II. Thực trạng tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại công ty xây lắp I.
2.4. Hạch toán chi phí sản xuất chung
2.4.1 Tài khoản sử dụng
Để hạch toán chi phí sản xuất chung, kế toán công ty sử dụng TK 627 và đợc mở chi tiết thành các tài khoản cấp hai theo mã hiệu riêng của từng công trình
TK 627101 – Chi phí nhân viên quản lý BCH công trình Nghĩa Đô TK 627201 – Chi phí vật liệu công trình Nghĩa Đô
TK 627301 – Chi phí công cụ dụng cụ công trình Nghĩa Đô TK 627401 – Chi phí khấu hao TSCĐ công trình Nghĩa Đô TK 627701 – Chi phí dịch vụ mua ngoài công trình Nghĩa Đô TK 627801 – Chi phí khác bằng tiền công trình Nghĩa Đô
Do điều kiện thi công các công trình ở các địa điểm xa nhau nên thông thờng một đội xây lắp đảm nhiệm một công trình, CPSX chung của công trình nào sẽ đợc tập hợp riêng cho từng công trình đó.
2.4.2 Trình tự hạch toán
• Chi phí nhân viên quản lý đội, nhân viên phân xởng: bao gồm lơng chính, lơng phụ, tiền thởng và các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ của các đối tợng này.
Hàng tháng, căn cứ vào bảng chấm công và bảng thanh toán lơng đối với mỗi bộ phận quản lý đội kế toán ghi:
Nợ TK 6271 chi tiết cho từng công trình Có TK 334 lơng
Có TK 338 (2,3,4) BHXH, BHYT, KPCĐ (19%)
• Chi phí vật liệu: bao gồm chi phí xuất dùng cho phân xởng nh vật liệu dùng để bảo dỡng, sửa chữa TSCĐ…
Nợ TK 6272 Có TK 152
• Chi phí công cụ dụng cụ sản xuất: phản ánh chi phí CCDC xuất dùng cho hoạt động quản lý của đội xây dựng. Thông thờng, khi bắt đầu thi
công công trình mới công ty tiến hành mua các CCDC cần thiết phục vụ cho đội, phân xởng.
Nợ TK 6272 Có TK 153
• Chi phí khấu hao TSCĐ:
Công ty sử dụng phơng pháp khấu hao theo sản lợng. Cuối tháng, kế toán TSCĐ căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ (Phụ lục 16 ) để tính ra mức khấu hao của từng loại tài sản cố định. Từ kết quả tính đợc kế toán sẽ vào sổ nhật ký chung theo định khoản sau:
Nợ TK 6274 chi tiết từng công trình Có TK 2141
VD: Căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ tại công trình Nghĩa Đô công ty chỉ trích khấu hao cho một máy phát điện của Indonnexia, kế toán xác định chi phí khấu hao TSCĐ trong tháng:
Nợ TK 627401 1.279.330
Có TK 2141 1.297.330
Cũng do địa điểm thi công các công trình ở cách xa nhau nên máy móc phục vụ thi công công trình, phục vụ sản xuất chung cũng phải di chuyển theo công trình. Vì vậy, mỗi công trình kế toán đều mở sổ chi tiết tài khoản 6274
(Phụ lục 21) để xác định cụ thể chi phí khấu hao cho từng công trình đó và tổng hợp số liệu này của các công trình thực hiện trong tháng trên sổ cái tài khoản 6274 (Phụ lục 22 )
• Chi phí dịch vụ mua ngoài:
Chi phí dịch vụ mua ngoài ở công ty bao gồm chi phí về NVLTT trong tr- ờng hợp mua theo hợp đồng cung cấp NVL đến tận chân công trình, chi phí thuê ngoài máy móc thiết bị cho sản xuất thi công, chi phí xăng dầu, chi phí bản vẽ, tài liệu, chi phí gia công lắp đặt biển hiệu, biển báo cho công trình…
Hiện nay, trong chi phí dịch vụ mua ngoài tại công ty lớn nhất phải kể đến chi phí NVL mua ngoài qua các hợp đồng. Khi có nhu cầu, công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng cung cấp vật liệu (Phụ lục 17 ) với một tổ chức hay một cá nhân cụ thể.
