Bản chất của công tác hạch toán xác định kết quả kinh doanh là xác định lãi hay lỗ, do đó đòi hỏi tất cả các phần hành kế toán phải hạch toán chính xác đồng bộ và kết hơp với nhau để đa ra một kết quả chính xác.
Kết quả tiêu thụ hàng hoá = Doanh thu thuần - GVHB - CPBH - CPQLDN
Trong đó : Doanh thu thuần = Tổng doanh thu - Các khoản giảm trừ doanh thu. Để kế toán kết quả bán hàng Công ty sử dụng sổ chi tiết TK 911, bảng tổng hợp TK 911, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thơng mại.
Quy trình ghi sổ kế toán:
Hàng tháng, kế toán tổng hợp Công ty sẽ tiến hành xác định kết quả kinh doanh theo mục đích quản lý. Sau đó tổng hợp lại để tính ra kết quả của toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Căn cứ vào sổ cái TK 511 ( phụ lục 13) kết chuyển doanh thu thuần Căn cứ vào sổ cái TK 632 ( phụ lục 18) kết chuyển trị giá vốn hàng bán Căn cứ vào sổ cái TK 641 ( phụ lục 20) kết chuyển chi phí bán hàng
Căn cứ vào sổ cái TK 642 ( phụ lục 22) kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. Trên cơ sở đó kế toán sử dụng phần kết chuyển đã cài đặt sẵn trên máy thực hiện kết chuyển. Các số liệu sẽ đợc kết chuyển từ các sổ cái trên để vào sổ kế toán TK 911. Sổ cái TK 911- kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là sổ kế toán tổng hợp phản ánh kết quả bán hàng trong kỳ là lãi hay lỗ. Trên sổ cái TK 911 cũng phản ánh quan hệ đối ứng với các TK 511, TK 632, TK 641, TK 642, TK 421.
Mẫu sổ kế toán TK 911- Xác định kết quả kinh doanh (phụ lục số 23)
chơng 3
Phơng hớng hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại
công ty xăng dầu hàng không việt nam.
3.1. một vài nhận xét, đánh giá chung về tình hình tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty : 3.1.1. Ưu điểm.
Với tiềm năng sẵn có, sự năng động, linh hoạt của mình cùng với sự lãnh đạo và hỗ trợ của Tổng công ty hàng không, Cục hàng không dân dụng Việt nam, Công ty xăng dầu hàng không đã đạt đợc một số thành tựu lớn trong kinh doanh. Kết quả đó đợc thể hiện rõ qua các số liệu phản ánh tình hình kinh doanh của Công ty trong năm 2002 và quý I năm 2003: doanh thu bán hàng tăng, công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nớc, mức thu nhập của cán bộ công nhân viên ngày càng đợc cải thiện.
Nhìn chung, công tác kế toán- tài chính tại Công ty đã chấp hành các quy định của chế đô kế toán Nhà nớc ban hành. Bộ máy kế toán đợc tổ chức khoa học cùng với trình độ nhân viên kế toán cao và đồng đều nên đã đáp ứng tốt nhu cầu thông tin cho các cấp quản trị và nâng cao khả năng kiểm tra xử lý thông tin. Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung cùng với sự trợ giúp đắc lực của hệ thống máy vi tính nên đã giảm đợc khối lợng ghi chép hàng ngày , nâng cao năng suất lao động của kế toán, thuận tiện cho việc lập báo cáo kế toán và thích hợp với việc chuyên môn hoá lao động kế toán tại Công ty. Hầu hết các mẫu số có đôi chút cải tiến nhằm phù hợp với phơng pháp hạch toán của Công ty, phù hợp với chơng trình tạo lập của máy vi tính song nhìn chung vẫn đảm bảo rõ ràng , chính xác.
3.1.2. Những tồn tại chủ yếu trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty. quả bán hàng của công ty.
Đi sâu vào công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty xăng dầu hàng không Việt Nam, bên cạnh phần lớn những u điểm thì em thấy còn một số nhợc điểm cần khắc phục:
- Về chứng từ luân chuyển:
Hiện nay hầu hêt các chi nhánh, xí nghiệp nộp báo cáo tiêu thụ hàng hoá, báo cáo thu tiền hàng vào cuối tháng, dẫn tới công việc kế toán tại văn phòng công ty rất bận rộn vào các ngày cuối tháng, và gây ra sự chậm trễ cho công tác hạch toán tại công ty.
