1. kháI quát chung về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty sản xuất
3.2.1. Nguyên tắc hạch toán tại công ty
- Giá vốn hàng xuất khẩu đợc xác định theo phơng pháp thực tế đích danh, do hàng hoá của công ty đợc bán theo đơn đặt hàng là chủ yếu.
- Giá bán: Tại công ty hoạt động xuất khẩu đợc bán trực tiếp là chủ yếu, ngoài ra còn có hoạt động xuất khẩu uỷ thác. Giá bán hàng xuất khẩu đợc áp dụng là:
+ Giá FOB: công ty chỉ chịu chi phí vận chuyển đến lan can tàu và chi phí thông quan. Hàng sau khi đã ra khỏi lan can tàu thì công ty không còn chịu trách nhiệm, tức là chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm không nằm trong giá bán.
+ Giá C&F(cost and Freight): công ty chịu thêm chi phí vận chuyển. Công ty có trách nhiệm làm thủ tục thông quan xuất khẩu, chi phí vận chuyển để đa hàng đến nơi ngời mua quy định.
+ Giá DAF: áp dụng khi công ty vận chuyển bằng đờng bộ qua cửa khẩu, công ty làm thủ tục thông quan và chịu mọi chi phí rủi ro cho đến lúc giao hàng.
- Phơng thức thanh toán: khi xuất khẩu hàng hoá, có 2 phơng thức thanh toán đợc sử dụng trong thanh toán hàng xuất khẩu, đó là phơng thức TTR và ph- ơng thức mở th tín dụng( L/C). Phơng thức TTR đợc sử dụng đối với khách hàng đã có quan hệ lâu dài, có độ tin cậy nhau. Ngợc lại, phơng thức L/C đợc áp dụng đối với khách hàng mới, không thờng xuyên giao dịch do tính an toàn của phơng pháp này.
- Tỷ giá hạch toán: hiện nay công ty đang sử dụng một loại tỷ giá để hạch toán tiền hàng, đó là tỷ giá thực thế. Tại phòng KH-KD, doanh thu đợc phản ánh khi nhận đợc giấy báo Có của Ngân hàng, và việc hạch toán tiền gửi Ngân hàng đợc thực hiện bởi kế toán phòng Kế toán tài chính.
- Là doanh nghiệp Nhà nớc, chuyên kinh doanh các hàng nông lâm, thuỷ hải sản và các sản phẩm gỗ, công ty đợc Nhà nớc u đãi về chính sách thuế XNK. Chính vì vậy các mặt hàng xuất khẩu của công ty không phải nộp thuế xuất khẩu do chính sách u đãi thuế của Nhà nớc. Riêng các sản phẩm gỗ khi xuất khẩu thì doanh nghiệp vẫn phải nộp thuế xuất khẩu với mức thuế quy định của Nhà nớc.
3.2.2.Quy trình xuất khẩu:(Sơ đồ số 21)
Khi nhận đợc đơn đặt hàng hoặc khi chào hàng mà đợc khách hàng chấp nhận, công ty xem xét và lập phơng án kinh doanh. Phơng án này sẽ đợc trình lên giám đốc hoặc trởng phòng kinh doanh để phê duyệt. Sau khi đợc phê duyệt, đơn vị tiến hành ký kết hợp đồng và chuẩn bị hàng. Công việc chuẩn bị hàng đ- ợc tiến hành nh sau: công ty tiến hành kiểm tra số lợng, chất lợng, chủng loại hàng theo Hợp đồng kinh tế đã ký; tập trung hàng thành từng lô hàng và tiến hành đóng gói bao bì hàng xuất khẩu. Đồng thời yêu cầu khách hàng thực hiện thủ tục thanh toán theo yêu cầu. Khi kiểm tra bảo đảm đúng theo hợp đồng, công ty xin giấy phép xuất khẩu, làm thủ tục thông quan, và giao hàng. Cuối cùng, hai bên làm thủ tục thanh toán hàng.
