III – Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
1-Các nguồn nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chủ yế u:
Các nhà cung cấp nguyên vật liệu thờng là các công ty trong nớc nh Công ty dệt 8/3 , Công ty dẹt 19/5 , Công ty dệt Vĩnh phúc .... và một số nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ đợc nhập từ nớc ngoài .
2.Phơng pháp lập chứng từ :
Hiện nay công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phuơng pháp thẻ song song
2.1- Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ .–
2.2- Phơng pháp hạch toán .
• ở kho : Thủ kho mở thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập , xuất , tồn của từng loại nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ ở từng kho theo chỉ tiêu số lợng. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ thủ kho ghi số lợng thực nhập xuất vào chứng từ , cuối ngày căn cứ và chứng từ ghi vào thẻ kho .
Mỗi chứng từ ghi một dòng theo trình tự nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tính ra số tồn kho cuối ngày ghi ngay vào thẻ kho đó .
Sau khi sử dụng chứng từ nhập xuất ghi thẻ kho thủ kho sắp xếp lại chúng từ lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển về phòng kế toán .
• ở phòng kế toán : Thẻ kho Sổ chi tiết VL- CCDC Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ chi tiết TK 331 NKCT5 Hóa đơn Bảng tổng hợp N-X-T Bảng phân bổ số 2
Ghi vào cuối tháng Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra
Kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ để ghi chép hàng ngày tình hình nhập- xuất- tồn kho theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị của từng loại vật liệu – công cụ dụng cụ . Sổ chi tiết đuợc mở tơng ứng với từng thẻ kho cho từng loại vật liệu –công cụ dụng cụ và ở từng kho .
Định kỳ hay cuối tháng kế toán và thủ kho tiến hành kiểm tra , đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ và thẻ kho về tình hình nhập -xuất –tồn về mặt số liệu .
Ưu điểm của phơng pháp này là ghi chép đơn giản , dễ hiểu , dễ kiểm tra đối chiếu và nhanh chóng phát hiện ra sai sót .
Đối với hàng tồn kho công ty sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên đối vói vật liệu – công cụ dụng cụ .
3.Kế toán nhập xuất nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ .–
3.1- Kế toán nhập vật liệu công cụ dụng cụ :
Sau khi nhận đợc hoá đơn và vật liệu đã về đến công ty , bộ phận quản lý sẽ kiểm tra về só lợng , chủng loại , chât luợng sản phẩm , thời gian giao hàng đói chiếu theo hợp đồng mua bán đã ký . Nếu thấy đủ tiêu chuẩn sẽ tiến hành thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập kho , thủ kho ghi vào thẻ kho . Tiếp đó kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho để tiến hành vào sổ chi tiết vật liệu-công cụ dụng cụ . Giá của VL-CCDC nhập kho là gía thực tế của vật liệu đó .
= + -
• Ví dụ : Ngày 3/3/2003 Công ty nhận đợc NVL và hoá đơn GTGT số 25769
a Phiếu nhập kho: –
- Cơ sở lập : Sau khi nhận đợc hoá đơn GTGT và số vật liệu , cộng cụ dụng cụ vừa mua kế toán ghi vào phiếu nhập kho .
- Phơng pháp lập :
Ngày, tháng ,năm lập phiếu do cán bộ phòng vật t ghi . Số phiếu nhập : Do ngời lập phiếu ghi .
Mẫu số 02-GTGT-321 Số :25769
Hoá đơn
Ngày 3 tháng 3 năm 2003
Liên 2 : Giao cho khách hàng Số :25769
Tên đơn vị bán : Công ty dệt Vĩnh phú Họ và tên ngời mua hàng : Lâm Đức Dũng .
Đơn vị mua : Công ty Da giầy Hà nộ , Địa chỉ : 409 nguyễn Tam Trinh – Hà nội Hình thức thanh toán : Công nợ .