- Về tài khoản sử dụng:
Công ty đã tuân thủ theo đúng hệ thống tài khoản kế toán mới và vận dụng hết sức linh hoạt phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, tuy nhiên Công ty còn sử dụng nhiều tài khoản trung gian để hạch toán (TK 13628- Thanh toán vốn hàng giao, TK 33611, TK 33612: tiền thu bán hàng...) làm tăng công việc hạch toán. Bên cạnh đó để phản ánh lợng hàng đang gửi ở các kho cảng đầu nguồn công ty sử dụng TK 151- Hàng đang đi trên đờng.
Trong đó : TK 1511 Phản ánh giá mua hàng TK 1512 Phản ánh chi phí mua hàng TK 151117 Phản ánh hàng đang đi trên đờng
Dùng TK 151 để phản ánh lợng hàng này là không chính xác vì hàng hoá này Công ty đã nhận từ các tầu chuyên chở và đã nhập gửi vào các kho cảng chứ không phải là đang vận chuyển trên biển .
TK 5112 ở Công ty có tên là doanh thu xuất khẩu, tên tài khoản không phản ánh đúng nghiệp vụ doanh thu này Công ty nên đổi lại tên tài khoản là doanh thu hàng tạm nhập- tái xuất khẩu.
- Về thanh toán công nợ:
Khách hàng của Công ty là khách hàng thờng xuyên, cố định, số lần mua hàng nhiều thanh toán chậm chiếm tỷ trọng lớn. Với đặc điểm khách hàng nh trên dẫn tới việc khách hàng nợ nhiều, ứ đọng vốn. Việc đôn đốc theo dõi công nợ của kế toán công ty hiện nay còn thực hiện cha tốt. Nếu xem xét các chỉ tiêu về các khoản phải
thu từ khách hàng tại Công ty thì thông thờng các khoản phải thu chiếm 1/2 doanh thu bán ra trong kỳ.
Nhiều trờng hợp nợ dây da quá hạn mà cha có biện pháp nào đốc thúc việc thu hồi vốn.
- Về phơng pháp hạch toán tình hình biến động ngoại tệ:
Hiện nay Công ty đang áp dụng tỷ giá hạch toán để đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam trong kỳ hạch toán. Trong tháng khi chi nhánh, xí nghiệp bán hàng thu bằng ngoại tệ thì kế toán xí nghiệp, chi nhánh ghi nhận doanh thu theo tỷ giá hạch toán. Cuối tháng trên Công ty sẽ thông báo tỷ giá quy đổi ngoại tệ trong tháng. Khi nhận đợc thông báo về tỷ giá thực tế do Công ty chuyển xuống, kế toán chi nhánh, xí nghiệp mới quy đổi doanh thu theo tỷ giá thực tế và đánh giá lại số d các tài khoản liên quan đến ngoại tệ. Nh vậy việc sử dụng tỷ giá hạch toán đã gây thêm khó khăn, phức tạp cho kế toán xí nghiệp, chi nhánh trong việc ghi nhận doanh thu bán hàng bằng ngoại tệ. Ví dụ: Vào ngày 1/2/2003 phòng tài chính- kế toán Công ty thông báo tỷ giá quy đổi ngoại tệ tháng 1/2003 là 1USD = 15.368 VNĐ. Đây là tỷ giá giao dịch binnhf quân ngày 31/1/2003 của thị ttrờng liên ngân hàng. Tỷ giá này dùng để quy đổi doanh thu bằng ngoại ra VNĐ phát sinh trong tháng 1/2003, đánh giá lại số d các tài khoản liên quan đến ngoại tệ thời điểm 31/1/2003 và tỷ giá hạch toán tháng2/2003.