Sơ đồ số 21: Quy trình xuất khẩu hàng hoá
3.2.3. Chứng từ sử dụng.
Theo trình tự xuất khẩu, chứng từ sử dụng bao gồm các chứng từ sau: - Hợp đồng ngoại thơng : là biên bản ký kết giữa công ty với các đối tác nớc ngoài. Trong đó 2 bên thoả thuận các điều khoản nh: loại hàng hoá, số l- ợng, thời hạn giao hàng, phơng thức giao hàng, thời hạn thanh toán...
- Giấy chứng nhận thanh toán bằng th tín dụng (nếu thanh toán bằng th tián dụng).
- Hoá đơn thơng mại (Invoice) - Phiếu xuất kho.
- Giấy chứng nhận số lợng, giấy chứng nhận chất lợng, giấy chứng nhận xuất xứ, biên bản kiểm dịch và lấy mẫu động vật...
Ngân hàng thông báo số tiền ký quỹ hoặc về L/C
Lập bộ chứng từ thanh toán và gửi đi yêu cầu thanh toán Phương án kinh doanh
Ký kết hợp đồng kinh tế Chuẩn bị hàng
yêu cầu khách hàng ký quỹ hoặc mở L/C
Xin giấy phép xuất khẩu Làm thủ tục xuất khẩu
- Vận đơn.
- Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu. - Giấy báo Có của ngân hàng. ... 3.2.4 Trình tự hạch toán ( Sơ đồ số 22) Phiếu nhập kho Chứng từ khác Thẻ kho (do thủ kho lập) Giấy báo Có Hoá đơn thương mại Thẻ kho
( do kế toán lập)
Bảng kê hàng xuất kho
Bảng kê hàng bán ra
Bảng kê giá
vốn hàng bán Bảng kê CPBH, CPQLDN
Bảng quyết toán thương vụ xuất khẩu
Sổ theo dõi doanh thu Bảng kê công nợ phải thu. Bảng kê công nợ với công ty Bảng lưu chuyển nhập xuất tồn
Sơ đồ số 22: Quy trình hạch toán quá trình xuất khẩu hàng hoá
Ta xét nghiệp vụ sau:
Nghiệp vụ: Xuất khẩu lô hàng cá Hố ớp đá.
Ngày 14/2 theo Hợp đồng mua bán đã ký với công ty Phát triển sản nghiệp Khang Hng, chi nhánh Đông Hng,Trung Quốc, công ty xuất bán 4500 kg cá Hố ớp đá, lô hàng đã nhập ngày 21/ 3/2004. Trị giá lô hàng theo thoả thuận là 81.815.000 nhân dân tệ( tỷ giá 1,906 CNJ/VND).
* Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng mua bán số 78 ngày 06/11/2003: 2 bên thống nhất thanh toán theo phơng thức TTR (thanh toán trả chậm), thời hạn thanh toán ngày 30/3/2004, địa điểm gia hàng là cửa khẩu Móng Cái.
- Theo kế hoạch, ngày 14/2, phòng KH-KD xuất kho lô hàng Cá Hố ớp đá, kế toán lập Phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên: 1 liên lu tại quyển, 1 liên giao cho ngời nhận hàng, 1 liên để ghi sổ.
Phiếu xuất kho đợc sử dụng làm căn cứ để ghi vào Thẻ kho và Bảng kê hàng xuất kho.
- Ngày 16/2 hàng đến cửa khẩu Móng Cái, trớc khi làm thủ tục hải quan, hàng đợc niêm phong (Biên bản niêm phong chờ làm thủ tục hải quan). Sau đó hàng đợc kiểm tra nguồn gốc xuất xứ, kiểm dịch y tế. Chứng từ sử dụng là Giấy chứng nhận xuất xứ, Giấy chứng nhận kiểm dịch y tế.
- Trong ngày, hàng đợc mở niêm phong, hải quan làm thủ tục hải quan, khai báo hàng hoá xuất khẩu. Hải quan lập Tờ khai hàng xuất khẩu.
