Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, xét cho cùng thì mục tiêu của các doanh nghiệp hoạt động đều hướng tới việc tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội. Để đạt được mục đích này đòi hỏi các doanh nghiệp nói chung và công ty May 19/5 nói riêng phải sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp tổ chức, kỹ thuật quản lý. Song, một trong những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp quan tâm đã được thực hiện và có hiệu qủa là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Đây luôn là vấn đề bao trùm xuyên suốt hoạt động kinh doanh thể hiện chất lượng của công tác quản lý kinh tế.
Nguyên tắc cơ bản của kinh doanh là lấy thu bù chi vào đảm bảo kinh doanh có lãi. Một trong những yếu tố nhằm đạt lãi suất cao là tính đúng, tính đủ, tránh lãng phí mất mát nguyên vật liệu trong quá trình thu mua, bảo quản và sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm. Do vậy việc nghiên cứu cải tiến hoà thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp luôn là vấn đề trọng tâm hàng đầu, đối với công ty May 19/5 thì vấn đề này càng trở nên cấp thiết. Thực tế chúng ta xem xét thực trạng chung tình hình hạch toán nguyên vật liệu ở công ty May 19/5.
2. Những nhận xét chung về công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu ở Công ty May 19/5
Công ty May 19/5 từ ngày thành lập đến nay đã có một quá trình phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý. Từ điểm xuất phát ban đầu chỉ có cơ sở vật chất nghèo nàn cùng số vốn ít ỏi đến nay công ty đã có một đội ngũ cán bộ trình độ cao, giàu kinh nghiệm, lực lượng công nhân lành nghề với một cơ sở vật chất có giá trị lớn hàng trăm tỷ đồng. Công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình là sản xuất ra các loại quân trang, quân nhu đảm bảo yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại mà cấp trên đã giao cho. Đồng thời Ban giám đốc công ty đã luôn trăn trở và tìm kiếm những hướng phát triển mới nhằm đem lại sự lớn mạnh cũng như thu nhập cao và ổn định cho cán bộ công nhân đơn vị mình. Vì vậy ngoài việc sản xuất theo nhiệm vụ được giao, công ty đã không ngừng mở rộng sản xuất, ký kết hợp đồng với các đơn vị trong và ngoài nước. Sản phẩm của công ty đã đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, với chất lượng cao, mẫu mã đa dạng. Công ty đã đảm bảo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên với mức thu nhập tương đối ổn định. Công ty đã và đang ngày càng khẳng định vị trí cũng như uy tín của đơn vị trên thị trường.
Song song với quá trình lớn mạnh về cơ sở vật chất kỹ thuật thì trình độ quản lý của công ty từng bước được hoàn thiện và nâng cao. Về cơ bản tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán gọn nhẹ, hiệu quả phù hợp với cơ chế thị trường. Qua thời gian thực tập ở công ty May 19/5, vận dụng lý luận vào thực tế công tác kế toán vật liệu, em thấy kế toán vật liệu của công ty có những ưu điểm sau:
-Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty được xây dựng trên mô hình tập trung là phù hợp với đặc điểm, quy mô sản xuất của công ty. Các phòng ban
phân xưởng phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo công tác hạch toán nhất là về nguyên vật liệu diễn ra đều đặn, nhịp nhàng.
-Về chế độ ghi chép ban đầu: Đối với công tác hạch toán ban đầu, từ lập chứng từ đến luân chuyển chứng từ đều được công ty quy định một cách rõ ràng và theo đúng chế độ ban hành. Việc sử dụng chứng từ, trình tự luân chuyển chứng từ và trình tự ghi chép đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tế và cơ sở quản lý, giúp cho công tác giám sát tình hình N-X-T kho nguyên vật liệu được kịp thời, cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho từng bộ phận có liên quan.