Ngay sau khi ký kết hợp đồng, bên B có trách nhiệm cung cấp NVL cho công trình theo đúng thoả thuận. Nhân viên kế toán có trách nhiệm thu thập hoá
đơn GTGT cùng một số chứng từ liên quan gửi về phòng kế toán công ty. Sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ kế toán vào sổ nhật ký chung theo định khoản:
Nợ TK 6277: Chi tiết cho từng công trình
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ Có 331: Tổng giá thanh toán
Chứng từ hạch toán đối với máy móc thi công thuê ngoài là các hợp đồng kinh tế (Phụ lục 18 ) và phiếu theo dõi sử dụng máy thi công thuê ngoài (Phụ lục 19 ) do nhân viên kỹ thuật xác nhận trong quá trình thi công.
Khi kết thúc thời gian thuê máy, hai bên sẽ lập biên bản đối chiếu thanh toán (Phụ lục 20) trên cơ sở ca máy tính đợc từ phiếu theo dõi sử dụng máy thi công thuê ngoài.
Căn cứ vào phiếu theo dõi sử dụng xe máy thi công thuê ngoài và biên bản đối chiếu thanh toán kế toán định khoản:
Nợ TK 627701 36.000.000 Có TK 331 36.000.000
Với các chi phí lớn nh mua NVL thuê máy móc thi công thì công ty trực tiếp đứng ra ký kết và thanh toán, còn trong những trờng hợp khác, đội trởng công trình phải có trách nhiệm chỉ đạo các nhân viên của mình thực hiện, định kỳ gửi các chứng từ gốc và các giấy tờ có liên quan về phòng kế toán công ty để hạch toán.
Tập hợp tất cả các chứng từ gốc này kế toán công ty sẽ vào sổ nhật ký chung theo định khoản sau:
Nợ TK 6277: Chi tiết cho từng công trình
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ Có TK 111, 112, 141, 331…
Cuối tháng, kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí dịch vụ mua ngoài sang TK 154 – chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
VD: Trong tháng 3 của quý I/2004 chi phí dịch vụ mua ngoài của Nghĩa
Đô là: 3.212.853.199 kế toán kết chuyển nh sau: Nợ TK 15401 3.212.853.199
Số liệu này đợc theo dõi cụ thể trên sổ chi tiết tài khoản 6277 mở chi tiết cho từng công trình (Phụ lục 23 ), sổ cái 6277 tập hợp chi phí dịch vụ mua ngoài của các công trình trong tháng (Phụ lục 25)
• Chi phí bằng tiền khác
Chi phí bằng tiền khác trong khoản mục chi phí sản xuất chung tại công ty gồm tất cả các chi phí ngoài các chi phí trên nh chi phí cho hội nghị, tiếp khách, giao dịch thu vốn, chi phí nghiệm thu khối lợng hoàn thành…
Để hạch toán chi phí bằng tiền khác, kế toán sử dụng TK 6278. Định kỳ tập hợp tất cả các chứng từ có liên quan kế toán ghi:
Nợ TK 6278: chi tiết cho từng công trình Nợ TK 1331: thuế GTGT đầu vào nếu có
Có TK 111, 112, 331, 141 tổng giá thanh toán…
Cuối tháng kế toán kết chuyển chi phí bằng tiền khác sang TK 154 – chi phí sản xuất kinh doanh dở dang để làm cơ sở tính giá thành sản phẩm vào cuối kỳ.
Nợ TK 154: chi tiết cho từng công trình Có TK 6278
VD: Đối với công trình Nghĩa Đô thì tháng 3 quý I/2004 số chi phí bằng
tiền khác phát sinh là: 246.668.666. Ngày 31/3 kế toán ghi: Nợ TK 15401 246.668.666
Có TK 627801 246.668.666
Cũng nh các khoản mục chi phí khác trong chi phí SXC, chi phí bằng tiền khác phát sinh đợc theo dõi trên sổ chi tiết tài khoản 6278 mở cho từng công trình (Phụ lục 24 ) và sổ cái tài khoản 6278 mở cho các công trình thực hiện trong tháng (Phụ lục 26 )