1.7.3.1. Quỹ BHXH theo khả năng của tổ chức lao động quốc tế
"BHXH đợc hiểu là sự bảo vệ của toàn xã hội đối với các thành viên của mình thông qua một loạt các biện pháp công cộng để chống lại tình trạng khó khăn về tài chính do bị mất hoặc giảm thu nhập gây ra bởi: ốm đau, mất khả năng lao động, tuổi già, tàn tật thêm vào đó BHXH bảo vệ chăm sóc sức… khoẻ, chăm sóc y tế cho cộng đồng và trợ cấp cho cho các gia đình khó khăn.
Nh vậy ngoài tiền lơng thì công nhân viên còn đợc trợ cấp xã hội khoản trợ cấp xã hội này chủ yếu đợc chi từ quỹ BHXH
Theo chế độ hiện hành, quỹ BHXH đợc tính theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ lơng cấp bậc và các khoản phụ cấp thờng xuyên của ngời lao động thực tế trong kỳ hạch toán. Trong đó ngời sử dụng lao động phải nộp 15% và đợc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, còn lại là ngời lao động nộp 5% và trừ vào tiền lơng hàng tháng.
Nhà nớc quyết định chính sách về BHXH, nhằm từng bớc mở rộng và nâng cao việc đảm bảo vật chất. Góp phần ổn định đời sống cho ngời lao động và gia đình của họ trong các trờng hợp ngời lao động ốm đau, thai sản, hết tuổi lao động, bệnh nghề nghiệp, mất việc làm, vị tai nạn lao động, chết, gặp rủi ro hoặc các khó khăn khác.
ở Việt Nam hiện nay những ngời lao động có tham gia đóng BHXH, đều có quyền đợc hởng BHXH. Đóng BHXH bắt buộc hay tự nguyện áp dụng đợc áp dụng đối với từng loại đối tợng và từng loại doanh nghiệp để đảm bảo cho ngời lao động đợc hởng các chế độ BHXH thích hợp
Quỹ BHXH đợc quản lý thống nhất theo chế độ tài chính của nhà nớc, hạch toán độc lập và đợc nhà nớc bảo hộ.
1.7.3.2 Quỹ BHYT
Quỹ BHYT đợc sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh, viện phí, thuốc thang.. cho ngời lao động trong thời gian ốm đau, thai sản…
Theo chế độ hiện hành, các doanh nghiệp phải thực hiện trích quỹ THYT bằng 3% trên tổng số thu nhập tạm trích của ngời lao động. Trong số doanh nghiệp phải chịu 2% khoản này tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, còn lại 1% ngời lao động phải nộp, khoản này trừ vào tiền lơng của họ.
Qũy BHYT do nhà nớc tổ chức, giao cho cơ quan BHYT thống nhất quản lý và chi trả cho ngời lao động, thông qua mạng lới y tế. Nhằm huy động sự đóng góp của cá nhân, tập thể, cộng đồng xã hội để tăng cờng chất lợng trong việc khám, chữa bệnh. Vì vậy khi tính đợc mức BHYT các doanh nghiệp phải nộp toàn bộ cho cơ quan BHYT.
KPCĐ là ngời tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp. Theo chế độ hiện hành, KPCĐ đợc tính theo tỷ lệ 2% trên tổng số lơng thực tế phải trả cho ngời lao động, kể cả hợp đồng lao động có thời hạn. Khoản chi phí này đợc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong từng kỳ hạch toán.
Thông thờng khi tính KPCĐ thì doanh nghiệp phải nộp một nửa còn một nửa để lại chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại đơn vị.
1.8.Tính lơng phải trả và trợ cấp BHXH 1.8.1.Tính lơng và trơ cấp BHXH
Việc tính lơng trợ cấp BHXH và các khoản phải trả cho ngời lao động đ- ợc thực hiện phòng kế toán của doanh nghiệp. Hàng tháng căn cứ vào các tài liệu hạch toán về thời gian, kết quả lao động và chính sách xã hội về tiền lơng, lao động, BHXH và các khoản phải trả cho ngời lao động.