-Về tổ chức thu mua, dự trữ và bảo quản
Công ty đã tổ chức được một bộ phận tiếp liệu chuyên đảm nhận công tác thu mua vật tư trên cơ sở đã xem xét, cân đối giữa kế hoạch sản xuất và nhu cầu. Với khối lượng vật tư sử dụng tương đối lớn, chủng loại vật tư nhiều, đa dạng mà đơn vị vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho sản xuất không để tình trạng ứ đọng nhiều nguyên vật liệu hoặc ngừng sản xuất. Công ty đã xác định được mức dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý, đảm bảo cho quá trình sản xuất. Kinh doanh không bị gián đoạn. Hệ thống kho tàng của công ty được bố trí tương đối hợp lý, phù hợp với cách phân loại vật liệu mà công ty đã áp dụng.
-Về khâu sử dụng vật liệu: Vật liệu xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu định trước xuất vật liệu sản xuất. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận phải có giấy đề xuất gửi lên phòng kinh doanh và phải được lãnh đạo xem xét, ký duyệt. Điều này giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu xuất vào sản xuất một cách chặt chẽ và là cơ sở chủ yếu cho việc phấn đấu hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm.
-Về hệ thống sổ kế toán, tài khoản kế toán:
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm thực tế của công ty. Nhìn chung, công tác kế toán của Công ty đã đi vào nền nếp, ổn định với hệ thống sổ sách kế toán tương đối đầy đủ, hợp lý, chi tiết, rõ ràng và gọn nhẹ. Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán mới tương đối hợp lý.
-Về công tác kế toán nguyên vật liệu: Kế toán đã vận dụng các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu ở đơn vị. Từ đó cung cấp các thông tin chính xác cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp và tập hợp chính xác chi phí nguyên vật liệu cho từng đối tượng tính gía thành. Trình tự ghi sổ hợp lý, dễ dàng đối chiếu, phục vụ tốt cho công tác kiểm tra, kiểm soát của đơn vị và các cơ quan chức năng.
Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty đã lựa chọn và áp dụng phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền trước mỗi lần xuất. Việc áp dụng phương pháp này đã mang lại nhiều mặt tích cực cho công ty. Đó là giá thực tế vật liệu xuất kho không có sự biến động lớn giữa các kỳ kế toán, mặt khác kế toán có thể tính được giá thực tế xuất kho ngay mà không cần phải đợi đến cuối kỳ hạch toán, vì vậy đã có tác dụng tích cực đến công tác quản lý cuả công ty được chặt chẽ, sát sao. Kế toán có thể tích giá thành một cách hợp lý, chính xác cho từng lô hàng để từ đó có biện pháp thích hợp với mục tiêu hạ giá thành sản phẩm.
3. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty May 19/5.
Bên cạnh những ưu điểm, trong công tác kế toán vật liệu còn gặp phải những hạn chế nhất định. Cần được cải tiến và hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu quản lý ngày càng cao trong nền kinh tế thị trường.
Qua thời gian thực tập ở công ty, trên cơ sở lý luận đã được bồi dưỡng ở nhà trường, kết hợp với thực tế em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến xung quan vấn đề kế toán nguyên vật liêụ với mục đích hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty nói riêng cũng như công tác kế toán nói chung.
Thực hiện việc phân loại nguyên vật liệu và lập hệ thống doanh điểm nguyên vật liệu,
Nguyên vật liệu (đặc biệt là phụ liệu) ở công ty rất đa dạng, biến động liên tục hàng ngày. Để quản lý tốt nguyên vật liệu và hạch toán chính xác công ty đã căn cứ vào vai trò, công dụng của vật liệu để phân loại, trong từng loại lại được chia thành từng nhóm, thứ vật liệu cụ thể. Việc phân loại như vậy là tương đối hợp lý và chi tiết. Tuy nhiên việc sắp xếp các nhóm vào từng loại vật liệu chưa thật chính xác và khoa học như: nhiên liệu lại được hạch toán chung với thiết bị xây dựng cơ bản, còn phế liệu lại không được theo dõi chi tiết.
