4.1. Các phương pháp thu thập thông tin
4.1.1.Phương pháp phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu
Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT.
Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế, số người này có thể không được ghi trên văn bản tổ chức; Thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều. Đặc biệt là mục tiêu của tổ chức.
a. Phỏng vấn
Phỏng vấn thường được thực hiện theo các bước sau: • Chuẩn bị phỏng vấn
+ Lập danh sách và lịch phỏng vấn. Lựa chọn số lượng và loại cán bộ để phỏng vấn theo cách thức từ trên xuống ( TOP – DOWN).
+ Cần biết một số thông tin về người được phỏng vấn (trách nhiệm, thái độ, tuổi đời…).
+ Lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn.
+ Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc).
+ Gửi trước những vấn đề yêu cầu (thông tin vào/ ra, lưu trữ, mẫu biểu, xử lý…).
+ Đặt lịch làm việc.
+ Phương tiện ghi chép là các ký pháp trên giấy khổ lớn. • Tiến hành phỏng vấn
+ Nhóm phỏng vấn gồm hai người. Cán bộ phỏng vấn chính dẫn dắt phỏng vấn, lược ghi trên giấy mẫu. Cán bộ phỏng vấn phụ thu thập mẫu vật mang tin, bổ sung hoặc làm rõ ý.
+ Thái độ lịch sự, đúng giờ. Tinh thần khách quan. Không được tạo ra cảm giác “thanh tra”.
+ Nhẫn nại, chăm chú nghe. Mềm dẻo và cởi mở. Có thể dùng máy ghi âm nhưng phải được phép của người được phỏng vấn.
• Tổng hợp kết quả phỏng vấn
Đây là khâu rất quan trọng của phỏng vấn. Nó thường được thực hiện ngay sau buổi phỏng vấn, trong vòng 48 giờ.
+ Lập bảng tổng hợp tài liệu gồm 3 cột: số hiệu tài liệu, mô tả về tài liệu và các nhiệm vụ xử lý sử dụng tài liệu đó.
+ Lập bảng tổng hợp nhiệm vụ xử lý gồm 5 cột: số hiệu nhiệm vụ xử lý, mô tả về nhiệm vụ xử lý, vị trí công tác thực hiện xử lý, tấn xuất và khối lượng xử lý, tài liệu sử dụng cho xử lý, tài liệu ra của xử lý.
+ Tổng hợp các thông tin thu được. Kết hợp với thông tin từ các cuộc phỏng vấn khác để phát hiện những điều bất hợp lý, cần làm rõ…
b. Nghiên cứu tài liệu
Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nôi dung và hình dạng của các thông tin vào/ ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức.
Cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau:
+ Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một nhóm công tác.
+ Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức.
4.1.3. Quan sát
Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai,có sắp xếp hoặc không sắp xếp…
Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì người quan sát không thực hiện giống như ngày thường.
4.2. Công cụ mô hình hóa
4.2.1 Sơ đồ luồng thông tin
Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức tự động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
* Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: - Xử lý
- Kho lưu trữ dữ liệu
- Dòng thông tin
Thủ công Giao tác người - máy Tin học hóa hoàn toàn
- Điều khiển
Lưu ý:
+ Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hướng.
+ Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ.
4.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm: Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn, đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.
a. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
b. Các mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0.
Để mổ tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau là mức 1…
c.Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD
1) Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu. 2) Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra một luồng duy nhất.
3) Xử lý luôn phải được đánh mã số. Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin Tên dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD
4) Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau. 5) Tên cho xử lý phải là một động từ.
6) Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý.
7) Thông thường một xử lý mà lôgic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp.
8) Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD.
9) Tất cả các xử lý trên một DFD phải cùng một mức phân rã.
10) Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó.
11) Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thủy. Mỗi xử lý nguyên thủy phải có một phích xử lý lô gic trong từ điển hệ thống.
Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùng nhất để phân tích và thiết kế HTTT. Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống.
CHƯƠNG III. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT KẾ TOÁN THU – CHI NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC BẰNG TIỀN MẶT 1. Khảo sát thực tế
1.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán NSNN là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy KBNN Na Hang, được tổ chức theo nguyên tắc tập trung, thống nhất dưới sự chỉ đạo của giám đốc KBNN Na Hang.
1.2.Những quy định chung về tập trung, quản lý các khoản thu NSNN qua KBNN và chế độ quản lý, cấp phát, thanh toán các khoản chi NSNN qua KBNN
1.2.1 Quy định về tập trung, quản lý thu NSNN bằng tiền mặt qua KBNN
1.2.1.1 Tại cơ quan thu
a. Lập dự toán thu NSNN quý và kế hoạch thu tháng
- Căn cứ nhiệm vụ thu cả năm do cơ quan cấp trên được giao, số đăng ký thuế và dự kiến các khoản phải nộp ngân sách nhà nước của các đối tượng trên địa bàn thu NSNN phát sinh trong quý, cơ quan thu lập dự toán thu
Kế toán trưởng Kế toán thu NSNN Kế toán chi NSTW, NS xã Kế toán chi NS huyện Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại KBNN Na Hang
NSNN quý thuộc phạm vi quản lý, chi tiết theo từng loại thu, phân loại nội dung theo đối tượng nộp thu.
- Dự toán thu NSNN lập theo năm và từng quý gửi Ủy ban nhân dân, cho cơ quan tài chính cùng cấp làm căn cứ điều hành ngân sách, đồng gửi và Kho bạc Nhà nước đồng cấp để làm căn cứ điều hành và tổ chức công tác thu NSNN của các quý sau trong năm gửi trước ngày 20 của tháng cuối quý trước.
- Vào ngày 20 hàng tháng, cơ quan thu lập kế hoạch thu NSNN tháng sau, chi tiết theo địa bàn, đối tượng (thu trực tiếp qua KBNN hoặc thu qua cơ quan thu), thời hạn nộp gửi KBNN để phối hợp tổ chức thu ngân sách.
- Trách nhiệm lập dự toán thu NSNN của các cơ quan thu:
+ Cơ quan Thuế lập dự toán thu thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác thuộc phạm vi quản lý, dự kiến số hoàn thuế giá trị gia tăng.
+ Cơ quan Hải quan lập dự toán thu thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu, các khoản thu khác liên quan đến hoạt động xuất, nhập khẩu thuộc phạm vi quản lý.
+ Cơ quan Tài chính và các cơ quan khác được ủy quyền thu NSNN lập dự toán thu NSNN đối với các khoản thu ngoài phạm vi quản lý của cơ quan Thuế và Hải quan nêu trên.
b. Tổ chức thu NSNN:
- Căn cứ vào tờ khai thuế và các khoản phải nộp NSNN của đối tượng nộp, cơ quan thu kiểm tra, xác định số thuế và các khoản phải nộp NSNN và ra thông báo thu NSNN gửi đối tượng nộp. Thông báo thu phải ghi rõ chương, loại, khoản, mục, tiểu mục theo mục lục ngân sách đối với mỗi khoản thu.
- Cơ quan thu ra thông báo thu NSNN cho các đối tượng nộp NSNN theo quy định hiện hành. Trường hợp không cần thông báo thu (đối với các đối
tượng nộp được tự khai, tự xác định số tính, tự nộp thuế và các khoản phải nộp khác), thì các tổ chức, cá nhân thực hiện nộp NSNN đầy đủ, kịp thời theo chế độ quy định.
1.2.1.2 Tại KBNN
a. Trường hợp 1: Thu bằng giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước:
- Đối tượng nộp tiền căn cứ theo thông báo hoặc tờ khai thuế lập 3 liên giấy nộp tiền vào NSNN bằng tiền mặt theo quy định.
- Khi nhận được giấy nộp tiền từ đối tượng nộp, KBNN làm thủ tục thu tiền, hạch toán thu NSNN và xử lý các liên giấy nộp tiền:
Liên 1: làm chứng từ hạch toán thu NSNN; Liên 2: gửi đối tượng nộp;
Liên 3: gửi cơ quan thu trực tiếp quản lý đối tượng nộp.
- Khi tiến hành hạch toán thu NSNN kế toán kiểm soát các yếu tố trên chứng từ; ghi mã địa bàn của đối tượng nộp thuế, mã nguồn, mã điều tiết của từng khoản thu, các tài khoản thu và các tài khoản liên quan.
b. Trường hợp 2: Thu bằng biên lai thu:
- Đối với trường hợp KBNN sử dụng biên lai thu để thu trực tiếp, KBNN lập 3 liên biên lai thu để thu tiền từ đối tượng nộp và xử lý các liên biên lai thu: 1 liên lưu cuống, 1 liên gửi đối tượng nộp, 1 liên lưu tại KBNN;
- Cuối ngày hoặc theo định kỳ (không quá 2 ngày), KBNN lập 2 liên bảng kê biên lai thu: 1 liên lưu tại KBNN, 1 liên gửi cơ quan thu; đồng thời lập 3 liên giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước bằng tiền mặt, hạch toán thu NSNN và xử lý:
Liên 1: làm chứng từ hạch toán thu NSNN; Liên 2: huỷ bỏ;
1.2.2 Một số quy định về quản lý, cấp phát, thanh toán các khoản chi NSNN bằng tiền mặt qua KBNN
1.2.2.1 Về thời gian các đơn vị sử dụng NSNN gửi dự toán đến KBNN
Đơn vị dự toán cấp I giao dự toán cho các đơn vị sử dụng NSNN trước ngày 31/12/N-1 đồng gửi cơ quan Tài chính, KBNN cùng cấp và KBNN nơi giao dịch (gửi thông qua đơn vị sử dụng ngân sách bản chi tiết đối với đơn vị). Trường hợp trong tháng 1/N, các đơn vị dự toán cấp I và các đơn vị sử dụng ngân sách chưa gửi dự toán cho KBNN thì KBNN chỉ tạm cấp lương, các khoản có tính chất tiền lương, nghiệp vụ phí, công vụ phí và các khoản chi cần thiết khác để đảm bảo hoạt động của bộ máy (trừ các khoản mua sắm trang thiết bị, sửa chữa), chi cho dự án chuyển tiếp thuộc các chương trình mục tiêu quốc gia, chi bổ sung cân đối cho ngân sách cấp dưới. Mức tạm cấp một tháng tối đa không quá mức chi bình quân 01 tháng của năm trước, đồng thời tổng hợp danh sách các đơn vị chưa có dự toán gửì KBNN báo cáo KBNN cấp trên, cơ quan tài chính đồng cấp để xem xét xử lý theo quy định.
1.2.2.2 Điều kiện chi trả, thanh toán.
Kho bạc nhà nước chỉ thực hiện chi trả, thanh toán các khoản chi NSNN khi có đủ các điều kiện sau:
1) Đã có trong dự toán chi NSNN được giao, trừ các trường hợp sau: - Dự toán và phương án phân bổ dự toán NSNN chưa được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định hoặc phải điều chỉnh dự toán ngân sách nhà nước theo quy định.
- Chi từ nguồn tăng thu so với dự toán NSNN được giao và từ nguồn dự phòng NSNN theo quy định của cấp có thẩm quyền để khắc phục hậu quả thiên tai, hoả hoạn…; các khoản chi đột xuất ngoài dự toán được duyệt, nhưng không thể trì hoãn được.
2) Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
3) Đã được cơ quan tài chính hoặc thủ trưởng đơn vị sử dụng NSNN hoặc người được uỷ quyền quyết định chi.
- Đối với các khoản chi do cơ quan tài chính cấp phát trực tiếp, thì quyết định chi là “lệnh chi tiền” của cơ quan tài chính. Cơ quan tài chính chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát nội dung, tính chất của từng khoản chi, bảo đảm các điều kiện cấp phát ngân sách nhà nước theo quy định. KBNN thực hiện chi trả, thanh toán cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước theo nội dung ghi trong lệnh chi tiền của cơ quan tài chính.
- Đối với các khoản chi cơ quan tài chính không cấp phát trực tiếp, khi có nhu cầu chi, đơn vị sử dụng ngân sách lập và gửi KBNN giấy rút dự toán ngân sách nhà nước.
4) Có đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán
Ngoài dự toán năm được giao (gửi một lần vào đầu năm), nhu cầu chi quý đã gửi KBNN (gửi một lần vào cuối quý trước), tuỳ theo tính chất của từng khoản chi, các hồ sơ, chứng từ thanh toán bao gồm:
a. Chi thanh toán cá nhân:
- Đối với các khoản chi tiền lương:
+ Bảng đăng ký biên chế, quỹ lương đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt (gửi lần đầu);
+ Danh sách những người hưởng lương và phụ cấp lương (gửi lần đầu); + Bảng tăng, giảm biên chế và quỹ tiền lương được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt (nếu có).
- Đối với các khoản chi học bổng, sinh hoạt phí của học sinh, sinh viên: + Bảng đăng ký học bổng, sinh hoạt phí được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt (gửi lần đầu);
+ Bảng tăng, giảm học bổng, sinh hoạt phí được cơ quan nhà nước có