TT Tên hàng hoá , DV ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tièn
1 Bạt 9921 đen m 2.893,4 11.894 34.414.100 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cộng tiền hàng ; 34.414.100 Tiền thuế GTGT (10%) : 3.441.410 Tổng số tiền thanh toán : 37.855.510 Số tiền viết bằng chữ : (Ba mơi bảy triệu tám trăm năm mơi năm ngàn năm trăm m-
ời đông .)
Nguời mua hàng . Kế toán trởng . Thủ trởng đơn vị .
Họ và tên ngời giao hàng : Ngời lập phiếu ghi đầy đủ họ tền ngời giao hàng theo sô ... ngày ... tháng ...năm ... của : Ghi lại số ngày, tháng , năm của hoá đơn hay lệnh nhập vật t
Cột STT , tên nhãn hiệu vật t , mã số , ĐVT ... do ngời lập phiếu ghi .
Cột số lợng : Theo chứng từ : Ghi lại số lợng theo hoá đơn hay lệnh nhập vật t
Thực nhập : Do thủ kho ghi số lợng thực nhập sau khi kiểm kê .. Cột đơn giá , thành tiền , dòng cộng và tổng số tiền do kế toán ghi .
Dòng nhập : ngày ... tháng ... năm do thủ kho ghi .
• Ví dụ : Ngày 3/3/2003 sau khi nhận hoá đơn giái trị gia tang số 25769 ngày
2 tháng 3 năm 2003 phiếu nhập kho đợc lập nh sau
B- Bảng kê nhập :
- Cơ sở lập : Căn cứ vào các phiếu nhập kho trong tháng nh phiếu nhập kho số 105VLC để lập bảng kê nhập vật liệu cho từng tháng .
- Phơng pháp lập : Mỗi loại vật liệu đợc ghi một dòng theo nhóm vật liệu cụ thể . Cuối tháng tiền hành tổng cộng giá trị vật liệu nhập trong tháng.
Cột chúng từ : Ghi số và ngày tháng phat sinh chứng từ đó . Cột diễn giải : Nêu nội dung của phiếu nhập .
Cột đơn vị tính : Ghi đơn vị tiánh của vật liệu . Cột số lợng : Ghi số lợng vật liệu thực tế nhập kho .
Cột đơn giá : Căn cứ vào đơn giá ghi trên hóa đơn GTGT . Cột thành tiền : Thành tiền = Số lợng x đơn giá .
Đơn vị : Công ty Da giầy Hà nôi Mẫu số : 01-VT Số : 105VLC
Phiếu nhập kho .
Ngày 3 tháng 3 năm 2003 Nợ : TK 1521 Có : TK 331 Họ và tên ngời giao hàng : Lê Đức Thanh .
Theo HĐ số 25769 ngày 2 tháng 3 năm 2003 của Công ty dệt Vĩnh phúc Nhập tại kho : 01
TT Tên nhãn hiệu VT Mã số ĐVT Số lợng Đ.gia Thành
Theo Ctừ Thực nhập tiền 1 Bạt 9921 đen Cộng : 0103- 04 m 2.893,4 2.893.4 11.894 34.414.100 34.414.100 Tổng số tiền (bằng chữ ): Ba m t triệu bốn trăm mời bốn ngày một trăm đông
• Ví dụ : Phiếu nhập số 110 ngày 8 tháng 7 năm 2003 nhập vải không dệt
với số lợng 30m , đơn giá 40.000đ/m ( biểu số : 2.1 )
bảng kê nhập
Tháng 3 năm 2003
TT Tên vật t ĐVT Só lợng Đ. giá Thành tiền
I Vật liệu chính 612.402.49 6 Bạt 9921 đen m 2.893.4 11.894 34.414.100 Vải không dệt m 30 40.000 1.200.000 II Vật liệu phụ 76.963.681 Chỉ se 4 trắng cuộn 150 11.550 1.732.500 Chun trắng 4cm m 350 13.900 1.365.000
III Nhiên liệu 13.687.895
Dầu Marut lít 70 18.625 1.303.750 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Than tấn 23,09 476.190 10.995.227
IV Công cụ dụng cụ 52.378.621
Tổng cộng 754.732.693
Do công ty sử dụng phơng pháp tính giá xuất vật liệu theo giá thực tế đích danh nên
Giá thực tế = Số lơng NVL x Đơn giá nhập kho vật liệu xuất kho xuất kho
3.2- Kế toán xuất vật liệu , công cụ dụng cụ
Căn cứ theo nhu cầu cần xuất vật liệu để tiến hành sản xuất , thủ kho cho xuất kho nguyên vật liệu .
a- Phiếu xuất kho .
- Cơ sơ lập : Căn cứ vào giấy đề nghị xuất kho , phiếu xin cấp vật t . - Phơng pháp lập : Giống phiếu nhập kho .
• Ví dụ : Phiếu xuất kho số 308 ngày 5/3/2003nh sau :
Đơn vị : Công ty Da giầy Hà nội . Mẫu : 02-VL Số 308
Phiếu xuất kho
Ngày 5 tháng 3 năm 2003 . Nợ : TK621 Có : TK 1521
Họ tền ngời nhận hàng : Nguyễn Hải Yến Địa chỉ : Xí nghiệp may . Lý do xuất : Sản xuất theo đơn đặt hàng
Xuất tại kho : 02
TT Tên vật t Mã ĐVT Số lợng Đ.giá T.tiền số Yêu cầu Thực xuất
1 2 Bạt 9921 mộc Bạt 9921 đen 0103-01 0103-04 m m 2162,5 1674,4 2162,5 1674,4 8.830 11.894 19.094.875 19.915.314 Cộng 39.010.189
Tổng số tiền viết bằng chữ : Ba mứoi chín triệu không trăm mời ngàn một trăm
tám chín đông .
Xuất , ngày 5 tháng 3 năm 2003
Thủ trởng đơn vị . Kế toán trởng . Phụ trách cung tiêu . Ngời nhận . Thủ kho
b- Bảng kê xuất :
- Cơ sở lập : Căn cứ vào các phiếu xuất kho hàng tháng . - Phơng pháp lập; : Tơng tự nh bảng kê nhập .l
• Ví dụ : Lập bảng kê xuất tháng 3 năm 2003
bảng kê xuất
Tháng 3 năm 2003
TT Tên vật t ĐVT S.ợng Đ.giá Thành tiền
I Vật liệu chính Bạt 9921 mộc Bạt 9921 đen mm 2162,51674,4 8.83011894 982.391.278 19.094.875 19.915.314 II Vật liệu phụ Chỉ se 4 trắng Chun trắng 4 cm cuộn m 116 74 10.236 3.900 302.674.417 1.187.376 288.600
III Nhiên liệu
Than tấn 2309 476.190 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
65.530.000
10.995.327
IV Công cụ dụng cụ 30.264.100
3.3- Thẻ kho :
- Cơ sở lập căn cứ vào phiếu nhập , phiếu xuất để ghi thẻ kho .
- Phơng pháp lập : Thẻ kho đợc mở cho từng chủng loại và ghi theo chỉ tiều số lợng . Mỗi chứng từ đợc ghi một dòng theo thứ tự thời gian và thủ kho tính ra tồn cuối ngày và ghi ngay vào thẻ kho .
