VII. TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ
1. Cơ cấu tổ chức của cơng ty:
1.2.2 Bộ phận Quản trị hành chính
Bộ phận Quản trị Hành chính tham mưu, giúp việc TGĐ trong lĩnh vực quản quản trị hành chính. Bộ phận quản trị Hành chính cĩ chức năng và nhiệm vụ như sau:
- Quản trị hành chính văn phịng:
Thực hiện cơng tác hành chính văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu, lễ tân, khánh tiết, tạp vụ, các phương tiện phục vụ hội nghị và các cơng tác hậu cần khác của Cơng ty.
Soạn thảo các văn bản hành chính và mẫu thống nhất tồn Cơng ty.
Quản lý các chi phí hành chính văn phịng: đề xuất và kiểm sốt các chi phí hành chính như: nhiên liệu, văn phịng phẩm, điện thoại, báo chí, điện, nước v.v…
Cấp phát các loại văn phịng phẩm, báo chí phục vụ nhu cầu cơng việc, trang bịđồng phục theo kế hoạch được duyệt.
Thực hiện việc xin giấy phép thành lập, giải thể, bổ sung ngành kinh doanh của Cơng ty và các đơn vị trực thuộc, các thủ tục khác liên quan đến Giấy Đăng ký kinh doanh của Cơng ty.
Quản lý lịch làm việc tuần của văn phịng cơng ty bao gồm: lịch cơng tác, giao ban, hội họp, v.v… và thơng báo đến những tập thể, cá nhân liên quan
- Quản lý tài sản của Cơng ty và sửa chữa nhỏ:
Quản lý hồ sơ nguồn gốc các loại tài sản.
Báo cáo thường niên năm 2011 - 25 - Quản lý tốt các phương tiện vận chuyển được giao theo quy định của
Cơng ty; thực hiện cơng tác đưa đĩn lãnh đạo, CBCNV và vận chuyển tiền hàng theo lệnh kịp thời và an tồn; đề xuất sửa chữa, bảo dưỡng xe.
Theo dõi, tổ chức thực hiện sửa chữa nhỏ các cơ sở vật chất, mặt bằng của Cơng ty; Phối hợp với bộ phận chức năng, các đơn vị trực thuộc thực hiện nghiệm thu cơng trình sửa chữa, giao nhận mặt bằng cho các đối tác, đơn vị trực thuộc sau khi việc sửa chữa hồn tất.
Thực hiện giao nhận các thiết bị, tài sản cho các bộ phận, các đơn vị trực thuộc quản lý; Phối hợp các bộ phận lập các thủ tục liên quan đến vấn đề đền bù, giải tỏa.
Lập kế hoạch và thực hiện việc mua sắm, sửa chữa tài sản, trang thiết bị, văn phịng phẩm theo kế hoạch đã được duyệt; Đề xuất sắm mới, thanh lý tài sản khơng cịn sử dụng, bán đấu giá tài sản theo chỉ thị của cấp cĩ thẩm quyền..
- Bảo vệ, an ninh, an tịan tài sản, phịng chống cháy nổ tịan Cơng ty:
Xây dựng các phương án bảo vệ tài sản và cơng tác phịng chống cháy nổ tồn hệ thống cơng ty; định kỳ tổ chức tập huấn PCCC, nghiệp vụ bảo vệ cho nhân viên bảo vệ.
Tổ chức bảo vệ tài sản và phịng chống cháy nổ trên tồn hệ thống cơng ty đảm bảo an tồn và kịp thời; đảm bảo an ninh cho hoạt động cơng ty.
Thực hiện cơng tác an tồn về điện, sửa chữa điện theo kế hoạch được duyệt, định kỳ kiểm tra việc sử dụng điện; đề xuất các biện pháp an tồn vềđiện trên tồn hệ thống cơng ty.
- Cơng tác PR, tổ chức sự kiện, cơng nghệ thơng tin:
Xây dựng tiêu chí văn hĩa doanh nghiệp; xây dựng và triền khai hệ thống nhận diện thương hiệu.
Xây dựng các chương trình mang tính cộng đồng, đề xuất các phương án tài trợ mang tính thương mại để quảng bá hình ảnh của cơng ty.
Tổ chức hội nghị, các sự kiện của Cơng ty.
Soạn thảo các văn bản, bài phát biểu theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc.
Thực hiện việc sưu tập và lưu trữ các phim ảnh, băng đĩa, tư liệu về các hoạt động của Cơng ty.
Phối hợp các cơng ty tư vấn PR triển khai thực hiện các chương trình theo chiến lược, mục tiêu của Cơng ty; thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt với giới truyền thơng.
Xây dựng và phát trriển cơng nghệ thơng tin vào cơng tác quản lý điều hành doanh nghiệp. Quản lý, vận hành và bảo mật hệ thống cơ sở dữ liệu, phần mềm, phần cứng của hệ thống mạng máy tính của tồn Cơng ty. Xây dựng và quản lý hệ thống mạng thơng tin nội bộ của Cơng ty.
Báo cáo thường niên năm 2011 - 26 - Cập nhật, đổi mới hệ thống website tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng
quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ của Cơng ty; thực hiện đưa tin lên website theo chỉ thị của người cơng bố thơng tin của Cơng ty.
- Các nhiệm vụ khác do Ban Tổng Giám đốc phân giao.
Điều hành hoạt động của Bộ phận Quản trị Hành chính là Giám đốc Bộ
phận, chịu trách nhiệm trước TGĐ về kết quả hoạt động của Bộ phận mình.