- Về xác định trị giá vốn hàng hoá:
Đặc trng của Công ty khi kinh doanh ngành xăng dầu là các nghiệp vụ mua vào và xuất bán diễn ra với khối lợng lớn hàng ngày. Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để phản ánh nghiệp vụ mua vào và xuất bán hàng hoá thì tại bất kỳ thời điểm nào trong tháng kế toán cũng có thể xác định đợc lợng hàng nhập, xuất, tồn của từng loại hàng xăng dầu. Tuy nhiên, điều đó cũng có nghĩa rằng khối lợng công việc kế toán phải làm vô cùng lớn và đòi hỏi phải luôn đợc sắp xếp hợp lý mới đáp ứng đ- ợc yêu cầu quản lý của hoạt động kế toán này.
- Về phân bổ toàn bộ chi phí nghiệp vụ kinh doanh
Do đặc thù riêng của ngành xăng dầu và đặc thù của Công ty nên Công ty không tách chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp mà hạch toán chung và gọi là
chi phí nghiệp vụ kinh doanh. Khi chi phí phát sinh đều đợc tính hết vào hàng tiêu thụ trong kỳ, không phân bổ chờ kết chuyển. Nh vậy dẫn đến việc phản ánh chi phí nghiệp vụ kinh doanh phát sinh trong kỳ là cha chính xác, đặc biệt là chi phí sản xuất kinh doanh ( TK136 ) chiếm một tỷ lệ lớn trong chi phí bán hàng (75%) khiến cho chi phí nghiệp vụ kinh doanh không phù hợp mức doanh thu thực hiện tại kỳ báo cáo.
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. và xác định kết quả bán hàng.
3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong kinh doanh nói chung và tại Công ty nói riêng. quả bán hàng trong kinh doanh nói chung và tại Công ty nói riêng.
Mục tiêu hàng đầu đối với các doanh nghiệp hiện nay là lợi nhuận. Đối với các doanh nghiệp thơng mại, hoạt động bán hàng là khâu vô cùng quan trọng, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy cần thiết phải hoàn thiận kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
Hoàn thiện kế toán bán hàng thì hệ thống chứng từ đợc hoàn thiện sẽ nâng cao đợc tính hợp lý, tính chính xác, tạo điều kiện tốt cho việc kiểm tra kế toán, việc luân chuyển chứng từ hợp lý tạo điều kiện cho kế toán theo dõi kịp thời tình hình nhập xuất hàng hoá. Hoàn thiện kế toán bán hàng còn góp phần nâng cao công tác tổ chức kế toán của doanh nghiệp. Việc thực hiện tốt kế toán quá trình bán hàng giúp cơ quan quản lý cấp trên, lãnh đạo xí nghiệp... có đợc những thông tin chính xác phản ánh đúng tình hình bán hàng và kết quả bán hàng , từ đó đa ra các quyết định quản lý phù hợp. Vì vậy, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng không ngừng đợc hoàn thiện để ngày càng góp phần vào sự phát triển lớn mạnh của doanh nghiệp. Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải đợc dựa trên những nguyên tắc cơ bản sau:
- Nắm vững chức năng, nhiệm vụ của hạch toán kế toán nói chung và kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng nói riêng. Cần phải hoàn thiện từ bộ máy kế toán
đến công tác hạch toán để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trong môi trờng luôn có những biến động mà khó có thể kiểm soát đợc.
- Việc hoàn thiện phải xuất phát từ đặc điểm của doanh nghiệp, mục tiêu hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào là kinh doanh phải đạt đợc lợi nhuận cao nhất với chi phí bỏ ra là thấp nhất. Đây chính là động lực cho việc hoàn thiện kế toán và nâng cao chất lợng thông tin kế toán.
- Phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những quy định ghi chép luân chuyển chứng từ ở doanh nghiệp để hoàn thiện. Đặc điểm chung là phải dựa vào luật chế độ Nhà nớc ban hành.
- Bảo đảm nguyên tắc phục vụ theo yêu cầu của kinh doanh, nguyên tắc này yêu cầu khi hoàn thiện công tác hạch toán phải bám sát phục vụ cho kinh doanh. Các thông tin kế toán phải nhạy bén, xác thực đáp ứng yêu cầu của quản lý.
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. hàng.