Nội dung chính của Tờ khai hàng hoá xuất, nhập khẩu hàng hoá nh sau: + Xuất kho tại cửa khẩu Móng Cái.
+Điều kiện giao hàng :DAF. + Phơng thức thanh toán: TTR. -+Ngoại tệ: CNJ
+Số lợng: 4500
+ Tổng trị giá: 81.815.000 CNJ - Trình tự hạch toán:
+ Khi hàng xuất kho đi bán:
Nợ TK” 632: 128.250.000
Có TK” 61121: 128.250.000
+ Khi giao hàng cho công ty Phát triển sản nghiệp Khang Hng, kế toán không phản ánh doanh thu ngay. Đến khi nhận Giấy báo Có của Ngân hàng, căn cứ vào tỷ giá ngoại tệ thực tế trong ngày, kế toán phản ánh doang thu:
Nợ TK” 136-cty: 155.939.390 Có TK” 511: 155.939.390
Nh vậy,ta thấy định khoản trên là không chính xác về giá trị, do doanh thu hàng bán đợc xác định sai thời điểm. Bởi lẽ doanh thu phải đợc ghi nhận ngay sau khi hàng đợc giao cho khách hàng và đợc khách hàng chấp nhận thanh toán.
Với cách ghi nhận doanh thu nh trên, kế toán phòng không phản ánh đợc sự thay đổi của tỷ giá ngoại tệ. Và nh vậy, ta hiểu rằng chênh lệch tỷ giá đợc hạch toán vào TK” 511.
+ Đối với các khoản ký quỹ, do quá trình thanh toán do phòng KT_TC theo dõi, nên phòng KH-KD không phản ánh nghiệp vụ này.
+ Thuế Xuất khẩu: đây là mặt hàng thuộc diện khuyến khích xuất khẩu, do vậy công ty đợc u đãi về chính sách thuế xuất khẩu.
+ Khi công ty gửi lại tiền bán hàng, kế toán phản ánh: Nợ TK” 111:
Có TK” 136-cty: -Trình tự ghi sổ: (Sơ đồ số 23 )
Sơ đồ số 23: Trình tự ghi chép nghiệp vụ xuất bán Cá Hố ớp đá
Từ Phiếu xuất kho, kế toán phản ánh vào Thẻ kho (do kế toán lập) phần thực xuất. Đồng thời kế toán vào Bảng kê hàng xuất kho, Bảng kê hàng bán.
Bảng kê hàng bán là bảng dùng để phản ánh cả hàng xuất bán qua kho và hàng bán thẳng (trong trờng hợp tạm nhập tái xuất). Đây là bảng để kế toán làm căn cứ vào Bảng tổng hợp giá vốn hàng bán vào cuối kỳ.
Ngày 30/ 3, căn cứ vào giấy báo Có của Ngân hàng, và căn cứ vào Hoá đơn thơng mại , kế toán công ty vào Bảng kê công nợ với công ty và Sổ theo dõi doanh thu. Do công ty cha thanh toán cho phòng, nên kế toán cha phản ánh tiền thu vào.
Biểu 8
Luận văn tốt nghiệp 70
Hợp đồng ngoại thương. Phiếu xuất kho
Bảng lưu chuyển N-X-T TK” 611 Thẻ kho
Bảng kê hàng xuất kho Bảng kê hàng bán Bảng tổng hợp giá vốn
hàng bán TK” 632 Sổ theo dõi doanh thu
Bảng kê công nợ khách hàng Bảng kê công nợ với công ty
Bảng kê thu quỹ tiền mặt Hợp đồng ngoại thương.
Đơn vị: PROMEXCO
Địa chỉ: Hoàng Mai, HN Phiếu xuất kho
Ngày 14 tháng 2 năm 2004
Mẫu số: Số : 17 Nợ :TK’ 331 Có :TK’ 611 Họ tên ngời nhận hàng: Nguyễn văn An
Địa chỉ: Phòng KH-KD
Lý do xuất: xuất hàng đi xuất khẩu. Xuất tại kho: công ty.
