Công tác kế toán tại công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, mọi nghiệp vụ phát sinh đều được xử lý tại phòng Tài chính - Kế toán. Đứng đầu bộ máy kế toán là Kế toán trưởng, đây là người trực tiếp điều hành công tác kế toán, tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch tài chính, huy động các nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh,
chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tính hình tài chính của công ty. Kế toán tổng hợp là người tổng hợp sổ sách từ phần hành để tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ, xác định kết quả kinh doanh, lập Báo cáo kế toán. Ngoài ra, bộ phận kế toán tại công ty còn chia thành các phần hành: Kế toán thanh toán; Kế toán tiền lương; Kế toán tiêu thụ, công nợ phải thu; Kế toán vật tư, công nợ phải trả; Kế toán thuế, tài sản cố định. Mỗi kế toán viên phụ trách một hoặc một số phần hành nói trên và có trách nhiệm ghi chép đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh liên quan đến phần hành của mình phụ trách.
Có thể khái quát tổ chức bộ máy kế toán tại công ty như sơ đồ 2.3.
Sơ đồ 2.3. Tổ chức bộ máy kế toán.
* Kế toán trưởng: Là người phụ trách chung về tài chính, kế toán của công ty như quản lý chung về thuế, ngân hàng, thu chi thanh toán, công nợ, làm hợp đồng cho các công trình lớn, đi giao dịch với khách hàng…Có chức năng tham mưu, chỉ đạo, chịu trách nhiệm trước công ty và cơ quan có thẩm quyền về công tác quản lý tài chính, công tác hạch toán kế toán, thống kê tại công ty. Kế toán trưởng là người tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức công tác
KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán thanh toán Kế toán tiền lương Kế toán tiêu thụ, công nợ phải thu Kế toán vật tư, công nợ phải trả Kế toán thuế, TSCĐ, thống kê KẾ TOÁN TỔNG HỢP Thủ quỹ
hạch toán kế toán, thiết lập hệ thống sổ sách kế toán theo quyết định của công ty và nhà nước, phân công công việc, hướng dẫn tổ chức, kiểm tra kiểm soát công tác kế toán của từng kế toán chi tiết.
* Kế toán tổng hợp: Là người phụ trách về công tác hạch toán kế toán, chịu trách nhiệm:
+ Lập báo cáo tài chính tháng, quý, năm. + Kế toán công nợ khác.
+ Theo dõi hạch toán các quỹ.
+ Tập hợp kiểm kê định kỳ tài sản, công nợ, tiền vốn của công ty. + Hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ trẻ chưa có kinh nghiệm làm việc; + Tổng hợp kê khai thuế hàng tháng, lập báo cáo thuế (thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế xuất nhập khẩu) theo quy định của Nhà nước;
+ Lập hồ sơ hoàn thuế;
+ Tham gia quản lý, tập hợp báo cáo công nợ, đôn đốc việc thu hồi nợ theo quy định của công ty;
+ Xử lý số liệu công nợ, phân loại tuổi nợ theo chế độ tài chính của Nhà nước ban hành;
+ Giúp Tổng giám đốc trong công ty quản lý vốn;
+ Theo dõi việc giải tỏa cưỡng chế thuế (nếu có phát sinh).
* Kế toán tiêu thụ, công nợ phải thu: Theo dõi sát vấn đề công nợ; ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác, rõ ràng số dư hiện có, tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu từ các khách hàng, các khoản phải trả cho người bán, các khoản phải trả, phải thu của công tác viên; Hàng tháng, hàng tuần phải đối chiếu công nợ với khách hàng, lên kế hoạch phải thu của khách hàng đến hạn trả, ngăn ngừa các khoản bị chiếm dụng vốn; Hàng tháng lên báo cáo công nợ, báo cáo doanh thu, kê khai thuế đầu ra, quản lý công nợ với khách hàng mua; theo dõi đối chiếu công nợ với các cộng tác viên; Đồng thời
làm báo cáo công nợ phải trả cho khách hàng vào ngày mồng 5 và ngày 20 của tháng, hàng tuần phải báo cáo với ban lãnh đạo công ty số liệu tổng hợp hoặc chi tiết về công nợ của mỗi khách hàng, mỗi cộng tác viên.
* Kế toán thanh toán: Hướng dẫn cho khách hàng làm thủ tục thu chi thanh toán, hàng tuần vào thứ 6 trình Giám đốc ký về các khoản đề xuất thanh toán của khách hàng; Đồng thời kế toán thanh toán còn có nhiệm vụ vào sổ quỹ, viết hoá đơn tài chính, viết uỷ nhiệm chi…và kiểm tra thanh quyết toán.
* Kế toán vật tư và thanh toán các khoản phải trả: Theo dõi, giám sát và quản lý toàn bộ vật tư, hàng hoá luân chuyển qua công ty; Hàng ngày nhận, tập hợp, cập nhật và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ nhập xuất vật tư, hàng hoá cùng các hồ sơ, chứng từ đi kèm; Đồng thời tập hợp hoá đơn mua hàng và hoá đơn bán hàng để theo dõi hàng nhập xuất để làm cơ sở dữ liệu đối chiếu cho hàng nhập xuất về số lượng, chủng loại và giá cả; Tham mưu cho Giám đốc về các biện pháp để quản lý hàng tồn kho một cách tiết kiệm tránh bị tồn kho lâu ngày; Đồng thời theo dõi các khoản phải trả cho người bán, hàng tháng, hàng tuần phải đối chiếu công nợ; Nhận chứng từ thanh toán các khoản phải trả cho người bán trong và ngoài nước; Hàng tháng làm báo cáo mua hàng và công nợ phải trả cho khách hàng vào ngày mồng 5 và ngày 20 hàng tháng; Lưu trữ toàn bộ hồ sơ hợp đồng, bộ chứng từ mua hàng (có hóa đơn tài chính bản gốc), phiếu nhập kho…
* Kế toán tiền lương: theo dõi qua trình làm việc của người lao động về thời gian, kết quả lao động, tính ra lương và các khoản trích theo lương, theo dõi các khoản tạm ứng, các khoản trừ vào lương và thanh toán lương cho người lao động; Tham mưu giúp Giám đốc quản lý trong các lĩnh vực công tác tổ chức bộ máy, quản lý cán bộ và nhân lực, tổ chức lao động và tiền lương, đào tạo, thi đua khen thưởng, kỷ luật.
* Kế toán thuế, TSCĐ, thống kê: Theo dõi các hoá đơn thuế GTGT đầu vào và đầu ra, cuối tháng làm báo cáo quyết toán thuế; Hạch toán tăng, giảm tài sản cố định, công cụ lao động; Hạch toán khấu hao hàng tháng; Phân bổ công cụ lao động theo tính chất hàng hoá; Kiểm kê tài sản và công cụ lao động định kỳ theo quy định của Nhà nước.
* Thủ quỹ: Thực hiện các công việc liên quan đến thu chi tiền mặt tại công ty; Có nhiệm vụ chi tiền sau khi đã được Giám đốc duyệt chi, thanh toán đồng thời lên các phương án vay vốn, làm bảo lãnh, thực hiện hợp đồng; Quản lý quỹ tiền mặt như thu, chi, vào sổ quỹ theo phiếu thu, phiếu chi và lập báo cáo hàng ngày về kết quả giao dịch với khách hàng, báo cáo quỹ.