II. Quy trình kiểm toán bán hàng-thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính của
1. Đánh giá công tác kiểm toán nội bộ nói chung và kiểm toán quy trình bán
hàng- thu tiền nói riêng tại Tổng công ty Sông Đà
1.1.Tổ chức và hoạt động kiểm toán nội bộ
Cùng với sự đổi mới và phát triển của nền kinh tế đất nớc, hàng loạt các Tổng công ty Nhà nớc đợc thành lập và ngày càng hoạt động rộng khắp trên các lĩnh vực. Xuất phát từ nhu cầu bảo đảm sự chính xác của các hồ sơ, số liệu, sự tuân thủ các quy tắc, kiểm soát gian lận và sai sót, phục vụ nhu cầu quản trị nội bộ doanh nghiệp đồng thời giúp các nhà quản lý đơn vị ra những quyết định chính xác, kiểm toán nội bộ đã sớm hình thành và ngày càng phát triển khẳng định vị trí và vai trò tích cực của mình trong đời sống kinh tế nói chung và đối với các doanh nghiệp nói riêng. Với sự phát triển mạnh mẽ của ngành KTNB trên thế giới, KTNB ở Việt Nam cũng đang dần trở thành một hoạt động quen thuộc và đóng vai trò nhất định trong các công ty, Tổng công ty lớn và là một yêu cầu thiết yếu mà Bộ tài chính đặt ra với các doanh nghiệp.
- Sau quyết định 832/TC/QĐ/CĐKT ngày 28 tháng 10 năm 1997 cùng với sự ra đời của hàng loạt kiểm toán nội bộ tại các Tổng công ty, Tổng công ty Sông Đà cũng thành lập phòng kiểm toán nội bộ. Đây là yêu cầu khách quan cho việc đảm bảo chất lợng thông tin kinh tế, tài chính của bản thân Tổng công ty. Sau 7 năm hoạt động kiểm toán nội bộ Tổng công ty Sông Đà đã khẳng định đợc mình là một nhân tố không thể thiếu trong sự phát triển chung của Tổng công ty.
Sau quyết định số 21, phòng kiểm toán nội bộ Tổng công ty Sông Đà đã tách riêng thành Công ty kiểm toán và t vấn dịch vụ kế toán với chức năng và nhiệm vụ của mình đã thực hiện tốt nhiệm vụ do Tổng công ty giao.
Hàng năm tiến hành kiểm toán quyết toán các dự án đầu t của các đơn vị thành viên, các ban quản lý, ban điều hành của Tổng công ty. Trong quá trình hoạt
động kiểm toán nội bộ Tổng công ty Sông Đà đã góp phần quan trọng trong việc giúp Ban giám đốc, Hội đồng quản trị nắm bắt rõ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, tham gia t vấn, tham mu, góp ý cho Bộ Tài chính và các cơ quan quản lý Nhà nớc về các vấn đề có liên quan đến nghiệp vụ kế toán, kiểm toán, đặc biệt là về kiểm toán nội bộ; góp ý cho Tổng giám đốc và các Ban ngành liên quan trong việc ban hành các chế độ, quy định về quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh trong nội bộ Tổng công ty.
