II. Thực tế công tác kế toán nguyên liệu vật liệu
3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Hạch toán tổng hợp vật liệu là một công cụ rất quan trọng có hiệu quả trong công tác quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh. Nó đảm bảo cung cấp những thông tin kinh tế về sản xuất kinh doanh, về tài sản hiện có và tình hình biến động của các loại tài sản đó trng doanh nghiệp, để tiến hành các hoạt động kiểm tra, kiểm soát đối với các hoạt động đó nhằm đảm bảo cho những hoạt động này có hiệu quả thiết thực.
Hiện nay tại Xởng in, công tác kế toán vật liệu đợc thực hiện theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Theo phơng pháp này kế toán tổng hợp sử dụng các tài khoản : TK 152, TK 331, TK 141, TK 621, TK 133.
*. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu :
- Trình tự kế toán :
+ ở Xởng in không có trờng hợp hàng về mà hoá đơn cha về trong tháng và ngợc lại
+ Vật liệu của Xởng in khi đã xuất dùng ra theo nhu cầu của các phân xởng thì xuất ra bao nhiêu sử dụng hết bấy nhiêu thì mới lĩnh tiếp, không có trờng hợp thừa nhập lại kho.
+ Tại Xởng in cha bao giờ đợc hởng chiết khấu vì thờng thanh toán muộn.
+ Việc thanh toán tiền hàng bao giờ cũng thông qua TK 141 và TK 331, không có trờng hợp trả tiền mặt trực tiếp khi mua hàng.
Từ những đặc điểm trên, hiện nay khi vật liệu mua về có các trờng hợp thanh toán nh sau :
+ Trờng hợp mua vật liệu về nợ tiền hàng ( thờng áp dụng với vật liệu chính do mua của bạn hàng quen)
Nợ TK 1521 Nợ TK 133
Có TK 331
+ Trờng hợp Xởng in ứng trớc một phần tiền hàng ghi ( hợc trả tiền mua vật liệu nợ)
Nợ TK 331
Có TK 111,112
- Hình thức kế toán áp dụng cho kế toán tổng hợp nhập vật liệu .
Để hạch toán tổng hợp nhập vật liệu, Xởng in sử dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – chứng từ.
Bảng liệt kê này cũng đợc mở riêng : vật liệu chính nh kẽm , phim, vật liệu phụ, công cụ – dụng cụ đợc lập vào một bảng còn giấy đợc mở riêng một bảng. Để phản ánh tình hình tổng hợp vật liệu, kế toán vào bảng liệt kê các chứng từ nhập vật t ( giấy), còn để phản ánh tình hình tổng hợp xuất vật liệu, kế toán vào bảng liệt kê xuất chứng từ vật t (giấy).
- Bảng liệt kê các chứng từ nhập vật t : đợc mở ra để theo dõi, phản ánh các phiếu nhập vật t diễn ra trong tháng, quý hay năm.
- Cơ sở số liệu và phơng pháp ghi : Căn cứ vào các hoá đơn, phiếu nhập kho của phòng kế hoạch gửi lên, kế toán tổng hợp các chứng từ này trên bảng “Liệt kê các chứng từ nhập vật t”. Bảng này gồm các nội dung : Ngày, số, chứng từ, kho, mã vật t, đơn vị tính, số lợng, đơn giá, số tiền, TK Nợ, TK Có.
- Về phơng pháp ghi phần TK Nợ, TK Có, kế toán căn cứ vào các chứng từ định khoản bình thờng theo phần trình tự kế toán. các nội dung khác ghi tơng ứng nh phiếu nhập kho.
Trích Bảng số 6 Bảng liệt kê các chứng từ nhập vật t Từ ngày 01/3/2002 đến 31/3/2005 Ngày chứng Số từ Kho Mã vật
t Tên vật t ĐVT Số lợng Đơn giá Số tiền
Tài khoản
Nợ có
2/3/05 B03 V M003 Mực đen TQ Kg 150 36.000 5.400.000 1521 Cửa hàng Toàn Thắng – 331A7
2/3/05 B03 V M005 Mực xanh TQ Kg 105 42.000 4.410.000 1521 Cửa hàng Toàn Thắng – 331A7 2/3/05 B03 V M004 Mực vàng TQ Kg 105 42.000 4.410.000 1521 Cửa hàng Toàn Thắng – 331A7 2/3/05 B03 V M006 Mực đỏ TQ Kg 105 44.000 4.620.000 1521 Cửa hàng Toàn Thắng – 331A7 2/3/05 B03 V V90 Thuế GTGT đ-
ợc khấu trừ Đồng 0 0 1.884.000 133 Cửa hàng Toàn Thắng – 331A7
… … … … 2/3/05 B03 V VB27 Bột ẩm Kg 500 2850 1.290.000 1552 Hoàn, Nguyễn - 14103 2/3/05 B03 V V911 Thuế GTGT đ- ợc khấu trừ Đồng 0 0 125.000 133 Hoàn, Nguyễn - 14103
. …
- Bảng liệt kê các chứng từ nhập giấy ( theo dõi các phiếu nhập giấy) Cơ sở số liệu và phơng pháp ghi :
Bảng này về cơ sở số liệu và phơng pháp ghi không có gì khác với “Bảng liệt kê các chứng từ nhập vật t”. Tuy nhiên để phù hợp và quản lý chặt chẽ vật liệu giấy, bảng nầy đợc thêm một số cột nhập – xuất, cột loại giấy và tên giấy.
