May 19/5.
Hạch toán chi kết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất – tồn kho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị. Vật liệu ở công ty may 19/5 rất đa dạng, các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày, do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật liệu là vô cùng quan trọng và không thể thiếu được.
Hiện nay công ty tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này giúp kế toán dễ dàng thực hiện các công việc kiểm tra, đối chiếu, dễ dàng phát hiện ra những lầm lẫn, sai sót trong quá trình ghi chép, đồng thời giám sát chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu cả về số lượng và giá trị.
Theo phương pháp thẻ song song, kế toán thực hiện hạch toán chi tiết vật liệu trên cơ sở phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết tài khoản 331, bảng kê nhập vật tư, bảng kê xuất vật tư.
Nội dung công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty May 19/5 được tiến hành theo trình tự sau:
Ghi hàng ngày Ghi cuối quý Quan hệ đối chiếu
* Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho theo mẫu quy định để thực hiện ghi chép tình hình nhập xuất - tồn kho của nguyên vật liệu hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng thứ, từng loại vật liệu và được sắp xếp theo loại, nhóm vật liệu để thuận tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và xử lý.
Khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập - xuất kho vật liệu: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho thực hiện kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Sau đó đối chiếu với số vật liệu thực tế nhập, thực tế xuất kho rồi ghi số thực nhập, số thực xuất vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và ghi vào thẻ kho. Các chứng từ nhập kho, xuất kho, thủ kho xuất nhiều hay ít sắp xếp riêng cho từng loại vật liệu. Từ 5 - 10 ngày tuỳ theo tính chất của kho ( khối lượng nhập) thủ kho chuyển chứng từ đó lên phòng kế toán. Chứng từ nhập Bảng kê nhập Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp N-X-T
Chứng từ xuất Bảng kê xuất
Thẻ kho Sổ kế toán tổng hợp
Ví dụ minh hoạ:
Từ phiếu nhập kho số 06 ngày 14-01-2007và phiếu xuất kho số 98 ngày 27-02-2007cùng các chứng từ nhập xuất khác thủ kho sẽ lập thẻ kho đối với loại vật tư : chỉ mạ non như sau :
Bộ Công an
Công ty May 19/5 Mẫu số 01-VT
Tên kho: Đ/c Thuỷ Tờ số : 10
THẺ KHO
Người lập thẻ kho: Đ/c Thuỷ Tờ số : 10
Tên nhãn hiệu, quy cách, vật tư: chỉ mạ non Đơn vị tính : cuộn
Mã số :
S TT Số
liệu Ngày Diễn giải
Ngày Nhập-Xuất Số lượng Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận của kế toán A B C D E 1 2 3 4 Tồn quý IV/2006 502 Quý I/2007 1 15 9/1 Xuất thành XN1 9/1 22
2 12 11/1 Xuất Công ty may Lam Hồng 11/1 115 3 03 14/1 Công ty chỉ Phong Phú nhập 300 ………. 32 Xuất thành XNI 19/1 40 33 Xuất Dũng trạm số 1 20/1 182 …..
98 Xuất Phượng XNI 27/2 12
40 Công ty chỉ Phong Phú nhập 100 50 Công ty chỉ Phong Phú nhập 200 Cộng quý I/2007 2446 1815
* Ở phòng kế toán: Định kỳ kế toán nguyên vật liệu nhận được chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên (từ 5 - 10 ngày/1 lần) kế toán nguyên vật liệu tiến hành phân loại các chứng từ đó. Sau khi phân loại theo loại vật liệu thì tiếp tục phân loại theo đối tượng sử dụng (nếu là chứng từ xuất) và phân theo hình thức thanh toán (nếu là chứng từ nhập). Đồng thời kế toán phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và đối chiếu với thẻ kho. Nếu chính xác và hợp lý thì ký xác nhận vào thẻ kho.
Kế toán căn cứ vào chứng từ nhập kho và xuất kho để ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. Sổ chi tiết được đóng thành quyển, mỗi quyển theo dõi từng nhóm, loại vật liệu. Sổ chi tiết vật tư gồm 5 quyền, theo dõi các nhóm, loại vật tư sau :
Quyển 1: Theo dõi thẻ kho 152.1 – nguyên vật liệu chính Quyển 2: Theo dõi thẻ kho 152.2 – nguyên vật liệu phụ Quyển 3: Theo dõi thẻ kho 152.3 – Văn phòng phẩm Quyển 4: Theo dõi thẻ kho 152.4 – Phụ tùng thay thế
Quyển 5: Theo dõi thẻ kho 152.5 – nguyên vật liệu khác và thiết bị XDCB Trên sổ chi tiết vật liệu theo dõi cả 2 chỉ tiêu số lượng và số tiền. Tuỳ thuộc vào tính chất của nguyên vật liệu (khối lượng công việc nhập xuất nhiều hay ít) mà mỗi thứ vật liệu được mở 1 hay vài tờ.
Vẫn với ví dụ số liệu thực tế của Công ty May 19/5:
Từ phiếu nhập kho 06 và phiếu xuất kho 98 cùng các chứng từ nhập xuất khác, kế toán sẽ vào sổ chi tiết đối với loại vật tư chỉ mạ non như sau :
(Biểu số ….) Cách ghi:
+ Tồn đầu kỳ : chính là tồn cuối kỳ trước.
+ Cột nhập, xuất: căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho, kế toán ghi số lượng và số tiền vào từng cột tương ứng.
+ Tồn cuối kỳ = tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ – xuất trong kỳ.
Cuối quý kế toán và thủ kho tiến hành dối chiếu giữa thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu. Số liệu trên thể kho và sổ chi tiết phải khớp nhau. Nếu không khớp nhau thì chắc chắn đã xẩy ra sai sót hoặc nhầm lẫn – tìm biện pháp xử lý kịp thời.
2.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty May 19/5.
Cùng với công tác kế toán chi tiết vật liệu, kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu là không thể thiếu được. Ở công ty May 19/5, kế toán tổng hợp nhập vật liệu từ nguồn thu bên ngoài yêu cầu phải được phản ánh đầy đủ, chính xác giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho. Vì vậy mà kế toán tổng hợp gắn liền với kế toán thanh toán, tức là mọi trường hợp nhập vật liệu đều phải hạch toán chặt chẽ, thông qua các TK đối ứng liên quan. Mặt khác do nền kinh tế thị trường không còn chuyện “trăm người bán, vạn người mua” nữa và cùng với nó là sự năng động của cán bộ thu mua vật tư nên nguyên vật liệu ở Công ty May 19/5 luôn được đáp ứng kịp thời hầu như không khi nào có chuyện thiếu vật tư trong sản xuất. Hơn nữa ở Công ty May 19/5 cũng không có trường hợp nào là hàng về mà hoá đơn chưa về và cũng không có trường hợp nào hoá đơn về trước, hàng về sau. Vì lẽ đó mà công tác hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty May 19/5 là tương đối dễ dàng.
Hiện nay công tác hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty được sử dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên và hình thức công ty đang áp dụng là chứng từ ghi sổ.
Cùng với việc kế toán chi tiết Nguyên liệu - vật liệu hàng ngày, kế toán đồng thời phải sử dụng các tài khoản thích hợp để phản ánh, kiểm tra, giám sát sự biến động của Nguyên liệu - vật liệu dạng tổng quát. Từ đó cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp và làm cơ sở để lập các báo cáo kế toán.
Do đặc điểm vật liệu của Công ty rất đa dạng nhiều chủng loại, để thuận tiện cho việc hạch toán nhập - xuất vật liệu Công ty đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán và hình thức kế toán Công ty đang áp dụng hiện nay là chứng từ ghi sổ.
Kế toán tổng hợp nhập kho vật liệu:
Vật liệu nhập ở Công ty chủ yếu là mua ngoài, không có trường hợp tăng vật liệu do góp vốn liên doanh, gia công chế biến.
Thu mua vật liệu do bộ phận tiếp liệu Công ty tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa hai bên: Công ty và bên cung cấp. Hình thức thanh toán có thể là trả tiền trước, trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc Công ty trả tiền chậm (nếu người cung cấp đã giao dịch thường xuyên với Công ty). Kế toán tổng hợp nhập vật tư ở Công ty sử dụng các tài khoản sau:
-TK 152: Nguyên liệu - vật liệu -TK 331: Phải trả cho người bán -TK 141: Tạm ứng.
-TK 111: Tiền mặt
-TK 112: Tiền gửi ngân hàng
-TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
Việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập vật liệu được thực hiện như sau:
Khi nhận được chứng từ nhập vật liệu (hoá đơn, phiếu nhập kho) kế toán thực hiện định khoản ngay trên phiếu nhập.