Stt cách vật t, hàng hoáTên nhãn hiệu, quy Mã số Đơn vị
Số lợng Yêu cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền 1 Cá Hố ớp đá Kg 4500 4500 28500 128.250.000 Cộng 4500 4500 128.250.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): một trăm hai mơi tám triệu, hai trăm năm mơi nghìn đồng chẵn.
Ngày 14 tháng 2 năm 2004 T.phòng KH-KD KTT Ngời nhận Thủ kho Thẻ kho (Biểu 3)
Biểu 9
Bảng kê hàng xuất kho Phòng KH-KD
5/1 10/2 10/2 14/2 4/3 2 13 17 35 ...
Xuất thuỷ tinh pha lê ...
Bán bột Hoàng Liên thô Xuất Ván tinh chế ...
Xuất cá Hố ớp đá ...
Xuất gỗ dầu cho XN Ô. T ... 632 632 632 632 611-GC 61151 61153 61111 61121 61114 20.300.000 17.399.740 146.423.568 128.250.000 52.450.000 Cộng 13.640.738.148
Bảng kê hàng xuất kho theo dõi toàn bộ số hàng hoá thực xuất trong kỳ và số hàng tạm nhập tái xuất. Số liệu trên bảng đợc làm cơ sở để ghi và đối chiếu với Bảng lu chuyển N-X-T.
Cũng giống nh Bảng kê hàng nhập kho, kế toán phản ánh cả hàng bán không qua kho là không chính xác.
Biểu 10
Bảng kê hàng bán Quý I/2004
NT SH Diễn giải TK
ghi Có Số tiền Ghi chú
5/1
...
10/2
10/2
14/2
26/3
2
13
17
42
...
Xuất thuỷ tinh pha lê ...
Bán bột Hoàng Liên thô Bán Ván tinh chế
... Cá Hố ớp đá ...
Xuất bán Sứa ớp muối
61151 61153 61111 61121 61123 20.300.000 17.399.740 146.423.568 128.250.000 329.035.000 TN-TX Tr. quốc Hàn Quốc Cộng 13.588.288.148
Bảng kê hàng bán đợc sử dụng để theo dõi hàng bán thẳng (trờng hợp tạm nhập tái xuất) và hàng bán qua kho.
Căn cứ vào Bảng kê hàng bán, kế toán vào Bảng tổng hợp giá vốn hàng bán vào cuối kỳ.
Với cách sử dụng TK” 611, kế toán khó thể hiện đợc hàng xuất bán theo hình thức tạm nhập tái xuất, do vậy kế toán sử dụng ghi chú (TN-TX)
Biểu 11
Sổ theo dõi doanh thu Quý I/2004
NT SH Diễn giải Nợ TK Có Số tiền
. … 5/1 . … 10/2 … 15/3 … ……
Bán thuỷ tinh pha lê …
Ván tinh chế- Khách hàng nợ …
Hoa hồng uỷ thác chè đen
111 131 331 511 3331 511 3331 511 55.000.000 5.500.000 1.850.900.000 185.090.000 1.545.455 154.545
… 29/3 30/3
…
Bán bột Hoàng Liên thô Bán cá Hố ớp đá 331 136-cty 136-cty 3331 511 511 155.939.39019.727.390 Cộng 20.975.036.025
Kế toán chỉ phản ánh doanh thu khi nhận giấy báo Có của Ngân hàng. Điều này là sai với chuẩn mực kế toán Việt Nam, và nh vậy số tổng cộng trên Sổ theo dõi doanh thu là không chính xác.
Biểu 12
Bảng kê công nợ với công ty Quý I/2004
NT Diễn giải TK
ĐƯ Nợ phải thu Nợ phải trả
15/3 29/3 30/3 TK’136 ... Tiền bán chè đen-HĐUT ...
Tiền bán bột Hoàng Liên thô Tiền bán cá Hố ớp đá 3317 511 511 169.052.400 19.727.100 155.939.390 22/3 TK’336 ...
