III- Lý luận chung về phân tích tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp:
4. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp:
Phòng kế toán tài chính là một trong những phòng ban chính của Xí nghiệp thực hiện công tác tài chính kế toán của Xí nghiệp, để thực hiện đợc các chức năng nhiệm vụ kế toán, bộ máy kế toán của Xí nghiệp đợc tổ chức theo hình thức tập trung theo sơ đồ sau:
kế toán trởng phó phòng
kế toán thanh toán ngoại tệ kế toán ngân hàng Kế toán tscđ kế toán tiền l- ơng kế toán tổng hợp Thủ quỹ
Phòng kế toán của Xí nghiệp gồm 8 cán bộ kế toán đều đã qua đào tạo có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có kinh nghiệm thực tế đủ khả năng đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý:
• Kế toán tr ởng :
- Chịu trách nhiệm trớc giám đốc Xí nghiệp về toàn bộ công tác tài chính- kế toán của Xí nghiệp, tình hình hoạt động của phòng.
• Phó phòng:
- Chịu trách nhiệm trớc trởng phòng về các phần việc đợc phân công.
• Kế toán tổng hợp:
- Có nhiệm vụ ghi chép, tính toán, phân bổ tổng hợp các loại chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp, hợp đồng sản phẩm, hàng hoá đảm bảo chính xác, hợp lý.
- Ghi chép các loại sổ kế toán tổng hợp, trên cơ sở đó chịu trách nhiệm lập các báo cáo kế toán tổng hợp.
- Kiểm tra thờng xuyên, lu trữ và bảo quản tốt các chứng từ, sổ sách thuộc phần công việc đợc phân công.
- Chịu trách nhiệm ghi chép, theo dõi, thanh toán và báo cáo chi tiết các khoản phải trả nội bộ, các khoản thu nội bộ, các khoản công nợ với khách hàng.
- Kế toán theo dõi nhập, xuất vật t, tiêu thụ sản phẩm, kiểm tra các loại chứng từ liên quan tới vật t, hàng hoá, sản phẩm, ghi chép và theo dõi vật t, hàng hoá. Kiểm tra, đối chiếu, xác nhận công nợ và lập các báo cáo chi tiết các khoản phải trả ngời bán
• Kế toán tài sản cố định:
- Kế toán tài sản cố định, xây dựng cơ bản nhiệm vụ theo dõi tăng giảm tài sản cố định, trích khấu hao tài sản cố định hàng tháng, quý năm và công tác xây dựng cơ bản hoàn thành.
• Kế toán thanh toán ngân hàng:
- Lập chứng từ thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản thanh toán tạm ứng, các khoản chi phí. Kiểm tra các loại chứng từ gốc có liên quan đến thu chi, ghi chép trên các loại sổ kế toán chi tiết. lập các báo cáo kế toán chi tiết thuộc các phần việc trên.
- Thờng xuyên đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán Xí nghiệp với các ngân hàng. Theo dõi và lập báo cáo chi tiết các khoản tiền vay ngân hàng, các khoản huy động vốn nội bộ và các khoản vay mợn khác.
• Kế toán thanh toán ngoại tệ:
- Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và thực hiện tất cả các phần việc liên quan đến hoạt động thanh toán bằng ngoại tệ của Xí nghiệp, thờng xuyên giao dịch với ngân hàng để hoàn thành nhanh chóng các phần việc đợc phân công, đảm bảo thực hiện nhanh chóng các hợp đồng kinh tế đã kí kết.
- Theo dõi, kiểm tra, lu trữ tất cả các hợp đồng ngoại đã kí kết, đã, đang và sẽ thực hiện.
- Ghi chép sổ kế toán và theo dõi thanh toán, theo dõi tình hình mua bán ngoại tệ, ký quỹ, thanh toán theo từng hợp đồng, từng khách hàng.
- Kế toán các khoản chi tiêu quỹ công đoàn, thống kê, tổng hợp, báo cáo các khoản chi tiêu quỹ công đoàn hàng tháng, quý, năm.
• Kế toán tiền l ơng và bảo hiểm xã hội:
- Theo dõi tình hình tăng giảm lao động, tiền lơng của công ty, lập bảng thanh toán tiền lơng, BHXH, ghi sổ lơng, thanh quyết toán, tổng hợp tiền lơng toàn Xí nghiệp.
- Ghi chép, theo dõi, kiểm tra, ghi sổ kế toán và quản lý tài khoản tiền l- ơng, BHXH, kinh phí công đoàn, BHYT.
- Theo dõi, kiểm tra, lu trữ tất cả các chứng từ liên quan đến tiền lơng, BHXH, các hợp đồng lao động, các quyết định và các giấy tờ khác liên quan đến tiền lơng, BHXH, BHYT, tiền thởng...
- Thanh, quyết toán bảo hiểm xã hội với cơ quan BHXH và tổng hợp báo cáo, lu trữ các tài liệu, hồ sơ về tiền lơng và BHXH.
• Thủ quỹ:
- Thu và chi tiền trên cơ sở chứng từ kế toán, đó là các phiếu thu và phiếu chi đã đợc duyệt.
- Mở sổ quỹ, ghi chép thu, chi trên sổ quỹ, tính toán tồn quỹ hàng ngày, lu trữ phiếu thu, phiếu chi, cuối tháng giao lại chứng từ thu chi cho kế toán lu giữ.
- Kiểm kê quỹ tiền mặt hàng ngày, hàng tháng và đột xuất, đảm bảo tiền khớp đúng giữa sổ sách và thực tế, thờng xuyên đối chiếu giữa sổ kế toán và sổ quỹ, lập báo cáo tồn quỹ hàng tháng.
- Đảm bảo an toàn quỹ tiền mặt, giữ bí mật số liệu thu chi và tồn quỹ. - Theo dõi, ghi chép trên sổ chi tiết, giữ quỹ công đoàn.
- Lu trữ các loại sổ sách chứng từ thuộc phần việc đợc phân công.
Hiện nay, tại Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I đang thực hiện chế độ kế toán ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT của Bộ tr- ởng Bộ Tài chính ngày 1/11/1995:
- Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 hàng năm (năm dơng lịch). - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VND.
- Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác: Theo tỷ giá mua bán thực tế và tỷ giá bình quân của thị trờng liên ngân hàng.
- Hàng năm, xí nghiệp tiến hành lập báo cáo tài chính để cung cấp thông tin về tình hình kinh tế tài chính của mình phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh và báo cáo các cơ quan Nhà nớc.
- Để phù hợp với khối lợng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hiện nay Xí nghiệp đang áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chứng từ “:
Sơ đồ kế toán theo hình thức nhật ký- chứng từ ở Xí nghiệp.
Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra
1- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để ghi vào các NKCT liên quan ( hoặc các bảng kê, bảng phân bổ sau mới ghi vào NKCT ).
2- Các chứng từ cần hạch toán chi tiết mà cha thể phản ánh trong các NKCT, bảng kê thì đợc ghi vào các sổ kế toán chi tiết.
Chứng từ gốc
Sổ chi tiết Sổ quỹ
Bảng phân bổ Bảng kê
NKCT
Sổ cái Báo cáo
kế toán Bảng tổng hợp số liệu chi tiết 2 3 1 1 4 1 6 4 7 4 5 7 4 7 6
3- Các chứng từ thu chi tiền mặt đợc ghi vào sổ quỹ, sau đó ghi vào các bảng kê, NKCT liên quan.
4- Cuối tháng, căn cứ số liệu từ các bảng phân bổ để ghi vào các bảng kê, NKCT liên quan rồi từ các NKCT ghi vào sổ cái.
5- Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết. 6- Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán có liên quan.
7- Tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán.
Sơ đồ luân chuyển chứng từ trong kế toán thanh toán:
* * *
Công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán có chức năng xây dựng hệ thống sổ sách kế toán, trình tự lập và luân chuyển chứng từ thanh toán, đồng thời phối hợp chặt chẽ với phòng hành chính tổng hợp để tổ chức thanh toán các khoản phải trả, phải thu khi đến hạn, tiếp nhận và lập các chứng từ ghi sổ kế toán chi tiết và tổng hợp để theo dõi tình hình phát sinh các nghiệp vụ thanh toán. Định kỳ lập các báo cáo kế toán theo quy định.