Trị giá thực tế nguyên
vật liệu xuất kho Số lượng NVL số lượng NVL
+ * số lượng NVL x.dùng tồn đầu kỳ nhập kho trong kỳ
- Chứng từ kế toán sử dụng
Hệ thống chứng từ kế toán phản ánh kịp thời đầy đủ tình hình xuất nhập vật liệu là cơ sở tiến hành ghi chép trên thẻ kho và sổ kế toán. Đồng thời chứng từ kế toán còn là căn cứ để kiểm tra giám sát tình hình biến động về số lợng của từng thứ vật liệu có hiệu quả phục vụ đầy đủ nhu cầu vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Theo chứng từ kế toán quy định ban hành theo quy định số 1141TC/QĐ/CĐ Kinh tế ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính các chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ.
Bao gồm:
- Phiếu nhập kho mẫu 01-VT - Phiếu xuất kho mẫu 02-VT
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mẫu 03 - VT - Phiếu xuất vật t theo hạn mức 04 - VT
- Biên bản kiểm nghiệm VT 05 – VT
- Thẻ kho 06 – VT
- Hợp đồng bán hàng 02 – GTKT
- Hoá đơn GTGT 01 – GTGT
- Bảng kê bán lẻ hàng dịch vụ 05 – GTGT - Hoá đơn cớc vận chuyển 03 – BH
- Bảng kê mua hàng nông sản, thuỷ sản, lâm sản, ngời trực tiếp sản xuất 04 - GTGT.
Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nớc. Các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán. Hớng dẫn các chứng từ khác thực hiện các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực thành phần kinh tế khác nhau, đối với chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập.
- Sổ sách kế toán
Với mục đích ghi chép các nghiệp vụ kế toán một cách chi tiết theo những chỉ tiêu kinh tế. Yêu cầu quản lý mà các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh cần thiết phải mở sổ chi tiết. Tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp có thể sử dụng các sổ kế toán chi tiết sau.
- Sổ (thẻ kho)
- Sổ thẻ kế toán chi tiết. - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số d
Ngoài các sổ kế toán nêu trên công ty còn sử dụng bảng kê nhập – xuất các bảng tổng hợp nhập – xuất tồn kho vật liệu nhằm thực hiện cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng và kịp thời.
a. Khi mua và nhập kho nguyên vật liệu
Theo chứng từ sổ sách ngày 10/3/03 công ty mua vật liệu của công ty cổ phần DVTM và xây dựng tổng hợp Thiên Phú.
Vật liệu bao gồm:
- Khuôn cửa với số lợng 11,36 đơn giá 7100/1K - Ván sàn với số lợng 234,30 m2 đơn giá 16.000/1m2
- Phin lọc ga. D38 với số lợng 2 cái đơn giá 2.200.000/bộ. - GR22,23 kg/chai với số lợng 4 chai đơn giá 500.000/chai.
- Khớp đồng nối mềm D3 với số lợng là 2 bộ đơn giá là 1.000.000/bộ.
Phiếu nhập kho STT Tên hàng Mã số ĐVT Số lợng Theo chứng từ Thực nhập
Đơn giá Số tiền
A B C D 1 2 3 4
1 Gỗ lim tròn 103.641.536
2 3
Cộng 103.641.536
(viết bằng chữ: Một trăm mời ba triệu chín trăm bẩy lăm nghìn chín trăm tám mơi chín nghìn đồng chẵn) Thuế VAT: 10.361.453 Tổng cộng: 113.975.989 Lập ngày 10/12/2003. Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Ngời giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên)
Vật liệu nhập kho của công ty TNHH Hoàn Cầu II chủ yếu đợc thực hiện ở phòng kỹ thuật. Qua ký kết hợp đồng mua bán trực tiếp khối lợng, chất lợng,
chủng loại, nguyên vật liệu mua về phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
Đối với vật liệu mua ngoài về nhập kho căn cứ vào hoá đơn và lập chứng từ làm 3 liên ngời phụ trách cung tiêu ký trên phiếu nhập kho khi vật liệu đợc nhập kho. Thủ kho ký tên xác nhận số vật liệu và lu một liên tại kho. Ngời phụ trách cung tiêu lu 1 liên, 1 liên chuyển vào phòng kế toán kèm theo các chứng từ có liên quan làm cơ sở cho ngời bán.
Công ty TNHH Hoàn Cầu II
Địa chỉ: 411 – Kim Mã Hoá đơn (GTGT)
Liên 2 (giao khách hàng)
Mẫu số 01: GTKT – 3LL GP/99B
Đơn vị bán hàng: Công ty CP DVTM và XD tổng hợp Thiên Phú. Địa chỉ: Số 4 ngõ 155 phờng Quan Hoa – Cầu Giấy – Hà Nội. ĐT: 04. 8350472
Fax: 04.8350.472
TK số: 4311 – 00 – 20410 tại NHTMCP Kỹ Thơng Việt Nam. Mã số: 460003452 – 1
Họ tên ngời mua: Công ty TNHH Hoàn Cầu II. Tên đơn vị:
Địa chỉ: 411 Kim Mã - quận Ba Đình – Hà Nội. Hình thức thanh toán: chiết khấu.
Mã số: 0100512474 – 1.
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
Phí tham dự KSTT tại Singapore – Thái Lan Brunei (2/4 – 8/4/04)
21.075.890
Cộng tiền hàng 21.075.980
Thuế suất GTGT - % thuế GTGT
Tổng cộng tiền thanh toán 21.075.980
Số tiền viết bằng chữ: Hai mốt triệu không trăm bẩy lăm nghìn chín trăm tám mơi ngàn. Ngời mua hàng (Ký ghi rõ họ tên) Ngời bán (ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên)
Cần kiểm tra đối chiếu khi lập giao nhận hoá đơn
Công ty TNHH Hoàn Cầu II Địa chỉ: 411 – Kim Mã
Phiếu chi Số: 10
Ngày 10 tháng 5năm 2004 Có: TK 111
- Họ tên ngời nhận tiền: Anh Tùng - Địa chỉ: Đội sản xuất số 6
- Lý do: Thanh toán tiền mua dao cho xởng. - Số tiền: 1.550 VNĐ
Viết bằng chữ: một triệu năm trăm nghìn đồng chẵn. - Kèm theo: Chứng từ gốc Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Ngời giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị (Ký, họ tên)
b. Khi xuất kho nguyên vật liệu
Căn cứ vào kế hoạch xây dựng công trình, phòng kế hoạch lập phiếu xuất làm 3 liên. Đơn vị lĩnh vật t mang đến các bộ phận có liên quan (giám đốc, kế toán trởng) nhận ký sau đó mang xuống kho để nhận vật t của thủ kho và ngời nhận vật t phải ký nhận số vật t x dùng và số vật t còn lại rồi chuyển cho kế toán VT là căn cứ ghi sổ.
Căn cứ vào dự toán công trình đợc duyệt và kế hoạch xây dựng công trình phòng kế hoạch hợp đồng mua vật t chuyên chở về công trình thủ kho của từng đội ở công trình từng đội đo đếm lập phiếu nhận vật t làm 3 liên sau đó ký xác nhận của đội trởng phụ trách công trình rồi gửi phiếu về phòng kế hoạch theo dõi số lợng trong hợp đồng. Đồng thời phòng kế hoạch căn cứ vào phiếu của các đội gửi lên cùng với phiếu xuất kho của bên bán gửi về tính giá trị thực tế vật liệu mà đội sử dụng và tính trực tiếp vào giá thành công trình của từng đội.
Phiếu thuNgày 5 tháng 5 năm 2004