Vì vậy, theo em việc phân loại ở công ty cần được hoàn thiện hơn nữa nhằm phục vụ tốt cho việc theo dõi và quản lý vật liệu được chuẩn xác, khoa học. Phế liệu thu hồi công ty cần phải theo dõi chi tiết. Công ty có thể phân loại nguyên vật liệu như sau:
-Nguyên vật liệu chính: TK 152.1: vải, da, chỉ, khuy, cúc, khoá
-Nguyên vật liệu phụ: TK 152.2: Phấn may, mực dấu, dây nẹp nhựa, hộp cacton
-Nhiên liệu: TK 152.3: Xăng, dầu diezen, dầu máy khâu
-Phụ tùng thay thế: TK152.4: Kim, suốt, thoi, răng cưa mặt nguyệt, me thoi, dây máy
-Thiết bị XDCB: TK 152.5: Gạch, sắt, đồ điện.
Mặt khác, công ty vẫn chưa xây dựng được một hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất cho toàn bộ vật liệu trong công ty. Ở phòng kế toán, danh điểm vật liệu được kế toán đánh giá theo chủ quan của mình do đó còn gây khó khăn cho việc đối chiếu giữa kho và phòng kế toán. Vì vậy, để đảm bảo cho công tác quản lý nguyên vật liệu được chặt chẽ, thống nhất, sự đối chiều kiểm tra được dễ dàng và kế toán dễ phát hiện sai sót, tránh được sự nhầm lẫn giữa các vật tư và đặc biệt là giúp cho việc cơ giới hoá toàn bộ công tác tính toán vào máy vi tính thì công ty cần lập sổ danh điểm vật liệu thống nhất cho toàn công ty.
Sổ danh điểm vật liệu có thể được lập như sau:
Sổ danh điểm vật liệu
TK 152.1: Nguyên vật liệu chính.
Nhóm Danh điểm Tên vật liệu Quy cách ĐVT (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
152.1.01 Vải
152.1.01.01 Vải phin hoa M
152.1.01.02 Vải phin trắng M …… ….. 152.1.02 Chỉ 152.01.02.01 Chỉ tiger trắng 1000 Cuộn 152.1.02.02 Chỉ mạ non 5000 Cuộn 152.1.02.03 Chỉ be vàng 5000 Cuộn …… ……. 152.1.03 Khuy
152.1.03.01 Khuy nhựa 12 Cái
152.01.03.02 Khuy đồng 15 Cái
152.1.03.03 Khuy trắng 15 Cái
…… …….
Khi đánh số danh điểm nguyên vật liệu cho từng loại ta đánh 152.1, 152.2 … là nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ … Cách đánh này giúp ta dễ nhận biết từng loại nguyên vật liệu đồng thời tên danh điểm cũng phù hợp với chế độ quy định. Trong các loại nguyên vật liệu lại tiếp tục
đánh 01, 02, 03 cho từng nhóm vật liệu. Sau đó trong các nhóm lại tiếp tục đánh 01, 02,03 … cho từng thứ vật liệu.
Việc lập sổ danh điểm nguyên vật liệu cũng cần phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học, hợp lý phục vụ yêu cầu quản lý của công ty đặc biệt là thuận tiện cho việc sử dụng máy vi tính, giảm bớt khối lượng ghi chép của máy vi tính.
Công tác quản lý kho
Công tác quản lý kho bảo quản nguyên vật liệu trong kho của công ty đã đi vào nền nếp chặt chẽ. Nguyên vật liệu được sắp xếp gọn gàng thuận tiện một kho dùng cho toàn bộ nguyên vật liệu của công ty vì thế dễ gây hư hỏng đối với nguyên vật liệu dễ loang ố như vải, chỉ, bông …Do đó với công tác quản lý kho công ty nên tổ chức lại. Các nguyên vật liệu dễ hư hỏng cần phải được bảo quản tốt.
