Tài khoản phải thu là một tài khoản mà các KTV thờng cho là các tài khoản trọng yếu. Nó là một chỉ tiêu cơ bản để đánh giá khả năng thanh toán và phân tích tình hình hình tài chính của doanh nghiệp. Mặt khác, tài khoản phải thu cũng là một tài khoản chứa đựng nhiều rủi ro, sai sót nên số lợng bằng chứng cần thu thập tơng đối lớn. KTV thu nhập bằng chứng tơng đối mất thời gian. Kết quả của việc gửi th xác nhận sẽ làm căn cứ để phục vụ bớc kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền. Dới đây là kế hoạch kiểm toán chi tiết khoản thu do KTV thực hiện công việc này đảm nhiệm
+ Ch ơng trình kiểm toán khoản phải thu của khách hàng : Khi đảm nhiệm phần việc nào KTV cũng nh trợ lý kiểm toán phải căn cứ vào tình hình thực tế ở công ty khách hàng để thiết kế cho mình một chơng trình kiểm toán với những thử nghiệm thích hợp.
Biểu số 2: Kế hoạch kiểm toán khoản phải thu khách hàng của Công ty WictoVina
Công ty Kiểm toán và Dịch vụ tin học
Tên khách hàng: Công ty WictoVina
Niên độ kế toán: 31/12/2002 Tham chiếu: H Khoản mục : Phải thu khách hàng Ngời thực hiện: NTT Bớc công việc : Các bớc kiểm toán Ngày thực hiện : 30/4/2002 Bớc 1:
bảng tổng hợp chi tiêt phải thu khách hàng B. B ớc 2: Kiểm tra chi tiêt bảng phải thu.
- Kiểm tra đối chiếu chi tiêt số d của từng khách hàng với biên bản đối chiếu công nợ.
_ Kiểm tra chi tiết số d thông qua gửi th xác nhận
_ Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ bán chịu và nghiệp vụ thu tiền mặt thông qua kiểm tra chi tiết hoá đơn chứng từ.
_ Kiểm tra việc quy đổi tỷ giá, hoạch toán công nợ băng ngoại tệ. _ Kiểm tra nhiệp vụ xoá sổ sách các khoản phải thu khó đòi.
_Tổng hợp các kết quả kiểm tra chi tiết, đa ra các bút toán điều chỉnh và nêu nhận xét
Nên hàng năm công ty luôn thực hiện đối chiếu công nợ, công việc này đợc làm khá nghiêm túc vì cả bên bán và bên mua đều muốn đối chiếu công nợ để phục vụ công tác quản lý tài chính của mình nhng khối lợng gửi th xác nhận công nợ của công ty còn hạn chế và chủ yếu đối chiếu công nợ đối với các khách hàng quen. Bên cạnh những khách hàng thờng xuyên còn có các đơn vị bán buôn, bán lẻ vì mặt hàng của công ty là mặt hàng tiêu dùng trực tiếp, thời gian bảo quản và sử dụng sản phẩm, hàng hoá là có hạn nếu quá hạn thì sản phẩm hàng hoá này sẽ không sử dụng đợc. Do vậy, với công ty mục tiêu là phải tiêu thụ đợc hàng hoá một cách nhanh chóng và bằng cách mở rộng thị trờng tiêu thụ, tăng số lợng khách hàng. Với những khách hàng bán lẻ KTV nhận thấy rằng không cần thiết phải gửi th xác nhận nợ.
Đối với việc kiểm tra các khoản nợ phải thu khó đòi. Trong quá trình kinh doanh của bất cứ một doang nghiệp nào cũng có các khoản thu khó đòi đó là do một việc khách nợ vì một nguyên do nào đó mà không có khả năng thanh toán. Sau một thời gian(1 năm kể từ ngày ký nợ) khi thời hạn tạm thời đã hết hạn mà khách nợ không trả đợc thì kế toán tiến hành xoá sổ các khoản nợ khó đòi đó và tiếp tục theo dõi khoản nợ đó trên tài khoản 004.
Trong năm 2002 Công ty đã tiến hành xoá sổ 02 khoản nợ phải thu khó đòi với tổng số tiền là 54. 367. 000 đồng. Việc KTV coi các khoản nợ là một tài khoản trọng yếu vì kế toán viên thờng lợ dụng việc xoá sổ các khoản nợ đó đã đòi đợc.
Sau đây là các bớc công việc trong cuộc kiểm toán khoản phải thu khách hàng nh chơng trình kiểm toán mà KTV đã đặt ra.
+ Quy trình kiểm toán khoản phải thu khách hàng
- Đối chiếu sổ sách.
Công việc đối chiếu sổ sách theo các bớc sau. Đối chiếu số d đầu năm.