Mặc dù trong quá trình tổ chức và hoạt động, công ty còn gặp nhiều khó khăn song với sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo Tổng công ty nên công ty vẫn thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ đợc giao
- Bên cạnh những kết quả trên, thực trạng mô hình tổ chức và hoạt động của công ty vẫn còn tồn tại những mặt cần tiếp tục đợc hoàn thiện
Chất lợng nghiệp vụ và chất lợng dịch vụ của công ty cha đạt hiệu quả cao. Khả năng đào tạo còn hạn chế, chủ yếu đào tạo qua thực tế, nhân viên kiểm toán chủ yếu lấy từ các phòng kế toán của các đơn vị trực thuộc Tổng công ty. Cha ai có chứng chỉ KTV. Trình độ tổ chức kinh doanh dịch vụ kế toán- kiểm toán t vấn tài chính của công ty còn nhiều hạn chế. Tổng công ty cha có hớng dẫn cụ thể về mô hình tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ. Với khả năng của cán bộ, KTV hiện nay thì chỉ thực hiện kiểm toán có quy mô nhỏ và hiệu quả kiểm toán cha cao. Loại hình hoạt động kiểm toán báo cáo tài chính là chủ yếu, các lĩnh vực kiểm toán hoạt động và kiểm toán tuân thủ thực hiện còn ít. Nghiệp vụ kiểm toán cha cao, khả năng rủi ro trong các Báo cáo kiểm toán vẫn còn nhiều.
1.2. Quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền
Qua thực tiễn kiểm toán Báo cáo tài chính tại hai công ty cho thấy thực tế quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền trong quy trình kiểm toán Báo cáo tài chính tại Công ty kiểm toán và T vấn dịch vụ tài chính kế toán- Tổng công ty Sông Đà là tơng đối phù hợp và hiệu quả đối với hoạt động chung của các công ty thành viên trong Tổng công ty. Bên cạnh đó cũng còn nhiều vấn đề vớng mắc và bất cập. Nhìn chung quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền tại Công ty kiểm toán và t vấn dịch vụ tài chính kế toán còn tơng đối đơn giản và cha thực sự có một mô hình hoàn thiện.
Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Giai đoạn này đợc tiến hành tơng nhanh chóng và chi tiết. Việc phân công lựa chọn nhân lực rất hợp lý, tất cả các KTV đợc thờng xuyên thay nhau thiết lập chơng trình kiểm toán cụ thể đối với từng đơn vị thành viên. Điều này giúp cho tất cả các KTV đều có thể tăng trình độ chuyên môn nghiệp vụ của mình.
Kế hoạch kiểm toán đợc gửi cho đơn vị khá chi tiết về mặt thời gian, tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị sẽ có sự chuẩn bị trớc để công việc kiểm toán không làm ảnh hởng đến nhiều hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên kế hoạch này cần xác định thêm các bớc công việc, quy định về trách nhiệm của KTV trong khi tiến hành kiểm toán từng khoản mục của mình trong đề cơng do chính KTV thực hiện.
Do Công ty chủ yếu tiến hành kiểm toán các đơn vị thành viên trong Tổng công ty mà công việc này đợc thực hiện thờng niên do đó việc thu thập thông tin cơ sở của đơn vị đợc kiểm toán cũng gặp nhiều thuận lợi. Việc thu thập thông tin cơ sở về đơn vị thờng lấy từ các file kiểm toán năm trớc và KTV chỉ xem xét đến những thay đổi, chính sách chế độ mới mà thôi, do vậy tiết kiệm đợc thời gian, việc lập kế hoạch diễn ra nhanh chóng.
Trong giai này, nhóm KTV đã tiếp cận với cuộc kiểm toán qua các chơng trình kiểm toán khoản mục cụ thể và phân chia nhiệm vụ, thời gian. Kế hoạch kiểm toán có sự thống nhất giữa các KTV phần hành chịu trách nhiệm đảm nhận một phần hành nhất định, và đợc duyệt cuối cùng thông qua trởng đoàn kiểm toán.
Tuy nhiên trong giai đoạn này ở Tổng công ty Sông Đà việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đã đợc tiến hành thông qua việc soát xét các tài liệu nhng việc miêu tả hệ thống kiểm soát còn cha khoa học, sự đánh giá do vậy ít nhiều mang tính chủ quan. Việc đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm toán cha thực sự đợc thực hiện một cách hoàn chỉnh do các KTV nội bộ cha có đủ khả năng cũng nh cha có đủ phơng tiện, thiết bị để đánh giá một cách chính xác và chất lợng cha cao. Hầu hết việc tiến hành đánh giá trọng yếu của các khoản mục phần hành kiểm toán đều đợc thực hiện khi tiến hành kiểm toán và do nhận định của KTV..
