1.2.1.1.Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Để có một bộ máy kế toán hiệu quả nhất, công ty In báo Hà nội mới xây dựng bộ máy kế toán dựa trên các nguyên tắc sau:
Đầu tiên là nguyên tắc tập trung: toàn bộ các công tác kế toán được thực hiện tập trung tại phòng tài vụ thống kê của công ty, bắt đầu từ khâu ghi chép chứng từ ban đầu cho đến hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp, tổng hợp báo cáo. Các phân xưởng không có kế toán riêng. Phòng tài vụ thống kê là phòng ban chức năng chuyên môn thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc.
Nguyên tắc quyền lực thống nhất, áp dụng chế độ một thủ trưởng: Đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất của kế toán trưởng. Quan hệ giữa các lao động kế toán trong các phần hành là quan hệ ngang, chỉ có tính chất tác nghiệp, không phải là quan hệ có tính chất trên dưới.
Bộ máy gọn nhẹ, đảm bảo việc chuyên môn hoá công việc theo các phần hành kế toán. Đồng thời vẫn phải đảm bảo được sự liên hệ thống nhất giữa các phần hành.
Toàn bộ cán bộ công nhân viên trong phòng đều đáp ứng yêu cầu về trình độ chuyên môn nghiệp vụ, và thường xuyên được tạo điều kiện nâng cao trình độ.
1.2.1.1.Tổ chức bộ máy kế toán của công ty In báo Hà nội mới
Dựa trên các nguyên tắc đã được xây dựng, công ty In báo Hà nội mới đã tổ chức bộ máy kế toán như sau:
Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty In báo Hà nội mới
Toàn bộ máy kế toán của công ty được đặt trong phòng tài vụ thống kê. Phòng tài vụ thống kê gồm 6 nhân sự đảm trách các công việc của kế toán. Cụ thể như sau:
Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng tài vụ thống kê): Là người trực tiếp chỉ đạo bộ phận kế toán, là người trợ giúp đắc lực cho giám đốc về công tác chuyên môn trong lĩnh vực tài chính kế toán và chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc. Kế toán trưởng là người phân công công việc, đôn đốc nhắc nhở, kiểm tra việc thực hiện các công việc thuộc nhiệm vụ của phòng mình. Đồng thời, hướng dẫn các nhân viên trong phòng thực hiện các chức năng của mình, phổ biến và kiểm tra việc thực hiện các chế độ và luật kế toán. Ngoài ra, kế toán trưởng còn có trách nhiệm kiểm tra tình hình tài chính về vốn và huy động vốn, tổ chức sử dụng vốn có hiệu quả, khai thác tối đa các tiềm năng của tài sản; cung cấp thông tin tài chính một cách trung thực, chính xác, đầy đủ, kịp thời cho ban giám đốc và các cơ quan chức năng có liên quan.
Kế toán thanh toán: là nhân viên kế toán phụ trách về những vấn đề liên quan đến những giao dịch thanh toán của công ty, cụ thể: thanh toán với khách hàng, thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán với ngân hàng, thanh
Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán tiền lương Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán vật tư, tài sản
toán với ngân sách nhà nước...Kế toán thanh toán có nhiệm vụ lập, kiểm tra và bảo quản các chứng từ liên quan đến thanh toán tiền mặt như phiếu thu, phiếu chi, bảo quản các chứng từ ngân hàng. Theo dõi tình hình công nợ phải thu, phải trả đối với từng khách hàng và nhà cung cấp để từ đó báo cáo lên kế toán trưởng và giám đốc để có những chính sách, quyết định thanh toán hợp lý đối với nhà cung cấp và thu nợ kịp thời, dứt điểm đối với khách hàng. Hàng tháng, kế toán thanh toán phải in ra sổ chi tiết tiền mặt để đối chiếu với thủ quỹ.
Kế toán vật tư, tài sản, tổng hợp: nhân viên kế toán này kiêm 3 chức năng
Về vật tư: theo dõi, ghi chép tính toán giá thành thực tế của từng loại nguyên vật liệu, quản lý theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu, xác định tình hình tồn kho thường xuyên theo số lượng và giá trị, thường xuyên kiểm tra đánh giá chất lượng thực tế của vật tư tồn kho, lập các bảng kê, báo các định kỳ để phục vụ cho công tác tổng hợp và quyết toán.
Về tài sản: lập sổ sách theo dõi hạch toán tài sản, lập thẻ theo dõi từng loại TSCĐ và phản ánh giá trị hao mòn, giá trị còn lại của TSCĐ. Ghi chép tình hình biến động tăng, giảm, mua sắm, xây dụng của từng loại tài sản.
Tổng hợp: Tập hợp đầy đủ các chi phí phát sinh trong kỳ để tiến hành tính giá thành sản phẩm. Xác định kết quả các hoạt động kinh doanh trong kỳ đồng thời thực hiện các công tác kế toán cuối kỳ, giữ sổ cái tổng hợp cho tất cả các phần hành và ghi sổ cái tổng hợp, lập báo cáo nội bộ phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp và cho bên ngoài đơn vị theo định kỳ báo các và theo yêu cầu đột xuất.
2 kế toán tiền lương: Hình thức trả lương của công ty là lương khoán, và trả lương cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty vào thứ 6 hàng tuần. Do vậy, công việc của kế toán tiền lương tương đối nhiều, công ty
phải bố trí 2 kế toán tiền lương để đáp ứng yêu cầu của công việc. Trong đó, một kế toán phụ trách tiền lương của phân xưởng máy in, một kế toán phụ trách mảng tiền lương của phân xưởng chế bản và lao động gián tiếp. Kế toán tiền lương có nhiệm vụ nhận bảng chấm công, phiếu giao nhận sản phẩm, phiếu sản xuất, biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm, công việc hoàn thành…từ các phân xưởng chuyển lên, sau đó tiển hành ghi chép tổng hợp số liệu về số lượng, thời gian và kết quả lao động, tính lương và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ), phân bổ chi phí nhân công và lập bảng thanh toán cho người lao động.
Thủ quỹ: Nắm được các nguyên tác quản lý thu chi tiền mặt do nhà nước và công ty quy định. Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi do kế toán lập, kiểm tra chứng từ, và tiến hành thu chi tiền mặt đảm bảo tuân thủ đúng các nguyên tắc về quản lý quỹ. Thường xuyên tiến hành đối chiếu sổ sách với kế toán thanh toán và tiến hành kiểm kê quỹ vào ngày cuối tháng.