II. Thực tế công tác kế toán nguyên liệu vật liệu
2. Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu
*. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu : vật liệu của Xởng in đợc giao cho bộ phận vật t thu mua. Khi mua vật liệu về đến Xởng in, cán bộ thu mua sẽ đem hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng lên bộ phận kế hoạch. Bộ phận kế hoạch sẽ có một nhân viên quản lý các phiếu nhập xuất. Khi nhận đợc hoá đơn này, nhân viên sẽ viết phiếu nhập kho gồm 4 liên viết một lần trên giấy than :
- Một liên lu lại
- Một liên giao cho ngời thu mua kèm hoá đơn bán hàng (GTGT) mang lên phòng kế toán làm thủ tục thanh toán.
- Một liên giao cho cán bộ thu mua đa xuống kho giao cho thủ kho để làm căn cứ nhận hàng và ghi vào thẻ .
Ví dụ : Ngày 2/3/2002 Xởng in đã mua của cửa hàng Toàn Thắng 123BT 150kg mực đen và căn cứ vào hoá đơn số 060277 đem lên, nhân viên quản lý chứng từ nhập xuất viết phiếu nhập kho B03 Xởng in.
Bảng số 1
Hoá đơn GTGT
Liên 2 ( giao cho khách hàng ) Mẫu số : 01 GTGT - 311
Ngày 2 tháng 3 năm 2005 CH 199 – B
NO : 0620277
Đơn vị : Cửa hàng Toàn Thắng Số TK :
Địa chỉ : 123 BT Mã số : 01.00107437
Điện thoại :
Họ tên ngời mua hàng : Anh Thắng. Đơn vị :
Địa chỉ : Phơng Mai Hình thức thanh toán
TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 1 Mực đen TQ kg 150 36.000 5.400.000 2 Mực xanh TQ kg 105 42.000 4.410.000 3 Mực đỏ TQ Kg 105 44.000 4.620.000 4 Mực vàng TQ kg 105 42.000 4.410.000 Cộng tiền hàng 18.840.000 Thuế xuất GTGT 10% 1.884.000
Tổng cộng tiền hàng thanh toán 20.724.000 Cộng tiền bằng chữ : Hai mơi triệu bảy trăm hai bốn nghìn đồng.
Trích Bảng số 2
Phiếu nhập kho
Ngày 2/3/2005 Mẫu số : 01 – VT
Nợ : Ban hành theo QĐ : 1141TC/QĐ/CDKT
Có : Ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính
Số BO3XN Họ tên ngời giao hàng : Cửa hàng Toàn Thắng 123BT
Theo hoá đơn số : 060277 ngày 2/3/2005 Nhập lại kho : Vinh
STT cách phẩm chất vật t Tên, nhãn hiệu qui
( sản phẩm, hàng hoá ) Mã số ĐVT
Sản lợng Theo chứng
từ Thực nhập
Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4 1 Mực đen TQ Kg 150 150 36.000 5.400.000 2 Mực xanh TQ Kg 105 105 42.000 4.410.000 3 Mực đỏ TQ Kg 105 105 44.000 4.620.000 4 Mực vàng TQ Kg 105 105 42.000 4.410.000 18.840.000 Cộng 20.724
Cộng tiền bằng chữ : Hai mơi triệu bảy trăm hai bốn nghìn đồng.
Phụ trách cung tiêu Ngời giao Thủ kho Kế toán Thủ trởng
(hoặc bộ phân có nhu hàng trởng
Trích Bảng số 3
Thẻ kho
Năm 2005 Số tờ : 01
Tên vật t : Mực đen TQ Đơn vị tính : Nhãn hiệu qui cách : Kg Ngày tháng chứng từSố liệu Xuất Nhập Trích yếu Nhập Xuất Tồn SL ĐG SL ĐG SL ĐG Tháng 2 110 2/3 B03 Cửa hàng Toàn Thắng 150 2/3 109 In tin 15 In màu 15 7/3 In màu 30 13/3 In màu 30 16/3 In tin 30 18/3 In tin 30 27/3 Cửa hàng Toàn Thắng 180 29/3 140 In màu 30 Tháng 3 ( tồn) 260 Cộng phát sinh
Khi vật liệu đợc nhập kho, thủ tục có trách nhiệm sắp xếp các loại vật liệu trong kho một cách
hợp lý, khoa học, đảm bảo yêu cầu của từng loại, từng thứ để tiện cho công tác theo dõi hoạt động nhập – xuất- tồn kho.
Khi có nhu cầu sd vật liệu ( trừ giấy), các phân xởng phải lập giấy xin lĩnh vật t lên Giám đốc duyệt. Nếu Giám đốc đồng ý, quản đốc sẽ đem phiếu lĩnh xuống bộ phận kế hoạch để viết phiếu xuất. Phiếu này đợc lập làm 3 liên :
- Một liên nhân viên quản lý chứng từ nhập xuất lueu lại
- Một liên giao cho quản đốc đem xuống kho để lĩnh vật t.
- Một liên đa cho phòng tài vụ ( kế toán vật liệu) vào máy
Đối với vật liệu chính là giấy, thông qua các hợp đồng in của Xởng in với khách hàng, bộ phận kế hoạc sẽ tính ra số lợng giấy cần xuất. Trờng hợp khổ giấy cần in không có trong kho mà chỉ có khổ to, bộ phận kế hoạc sẽ giao cho kỹ s công nghệ tính số giấy khổ to cần xuất để xén vừa đủ với số long giấy khổ nhỏ sử dụng. Sau khi tính xong sẽ giao số liệu đó cho nhân viên quản lý phiếu nhập xuất vật liệu ghi phiếu xén. Phiếu xén này cũng đợc lập làm 3 liên :
- Một liên lu lại
- Một liên giao cho thủ kho để làm căn cứ xuất giấy khổ to xuống để xén.