Quy trình kiểm toán bán hàng ở Tổng công ty Sông Đà về cơ bản KTV cũng đã thực hiện các bớc công việc tơng tự nh trong lý luận về quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền.
Trong giai đoạn này KTV nội bộ đã phát hiện đợc nhiều gian lận và sai sót, từ đó đa ra ý kiến hữu hiệu góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, kế toán nâng cao hiệu quả của kiểm soát nội bộ của đơn vị. Hầu hết các khoản mục đều đợc kiểm tra chi tiết nên hạn chế đợc sai sót. Tuy nhiên đơn vị cũng cha sử dụng nhiều thủ tục phân tích nên chất lợng cha cao.
Trên cơ sở lập kế hoạch đầy đủ về thời gian và phạm vi tiến hành kiểm toán và dựa trên các chơng trình kiểm toán đợc xây dựng thì việc thực hiện kiểm toán đợc dựa trên cơ sở đánh giá của KTV về các tài khoản đợc kiểm toán. Khi tiến hành kiểm toán Báo cáo tài chính việc kiểm tra các tài khoản về hình thức là riêng biệt nhng KTV luôn xem xét các tài khoản trong mối quan hệ nội tại có ảnh hởng đến kiểm toán. Vừa nghiên cứu tổng quan, vừa đi sâu vào chi tiết với tổng hợp, kết hợp với phân tích. Bản chất của chu trình bán hàng- thu tiền thể hiện mối quan hệ phức tạp bên trong cùng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Do đó việc kiểm tra các khoản mục đợc KTV kết hợp chặt chẽ với nhau nh tài khoản Doanh thu, tài khoản Phải thu khách hàng đồng thời xem xét các mối quan hệ kinh tế giữa các công ty với khách hàng của họ.
Trong giai đoạn này, KTV đã tiến hành :
- Kiểm tra tổng quát các tài khoản:
Soát xét toàn bộ 12 tháng trong năm về các số liệu tổng quát nhằm tìm ra những biến động lớn của những tháng trong năm làm cơ sở cho việc kiểm tra chi tiết. Tuy nhiên KTV ít sử dụng các thủ tục phân tích nh phân tích sự biến động của các chỉ tiêu nh: giá vốn, tỷ lệ lãi gộp/ doanh thu, tỷ lệ giá vốn trên doanh thu Đối với khoản mục phải thu khách hàng đã tiến hành so sánh tỷ lệ phải thu… khách hàng/ doanh thu thuần để xem xét sự tơng quan về biến động của hai khoản mục này. Tuy nhiên cũng cha tiến hành một số thủ tục phân tích với chất lợng cao hơn. Việc phân tích sơ sài các khoản mục này có thể dẫn đến các bớc kiểm toán tiếp theo không thực sự chính xác. Đặc biệt là đối với khoản mục phải thu khách
hàng, việc tiến hành phân tích đơn giản không giúp cho KTV nhận biết đợc khoản thu nào là trọng điểm và khách hàng nào là chủ yếu.
- Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền:
Trong công việc này các KTV đã tiến hành chọn mẫu các nghiệp vụ phát sinh và với mỗi mẫu đợc chọn sẽ tiến hành đối chiếu các số liệu để phát hiện ra gian lận và sai sót. Một u điểm lớn nhất trong công việc này ở Công ty kiểm toán đó là mỗi một công việc đợc tiến hành qua hai lần: một KTV tiến hành kiểm tra chi tiết và ghi chép trên các giấy tờ làm việc; sau đó giấy tờ làm việc đó sẽ đợc một KTV có trình độ nghiệp vụ cao hơn tiến hành soát xét, nếu có thiếu sót KTV sẽ tiến hành điều chỉnh lại. Điều này sẽ hạn chế đợc một cách tối đa các rủi ro kiểm toán.
+ Công việc chọn mẫu ở Công ty:
Trong quá trình tiến hành kiểm tra chi tiết việc xác định số mẫu kiểm tra còn mang tính nhận định chủ quan, dựa vào khả năng xét đoán cũng nh kinh nghiệm của KTV. Việc xác định số mẫu chọn chủ yếu theo quy luật số lớn và thực hiện kiểm toán đối với những mẫu có khả năng gian lận và sai sót nhiều hơn, công ty cha thực sự có một chơng trình tính toán cụ thể. Điều này có thể dẫn đến những sai sót nhỏ thờng ít đợc phát hiện và nếu nh vậy cũng có khả năng ảnh hởng đến Báo cáo tài chính.
+ Việc gửi th xác nhận:
Theo quy định của Tổng công ty Sông Đà cho các đơn vị thành viên, hàng quý hoặc 6 tháng các đơn vị này phải tiến hành đối chiếu công nợ với khách hàng. KTV lấy đó làm bằng chứng cho việc đánh giá tính có thực của khoản phải thu nên việc gửi th xác nhận không đợc KTV sử dụng nh một công cụ hữu hiệu.
Giai đoạn kết thúc kiểm toán
Giai đoạn này đợc KTV thực hiện tơng đối tốt. Quy trình kiểm toán bán hàng-thu tiền chỉ là một phần trong kiểm toán Báo cáo tài chính, nên thông thờng KTV sẽ chú ý đến việc tổng hợp kết quả kiểm toán cho từng khoản mục “doanh thu” và “phải thu khách hàng”, đa ra các bút toán điều chỉnh chính xác và đánh
giá chung về các khoản mục này có đợc trình bày một cách trung thực hợp lý hay không.
Ngoài ra KTV nội bộ còn đa ra những kiến nghị chi tiết cho việc quản lý các khoản mục doanh thu bán hàng, phải thu khách hàng cũng nh việc thực hiện chế độ, quy chế quản lý của Tổng công ty trên các th quản lý.
KTV gửi biên bản kiểm toán cho các đối tợng kiểm toán để họ ký xác nhận. Thực trạng này có thể gây bất cập cho việc gửi báo cáo kiểm toán cho ban lãnh đạo Tổng công ty trong trờng hợp các đối tợng này trì hoãn. Bên cạnh đó báo cáo kiểm toán và biên bản kiểm toán còn cha có sự phân biệt rạch ròi về hình thức và nội dung. Nh vậy báo cáo kiểm toán cha đảm bảo tính súc tích.
Việc ghi chép trên giấy tờ làm việc của KTV: nhìn chung cha khoa học trong việc đối chiếu, so sánh sự khớp đúng số liệu. Việc tập hợp và quản lý hồ sơ đã đợc thực hiện đầy đủ và cẩn thận.
Nhìn chung quy trình kiểm toán bán hàng và thu tiền tại Công ty kiểm toán và t vấn dịch vụ tài chính kế toán đợc thực hiện khá tốt phù hợp với tính chất quan trọng của hai khoản mục này trên Báo cáo tài chính. Quy trình kiểm toán đợc thực hiện lần lợt và phù hợp với các chuẩn mực kế toán và kiểm toán quốc tế và của Việt Nam và đúng với qui chế kiểm toán nội bộ do bộ tài chính ban hành. Việc tập hợp các giấy tờ làm việc trong hồ sơ kiểm toán tơng đối là đầy đủ. Tuy nhiên cũng còn có một số hạn chế nh khi tiến hành kiểm tra chi tiết, việc ghi chép của KTV chỉ trên một bảng kiểm tra chi tiết trong đó không thực sự nêu rõ những nghiệp vụ sai sót gian lận do nguyên nhân nào và nghiệp vụ nào cha xác minh rõ nguyên nhân.