Căn cứ vào các chứng từ nh "Bảng chấm công", "Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành", "Hợp đồng giao khoán" kế toán tính toán tiền lơng thời gian lơng sản phẩm, tiền ăn ca cho từng ngời lao động.
Căn cứ vào các chứng từ nh: "Phiếu nghỉ hởng BHXH", "Biên bản điều tra tai nạn lao động" Kế toán trình tự trợ cấp BHXH phải trả cho công nhân… viên và phản ánh vào "Bảng thanh toán BHXH".
Đối với các khoản tiền thởng của công nhân viên, kế toán cần tính toán và lập bảng "thanh toán tiền thởng" để theo dõi và chi trả đúng quy định. Căn cứ bào "Bảng thanh toán tiền lơng" của từng bộ phận để chi trả, thanh toán tiền th- ởng cho công nhân viên, đồng thời tổng hợp tiền lơng phải trả trong kỳ theo từng đối tợng sử dụng lao động, tính toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định. Kết quả tổng hợp, tính toán đợc phản ánh trong "Bảng phân bổ tiền l- ơng và BHXH (Mẫu 01/BPB)
1.8.2. Trích trớc tiền lơng nghỉ phép
Tại các doanh nghiệp sản xuất mang tính thời vụ không bố trí cho công nhân sản xuất nghỉ phép ổn định để tránh sự biến động của giá thành sản phẩm,
Mức trích trớc tiền lơng phép kế hoạch của CNSXTT = Tiền lơng chính thực tế phải trả CNTT trong tháng *Tỷ lệ trích trớc
Tỷ lệ trích trớc = (Tổng số lơng nghỉ phép kế hoạch năm của CNSXTT / Tổng lơng chính kế hoạch năm CNSXTT) * 100%
1.8.3.Thanh toán tiền lơng
Việc trả lơng cho công nhân viên đợc tiến hành cho hai kỳ trong tháng - Kỳ I: Tạm ứng lơng cho công nhân viên đối với những ngời có tham gia lao động trong tháng
- Kỳ II: Sau khi tính lơng và các khoản phải trả cho công nhân viên trong tháng, doanh nghiệp thanh toán một số tiền còn đợc lĩnh trong tháng cho công nhân viên sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ. Đến kỳ chi trả lơng và các khoản thanh toán trực tiếp khác, Doanh nghiệp phải lập giấy xin rút tiền mặt ở ngân hàng về quỹ để chi trả lơng. Đồng thời phải lập uỷ nhiệm chi để chuyển số tiền thuộc quỹ BHXH cho cơ quan quản lý quỹ BHXH.
Việc chi trả lơng ở doanh nghiệp do thủ quỹ thực hiện, căn cứ vào "Bảng thanh toán BHXH" để chi trả lơng và các khoản khác cho công nhân viên. Công nhân viên khi nhận tiền phải ký tên vào "Bảng thanh toán lơng" trong tháng với lý do nào đó công nhân viên cha nhận lơng, thủ quỹ phải lập danh sách ghi chuyển họ, tên, số tiền của họ từ "Bảng thanh toán tiền lơng" sang "Bảng kê thanh toán" với công nhân viên cha nhận lơng.
