3.2.3.1. Những thủ tục cần thực hiện trước khi tiến hành thương thuyết hợp tác với đối tác.
- Gửi thư mời làm đối tác.
Khi đã tìm được công ty có thể hợp tác, Vietran tour thường gửi thư điện tử cho công ty đó mời họ làm đối tác. Trong thư, Vietran tour bày tỏ thiện chí muốn hợp tác, nêu những hiểu biết về công ty đó và đưa ra một vài ưu đãi của Vietran tour dành cho họ. Nếu phía công ty lữ hành được nhận thư có thiện chí, họ gửi thư phúc đáp rất nhanh và nêu những câu hỏi cho phía Vietran tour.
Sau khi nhận được thư sẵn sàng hợp tác của công ty nước ngoài, Vietran tour và công ty đó tiếp tục trao đổi với nhau về mọi mặt. Trước hết, Vietran tour chứng minh tiềm lực tài chính và nguồn khách ổn định cho phía đối tác, tạo sự tin tưởng cho đối tác về thái độ làm việc nghiêm túc và lâu dài của Vietran tour. Phía đối tác thường chứng minh năng lực tài chính, năng lực hoạt động kinh doanh, mối quan hệ mật thiết của họ với các nhà cung cấp và những cảm nhận tốt đẹp của khách hàng, các đối tác đang hợp tác với họ.
- Gặp gỡ trực tiếp.
Sau một thời gian trao đổi qua e-mail, hai bên thường sắp xếp một cuộc gặp gỡ để trực tiếp trao đổi với nhau. Tuỳ theo thiện chí của phía đối tác, họ sẽ đảm nhận mọi chi phí hoặc một phần trong chuyến đi khảo sát của Vietran tour. Vietran tour tìm hiểu về đối tác, về những tuyến điểm mới mà phía đối tác đã rất có kinh nghiệm làm, khảo sát một loạt các khách sạn, nhà hàng, các hãng xe…mà phía đối tác đưa ra cho Vietran tham khảo. Sau khi hoàn tất mọi khảo sát cần thiết, Vietran tour và đối tác sẽ đi đến việc ký hợp đồng hợp tác và sau này, trước từng mỗi đợt Vietran tour gửi khách cho công ty nhận khách, Vietran tour luôn có một bản hợp đồng cụ thể cho từng chuyến tour trong đó nêu rõ ràng lịch trình chuyến đi, những dịch vụ mà khách hàng được hưởng…
3.2.3.2. Những thuận lợi, khó khăn mà Vietran tour gặp phải khi thương thuyết với đối tác.
- Thuận lợi:
+ Đã có kinh nghiệm đàm phán.
Vietran tour đã kinh doanh mảng outbound được 5 năm, tuy chưa phải là khoảng thời gian qúa dài nhưng cũng đủ đúc kết những kinh nghiệm khi đàm phán với đối tác mới. Hơn nữa, do ban lãnh đạo của
Vietran tour đã có những kinh nghiệm riêng cho mình trong việc đàm phán trước khi thành lập công ty. Sau mỗi lần đàm phán thành công, Vietran tour lại tìm ra được cách thức đàm phán hiệu quả với từng đối đối tác ở tại từng khu vực khác nhau. Vietran tour biết đưa ra những ưu đãi hấp dẫn cho đối tác và cách trao đổi thẳng thắn để thuyết phục đối tác khi gặp những bất đồng ban đầu.
+ Nắm chắc thông tin.
Để thương thuyết thành công, Vietran tour đã có bước chuẩn bị thông tin về mọi lĩnh vực như môi trường kinh doanh lữ hành, về thực trạng du lịch và các nhà cung cấp tại nước đó… nên có thể tự tin đàm phán và đưa ra những yêu cầu hợp lý về giá cả, dịch vụ để phía đối tác không thể đưa ra những thông tin sai lệch. Hơn nữa, do Vietran tour đã có bước kiểm tra tình hình hoạt động thực tế của đối tác nên có thể tìm ra điểm yếu, điểm mạnh của đối tác để đưa ra những hoạt động hợp tác, ví dụ như: công ty đối tác đó chỉ mạnh về các tour tới địa điểm X trong mùa nào đó cụ thể mà không mạnh về các tour tới địa điểm khác trong đất nước đó thì Vietran tour chỉ gửi khách sang cho họ khi có đoàn đi địa điểm X và vào mùa đó ( thực tế, cùng đi du lịch một địa điểm nhưng vào các mùa khác nhau thì chương trình du lịch cũng sẽ có những điểm khác nhau, nhất là về các dịch vụ bổ sung ) - Khó khăn:
+ Vấp phải những điều kiện quá cao so với khả năng của công ty mà doanh nghiêp đó đặt ra. Ví dụ như phía đối tác yêu cầu hàng tuần Vietran tour phải gửi một đoàn khách sang thì đối tác mới hợp tác, Vietran tour sẽ gặp khó khăn trong việc gom khách do không phải thời điểm nào trong năm khách Việt Nam cũng có nhu cầu đi du lịch nước ngoài.
- Chuẩn bị những điều khoản từ nhỏ nhất thật chu đáo, chặt chẽ. - Thuê công ty luật có kinh nghiệm soạn thảo hợp đồng du lịch.
Nói chung, qúa trình đàm phán của Vietran tour với các đối tác nước ngoài đều diễn ra tương đối tốt. Tuy nhiên, trong tương lai, tình hình kinh doanh lữ hành sẽ gay gắt hơn dẫn đến những cam kết hợp tác cũng phức tạp hơn và sẽ cần chi tiết hơn. Do đó, Vietran tour nên nắm chắc những thay đổi nhỏ nhất để đưa vào bản hợp đồng những điều khoản hợp lý và có lợi cho phía Vietran tour
Luật kinh doanh và Luật du lịch Việt Nam có nhiều điểm khác so với Luật của nước ngoài. Khi xảy ra tranh chấp, vi phạm hợp đồng giữa các bên, Vietran tour nên căn cứ theo Luật quốc tế để giải quyết vấn đề. Chính vì vậy, Vietran tour nên cần sự tư vấn của văn phòng luật sư để có thể biết rõ hơn về Luật quốc tế trong kinh doanh. Việt Nam đang từng bước hội nhập hoàn toàn với thế giới, việc tìm hiểu Luật kinh doanh quốc tế là điều cần thiết với mọi doanh nghiệp, không riêng gì với Vietran tour. Vietran tour càng sớm nắm chắc Luật kinh doanh quốc tế thì càng kinh doanh chuyên nghiệp hơn và tránh khỏi những thua thiệt trong hợp tác vì không biết tận dụng Luật quốc tế để bảo vệ quyền lợi của công ty mình.
Để tránh những sai sót trong ngôn ngữ hợp đồng quốc tế và để các điều khoản chặt chẽ hơn, Vietran tour nên thuê văn phòng luật sư soạn thảo hợp đồng hợp đồng hợp tác. Hiện nay tại Hà Nội, các văn phòng luật sư quốc tế đã xuất hiện rất nhiều. Tuy nhiên, Vietran tour hoàn toàn có thể sử dụng dịch vụ của các văn phòng luật sư trong nước nhưng có hiểu biết về luật kinh doanh quốc tế sâu sắc để giảm bớt chi phí.