Ví dụ : Thẻ kho theo dõi vật t Bạt 9921 đen tháng 3/2003 nh sau :
Đơn vị : Công ty Da giầy Hà nộ Mẫu số : 06VT
Kho 01 , ngày lập thẻ : 01/03/2003 Ban hành theo QĐ1141/TC Tờ số 03 CĐKT ngày 1-11-1996 BTC
thẻ kho
Tên nhãn hiệu quy cách vật t : Bạt 9921 đen . Mã số 0103-04
Đơn vị tính : mét
Ngày Chứng từ Số lợng Ký xác tháng Số hiệu Ngày Diễn giải Nhập Xuất Tồn nhận năm Nhập Xuất tháng kế toán
Tồn đầu tháng 0
3/3 105VL 3/3 Nhập bạt 9921 đen 2893,4 2893,4 5/3 308 5/3 Xuất cho sản xuất 1674,4 1219 8/3 309 8/3 Xuất cho sản xuất 863,2 355,8 19/3 315 19/3 Xuất cho sản xuất 355,8 0
Cộng phát sinh 2893,4 2893,4 0
Tồn cuối tháng 0
3.4- Bảng tổng hợp nhập , xuất , tồn .
- Cơ sở lập : Căn cứ vào bảng kê nhập , bảng kê xuất trong tháng kế toán lập bảng tổng hợp nhập ,xuất , tồn vào cuối tháng .
- Phơng pháp lập :
Cột tền vật liệu : Ghi tên vật liệu nhập xuất trong tháng , mỗi vật liệu đợc ghi vào một dòng theo sự phân loại từng nhóm vật liệu cụ thể .
Cột đơn vị tính : Ghi đơn vị tính của từng vật liệu ứng với vật liệu đó . Cột tồn đầu tháng : Là số liệu tồn của tháng trớc chuyển sang
• Ví dụ : Tháng 3/2003 nhập Bạt 9921 đen với số lợng 2893,4m trị giá
34.414.100đ
- Cột xuất trong tháng : Vì công ty áp dụng phơng pháp thực tế đích danh nên căn cứ vào vật liệu tồn đầu tháng để xuất theo đúng yêu cầu .
• Ví dụ : Tháng 3/2003 vật liệu Bạt 9921 đen có d đầu kỳ =0 , nhập trong
tháng là 2893,4 m trị giá 34.414.100đ và đợc xuất làm 3 lần . Số lợng và giá trị vật liệu xuất đợc tính nh sau :
Số lợng = 1674,4 + 863,2 + 355,8 = 2893,4m
Giá trị = ( 1674,4 + 863,2 + 355,8 ) x 11.894 = 34.414.100 đ - Cột tồn cuối tháng :
VL tồn = VL tồn + VL nhập - VL xuất cuối tháng đầu tháng trong tháng trong tháng . (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Ví dụ : Giá trị vật liệu tồn cuối tháng là :
2.027.935.831 + 64.973.364 + 1.734.722 + 23.012.159 = 2.117.656.076đ - Tác dụng : Cho biết tổng hợp thực tế tình hình nhập xuất tồn và số liệu tồn
kho cuối tháng của công ty .
VD : Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liêuj tháng 3 năm 2003 ( Biểu số 2.3)
3.5 Sổ chi tiết nguyên vật liệu công cụ dụng cụ .– –
- Cơ sở lập : Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu – công cụ cụng cụ
- Phơng pháp lập : Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập -xuất kế toán vật liệu – công cụ dụng cụ ghi vào sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị . Sổ chi tiết vật liệu công cụ dụng cụ đợc mở chi tiét cho từng loại vật t . Căn cứ vào số lợng và giá trị vật liệu , công cụ dụng cụ nhập-xuất tính ra đợc lợng tồn cuối ngày từ đó tính ra đợc lợng tồn cuối tháng .
• Ví dụ : Ngày 3/3/2003 nhập 2893,4m bạt 9921 đen trị giá 34.414.100đ
D đầu tháng =0 , trong ngày khong xuất . Vậy lợng tồn cuối ngày là : Số lợng : 0 + 2893,4 – 0 = 2893,4m
Giá trị : 0 + 34.414.100 – 0 = 34.414.100đ
- Tác dụng : Theo dõi chi tiết tình hình biến động của từng loại vật liệu ở từng ngày trong tháng .