Đối chiếu tổng quát số phát sinh của tài khoản 131 theo thang, năm.
Đối chiếu số phát sinh, số d của từng khách hàng. Đối chiếu số d cuối năm.
Công việc đợc tiến hành nh sau.
- Đối chiếu kiểm tra số d đầu năm.
Công ty WictoVina : Do là một khách hàng mới của AISC nên KTV chỉ kiểm tra việc chuyển số d từ năm trớc sang năm sau (việc chuyển số d cuối năm 2001 sang đầu năm 2002). Khi lập báo cáo kiểm toán, KTV sẽ đa ra ý kiến về tính chính xác của việc chuyển sổ chứ không chịu trách nhiệm về tính trung thực của các con số d đầu năm.
Kết quả của kiểm tra số d đầu năm trong việc chuyển sổ của tài khoản phải thu khách hàng nh sau.
Số d nợ tài khoản 131 tại 01/01/2002 là: 6. 950. 675. 000 đồng. Số d có tài khoản 131 tại 01/01/2002 là: 100. 000. 000 đồng.
+)Đối chiếu số phát sinh trong năm và số d cuối năm.
Công việc tiếp theo bớc đối chiếu số d đầu năm là đối chiếu số phát sinh, số d trên nguyên tắc đi từ thông tin tổng hợp đến thông tin chi tiết.
Do Công ty WictoVina mở sổ theo hình thức nhật ký chung nên nội dung đối chiếu nh sau.
Sơ đồ 12: Quy trình đối chiếu tổng hợp tại Công ty WictoVina
Tài khoản: TK (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đối chiếu kiểm tra theo tổng số phát sinh và số d TK 131
Đối chiếu số phát sinh và số d của từng khách hàng trong từng tháng và cả năm.
Công ty WictoVina mở sổ sách đầy đủ, số liệu đợc phản ánh thống nhất giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp, sổ chi tiết các khoản phải thu đợc mở đầy đủ cho các khách hàng thờng xuyên. Tuy nhiên, còn một số nhợc điểm nh sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng không đánh số trang và không đánh dấu giáp lai giữa các trang sổ, sổ còn bị tẩy xoá.
+ Thực hiện kiểm tra chi tiết số d tài khoản phải thu
AISC đã xây dựng một quy trình kiểm toán chi tiết các khoản phải thu mà trọng tâm là gửi th xác nhận nợ cụ thể qua sơ đồ sau.
Bảng cân đối kế toán (số dư tài khoản 131) Bảng cân đối số phátsinh (tà khoản 131) Sổ cái TK 131 Bảng tổng hợp chi tiết TK 131 Hệ thống sổ chi tiết TK 131
Sơ đồ 13: Quy trình gửi th xác nhận
+)Thống nhất với Ban Giám đốc khách hàng.
Công ty TNHH Hải Long là một khách hàng mới, Công ty đang có ý định ký kết hợp đồng dài hạn trong việc cung cấp các sản phẩm của công ty sang thị trờng Đông Âu mà thông qua TNHH Hải Long làm đại diện. Việc gửi th xác nhận đến khách hàng này có thể làm cho khách hàng hiểu nhầm là Công ty WictoVina muốn đòi nợ, hoặc là tình hình tài chính của công ty không lành mạnh và sẽ dẫn đến có khả năng TNHH Hải Long huỷ bỏ hợp đồng. Hơn nữa khoản nợ này có số tiền không đến mức quá lớn ( 50. 156. 000 đồng ) so với các khách hàng khác và so với tổng doanh thu mà công ty bán ra. Mặt khác khoản nợ này cha phải là khoản nợ quá hạn vì nghiệp vụ mới phát sinh đợc 40 ngày. KTV chấp nhận lý do này và chuyển khách mua này từ bớc kiểm tra chi tiết số d sang bớc kiểm tra chi tiết nghiệp vụ.
+) Xác định phạm vi và quy mô mẫu chọn.
Quy mô mẫu chọn phụ thuộc vào đánh giá của KTV về khả năng sai sót, Công ty WictoVina có số lợng khách hàng tơng đối đông cả trong và ngoài nớc. Tuy nhiên, các khách hàng nớc ngoài giao dịch mua bán với công
Thống nhất với ban Giám đốc khách hàng
Xác định phạm vi và quy mô của mẫu chọn
Quyết định kiểu thư xác nhận để gửi đi
Theo dõi, xử lý các thư phúc đáp và thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế
ty đều thông qua đại diện tại Việt Nam. Do đó, việc gửi th cho các khách hàng nớc ngoài đợc thực hiện bằng cách gửi th cho các văn phòng đại diện.