Mỗi loại nguyên vật liệu phải được quản lý theo một kho riêng, hoặc nếu điều kiện chưa cho phép thì kho của công ty nên chia thành 2 kho. Một kho dùng cho các nguyên vật liệu dễ hư hỏng như vải, chỉ, bông … một kho dùng cho các loại nguyên vật liệu khác để dễ quản lý hơn.
Hạch toán kiểm kê nguyên vật liệu.
Trong điều kiện sản xuất hiện nay, công ty có ít nguyên vật liệu tồn kho, song nguyên vật liệu tồn kho chủ yếu là những nguyên vật liệu dễ hư hỏng, loang ố như vải, chỉ, bông… Thực tế hàng năm công ty chỉ kiểm kê một lần. Điều này có hạn chế là không kịp thời ngăn chặn những ảnh hưởng xấu như làm mất mát, hư hỏng, ứ đọng kém phẩm chất từ quý I, II, III. Cuối năm công ty mới tìm ra nguyên nhân gây nên. Cuối mỗi quý công ty chỉ biết được số lượng và giá trị trên sổ sách mà không biết tình hình thực tế vật liệu ở kho.
Theo em, công ty nên tiến hành kiểm kê đúng theo quý để cùng với kỳ hạch toán công ty có thể biết được cả số lượng, giá trị và chất lượng nguyên vật liệu tồn kho.
Về thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu.
Công ty cần phải xây dựng một quy chế cụ thể về quản lýnguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo quản sử dụng. Trong đó cần phải quy định rõ trách nhiệm của từng phòng ban, từng cá nhân.
-Quy định rõ trách nhiệm của cán bộ thu mua vật liệu. Khi mua vật liệu về phải bàn giao chứng từ một cách đầy đủ, kịp thơì cho phòng kế toán để kế toán hạch toán kịp thời, chính xác số lượng giá trị Nguyên vật liệu nhập kho và theo dõi, giám sát tình hình biến động của nguyên vật liệu trong quý.
-Về nhập kho nguyên vật liệu: dù nhập với khối lượng cũng như giá trị là bao nhiêu thì cũng cần phải tiến hành theo đúng thủ tục nhập kho đã quy định chỉ trừ một số lần nhập với giá trị quá nhỏ như nhập bút bi để phục vụ công tác quản lý, nhập băng dính … thì có thể nhập theo thủ tục đơn giản. Việc nhập kho vật liệu theo đúng trình tự sẽ hạn chế được những kết quả xấu, kịp thời phát hiện các nguyên vật liệu kém phẩm chất để có biện pháp xử lý thích hợp.
-Nguyên liệu - vật liệu thu mua về cần phải làm thủ tục nhập kho trước khi xuất cho các phân xưởng sản xuất, có như vậy kế toán mới thực hiện được tốt chức năng kiểm tra, giám sát của mình trong việc sử dụng nguyên vật liệu. Đồng thời kế toán hạch toán được chính xác chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm.
hoàn thiện công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
Mục đích của hạch toán chi tiết vật liệu là để theo dõi chặt chẽ tình hình nhập –xuất - nhập từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng lẫn gía trị
để đáp ứng được yêu cầu quản trị doanh nghiệp vật liệu phải được tổ chức hạch toán theo từng kho, từng thứ, từng loại bằng phương pháp hạch toán phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. Mỗi phương pháp đều có những ưu điểm, nhược điểm riêng và do đó điều kiện áp dụng của mỗi phương pháp là hoàn toàn khác nhau. Cùng một phương pháp nhưng có thể phù hợp với doanh nghiệp này mà không phù hợp với doanh nghiệp kia. Việc áp dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu phù hợp có ý nghĩa quyết định đến tính hiệu qủa của công tác kế toán, nó không chỉ làm giảm khối lượng công việc của kế toán mà còn giúp cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kho và phòng kế toán được dễ dàng, thuận tiện.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty hiện đang áp dụng phương pháp thẻ song song. Theo em sử dụng phương pháp này là hoàn toàn phù