-Đối với những vật liệu Công ty mua chịu của đơn vị tính thuế theo phương pháp khấu trừ kế toán ghi:
Nợ TK 152: Giá chưa có thuế GTGT Nợ TK 133: Số thuế GTGT đầu vào
Có TK 331: Tổng số tiền thanh toán.
Ví dụ: ngày 14-01-2007 phiếu nhập kho số 06 nhập chỉ mạ non của Công ty Coats Phong Phú theo hoá đơn số 01234 với số lượng 300 số tiền 5430.000, tiền thuế GTGT: 543.000, tổng số tiền thanh toán: 5973.000. Kế toán sẽ định khoản như sau:
Nợ TK 152: 5430.000 Nợ TK 133: 543.000
Có 331: 5973.000
Khi công ty thanh toán cho người cung cấp bằng tiền mặt hoặc TGNH, kế toán ghi:
Nợ TK 111 Nợ TK 112
Có TK 331
Trường hợp nếu khi mua nguyên vật liệu Công ty trả ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, kế toán căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng để hạch toán.
VD: Phiếu chi số 17 ngày 15-01-2007mua vật tư dây giầy sĩ quan 4000 đôi, số tiền 1.816.000đ.Tiền thuế GTGT: 181.600đ, tổng số tiền thanh toán 1.997.600đ, kế toán ghi:
Nợ TK 152: 1.816.000 Nợ TK 133: 181.600
Báo nợ của ngân hàng: dùng TGNH để mua vật liệu: Da Boxcal số lượng 30.000 bìa, số tiền 540.000.000, thuế GTGT: 54.000.000, tổng số tiền thanh toán 594.000.000, kế toán ghi:
Nợ TK 152: 540.000.000 Nợ TK 133: 54.000.000
Có TK 112: 594.000.000
-Công ty mua vật liệu bằng tiền tạm ứng.
Phiếu nhập kho 31 ngày 09/02/2007. hoá đơn số 033357 nhập vật liệu sản xuất giầy HĐ H14. Số tiền vật liệu : 73.886.160, tiền thuế GTGT: 7388.616. Tổng số tiền thanh toán : 81.274.776, kế toán ghi:
Nợ TK 152: 73.886.160 Nợ TK 133: 7.388.616
Có TK 141: 81.274.776
-Khi thanh toán với người bán, số được hưởng chiết khấu, giảm giá hàng bán Công ty trừ luôn vào số phải thanh toán với khách hàng hoặc nếu đã thanh toán rồi sau đó mới chiết khấu, giảm giá kế toán sẽ hạch toán như sau :
Nợ TK 111
Có TK 152
-Nếu công ty được hưởng chiết khấu do thanh toán trước tiền, Nợ TK 331
Có TK 152
-Trường hợp Công ty ứng trước tiền hàng cho đơn vị bán kế toán ghi: Nợ TK 331.
Áp dụng hình thức kế toán “chứng từ ghi sổ” thì các nghiệp vụ kế toán liên quan đến việc nhập vật liệu trong quý sẽ được kế toán ghi vào các sổ sau:
-Bảng kê nhập vật liệu -Chứng từ ghi sổ
-Sổ chi tiết thanh toán với người bán -Sổ chi tiết tiền mặt
-Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng.
*Bảng kê nhập vật liệu được lập vào cuối quỹ, được lập cho từng tập chứng từ nhập đã được phân loại. Chứng từ nhập được phân loại theo đối tượng người cung cấp. Nếu cơ sở người cung cấp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì được lập bảng kê riêng. Đối với những cơ sở cung cấp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ được lập riêng. Đối với những chứng từ này lại tiếp tục được phân loại theo hình thức thanh toán như thanh toán tiền mặt. TGNH, tạm ứng, hoặc mua vật liệu nhưng chưa thanh toán.
Đối với hàng may hợp đồng gia công cho H14 những nguyên vật liệu được khách hàng cung cấp thì chỉ lập bảng kê theo dõi số lượng. Còn những mặt hàng do đơn vị mua về để may hàng cho H14 được lập bảng kê theo dõi riêng.
*Chứng từ ghi sổ được lập dựa vào số liệu tổng hợp trên bảng kê vào cuối quý.
*Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với người bán. Mỗi đơn vị bán được mở trên một trang sổ (hoặc vài trang) tuỳ theo nghiệp vụ phát sinh nhiều hay ít. Số dư đầu quý 1 năm 2007 là số dư cuối quý 4 năm 2006 chuyển sang. Trong quý các nghiệp vụ mua vật liệu liên quan đến công nợ phải trả người bán sẽ được ghi vào
bên Có TK331. Khi thanh toán sẽ được ghi vào bên Nợ TK331. Cuối quý tính cộng số phát sinh Nợ và phát sinh Có và tính ra số dư cuối quý.
*Sổ chi tiết tiền mặt được dùng để theo dõi các nghiệp vụ thu chi tiền mặt phát sinh trong quý. Các nghiệp vụ liên quan đến chi tiền mặt mua vật liệu được ghi vào cột ghi Nợ TK 151, ghi Có TK 111. Cuối quý tổng hợp sổ liệu tính ra số dư cuối quý đồng thời lập chứng từ ghi sổ.
Có thể minh hoạ bằng số liệu thực tế tình hình nhập vật liệu trong quý I/2007 như sau:
*Nhập kho vật liệu thanh toán bằng tiền tạm ứng
BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ QUÝ I/2007
Nợ TK 152
Ngày 31 tháng 3 năm 2007
hứng từ Ngày tháng
Số hiệu Diễn giải
Ghi nợ các TK Ghi có các TK
152 133 141 …
11/01 05 Dân lỏi xe nhập xăng dầu 783.450 17.550 801.000 01-02 16 Ban PKD nhập vật liệu may 34.920.000 388.000 38.800.000 09-2 31 Dư xí nghiệp 2 nhập VLSX giầy 73.886.160 7.388.616 81.274.776 11-02 37 Luật lái xe 0224 nhập xăng 947.000 39.000 986.000 24-2 43 Dư xí nghiệp 2 nhập VTSX giầy 84.500.000 8.450.000 92.950.000 44 Dư xí nghiệp 2 nhập VT giầy 23.443.600 2.344.600 25.787.960 45 Truyền nhập xăng dầu 1.832.200 78.000 1.910.200 11-3 61 Hân xí nghiệp 2 nhập VL phụ 690.545,44 690.545,56 7.596.000 64 Hùng phòng KD nhập bao bì 5.563.600 556.400 6.120.000 20-3 66 Dân lái xe nhập NVL 560.300 117.000 572.000 25-3 72 Luật lái xe nhập NVL 923.800 43.280 967.080 30-3 79 Hùng phòng KD nhập bao bì 777.273 77.721 855.000 Cộng 235.642.837,44 23.577.178,56 258.620.016
Căn cứ vào kết quả tổng hợp trên bảng kê, kế toán lập chứng từ ghi sổ như sau
CHỨNG TỪ GHI SỔ Mẫu số 01.SKT
Ngày 31 tháng 3 năm 2007 Số : 18 Kèm theo 01 bảng kê …
Trích yếu Số liệu TK Số tiền
Nợ Có Nợ Có
Nhập vật tư 152 235.042.837,44
Quý I/2006 133 23.577.178,56
141 258.620.016
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP
*Vật tư mua về chưa thanh toán được kế toán tập hợp chứng từ và lập bảng kê riêng.
BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ QUÝ I/2007
Chứng từ
NT Số hiệu Diễn giải
Ghi Nợ các TK Ghi có các TK
TK 152 TK 133 TK 331
14-01 06 Nhập-Công ty chỉ Phong Phú 5430.000 543.000 5973.000
…… ………..
13-02 13 Nhập của cơ sở thuộc da Hưng
Thái 469.500.000 46.950.000 516.450.000 … ….. 22-02 40 Nhập Công ty chỉ Phong Phú 5.705.400 570.540 6.275.940 10-03 50 Nhập Công ty chỉ Phong Phú 3.805.400 380.540 4.185.940 ….
31-03 88 Dây lưng nhỏ cơ sở Hoàn cầu 3.270.000.000 3.270.000
Cộng 3952.166.136 87.476.069 4039.642.20
5
CHỨNG TỪ GHI SỔ Mẫu số 01.SKT
Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Số CT: 17
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Nợ Có Nợ Có
Mua vật tư 152 3.952.166.136
Quý I/2006 133 87.476.069
331 4039.642.205
Sổ chi tiết thanh toán với người bán
Đơn vị : Công ty Coats Total Phong Phú
Chứng từ Ngày tháng Số Hiệu Diễn giải Số tiền