Tiêu chuẩn để chọn mẫu là các khách hàng có số d nợ lớn, những số d quá thời hạn thanh toán quá lâu, những khách hàng có số phát sinh lớn, những khách hàng trong năm không phát sinh giao dịch. Căn cứ vào các tiêu chuẩn đó KTV nhận thấy rằng trong tổng số các khách hàng của Công ty có 25 khách hàng chuyên giao dịch với công ty, có giá trị phát sinh các nghiệp vụ lớn,.. mà KTV đáng phải quan tâm. Nhng trong khi tìm hiểu thêm thì KTV thấy rằng trong số 25 khách hàng đó đã có 04 khách hàng trong năm đã có đối chiếu công nợ, 08 khách hàng đã thanh toán số d nợ cuối năm vào tháng 01 và đầu tháng 02 năm 2002. Do đó, với nhng khách hàng này KTV không chọn để gởi mẫu th xin xác nhận.
+) Quyết định kiểu gửi th xác nhận
Nh đã biết có 03 kiểu th xác nhận đó là: Th xác nhận chủ động, th xác nhận thụ động và th xác nhận mở. Trong hầu hết các cuộc kiểm toán KTV chỉ gửi th xác nhận chủ động, bởi vì khi không nhận đợc th trả lời thì có nghĩa là có điều gì đó bất thờng mà KTV cầm phải điều tra thêm. Trong khi đó với th xác nhận thụ động KTV không thể phân biệt đợc khách hàng đồng ý hay không nhận đợc th xác nhận hoặc khách hàng không quan tâm đến việc trả lời.
Một lý do nữa kiến KTV phải chọn th xác nhận chủ động là vì KTV chỉ chọn những khách hàng có số d lớn để gửi th xác nhận nên cần phải thu đợc bằng chứng có sự xác nhận số d từ phía con nợ, khả năng xác nhận này là một bằng chứng có giá trị và nếu thu nhập đợc thì công việc kiểm tra chi tiêt sẽ bớt khó khăn hơn nhiều. Vì thế, nếu không nhận đợc th trả lời sau 02 lần gửi th xác nhận thì KTV sẽ yêu cầu khách hàng can thiệp để có đợc tối đa các thông tin phản hồi từ phía con nợ.
+) Theo dõi xử lý các th phúc đáp và thực hiện những thủ tục kiểm toán thay thế
Để đảm bảo th xác nhận đợc gửi đầy đủ đến tay ngời nhận thì KTV soát xét lại th xác nhận trớc khi khách hàng gửi đi.
Cuối cuộc kiểm toán, kiểm toán viên tổng hợp kết quả xác nhận nợ để lập bảng thống kê danh sách th xác nhận đợc trả lời và không đợc trả lời.
Mỗi th trả lời đợc phân chia ra làm hai mức độ đồng ý và không đồng ý. Đối với các bức th trả lời không đồng ý kiểm toán viên phải xác minh thêm để xcs định xem số của chủ nợ đúng hay số của khách nợ đúng.
Trong số 12 khách hàng AISC chọn gửi th xác nhận thì có. 08 th trả lời đồng ý với só d của Công ty WictoVina. 02 th không đồng ý với số d nợ của Công ty WictoVina. 02 th không có thông tin phản hồi.
Nh vậy 02 th có số d không trùng khớp với sổ sách của công ty Wicto Vina đó là:
1. Công ty sản xuất giầy Thái Bình. 2. Cửa hàng đại lý Hoàng Minh
Sai lệch trên đợc KTV xem xét và phát hiện nguyên nhân nh sau. Với Công ty sản xuất giầy Thái Bình. Chi tiết các khoản mua và thanh toán trong năm nh sau:
Biểu số 3: Chi tiết các khoản thanh toán
Ngày Hoá đơn số Số Tiền Còn lại (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
24/2/2002 245 1.000.000.000 10.000.000 4/2/2002 573 1.000.000.000 -90.000.000 8/4/2002 598 61.500.000 0 6/7/2002 1023 212.000.000 0 8/9/2002 1458 200.000.000 17.250.000 10/11/2002 1996 17.250.000 0 15/12/2002 2543 170.000.000 57.500.000 25/12/2002 2788 50.000.000 267.000.000 28/12/2002 2798 10.250.000 256.750.000 Tổng Cộng 921.000.000 256.750.000
Vì vậy tính đến ngày 31/12/2002 Công ty sản xuất giầy Thái Bình còn nợ Công ty WictoVina là: 256.750.000 đ. Để xác minh con số chênh lệch trên là có thật hay không, đối chiếu từng hoá đơn bán hàng, phiếu thu với sổ chi tiết và kết quả cho thấy rằng ngày 28/12/2002 Công ty sản xuất giầy Thái Bình đã trả cho Công ty số nợ là 10. 750. 000đ theo hoá đơn số 2798. Nh vậy, kế toán thanh toán đã không phản ánh số tiền thu đựơc trên vào sổ do đó phải điều chỉnh giảm các khoản phải thu và điều chỉnh tăng tài khoản tiền. Việc điều chỉnh đợc hạch toán nh sau.