Xuất phát từ một số điểm cha hợp lý trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty, với mong muốn ngày càng đợc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán để đảm bảo chức năng phản ánh, giám đốc và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động kinh doanh nói chung và trong bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng, phục vụ ngày càng tốt hơn cho việc quản lý của Công ty và cho các cơ quan của Nhà nớc này, em xin đợc đa ra một số giải pháp cụ thể nh sau:
- Về sự luân chuyển chứng từ:
Do hầu hết các chi nhánh, xí nghiệp nộp báo cáo tiêu thụ hàng và báo cáo thu tiền dồn dập vào cuối tháng nên khối lợng công việc kế toán rất nhiều, gây ra tình trạng trên sổ kế toán phản ánh doanh thu chủ yếu vào ngày cuối tháng. Vì vậy, công ty cần quản lý chặt chẽ hơn nữa bằng cách quy định thời hạn nộp báo cáo tiêu thụ hàng và
báo cáo thu tiền hàng, để tránh doanh số tập trung vào những ngày cuối tháng, có thể là hai lần / tháng vào ngày 15 và 25 hàng tháng.
- Về tài khoản kế toán:
Việc sử dụng nhiều tài khoản trung gian sẽ làm tăng khối lợng công tác kế toán và đôi khi không phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế. Vì vậy khi phản ánh l- ợng hàng hoá tại các kho cảng đầu nguồn Công ty, nên sử dụng TK 156 để phản ánh đúng lợng hàng hoá mà Công ty đã nhập kho, có thể dùng tiếp tài khoản cấp II để phản ánh lợng hàng ở các kho cảng và phản ánh lợng hàng tại kho xí nghiệp.
- Về phơng thức phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp:
Để đảm bảo mối quan hệ phù hợp giữa chi phí nghiệp vụ kinh doanh (TK 641,642) và doanh thu trong kỳ khi mà quy mô chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp hiện tại phát sinh lớn trong kỳ, vì vậy hợp lý hơn nữa Công ty có thể để lại một phần chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để kết chuyển tại kỳ sau. Các bút toán đợc ghi là:
- Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ chờ kết chuyển: Nợ TK 142 (1422)
Có TK 641, 642
- Sang kỳ sau, kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ:
Nợ TK 911
Có TK 142 (1422)
- Về kế toán giá vốn hàng hoá:
Công ty nên áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ để kế toán giá vốn hàng hoá, bởi phơng pháp này thích hợp cho đặc điểm kinh doanh ngành xăng dầu của Công ty. áp dụng phơng pháp này góp phần tinh giảm khối lợng công việc kế toán trong kỳ báo cáo và có cơ hội nâng cao hiệu suất lao động kế toán.
Việc hạch toán theo phơng pháp KKĐK có thể đợc phản ánh nh sau: - Đầu kỳ kế toán kiểm kê giá trị hàng hoá cha tiêu thụ:
Nợ TK 6112 Có TK 156 Có TK 151
- Cuối kỳ căn cứ vào số hàng đã kiểm kê, kế toán xác định lợng hàng đã tiêu thụ và ghi bút toán phản ánh giá vốn hàng lu chuyển:
Nợ TK 632 Có TK 6112
Đồng thời kế toán ghi nhận doanh thu và kế toán xác định giá trị hàng hoá còn
lại: Nợ TK 156,151
Nợ TK 642, 138, 821 Có TK 6112
Để xác định giá trị hàng hoá đã tiêu thụ, cuối kỳ kế toán thực hiện bút toán kết chuyển giá vốn hàng bán về tài khoản xác định kết quả kinh doanh:
Nợ TK 911
Có TK 632.
- Về thanh toán công nợ:
Mặc dù Công ty đã quy định mức d nợ định mức với các xí nghiệp, chi nhánh, nh- ng hàng tháng hoặc định kỳ ngắn Công ty cần có biên bản đối chiếu công nợ để tránh tình trạng chiếm dụng vốn gây rủi ro về tài chính đối với Công ty. Với những khách hàng nợ quá hạn và không có khả năng thanh toán, Công ty có khả năng ngng cung cấp hàng.
Đối với khách hàng gần đến hạn trả tiền, công ty nên gửi thông báo yêu cầu trả tiền trớc 2 đến 3 ngày để nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng kỳ hạn.
Đối với khách hàng nợ quá hạn định kỳ 15 ngày gửi thông báo yêu cầu thanh toán có