Hà nội mới
1.2.2.1.Các chính sách kế toán chung
Công ty In báo Hà nội mới tổ chức vận dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Kỳ kế toán năm: Từ 1/1/năm – 31/12/năm - Đơn vị tiền tệ mà công ty sử dụng là: VNĐ
- Hình thức ghi sổ của công ty tổ chức theo hình thức Nhật ký chung - Kế toán nguyên vật liệu sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất theo phương pháp bình quân cuối kỳ.
- Kiểm kê quỹ tiến hành hàng tháng vào ngày cuối tháng.
- Phương pháp tính thuế GTGT : công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Phần mềm kế toán hiện nay công ty sử dụng là phần mềm Misa SME 7.9-R3. Phần mềm này bao gồm 11 phân hệ: mua hàng, quản lý kho, ngân hàng, quản lý quỹ, tiền lương, tài sản cố định, thuế, hợp đồng, giá thành, bán hàng, và phân hệ trung tâm là Sổ Cái. Phần mềm này được quản trị cơ sở dữ liệu bởi hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server đảm bảo việc bảo mật cơ sở dữ liệu. Ta có thể thấy được các phân hệ ngay trên giao diện chính của màn hình, khi ta nhấn vào phân hệ nào, thì máy sẽ tự động truy cập vào phân hệ đó.
1.2.2.2.Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ mà công ty sử dụng hiện nay là tuân theo Quyết định số 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Đối với mỗi phần hành có thể thì có một bộ chứng từ tương ứng, cụ thể như sau:
Các chứng từ mua hàng như: Hoá đơn GTGT, hợp đồng cung cấp sản phẩm dịch vụ, giấy báo giá của khách hàng…
Các chứng từ về thu chi tiền mặt như: Phiếu đề nghị chi tiền, giấy thanh toán tiền tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi…
Các chứng từ về tiền gửi như: Phiếu đề nghị chi séc, uỷ nhiệm chi, séc; giấy báo Nợ, giấy báo Có, bảng sao kê sổ chi tiết tiền gửi của ngân hàng…
Các chứng từ về nguyên vật liệu: Hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…
Các chứng từ về tài sản cố định (TSCĐ): Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ…
Các chứng từ về tiền lương và các khoản trích theo lương như: phiếu giao việc, bảng thanh toán lương, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, bảng tổng hợp tiền lương…
Các chứng từ bán hàng và thanh toán với khách hàng như: Hợp đồng bán hàng, phiếu giao báo hàng ngày, hoá đơn GTGT, phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có của ngân hàng…
Và các chứng từ khác để phục vụ công tác kế toán cũng như công tác quản lý.
1.2.2.3.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Danh mục hệ thống tài khoản của công ty sử dụng bao gồm 9 loại, các tài khoản được chi tiết hoá thành các tiểu khoản phù hợp với tình hình thực tiễn của công ty. Các tiểu khoản được chi tiết theo số tự nhiên.
Hầu hết các tài khoản và tiểu khoản chi tiết của công ty sử dụng theo hệ thống tài khoản ban hành kèm quyết định số 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Một số tài khoản được công ty chi tiết hoá theo tình hình thực tiễn của công ty như sau:
TK 112 : Tiền gửi ngân hàng
TK 1121 : Tiền Việt Nam - Sở giao dịch I – NHCT Việt Nam TK 1122 : Ngoại tệ
TK 1124 : Tiền gửi ngân hàng NN và PTNN Thăng Long – Chi nhánh Trung Yên
TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu
TK 1521 : Nguyên vật liệu chính TK 1522 : Nguyên vật liệu phụ TK 334 : Phải trả người lao động
TK 3341 : Tiền lương khoán TK 3342 : Tiền lương chế độ
1.2.2.4.Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Hình thức ghi sổ mà công ty lựa chọn là hình thức Nhật ký chung. Đây là hình thức kế toán đơn giản, rất phù hợp với việc vận dụng các phần mềm kế toán. Công ty sử dụng phần mềm kế toán do vậy công việc ghi sổ kế toán đơn giản đi rất nhiều so với việc ghi sổ thủ công trước đây. Với việc sử dụng phần mềm kế toán, hàng ngày khi các nghiệp vụ kinh tế phát sin nhânviênkếtoánnhập các chứng từ kế toán vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ xử lý dữ liệu, kết chuyển dữ liệu sang các sổ sách và báo cáo. Hàng tháng, kế toán có thể inra sổ chi tiết, sổ cái để phục vụ yêu cầu của quản lý. Cuối kỳ, kế toán thực hiện các bút toán cuối kỳ và in ra các sổ sách và báo cáo. Cụ thể trình tự ghi sổ kế toán của công ty như sau:
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết SỔ CÁI
Bảng cân đối số phát sinh
Nhập hàng ngày
In vào cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.4.Trình tự ghi sô kế toán tại công ty In báo Hà nội mới
Phần mềm kế toán Phần mềm quản trị Cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu kế toán Nhập vào máy Tự động Chứng từ
1.2.2.5. Đặc điểm hệ thống báo cáo kế toán
Để phục vụ yêu cầu của công tác quản lý, công ty tổ chức lập một hệ thống báo cáo theo quy định của chế độ kế toán và phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp. Trước tiên là các báo cáo tài chính theo quy định của chế độ bao gồm:
+ Bảng cân đối kế toán;
+ Báo cáo kết quả kinh doanh;
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp; + Thuyết minh báo cáo tài chính.
Ngoài ra, hàng tháng công ty còn lập báo cáo tổng quát về tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh của công ty gửi cho văn phòng thành uỷ (cơ quan chủ quản của công ty In báo Hà nội mới), gồm các chỉ tiêu: Sản phẩm chủ yếu, doanh thu, lợi nhuận, nộp ngân sách, thu nhập bình quân. Hàng năm, công ty lập báo cáo thực hiện sản xuất kinh doanh của năm và dự kiến kế hoạch sản xuất năm tới để phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
1.3.KẾ TOÁN LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI 1.3.1.Tình hình sử dụng lao động và kế toán lao động tại công ty In báo Hà nội mới
1.3.1.1.Khái quát tình hình sử dụng lao động tại công ty In báo Hà nội mới
Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, công tác nhân sự đóng vai trò hết sức quan trọng để có được nguồn nhân lực cao, góp phần không nhỏ vào những thành công trong sản xuất kinh doanh của một công ty. Do vậy, công ty In báo Hà nội mới có một phòng ban chức năng chuyên môn về nhân sự là phòng Tổ chức – Hành chính. Hiện nay, toàn bộ công tác tổ chức nhân sự của công ty được thực hiện bởi phòng Tổ chức – Hành chính. Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ tuyển dụng, bố trí, đề bạt, sắp xếp nhân sự.
Căn cứ vào tình hình thực tế về nhu cầu lao động, phòng Tổ chức – Hành chính tổ chức tuyển dụng lao động và ký hợp đồng lao động (phụ lục 1). Lao động tuyển dụng vào công ty có được từ hai nguồn: Một là từ thị trường lao động thông qua các phương tiện thông tin đại chúng. Nguồn thứ hai là tuyển dụng từ con em công nhân viên trong công ty. Quy trình tuyển dụng được thực hiện như sau:
Nếu lao động được tuyển dụng từ thị trường thì phải là lao động có nghề đối với lao động trực tiếp, có chứng chỉ, bằng cấp nếu là lao động ở bộ phận quản lý hành chính. Căn cứ vào hồ sơ xin việc, công ty sẽ lựa chọn ra một số lao động để thử việc, đối với lao động trực tiếp sản xuất thời gian thử việc là 60 ngày, và 30 ngày đối với lao động ở bộ phận hành chính. Sau thời
gian thử việc nếu người lao động đạt yêu cầu công việc thì công ty sẽ tiến hành ký hợp đồng lao động.
Nếu lao động được tuyển dụng từ con em công nhân viên thì sẽ được ký hợp đồng luôn và được học nghề tại công ty. Đối với những công việc bình đơn giản thì thời gian học nghề là 12 tháng, còn đối với công việc có yêu cầu về kỹ thuật, công nghệ cao như vận hành máy in thì thời gian học nghề là 18 tháng. Sau thời gian học nghề, nếu đạt yêu thì công ty sẽ tiến hành xếp bậc thợ. Trường hợp ngược lại, thì lao động sẽ phải tiếp tục thời gian học nghề cho đến khi đạt yêu cầu công việc.
Hiện tại, công ty có 147 lao động và 7 học sinh học nghề. Toàn bộ lao động trong công ty đều được ký hợp đồng không xác định thời hạn . Đối với học sinh học nghề, công ty ký hợp đồng lao động một năm, sau đó khi hết thời gian học nghề thì ký hợp đồng không xác định thời hạn. Toàn bộ lao động được phòng Tổ chức – Hành chính phân chia làm hai bộ phận. Một là bộ phận công nhân trực tiếp sản suất gồm 17 tổ là Cromoman, Máy gấp, Đếm báo, OTK, Máy dao, Cắt giấy, Sách, Roland, Heildelbeg, Liên hợp, KCS máy cuốn, Điện tử, Sửa bài, Mi phim, Phơi bản, Phân màu điện tử, Vận chuyển. Thứ hai là bộ phận gián tiếp gồm phòng Tài vụ, phòng Tổng hợp, phòng Vật tư – KDXNK, phòng Tổ chức – Hành chính, Quản đốc chế bản, Quản đốc máy, và tổ Bảo vệ. Để thuận tiện hơn cho việc theo dõi cơ cấu lao động của công ty, ta có thể theo dõi biểu đồ sau:
Biểu 1.5.Cơ cấu lao động tại công ty In báo Hà nội mới
Để quản lý lao động một cách hiệu quả, công ty đã đề ra nội quy lao động và các quy định về khen thưởng, xử phạt. Trong nội quy lao động có quy định rõ ràng về thời gian lao động và thời gian nghỉ ngơi, các quy định về trật tự trong công ty, an toàn lao động và vệ sinh nơi làm việc, bảo vệ tài sản nội bộ, bí mật công nghệ kinh doanh của công ty, các hình thức xử lý vi phạm về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất. Sau đây, em xin trích ra một số điểm trong nội quy lao động của công ty:
Trước hết, về thời gian lao động, công ty quy định thời gian lao động thích hợp cho từng bộ phận:
Biểu số 1.6. Quy định về thời gian lao động tại công ty in báo Hà nội mới
Bộ phận lao động Thời gian làm việc Số giờ lao động Các phòng nghiệp vụ Buổi sáng từ 7h30’ đến 12h
Buổi chiều từ 13h đến 16h 7,5 giờ/1ngày
Bảo vệ công ty
Ca sáng từ 6h – 14h Ca chiều từ 14h – 22h
Ca đêm từ 22h – 6h (ngày hôm sau)
8 giờ/1 ngày
Bộ phận sản xuất và phục vụ trực tiếp sản xuất
Các bộ phận tự quy định và các cá nhân tự cân đối sắp xếp sao cho phù hợp với kế hoạch sản xuất của bộ phận mình
(Nguồn:Nội quy lao động công ty In báo Hà nội mới )
Bên cạnh đó, công ty cũng quy định các mức xử phạt kỷ luật từ khiển trách cho đến sa thải đối với những hành vi vi phạm kỷ luật lao động. Công ty có quy định rõ ràng về khen thưởng và trách nhiệm vật chất trong các công đoạn sản xuất. Các quy định chung như sau:
Trường hợp gây ra sai sót dẫn đến thiệt hại về vật chất, những người gây sai sót sẽ phải bồi thường 50% tổng giá trị thiệt hại. Tỷ lệ bồi thường của mỗi người sẽ tuỳ theo từng trường hợp cụ thể để quy trách nhiệm.
Trường hợp ngược lại, nếu người lao động có những sáng kiến tiết kiệm được vật tư cho quá trình sản xuất, thì cũng được thưởng 50% tổng giá trị vật chất tiết kiệm được.
Ngoài ra, công ty còn khuyến khích người lao động bằng các khoản tiền thưởng định kỳ. Hàng quý, mỗi người lao động sẽ được thưởng 10% tiền lương căn cứ vào tiền lương thực tế nhận được của mỗi người. Như vậy, người lao động nào có kết quả lao động cao thì sẽ nhận được số tiền thưởng tương ứng.
Kế toán lao động tại công ty In báo Hà nội mới bao gồm kế toán số lượng lao động, kế toán thời gian lao động và kế toán kết quả lao động.
Kế toán số lượng lao động được tổ chức tại phòng Tổ chức hành chính – phòng ban chức năng chuyên môn về tổ chức nhân sự. Để quản lý số lượng lao động trong toàn công ty phòng lập ra Danh sách lao động (Phụ lục 2). Đây cũng chính là danh sách để đóng các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, khám sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Bên cạnh đó, còn có các chứng từ khác như Hợp đồng lao động (phụ lục 1), các quyết định về bổ nhiệm, thuyên chuyển công tác, nâng bậc, đơn xin thôi việc…
Kế toán thời gian lao động được thực hiện thông qua các bảng chấm công. Các bảng chấm công này được lập và theo dõi ở từng bộ phận lao động. Các trưởng phòng đối với bộ phận hành chính quản lý và các tổ trưởng sản xuất có trách nhiệm chấm công cho người lao động trong bộ phận của mình. Đối với bộ phận gián tiếp, bảng chấm công chính là căn cứ để tính tiền lương. Do vậy, hàng tuần các trưởng phòng đối với bộ phận quản lý hành chính, và tổ trưởng tổ quản đốc các phân xưởng đối với bộ phận sản xuất phải chuyển bảng chấm công tuần (phụ lục 3) sang phòng kế toán để thực hiện việc tính tiền lương tuần. Ngoài ra, bảng chấm công còn là căn cứ để kế toán tính các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương như tiền giữa ca, ca đêm, độc hại, tiền làm thêm giờ và các khoản tiền nghỉ phép chế độ cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Chính vì thế, hàng tháng, các trưởng phòng và ban quản đốc phải tập hợp bảng chấm công tháng của các tổ chuyển sang cho phòng kế toán để tính các khoản tiền nói trên. Ngoài ra, đối với các trường hợp nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội phải có chứng từ kèm theo như giấy ra viện, giấy chứng nhận nghỉ ốm của bệnh viện, giấy chứng sinh đối với trường hợp nghỉ chế độ thai sản.
Kế toán kết quả lao động nhằm phản ánh số lượng và chất lượng công việc của người lao động. Kế toán kết quả lao động chỉ được thực hiện tại bộ phận sản xuất trực tiếp của công ty. Các chứng từ để hạch toán bao gồm phiếu giao việc (phụ lục 4) , hoặc biểu theo dõi sản lượng in để phục vụ tính lương
(phụ lục 5), biểu theo dõi sản phẩm in do quản đốc các phân xưởng (phụ lục 6). Kế toán sẽ sử dụng các chứng từ này, và căn cứ vào các sản phẩm mẫu
được đưa lên để lấy thông tin về số lưọng, chất lưọng, và một số thông số kỹ thuật của sản phẩm để làm căn cứ tính lương khoán cho bộ phận trực tiếp sản xuất theo quy định của công ty.
1.3.2.Chế độ tiền lương tại công ty In báo Hà nội mới
Hiện nay, công ty In báo Hà nội mới thực hiện chế độ lương khoán sản phẩm. Chính việc trả lương theo hình thức khoán sản phẩm đã khuyến khích người lao động góp phần không nhỏ vào những thành tích mà công ty đạt được trong suốt những năm gần đây. Việc xây dựng quỹ tiền lương, tính và trả lương cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty được thực hiện ở phòng Tài vụ kế toán của công ty, cụ thể như sau:
1.3.2.1.Quỹ tiền lương của công ty In báo Hà nội mới
Quỹ tiền lương của công ty In báo Hà nội mới bao gồm quỹ tiền lương chính và quỹ tiền lương làm thêm giờ. Cách tính các quỹ tiền lương như sau:
1.3.2.1.1.Quỹ tiền lương chính
Quỹ tiền lương của công ty được hình thành từ kết quả sản xuất kinh doanh thực tế. Hàng kỳ, bộ phận kế toán tính ra tổng quỹ lương của toàn công