- Một liên giữ lại để đội giấy xén xong nhập kho sẽ gửi luôn phiếu nhập kho cho kế toán vật liệu.
Sau khi xén xong, các quản đốc lại đem số giấy đã xén vào kho và nhập vào kho. Nhân viên quản lý nhập xuất vật liệu lại viết phiếu nhập kho vật liệu và lập làm 3 liên :
- Một liên giao cho thủ kho
- Một liên lu lại
- Một liên giao cho kế toán vật liệu (kèm phiếu xén giấy. Khi xén xong tổ xén xẽ đem lên nhập kho và báo cho phòng kế hoạch, nhân viên quản lý phiếu xén nhập, xuất vào phiếu nhập. Trờng hợp sau khi giấy đã đợc xén ( hoặc giấy cần cho nhu cầu in đã có sẵn trong kho) việc xuâts kho cũng tơng tự nh các vật liệu khác.
VD : Ngày 2/3 bộ phận kế hoạch nhận đợc phiếu lĩnh vật t của phân xởng in màu đã có sự đồng ý của Giám đốc.
Trích Bảng số 4 Phiếu lĩnh vật t Số 09 Đơn vị đề nghị : bộ phận in màu Tên vật t Số lợng Mực đen 15 kg Lý do lĩnh : Ngày : Thủ trởng đơn vị Ngời đề nghị
Trích Bảng số 5
Phiếu xuất kho
Ngày 2/3/2005 Số : 10
Nợ : Có :
Họ tên ngời nhận hàng : Bộ phận in màu Lý do xuất kho :
Xuất tại kho : Vinh
TT cách,phẩm chất vật t (sản Tên, nhãn hiệu, quy
phẩm hàng hoá ) Mã số ĐVT
Số lợng Yêu
cầu Thực xuất Đơn giá
Thành tiền
Tại Xởng in, phiếu xuất kho không ghi phần tiền mà chỉ ghi số lợng. Do hiện nay, tại Xởng in công tác kế toán đã đợc máy tính hỗ trợ rất nhiều. Từ phiếu xuất này, kế toán chỉ cần gõ số lợng vật liệu đó ( theo phơng pháp nhập trớc – xuất trớc đã đợc cài đặt trong bộ nhớ của máy)
Riêng với giấy, do một số loại giấy ( hầu hết là giấy cuộn) khi mua về nhất thiết phải qua giai đoạn gia công (tời, cắt, xén) thành tờ có khổ thích hợp với hợp đồng in mới đợc đa vào in. vì vậy với giấy ngoài việc phản ánh việc nhập từ bên ngoài, kế toán còn phải theo dõi cả việc xuất giấy gia công và nhận giấy gia công để xuất cho bộ phận có nhu cầu.
Về sản lợng giấy hao hụt và số lợng giấy xuất dùng đợc phòng kế hoạch tính toán. kế toán vật liệu có nhiệm vụ theo dõi giá trị thực tế của lô giấy xuất gia công và của lô giấy đã đợc gia công nhập kho. Hiện nay tại Xởng in, để tính giá trị thực tế của lô giấy đã gia công nhập về và giá trị hao hụt, kế toán sử dụng các phơng pháp cụ thể sau :
- Trờng hợp xuất một loại giấy khổ to đi xén một loại giấy khổ nhỏ. Trong trờng hợp này giá trị của số giấy xuất đi luôn bằng giá trị của số giấy nhập về, điều đó có nghĩa là hao hụt cúa số giấy xuất gia công đợc gộp vào đơn giá của một tờ sau khi gia công về
Giá trị tờ giấy (khổ to)đem gia công Đơn giá của một tờ giấy nhập về =
Số tờ giấy gia công nhập về
- Trờng hợp xuất một loại giấy khổ to đi xén nhiều loại giấy khổ nhỏ : ( về nguyên tắc giá trị cúa số giấy xuất đó vẫn bằng tổng giá trị của các khổ nhỏ nhập về)
* Đơn giá thực tế 1 kg xuất gia công =
Số Kg giấy xuất gia công
* Giá trị giấy đã gia công Số kg giấy đã Đơn giá thực tế một kg nhập về từng loại = gia công x giấy xuất gia công
Giá trị giấy xuất - Giá trị giấy đã gia * Giá trị hao hụt = gia công công nhập về các loại
Sau khi tính đợc giá trị hao hụt, giá trị này sẽ đợc phân bổ cho giá trị các loại giấy đã gia công nhập về.
Giá trị lô giấy Giá trị giấy đã gia Giá trị hao hụt từng loại nhập về = công nhập về từng loại + đợc phân bổ
Để phù hợp và phản ảnh kịp thời tình hình nhập xuất giấy, kế toán vật liệu mở “ Bảng xuất – nhập – tồn theo mã giấy tính thành tiền”. Phần giấy đem gia công và nhập vè từ gia công này chỉ đợc theo dõi trên bảng nhập –xuất- tồn theo mã giấy tính thành tiền con kế toán không hạch toán hay định khoản. Kế toán chỉ hạch toán số giấy đã thực nhập và thực xuát để sử dụng trong tháng. Do đó trong tháng xuất gia công bao nhiêu thì nhập từ gia công về bấy nhiêu.