Nợ TK 111, 112: 10750000
Có TK 131(Công ty sản xuất giầy Thái Bình): 10750000đ
Với cửa hàng đại lý Hoàng Minh thông qua gửi th xác nhận KTV nhận thấy rằng có sự chênh lệch giữa sổ sách của Công ty WictoVina và sổ của cửa hàng đại lý Hoàng Minh, số d trong sổ của Công ty WictoVina nhỏ hơn số d của cửa hàng Hoàng Minh.
Biểu số 4: Chi tiết các lần thanh toán nh sau
Ngày thanh toán Số hoá đơn Số tiền Còn lại
13/01/2002 20/3/2002 30/4/2002 15/5/2002 20/8/2002 15/9/2002 30/11/2002 15/12/2002 53 375 620 690 1230 1512 2156 2792 198.000.000 190.000.000 114.000.000 100.000.000 215.000.000 250.000.000 200.000.000 14.425.000 250.000 14.000.000 -100.000.000 6.000.000 10.750.000 -14.250.000 14.425.000 234.000.000 Cộng: 1.056.425.000 -
Thông qua việc so sánh đối chiếu giữa các số liệu của Công ty với số liệu của cửa hàng bán buôn Hoàng Minh kiểm toán viên thấy có sự chệnh lệch là 105. 500. 000 đồng. Cụ thể số d nợ trên Tài khoản phải thu khách
hàng Hoàng Minh của Công ty là 128. 500. 000 đồng. Còn trên sổ của khách nợ là 234. 000. 000 đồng.
Qua kiểm tra chi tiết các chứng từ sổ sách nh các phiếu thu, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng kiểm toán viên thấy hóa đơn bán hàng số 2311 ngày 28/12/2002 trị giá 105. 000. 000Đ không đợc hạch toán. Nh vậy, phải điều chỉnh tăng doanh thu và các khoản phải thu của khách hàng.
Bút toán điều chỉnh:
Nợ TK131: 105. 500. 000 Có TK511: 95. 920. 000 Có TK3331: 9. 580. 000
Còn đối với 01 hoá đơn không nhận đợc thong tin phản hồi từ phía con nợ (Công ty TNHH Sông Đà) và 01 khách hàng mà Ban Giám đốc không đồng ý cho gửi th xác nhận (Công ty TNHH Hải Long) thì kiểm toán viên tiến hành các thủ tục thay thế bằng cách kiểm tra các hoá đơn bán hàng, hoá đơn vận chuyển, hợp đồng mua bán, kiểm tra các biên lai thu tiên liên quan đến đối tợng để tính lại số d của các đối tợng đó. Kết quả kiểm tra cho thấy số d của 02 khách hàng trên là đúng.
+ Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ ghi nhận nợ phải thu khách hang và nghiệp vụ thu tiền.
Công việc kiểm tra chi tiết nghiệp vụ ghi nhận nợ phải thu của khách hàng và nghiệp vụ thu tiền là kiểm toán số phát sinh nghiệp vụ của tài khoản phải thu khách hàng thông qua các bớc sau:
- Chon mẫu hoá đơn chứng từ.
- Đối chiếu kiểm tra từng hoá đơn chứng từ với sổ sách và chứng từ khác có liên quan.
- Phát hiện, giải thích nguyên nhân chênh lệch và đa ra các bút toán điều chỉnh.
Chọn mẫu hoá đơn chứng từ: hoá đơn, chứng từ sử dụng trong khâu
kiểm tra chi tiết này là các hoá đơn bán hàng, các phiếu thu, giấy báo có, bản sao kê hay điện chuyển tiền. Ngoài ra kiểm toán viên còn chọn mẫu một số hợp đồng bán hàng hoặc các phiếu xuất kho đối với nghiệp vụ bán chụi để kiểm tra mặt lợng và kiểm tra sự thống nhất giữa hoá đơn bán hàng với hợp đồng mua bán.
Kiểm toán viên chủ yếu chọn những nghiệp vụ có giá trị lớn và những ngiệp vụ gần sát với ngày khoá sổ kế toán.
Đối với Công ty WictoVina: Do trong quá trình kiểm toán, kiểm toán
viên đã gửi th xác nhận công nợ các khách hàng lớn và đã có các bằng chứng có giá trị lớn nh các biên bản đối chiếu công nợ Nên ở b… ớc kiểm tra chi tiết