3.6- Sổ chi tiết số 2 .
- Cơ sỏ lập : Căn cứ vào các hoá đơn , phiếu nhập , chứng từ thanh toán kế toán lập “Sổ chi tiết số 2” TK 331 : “Phải trả ngời bán “ theo dõi tình hình thu mua và thanh toán của công ty vói các khách hàng .
- Phơng pháp lập : Mỗi hoá đơn ghi một dòng , ghi liên tục theo trình tự thời gian của chứng từ và đợc theo dõi thanh toán từ khi hoá đơn đó xuất hiện đên khi thanh toán xong hoá đơn đó .
+ Cột số d đầu thán : Căn cứ váo số d cuối tháng của “Sổ chi tiết số 2” tháng trớc .
+ Cột hoá đơn , phiếu nhập : Ghi số và ngày của từng loại chứng từ vào cột phù hợp .
+ Cột Ghi có TK331/Ghi nợ TK liên quan : Gồm nhiều cột nhỏ mỗi cột là một loại vật liệu – công cụ dụng cụ . Căn cứ và hoá đơn , phiếu nhập ghi vào cột phù hợp phần giá trị của vật liệu – công cụ dụng cụ đó .
• Ví dụ : Phiếu nhập ngày 3/3/2003 theo hoá đon số 25769 ngày 3/3/2003
nhập 2893,4m bật đen , trị giá 34.414.100đ của Công ty dệt Vĩnh phúc . Trên “Sổ chi tiét số 2 “ – Công ty dệt Vĩnh phúc : Dòng nhập bạt 9921 đen cột TK1521 ghi : 34.414.100đ và cột TK133 ghi : 3.441.410đ
Cột tổng TK334 = 34.414.100 + 3.441.410 = 37.855.510 (đ)
+ Cột Ghi nợ TK 331/có TK liên quan : Kế toán căn cứ vào số tiền mà công ty đã thanh toán với ngời bán theo hình thức nào thì ghi vào cột phù hợp .
*Ví dụ : Trong tháng 2/2003 công ty thanh toán với công ty dệt 19/5 theo phiếu chi số 131 ngày 27/2/2003 số tiền 4.832.679đ . Kế toán ghi Nợ TK331/Có TK111 : 4.832.697đ
- Cột số d cuối tháng = D đầu tháng + Tổng có TK 331 – Tổng nợ TK331 • Ví dụ : “Sổ chi tiết só 2” – Công ty dệt Vĩnh phúc , tháng 3/2003
.(Biểu số 2.5)
3.6 Nhật lý chứng từ số 5 .–
- Cơ sở lập : Căn cứ vào NKCT số 5 tháng trớc và “ Sổ chi tiết số 2” cùng tháng .
- Phơng pháp lập :
+ Cột thứ tự và diễn giải ghi thứ tự và tên của khách hàng . Mỗi khách hàng đợc ghi một dòng trên NKCT số 5
+ Cột số d đầu tháng : Lấy số liệu ở cột số d cuối tháng ở NKCT số 5 tháng trớc chuyển sang .
VD : Số d cuối tháng NKCT5 tháng 2 của công ty dệt 19/5 là : 583.762.516 (đ) đợc chuyển thành số d đầu tháng của NKCT5 tháng này của công ty dệt 19/5. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Cột số phát sinh : Lấy dòng cộng cuối tháng ở “Sổ chi tiết só 2” từng khách hàng để ghi vào một dòng .
Sau khi lập xong NKCT5 kế toán tiến hành cộng dọc lấy dòng tổng cộng để biết đợc só đã thanh toán và số còn phải thanh toán .
+ Cột số d cuối tháng :
Số d (Nợ,Có) = Só d (Nợ,Có) + Phát sinh (Nọ,Có) - Phát sinh (Nọ,Có) cuối tháng đầu tháng trong tháng trong tháng