1. Khảo sát thực tế
1.3.Quy trình kế toán thu – chi NSNN
1.3.1 Quy trình kế toán thu NSNN bằng tiền mặt
a. Quy trình thu NSNN bằng Giấy nộp tiền vào NSNN bằng tiền mặt tại KBNN Na Hang:
- Khi nhận được 03 liên giấy nộp tiền vào NSNN bằng tiền mặt từ người nộp, kế toán KBNN kiểm tra nội dung chứng từ và chuyển cho thủ quỹ theo đường nội bộ để thu tiền;
- Thủ quỹ KBNN kiểm tra chứng từ, nhận tiền, kiểm đếm, lập bảng kê loại tiền và yêu cầu người nộp ký vào bảng kê, ghi sổ quỹ, ký tên và đóng dấu “Đã thu tiền” vào các liên giấy nộp tiền, sau đó lưu bảng kê loại tiền và chuyển lại các liên giấy nộp tiền cho kế toán theo đường nội bộ;
- Kế toán ghi mã điều tiết, mã nguồn (nếu có), định khoản kế toán, ký tên, chuyển kế toán trưởng ký, đóng dấu vào các liên giấy nộp tiền; hoạch toán thu NSNN và xử lý các liên chứng từ như quy định.
b. Quy trình thu NSNN bằng biên lai thu tại KBNN Na Hang:
- Khi đối tượng nộp tiền vào NSNN; kế toán thu NSNN lập 03 liên biên lai thu, ghi đầy đủ các yếu tố trên biên lai, cùng người nộp ký tên trên các biên lai thu và xử lý: 1liên lưu cuống biên lai; 2 liên chuyển cho thủ quỹ theo đường nội bộ để thu tiền;
- Thủ quỹ căn cứ 02 liên biên lai thu do kế toán chuyển đến, nhận tiền từ người nộp, kiểm đếm, vào sổ qũy, ký tên, đóng dấu “Đã thu tiền” vào các liên biên lai thu; sau đó, trả cho người nộp 1 liên, liên còn lại chuyển cho kế toán;
- Cuối ngày, kế toán thu NSNN tập hợp biên lai thu của các khoản thu có cùng nội dung để lập 02 liên bảng kê biên lai thu. Kế toán và thủ quỹ đối chiếu số tiền đã thu và số tiền trên cuống biên lai và các bảng kê biên lai;
- Căn cứ số tiền đã thu ghi trên bảng kê biên lai thu, kế toán lập 3 liên giấy nộp tiền vào NSNN bằng tiền mặt, ghi đầy đủ các yếu tố và ký tên vào vị trí người nộp tiền; sau đó chuyển 3 liên giấy nộp tiền, bảng kê biên lai thu và các liên biên lai thu kèm theo cho thủ quỹ;
- Thủ quỹ kiểm soát, đóng dấu “Đã thu tiền” trên các liên giấy nộp tiền và bảng kê biên lai; kế toán chuyển chứng từ cho KT trưởng KBNN kiểm soát, ký tên; đóng dấu “Kế toán KBNN” vào các liên giấy nộp tiền và hạch toán thu NSNN.
1.3.2 Quy trình kế toán chi NSNN bằng tiền mặt
Tại KBNN huyện Na Hang diễn ra hai nghiệp vụ kế toán chi NSNN chủ yếu là kế toán chi thường xuyên; kế toán chi đầu tư và CTMT có tính chất đầu tư
1.3.2.1 Quy trình kế toán chi thường xuyên
Kinh phí thường xuyên là loại kinh phí được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phân bổ và giao dự toán cho các đơn vị dự toán thuộc ngân sách các cấp.
a. Đối với đơn vị sử dụng ngân sách: - Đăng ký giao dịch với KBNN:
+ Khi nhận được quyết định giao dự toán của cấp có thẩm quyền, đơn vị phải gửi tới KBNN nơi giao dịch bản dự toán chi tiết đến Loại, Khoản của Mục lục ngân sách nhà nước (không phân bổ chi tiết theo các nhóm mục chi và không phân bổ chi tiết theo từng quý trong năm) của đơn vị mình.
+ Đăng ký mở tài khoản tại KBNN để thực hiện giao dịch.
- Khi có nhu cầu chi: Căn cứ vào dự toán được giao, thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách lập Giấy rút dự toán ngân sách nhà nước kèm theo các hồ sơ thanh toán gửi KBNN nơi giao dịch làm căn cứ kiểm soát, thanh toán.
b. Đối với kế toán KBNN:
+ Kế toán căn cứ quyết định giao dự toán ngân sách của cấp có thẩm quyền cho đơn vị sử dụng ngân sách để lập Phiếu nhập dự toán ngân sách. Kế toán ghi đầy đủ các yếu tố trên chứng từ như: cấp ngân sách, niên độ ngân sách, loại kinh phí (kinh phí thường xuyên, kinh phí ủy quyền), tên, mã số đơn vị sử dụng ngân sách, loại dự toán (dự toán ban đầu, dự toán bổ sung, dự toán điều chỉnh), mã tính chất nguồn kinh phí, cơ cấu phân bổ ngân sách (chương, loại, khoản, nhóm mục), số tiền, ngày hạch toán…;sau đó ký xác nhận trên chứng từ theo chức danh quy định.
+ Tiến hành mở tài khoản chi tiết đến từng đơn vị sử dụng ngân sách căn cứ theo yêu cầu mở tài khoản của các đơn vị.
+ Căn cứ vào dự toán được giao, kế toán KBNN hạch toán chi cho các đơn vị sử dụng ngân sách khi kiểm tra, kiểm soát thấy các hồ sơ thanh toán của đơn vị sử dụng đủ điều kiện quy định.
1.3.2.2 Quy trình kế toán thanh toán vốn đầu tư bằng tiền mặt
+ Sau khi tiếp nhận nguồn vốn, dự toán kinh phí đầu tư, mức vốn đầu tư của ngân sách các cấp yêu cầu phòng Kế toán mở các tài khoản chi tiết theo chương trình đầu tư, CTMT để theo dõi việc sử dụng từng loại nguồn vốn.
+ Khi nhận được quyết định giao công trình (dự án) cho chủ đầu tư (chủ dự án) của cấp có thẩm quyền từ chủ đầu tư (chủ dự án), Phòng yêu cầu phòng Kế toán mở các tài khoản chi tiết cho từng chủ đầu tư (chủ dự án).
+ Kiểm soát các chứng từ thực chi và tạm ứng mà chủ đầu tư (chủ dự án) yêu cầu thanh toán, nếu đầy đủ điều kiện phòng sẽ xác nhận và yêu cầu phòng Kế toán thanh toán.
- Phòng Kế toán:
+ Mở tài khoản cho từng chương trình đầu tư (CTMT), chủ đầu tư (chủ dự án) theo yêu cầu của phòng Thanh toán vốn và Giấy đăng ký mở tài khoản, đăng ký mẫu chữ ký của kế toán, chủ đầu tư.
+ Căn cứ chứng từ thanh toán vốn do Phòng Thanh toán vốn gửi theo đường nội bộ tiến hành hạch toán thanh toán vốn đầu tư chi tiết đến từng cấp ngân sách, niên độ, mục lục ngân sách, chủ đầu tư (chủ dự án), số tiền tạm ứng/thực chi của từng món thanh toán.
- Thực hiện đối chiếu số liệu giữa phòng Thanh toán vốn và phòng Kế toán đảm bảo khớp về tổng số vốn đã thanh toán chi tiết đến từng cấp ngân sách, niên độ, mục lục ngân sách, chủ đầu tư (ban quản lý dự án).
1.4. Phương pháp hạch toán
1.4.1 Hạch toán Thu NSNN bằng tiền mặt
Kế toán thu thuế, thu tiền phạt, thu phí và lệ phí
+ Căn cứ chứng từ thu: giấy nộp tiền vào NSNN, bảng kê biên lai… kế toán ghi:
Nợ TK 50 Có TK 741.01
+ Đồng thời điều tiết cho các cấp ngân sách theo tỷ lệ quy định Nợ TK 741.01
Có TK 701.01, 711.01, 721.01
1.4.2 Hạch toán Chi NSNN bằng tiền mặt
1.4.2.1 Hạch toán Chi thường xuyên
a. Kế toán thực chi NSNN
- Căn cứ giấy rút dự toán NS kèm theo chứng từ, hoá đơn hợp lệ theo quy định, kế toán ghi:
Nợ TK 301.01, 311.01, 321.01 Có TK 50
Đồng thời ghi xuất TK 06 ngoại bảng tương ứng
- Đối với các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang (an ninh, quốc phòng)
Các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang được phép rút kinh phí ngân sách để chuyển vào tài khoản tiền gửi của các đơn vị dự toán cấp dưới.
+ Căn cứ giấy rút dự toán ngân sách, kế toán ghi: Nợ TK 301.01
Có TK 931.02, 931.03
Đồng thời ghi xuất TK 06 ngoại bảng.
+ Căn cứ chứng từ chi của đơn vị, kế toán ghi: Nợ TK 931.02, 931.03
Có TK 50
b. Kế toán tạm ứng chi NSNN
Căn cứ vào giấy rút dự toán NS có ghi rõ nội dung tạm ứng chi của các đơn vị kế toán ghi:
Nợ TK 301.11, 311.11. 321.11 Có TK 50
c. Kế toán thanh toán tạm ứng chi NSNN
Căn cứ giấy đề nghị thanh toán tạm ứng kèm theo hồ sơ kiểm soát chi, kế toán ghi:
Nợ TK 301.01, 311.01, 321.01 Có TK 301.11, 311.11, 321.11 d. Kế toán thu hồi giảm chi:
- Trường hợp thu hồi khi chưa quyết toán: Căn cứ giấy nộp trả kinh phí của đơn vị, kế toán ghi:
Nợ TK 50
Có TK 301.11, 311.11, 321.11 Hoặc Có TK 301.01, 311.01, 321.01
Đồng thời phục hồi dự toán kinh phí cho đơn vị, ghi: Đỏ xuất TK 06 tương ứng.
- Trường hợp thu hồi khi đã quyết toán ngân sách: Căn cứ giấy nộp trả kinh phí của đơn vị, kế toán ghi:
Nợ TK 50 Có TK 741
Đồng thời điều tiết 100% cho ngân sách được hưởng Nợ TK 741
Có TK 701, 711, 721
1.4.2.2 Kế toán chi đầu tư
a. Kế toán tạm ứng vốn đầu tư:
- Căn cứ giấy rút vốn đầu tư đã được bộ phận Thanh toán vốn đầu tư kiểm soát, kế toán ghi:
Nợ TK 301.13, 311.13, 321.13 Có TK 501
Nợ TK 341.11, 342.11, 343.11 Có TK 841.01, 842.01, 843.01
- Trường hợp ứng trước kế hoạch vốn đầu tư: Căn cứ Giấy rút vốn đầu tư đã được bộ phận Thanh toán vốn đầu tư kiểm soát, kế toán ghi:
Nợ TK 303.13, 313.13, 323.13 Có TK 501
Đồng thời ghi:
Nợ TK 341.11, 342.11, 343.11 Có TK 841.01, 842.01, 843.01
b. Kế toán thanh toán tạm ứng vốn đầu tư
- Căn cứ giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư được bộ phận Thanh toán vốn đầu tư kiểm soát, chuyển đến, kế toán ghi:
Nợ TK 301.03, 311.03, 321.03 Có TK 301.13, 311.13. 321.13 Đồng thời ghi:
Nợ TK 341.01, 342.01, 343.01 Có TK 341.11, 342.11, 343.11 - Thu hồi vốn ứng trước kế hoạch:
+ Trường hợp đã có kế hoạch vốn, chưa có khối lượng hoàn thành: Căn cứ đề nghị của bộ phận Thanh toán vốn đầu tư, kế toán lập phiếu chuyển khoản ghi:
Nợ TK 301.13, 311.13, 321.13 Có TK 303.13, 313.13, 323.13
+ Trường hợp đã có kế hoạch vốn, có khối lượng hoàn thành, căn cứ đề nghị của bộ phận Thanh toán vốn đầu tư, kế toán lập phiếu chuyển khoản ghi:
Nợ TK 301.03, 311.03, 321.03 Có TK 303.13, 313.13, 323.13
Đồng thời ghi:
Nợ TK 341.01, 342.01, 343.01 Có TK 341.11, 342.11, 343.11 c. Kế toán thực chi vốn đầu tư
Căn cứ giấy rút vốn đầu tư đã được bộ phận Thanh toán vốn đầu tư kiểm soát, kế toán ghi:
Nợ TK 301.03, 311.03, 321.03 Có TK 501
Đồng thời ghi:
Nợ TK 341.01, 342.01, 343.01 Có TK 841.01, 842.01, 843.01 d. Kế toán thu hồi vốn đầu tư
- Khi chưa quyết toán niên độ ngân sách:
Căn cứ giấy nộp trả vốn đầu tư bằng tiền mặt có ghi rõ mục lục ngân sách, kế toán ghi:
Nợ TK 501
Có TK 30, 31, 32
Đồng thời ghi giảm số vốn tạm ứng, thanh toán và nguồn vốn đầu tư Đỏ nợ TK 341, 342, 343
Đỏ có TK 841, 842, 843
- Khi đã quyết toán niên độ ngân sách
Căn cứ giấy nộp trả vốn đầu tư bằng tiền mặt có ghi rõ mục lục ngân sách, kế toán ghi:
Nợ TK 501 Có TK 741
Đồng thời điều tiết 100% cho cấp ngân sách được hưởng, kế toán ghi: Nợ TK 741.01
Có TK 701, 711, 712
Và ghi giảm số vốn đã thanh toán và nguồn vốn XDCB: Đỏ nợ TK 341.01, 342.01, 343.01
Đỏ có TK 841.01, 842.01, 843.01
e. Kế toán quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành
Căn cứ lệnh tất toán tài khoản dự án, công trình hoàn thành được duyệt, kế toán lập phiếu chuyển khoản hạch toán tất toán tài khoản nguồn vốn và tài khoản thanh toán vốn đầu tư
- Nếu là vốn đầu tư thuộc NSNN, kế toán ghi: Nợ TK 841.01, 842.01
Có TK 341.01, 342.01
- Nếu là vốn CTMT, kế toán ghi: Nợ TK 851.01, 852.01
Có TK 351.01, 352.01
- Nếu là vốn đầu tư từ các nguồn vốn khác, kế toán ghi: Nợ TK 861.01, 862.01
Có TK 361.01, 362.01
1.4.2.3 Kế toán Chi chuyển giao
a. Hạch toán chi bổ sung từ NS tỉnh cho NS huyện:
- Căn cứ giấy rút dự toán của Phòng Tài chính, kế toán ghi: Nợ TK 311.05 (chi tiết MLNSNN)
Có TK 741.01
Đồng thời điều tiết 100% cho ngân sách huyện, kế toán ghi: Nợ TK 741.01 (chi tiết MLNSNN)
Có TK 721.01
- Trường hợp được ứng trước dự toán, căn cứ Giấy rút dự toán của Phòng Tài chính, kế toán hạch toán:
Nợ TK 313.15 (Chi tiết MLNSNN) Có TK 743.01
Đồng thời điều tiết 100% cho ngân sách huyện, kế toán ghi: Nợ TK 743.01 (Chi tiết MLNSNN)
Có TK 723.01
Ghi xuất ngoại bảng 111.03
b. Hạch toán chi bổ sung từ NS huyện cho NS xã: - Căn cứ Giấy rút dự toán của UBND xã, kế toán ghi: Nợ TK 321.05 (Chi tiết MLNSNN)
Có TK 741.01
Đồng thời điều tiết 100% cho ngân sách xã, kế toán ghi: Nợ TK 741.01 (Chi tiết MLNSNN)
Có TK 731.01 (Chi tiết theo xã) Ghi xuất ngoại bảng 112.01
- Trường hợp ứng trước dự toán, căn cứ Giấy rút dự toán của UBND xã, kế toán hạch toán:
Nợ TK 323.15 (Chi tiết MLNSNN) Có TK 743.01
Đồng thời điều tiết 100% cho ngân sách xã, kế toán ghi: Nợ TK 743.01 (Chi tiết MLNSNN)
Có TK 733.01
Ghi xuất ngoại bảng 112.03
1.5. Yêu cầu của bài toán
Chương trình kế toán thu – chi NSNN bằng tiền mặt được đặt ra yêu cầu quản lý việc hạch toán các khoản thu – chi NSNN chi tiết đến từng chương,
loại, khoản, mục, tiểu mục của mục lục ngân sách nhà nước; tạo lập và theo dõi các tài khoản của các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước và các khách hàng có phát sinh giao dịch tại KBNN; đưa ra các báo cáo cần thiết cho quá trình quản lý.
2. Phân tích chi tiết HTTT Kế toán thu – chi NSNN bằng tiền mặt 2.1 Sơ đồ chức năng (BFD) của hệ thống
Thanh toán vốn đầu tư Kế toán thu – chi
NSNN Kế toán Thu NSNN Kế toán Chi NSNN Chi thường xuyên Hạch toán thu NSNN Lập báo cáo Thu NSNN Quản lý TK của ĐVSDNS Hạch toán chi TX Lập báo cáo chi TX Qlý TK của CT đầu tư, CTMT, chủ đầu tư Hạch toán chi đầu tư
Lập báo cáo chi đầu tư
2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống
2.2.1 Sơ đồ mức ngữ cảnh
Sơ đồ mức ngữ cảnh thể hiện rất khái quát nội dung chính của HTTT Kế toán thu – chi NSNN bằng tiền mặt.
Hệ thống phục vụ 3 đối tượng khách hàng: Đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước, chủ đầu tư và đối tượng nộp tiền vào ngân sách tại KBNN.
Khách hàng HTTT Kế toán thu – chi NSNN Phòng Kế hoạch - thanh toán vốn Ban giám đốc KBNN Chứng từ nộp vào NSNN Chứng từ có xác nhận y/c mở TK Thông tin TK Thông tin dự toán Giấy rút dự toán, chứng từ, hồ sơ thanh toán Chứng từ đã hạch toán chi
Cơ quan Thuế, Tài chính
QĐ giao công trình
Giấy rút vốn, hồ sơ, chứng từ y/c thanh toán
y/c mở TK
Ct y/c thanh toán đã qua kiểm soát
y/c đối chiếu số liệu Thông tin chi đầu tư
y/c lập BC thu – chi NSNN BC thu – chi NSNN
y/c thông tin
Thông tin
2.2.2 Sơ đồ DFD mức 0 của HTTT Kế toán thu – chi NSNN bằng tiền mặt
Giấy rút vốn, ct, hồ sơ y/c thanh toán
Tt chi đầu tư Khách hàng 1.0 KTThu NSNN 2.0 KT Chi NSNN Phòng Kế hoạch -thanh toán vốn Ban GĐ KBNN
Cơ quan Thuế, Tài chính CT nộp vào NSNN
CT có xác nhận
y/c mở TK Thông tin dự toán Giấy rút dự toán, ct, hồ sơ thanh toán Chứng từ đã hạch toán chi Thông tin TK QĐ giao công trình CT đã qua kiểm soát y/c thông tin Tt nguồn vốn TT thu NS Tt tổng hợp thu NSNN Tt tổng hợp chi NS Tt chi NS CSDL kế toán
Y/c lập báo cáo
Báo cáo Y/c lập báo cáo Báo cáo
Y/c thông tin Thông
tin phản hồi
Y/c thông tin Thông tin phản hồi
2.2.3Sơ đồ DFD mức 1 của chức năng 1.0 Khách hàng 1.1 Hạch toán thu NS 1.2 Lập báo cáo Ban GĐ KBNN
Cơ quan Thuế, Tài chính CSDL kế toán chứng từ nộp vào NS chứng từ có xác nhận Thông tin thu NS Thông tin tổng hợp thu