Dòng tổng cộng ở cuối các bảng đều phản ánh tất cả các khoản tiền đã phát sonh để mua vật liệu đó và cả thuế GTGT của chúng ( nếu có)
Trích
Liệt kê các chứng từ xuất vật t
Từ 1/3/2005 đến 31/3/2005
Ngày chứng Số từ Kho
Mã
vật t Tên vật t ĐVT Số l-ợng Đơn giá tiềnSố
Tài khoản Nợ Có 3/3/05 101 V M024 Mực vàng Nhật Kg 2 0 0 621 152 3/3/05 102 V K014 Kẽm TQ 55x65 Tấn 300 0 0 621 152 …
5/3/05 103 V U018 U dàu hoả Lít 14 0 0 627
2 152 5/3/05 105 V U020 U giẻ lau Kg 28 0 0 627
2 153 … 31/3/05 121 V U008 U bóng đèn 75W Cái 5 0 0 6272 153 … 31/3/05 121 V U508 U axton Kg 2 0 0 627 2 152
Để theo dõi tình hình nhập vật liệu và thanh toán với ngời bán, kế toán dựa vào bảng liệt kê các phiếu nhập vật t (giấy) để vào sổ cái chi tiết TK 331, sổ cái – tổng theo TK đối ứng của TK 331 đồngthời cũng từ các chứng từ nhập đó kế toán cũng vào sổ chi tiết TK 331, bảng tổng hợp chi tiết TK 331.
*. Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu : Trình tự kế toán :
Tại Xởng in tất cả các khoản vật liệu chính khi xuất ra trong lỳ kế toán ghi : Nợ TK 621
Có TK 1521
Nợ TK 6272
Có TK 1552, TK 1523, TK1524, TK153
Nh đã nêu ở trên, khi xuất kho vật liệu trên phiếu xuất và khi vào máy, kế toán không ghi số tiền của vật liệu mà chỉ cần vào số lợng máy sẽ tự đa đơn giá và giá trị của số vật liệu xuất kho theo phơng pháp nhập truức, xuất trớc.
*. Hình thức kế toán áp dụng cho kế toán tổng hợp xuất vật liệu :
Để kế toán tổng hợp xuất vật liệu, kế toán sử dụng bảng liệt kê phiếu xuất trong chứng từ vật t (giấy)
Cơ sở số liệu và phơng pháp ghi của bảng liệt kê chứng từ xuất vật t (giấy) : do kết cấu của bảng liệt kê xuất và nhập hoàn toàn gióng nhau nên cách vào không có gì khác nhau. Kế toán cùng căn cứ vào các chứng từ ( phiếu xuất kho) để vào máy, các nội dung trong bảng liệt kê xuất cũng đợc vào tơng ứng với phiếu xuất kho, chỉ khác dòng số tiền kế toán để trống. TK Nợ và TK Có cũng đợc kế toán định khoản phù hợp với nội dung chứng từ xuất theo trình tự hạch toán. Sau khi kế toán vào các chỉ tiêu trong bảng liệt kê, kế toán sẽ đa chỉ tiêu giá trị của từng vật liệu vào bảng liệt kê các chứng từ nhập – xuất vật t. Thông thờng dựa trên các phiếu và chứng từ nhập xuất kế toán vào sổ chi tiết rồi vào sổ tổng hợp nhng tại x- ởng in các số liệu đợc vào luô bảng tổng hợp nhập xuất tồn chứ không qua sổ chi tiết. Các số liệu ở tất cả các kho đợc tổng hợp vào cuối tháng.
Xởng in Nhà xuất bản văn hoá dân tộc
Tổng hợp nhập xuất tồn
Kho : tất cả các kho
Từ ngày : 01/3/2005 đến ngày 31/3/2005
STT Mã
vật t Tên vật t ĐVT Số l-Tồn đầu kì Nhập trong kì Xuất trong kì Tồn cuối kì ợng Giá trị Số lợng Giá trị Số l-ợng Giá trị Số l-ợng Giá trị 1 G01 Giấy couché 80g/m2 Tờ 4400 3.903.773 86.470 77.595.043 60.973 56.723.112 29.897 75.826.50 4 2 M001 Mực trắng Nhật Kg 10 890.910 6 534.546 4 356.364 12 1.069.092 3 V012 Tất lò 108 kim M 34 646.000 12 228.000 25 475.000 21 3993000 … … … 125 V168 Xim móc Chiếc 500 1.000.000 325 650.000 472 944.000 353 706.000 Tổng cộng 4.297.125.439 3.125.942.050 2.995.131 4.410.028.358
Kế toán trởng Ngời lập biểu
(Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
Phần III
Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện