ngoại thơng ngày càng phát triển các hình thức thanh toán cũng càng ngày càng đa dạng, phong phú. Từ đó dẫn đến sự phát triển của các hình thức tài trợ trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, mỗi Phơng thức thanh toán đòi hỏi phải có một hình thức tài trợ tơng ứng, phục vụ và đảm bảo cho nó. Hoạt động tài chính đối ngoại càng thuận lợi bao nhiêu thì mối quan hệ thơng mại càng đợc mở rộng bấy nhiêu. Chất lợng của hoạt động tài chính đối ngoại là cơ sở để tạo lòng tin cho bạn hàng trong thơng mại, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình lu thông hàng hoá, tăng thêm sức mạnh cạnh tranh của doanh nghiệp. Đẩy mạnh hoạt động tài trợ xuất nhập khẩu là một trong những giải pháp quan trọng nhằm tạo nguồn phát triển phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ cũng nh hoạt động thanh toán quốc tế tại Chi nhánh.
e) Đảm bảo an toàn trong hoạt động thanh toán quốc tế
Hoạt động thanh toán quốc tế nói chung và hoạt động thanh toán quốc tế theo phơng thức tín dụng chứng từ nói riêng chứa đựng nhiều rủi ro, rủi ro có thể thuộc về ngân hàng, cũng có thể thuộc về khách hàng. Tuy nhiên những rủi ro mà khách hàng gánh chịu thờng dẫn đến rủi ro của ngân hàng vì ngân hàng thờng là ngời tài trợ cho hoạt động của họ. Suy cho cùng ngân hàng là ngời chịu rủi ro nhiều nhất. Đảm bảo an toàn trong thanh toán quốc tế theo phơng thức tín dụng chứng từ là một trong những giải pháp quan trọng nhằm hoàn thiện và phát triển phơng thức thanh toán này.Những rủi ro trong phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ mà ngân hàng thờng gặp phải là rủi ro không đảm bảo khả năng
thanh toán về ngoại tệ của ngân hàng, rủi ro về tỷ gía hối đoái....và một số loại rủi ro khác nh rủi ro về chính trị, rủi ro do thiên tai bão lụt động đất...Để phòng chống các rủi ro này nhằm đảm bảo cho hoạt động thanh toán theo phơng thức tín dụng chứng từ, đồng thời củng cố và tăng cờng uy tín của Chi nhánh trên thị trờng quốc tế, Chi nhánh cần phải áp dụng các biện pháp sau:
+ Về công tác điều hành.
Chi nhánh chỉ đợc cho vay ngoại tệ và mở L/C trong phạm vi nguồn vốn của mình hoặc chỉ tiêu nhận vốn điều hoà của NHCTVN đã đợc duyệt. Tổ chức theo dõi thống kê nhằm dự tính nhu cầu thanh toán trong tơng lai để chuẩn bị nguồn ngoại tệ thanh toán kịp thời
+ Về mặt nghiệp vụ.
Thờng xuyên theo dõi diễn biến tình hình kinh tế, chính trị của các quốc gia có quan hệ thơng mại với Việt Nam. Nghiên cứu và nắm vững các tập quán nớc đó nhằm tránh những rủi ro trong thanh toán.
Điều tra, khai thác thông tin về tình hình tài chính , khả năng về giao hàng, về lịch sử và t cách đạo đức của đối tác nớc ngoài trong hợp đồng ngoại thơng.
T vấn cho khách hàng ký kết hợp đồng lựa chọn phơng thức và các điều kiện thanh toán có lợi nhất. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, Chi nhánh phải yêu cầu khách hàng thờng xuyên theo dõi việc giao hàng, thông tin về con tàu...nhằm tránh tình trạng lừa đảo của phía đối tác nớc ngoài.
Dự trữ ngoại tệ của Chi nhánh cần đợc thực hiện đa dạng với nhiều loại ngoại tệ. Cần thờng xuyên theo dõi sự biến động của các thị trờng tài chính tiền tệ để có thể sự báo chính xác về sự biến động của tỷ giá, trên cơ sở đó thay đổi kết cấu dự trự có lợi nhất. Đẩy mạnh hoạt động kinh doanh ngoại tệ có kỳ hạn.
f) Nâng cao uy tín của Chi nhánh.
Uy tín là một trong những nhân tố tác động không nhỏ tới hoạt động thanh toán quốc tế theo Phơng thức tín dụng chứng từ trong những năm qua. Trong thời giao tới để thu hút đợc nhiều khách hàng Chi nhánh cần phải thực hiện các giải pháp theo công thức rút gọn sau:
Uy tín của Chi nhánh = An toàn + Bảo toàn + Thuận tiện + Đơn giản
g) Bố trí đào tạo đội ngũ cán bộ thanh toán quốc tế
Trong mọi hoạt động kinh doanh, con ngời có vị trí cực kỳ quan trọng, con ngời là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại. Thực tế đã chứng minh, một doanh nghiệp có đội ngũ cán bộ gọn nhẹ, nhanh nhẹn, sáng tạo trong công việc, có tinh thần tập thể và vì lợi ích của doanh nghiệp, doanh nghiệp đó sẽ làm ăn có hiệu quả và phát triển.
Trong phần thực trạng đã nêu, cán bộ thanh toán quốc tế tại Chi nhánh NHCTHK hiện nay phần đông là cán bộ trẻ còn thiếu kinh nghiệm và sự am hiểu luật lệ, tập quán quốc tế trong thanh toán ngoại thơng.Vì vậy đế có đợc một đội ngũ cán bộ đáp ứng đợc nhu cầu phát triển của hoạt động thanh toán quốc tế, Chi nhánh cần phải bố trí, sử dụng một cách hợp lý từng vị trí trong phòng kinh doanh đối ngoại và có chiến lợc phát triển con ngời cho hoạt động thanh toán quốc tế. Thời gian tới Chi nhánh cần áp dụng các biện pháp sau:
+ Bố trí sử dụng cán bộ thanh toán một cách hợp lý.
Để thực hiện tốt công việc, phòng kinh doanh đối ngoại nên tổ chức sắp xếp cán bộ theo phơng pháp 5W, 1H đó là:
- WHO : ai làm
- WHEN: khi nào làm
- WHY: tại sao làm
- WHAT: làm những gì
- WHERE: làm ở đâu
- HOW: làm nh thế nào
Thực hiện tốt phơng pháp này sẽ tạo nên sự chuyên môn hoá trong công việc, tránh đợc sự chồng chéo trong công việc, tiết kiệm sử dụng hợp lý có hiệu quả sở trờng của từng cán bộ
+ Đào tạo đội ngũ cán bộ thanh toán quốc tế. Chi nhánh nên tập trung vào các biện pháp sau:
- Tuyển chọn các cán bộ trẻ, có trình độ chuyên môn, giỏi về ngoại ngữ và vi tính, am hiểu về lĩnh vực ngoại thơng, thanh toán quốc tế bổ sung kịp thời cho bộ phận thanh toán quốc tế
- Thờng xuyên tổ chức các lớp nghiệp vụ về thanh toán quốc tế, các cuộc hội thảo về thanh toán quốc tế, các cuộc thi về kỹ thuật xử lý nghiệp vụ chuyên môn, thông lệ, điều lệ, tập quán quốc tế nhằm giúp cho cán bộ thanh toán trao đổi kinh nghiệm, nâng cao trình độ nghiệp vụ
- Chú ý bôi dỡng phẩm chất đạo đức, đội ngũ cán bộ thanh toán quốc tế phải là những ngời nhiệt tình, năng nổ , có tinh thần trách nhiệm cao, có thái độ phong cách giao tiếp văn minh lịch sự
- Hàng năm tổ chức thi các cuộc sát hạch nghiêm túc về nghiệp vụ và tổ chức