1.9. Hạch toán kế toán tổng hợp tiền lơng và các khoản trích theo l- ơng
1.9.1 . Chứng từ và tài khoản sử dụng chủ yếu 1.9.1.1. Chứng từ kế toán
Sổ sách của bộ phận lao động tiền lơng trong doanh nghiệp đợc lập trên cơ sở các chứng từ ban đầu khi tuyển dụng, nâng bậc, thôi việc mọi biến… động về lao động đợc ghi chép kịp thời vào sổ sách lao động làm căn cứ cho việc tính lơng phải trả và các chế độ khác cho ngời lao động đợc kịp thời
Chứng từ về lao động tiền lơng bao gồm: Mẫu 01 - LĐTL: bảng chấm công
Mẫu 02 - LĐTL: Bảng thanh toán tiền lơng Mẫu 03 - LĐTL: Phiếu nghỉ hởng BHXH Mẫu 04 - LĐTL: Bảng thanh toán BHXH Mẫu 05 - LĐTL: Bảng thanh toán tiền thởng
Mẫu 06 - LĐTL: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành Mẫu 07 - LĐTL: Phiếu báo làm thêm giờ
Mẫu 08 - LĐTL: Hợp đồng giao khoán sản phẩm Mẫu 09 - LĐTL: Biên bản điều tra tai nạn lao động
Ngoài ra còn có một số chứng từ khác có kết quả nh bảng phổ biến tiền l- ơng và BHXH, phiếu chi TM, Bảng thanh toán các khoản phụ cấp.
1.9.1.2. Tài khoản sử dụng chủ yếu
Để phản ánh tình hình kế toán và thanh toán tiền lơng, tiền công và các khoản khác với ngời lao động, tình hình trích lập và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán sử dụng các TK sau:
* TK 334 phải trả cho công nhân viên
Nội dung: Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lơng, tiền công, phụ cấp, BHXH, tiền thởng và các khoản khác về thu nhập của họ.
Kết cấu: Bên Nợ:
- Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lơng của công nhân viên. - Tiền thởng, tiền công và các khoản đã ứng trớc cho công nhân viên. - Kết chuyển tiền lơng của công nhân, viên chức cha lĩnh.
Bên Có: Phản ánh các khoản tiền lơng, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên chức.
D có: tiền lơng, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân viên chức.
*TK 338 "phải trả, phải nộp"
Nội dung: Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT, doanh thu cha thực hiện, các khoản trừ vào lơng theo quyết định của toà án, giá trị tài sản thừa chờ xử lý, các khoản vay mợn tạm thời, các khoản nhận ký quỹ, ký cợc ngắn hạn của phía đối tác, các khoản thu hộ, giữ hộ, các khoản vay tạm thời.
Kết cấu:
- Bên Nợ: - Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý về quỹ - Các khoản đã chi về KPCĐ
- Xử lý giá trị tài sản thừa
- Các khoản đã trả đã nộp và đã chi khác
- Kết cấu doanh thu cha tiêu thụ vào doanh thu bán hàng tơng ứng từng kỳ kế toán.
- Bên có:
- Các khoản phải nộp, phải trả cho ngời thu hộ.
- Tổng số doanh thu cha thực hiện thực tế phát sinh trong kỳ - Giá trị tài sản thừa chờ xử lý
- Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả đợc luân lại. Trích KPCĐ, BHYT, BHXH theo tỷ lệ quy định
D có: số tiền còn phải trả, phải nộp hay giá trị tài sản thừa chờ xử lý. D nợ (nếu có): phản ánh số tiền trả thừa, nộp thừa vợt chi cha thanh toán TK 338 chi tiết làm 6 tiểu khoản:
TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý TK 3382: KPCĐ
Tk 3383: BHXH TK 3384: BHYT
TK 3387: Doanh thu cha thực hiện TK 3388: Phải nộp khác
Nội dung: Tk này dùng để phản ánh các khoản đợc ghi nhận là chi phí hợp đồng kinh doanh trong kỳ nhng thực tế cha phát sinh mà sẽ phát sinh trong kỳ này hoặc trong kỳ khác.
Kết cấu: Bên nợ:
- Các chi phí thực tế thuộc nội dung chi phí phải trả
Bên có:
- chi phí phải trả dự tính trớc đã ghi nhận và hạch toán vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh
D có: Chi phí phải trả đã tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể nhng cha phát sinh
1.9.2. Tổng hợp phân bổ tiền lơng và các khoản trích theo lơng
Tiền lơng phải trả trong kỳ theo từng đối tợng
Sử dụng hàng tháng kế toán tiến hành tổng hợp và tính trích BHXH, BHYT, CPCĐ theo quy định từng cơ sở tổng hợp tiền lơng phải trả và các tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ hiện hành đang áp dụng. Tổng hợp phân bổ tiền lơng, tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ đợc thể hiện trên bảng "Phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội"
Trên bảng phân bổ này ngoài tiền lơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn còn phán ánh việc trích các khoản chi phí phải trả cụ thể kỳ trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân sản xuất.
Bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội đợc lập hàng tháng trên cơ sở các chứng từ về lao động và tiền lơng trong tháng. Kế toán tiến hành phân loại và tổng hợp tiền lơng, tiền công phải trả theo từng đối tợng sử dụng lao động, theo trực tiếp sản xuất từng loại sản phẩm ở từng phân xởng, quản lý và phục vụ sản xuất ở từng phân xởng và theo quản lý chung của toàn
doanh nghiệp. Trong đó phân biệt tiền lơng, các khoản phụ cấp và các khoản khác để ghi vào các cột tại phần ghi có TK 334 "Phải trả công nhân viên" ở các dòng phù hợp.
Căn cứ vào các tài liệu liên quan và căn cứ vào việc tính trích trớc tiền l- ơng nghỉ phép của công nhân sản xuất để ghi cớ vào cột có của TK 335 "chi phí phải trả".
Tổng hợp số liệu phân bổ tiền lơng, các khoản trích theo lơng và các khoản trích trớc đợc sử dụng cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất để ghi sổ kế toán, tập hợp chi phí sản xuất cho các đối tợng sử dụng.
1.9.3.1.Kế toán tổng hợp tiền lơng sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền lơng:
1.9.3.2.Kế toán tổng hợp các khoản trích theo lơng
1.9.4. Hình thức sổ sách kế toán áp dụng trong các doanh nghiệp
. Trong quá trình hình thành và phát triển của khoa học kế toán, công tác kế toán ở các đơn vị đã sử dụng các loại sổ sách kế toán khách nhau, hình thành những hình thức kế toán khác nhau.
Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức kế toán bao gồm số lợng, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ đợc sử dụng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống số liệu chứng từ gốc theo một trình tự và phơng pháp ghi sổ nhất định nhằm cung cấp các tài liệu có liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phục vụ việc lập Báo cáo kế toán.
Hiện nay ở nớc ta các đơn vị đang sử dụng 1 trong các hình thức sổ kế toán sau:
Hình thức kế toán nhật ký sổ cái Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Hình thức kế toán nhật ký chung Hình thức kế toán nhật ký chứng từ
Lựa chọn hình thức kế toán phù hợp sử dụng trong công tác kế toán sẽ phát huy đầy đủ vai trò kế toán trong quản lý có hiệu quả các hoạt động kinh tế tài chính, thúc đẩy đơn vị. Bởi vậy các đơn vị cần căn cứ vào điều kiện cụ thể của đơn vị quy mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý, điều kiện trang bị và ứng dụng kỹ thuật tính toán, thông tin, trình độ của cán bộ kế toán, cán bộ quản lý mà lựa chọn hình thức kế toán thích hợp và phải tuân thủ đầy đủ những nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán đã lựa chọn về các loại sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ cũng nh trình tự và phơng pháp ghi sổ.
Điều kiện vận dụng:
Hình thức nhật ký chung thích hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Rất thích hợp cho việc sử dụng kế toán máy.
Trong điều kiện kế toán máy: Nhật ký chung phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.
Đặc trng:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều đợc ghi vào sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán nghiệp vụ đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Trình tự ghi sổ kế toán:
Căn cứ vào chứng từ gốc là bảng thanh toán tiền lơng, tiền thởng và BHXH cũng nh các chứng từ khác có liên quan, kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái các TK có liên quan (TK 334, TK 335, TK 338)
Cuối tháng, cuối kỳ, cuối năm, kế toán cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái để dùng lập Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng cân đối phát sinh bằng tổng số phát sinh nợ và có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
Ưu nhợc điểm: