Để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán sử dụng TK 642 “ Chi phí quả lý doanh nghiệp” đợc mở chi tiết 11 tài khoản cấp 2.Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK liên quan khác nh TK 111,112,153…
2.1.3.Chứng từ kế toán sử dụng:
Khi phát sinh các nghiệp vụ kế toán về chi phí quản lý doanh nghiệp,căn cứ vào chứng từ gốc nh:
+ Phiếu chi
+ Hoá đơn dịch vụ mua ngoài + Bảng tính lơng
+ Bảng trích khấu hao TSCĐ…
Kế toán phản ánh trên sổ chi phí quản lý doanh nghiệp.
2.1.4.Sổ kế toán sử dụng:
Kế toán sử dụng sổ cái TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp”
2.1.5.Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:
+ Cuối tháng khi tính tiền lơng và các khoản phụ cấp theo lơng cho toàn bộ nhân viên của công ty,căn cứ vào phiếu chi(Xem biểu số 26) kế toán ghi
Nợ Tk 642: 39.900.000 Có TK334: 39.900.000
+ Khi phát sinh các nghiệp vụ mua công cụ bổ sung sử dụng cho văn phòng,kế toán hạch toán vào tài khoản phù hợp.
VD6: Ngày 26/07/2006 Công ty mua bổ sung thêm 1 máy Fax cho văn phòng công ty,máy Fax tri giá 4.500.000,kế toán ghi
BT1/ Nợ TK 153: 4.500.000 Cớ TK 111: 4.500.000 BT2/ Nợ TK 642: 4.500.000 Có TK 153: 4.500.000
+ Hàng tháng kế toán tập hợp chi phí chào hàng,giới thiệu sản phẩm,chi phí hoa hồng cho đại lý,kế toán ghi
Nợ TK 642 Có TK 111
+ Đối với các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài(tiền điện,tiền nớc,tiền điện thoại ).Trong… trờng hợp thanh toán ngay các khoản chi phí này,căn cứ vào phiếu chi,kế toán bán hàng kiêm kế toán công nợ định khoản nh sau:
Nợ TK 642 Nợ TK 133.1 Có TK 111.1
Trong trờng hợp cha thanh toán kế toán sử dụng các khoản chi phí này,căn cứ vào hoá đơn của ngời bán,kế toán ghi:
Nợ TK 642 Nợ TK 133.1
Có TK 331
+ Cuối tháng kế toán tập hợp toàn bộ hoá đơn mua đồ dùng cho văn phòng,dồ dùng cho việc quản lý kho,kế toán ghi
Nợ TK 642: 850.000 Có TK 111: 850.000
+ Hàng tháng khi phát sinh các khoản chi phí khác nh chi tiếp khách,giao dịch và các chi bằng tiền khác liên quan đén hoạt động kinh doanh của Công ty căn cứ voà phiếu chi tiền mặt,kế toán ghi:
Nợ TK 642: 1.440.000 Có TK 111: 1.440.000
Căn cứ vào các hoá đơn,chứng từ có liên quan,kế toán lập Nhật ký chung sau đó ghi vào sổ cái TK642( Xem biểu số 27),cuối tháng tập hợp chi phí và thực hiện bút toán kế chuyển sang TK911,kế toán ghi
Nợ TK 911 Có TK 642
VD7: Trong tháng 7/2006 kế toán tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp là 68.969.905 cuối tháng kế chuyển sang TK 911,kế toán ghi:
Nợ TK 911: 68.969.905 Có TK 642: 68.969.905