Tiền cty HOV HENG HENG
Chênh lệch tỷ giá tăng ....
Khấu hao kho lúa Vàng
Thuế đất
.
…
3313
635
642
642
8.298.740
6.360
1.217.400
442.250
Cộng 1.467.326.500 1.024.456.500
Việc thanh toán với công ty nh sau: + Khi mua hàng nhập khẩu
Nợ TK” 611 Có TK” 331
+ Khi công ty thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, kế toán nhận Giấy báo Nợ của Ngân hàng:
Nợ TK” 331
Nợ TK” 635 : chênh lệch tỷ giá tăng Có TK” 336-cty
Có TK” 515 : chênh lệch tỷ giá giảm
+Khi bán hàng cho nớc ngoài, khi công ty cha thu tiền bán hàng, phòng KH-KD không phản ánh.
Khi nhận giấy báo Có , kế toán định khoản: Nợ TK” 136-cty
Có TK” 511
+ Trong trờng hợp xuất khẩu uỷ thác, kế toán định khoản: Nợ TK” 136-cty
Có TK” 331-cty giao uỷ thác
Nh vậy cách theo dõi của kế toán là hợp lý, tuy nhiên giá trị của chỉ tiêu doanh thu là không chính xác.
* Trong quá trình vận chuyển hàng hoá và làm thủ tục hải quan, có các chi phí phát sinh nh sau:
-Chi phí vận chuyển từ kho công ty đến cửa khẩu Móng Cái: 4.200.000 -Chi phí đóng gói: 3.500.000
-Lệ phí hải quan :102.000
Để theo dõi các chi phí phát sinh liên quan đến việc bán hàng, kế toán mở riêng một tài khoản phụ 641 để hạch toán chi phí bán hàng. Đây là cơ sở để cuối quý , kế toán vào Bảng kê bán hàng
TK’641-cá Hố ớp đá(23/3) ( 141) 4.200.000
(141) 3.500.000 7.802.000 (141) 102.000
7.802.000 7.802.000
Đây là trờng hợp xuất khẩu trực tiếp của công ty theo hình thức bán thẳng không qua kho.
Ngày 08/12/2003, phòng KH-KD ký Hợp đồng xuất nhập khẩu số 67/XNK/KHKD với công ty Bảo Thuế, Vân Nam, Trung Quốc để xuất bán 200 tấn bột Hoàng Liên thô . Hàng đợc xuất bán nhiều lần. Đơn giá của lô hàng là 207.000CNJ/tấn, nếu có biến động giá thì có thể thay đổi giá.
- Để xuất bán, ngày 20/12/2003, phòng KH-KD của công ty ký Hợp đồng mua bán số 008/KHKD-CBDA với công ty HOV HENG HENG CO., LTD CAMBODIA thu mua 50 tấn bột Hoàng Liên thô, trị giá 10,6 USD/tấn.
Hàng làm thủ tục tạm nhập tái xuất.
Trình tự tiến hành nh sau:
+ Ngày 5/2/2004, hàng đợc chuyển đến cửa khẩu Xà Xía-Kiên Giang để làm thủ tục nhập khẩu, và khai báo hàng xuất khẩu.
Trên tờ khai hàng hoá nhập khẩu số 01/NK/TN/XX ghi rõ các mục
sau:
- Cảng dỡ hàng là Pháo Đài-Hà Tiên. - Điều kiện giao hàng CIF-Hà Tiên. - Đồng tiền thanh toán: USD
- Phơng thức thanh toán: TTR - Số lợng: 50 tấn
- Đơn giá nguyên tệ: 10,6 USD/tấn
- Thuế nhập khẩu: 0%
- Thuế GTGT: 5%
Trên tờ khai hàng hoá xuất khẩu số 01/XK/TX/XX ghi rõ: - Cửa khẩu xuất hàng: Thanh thuỷ- Hà Giang
- Điều kiện giao hàng: DAF - Đồng tiền thanh toán: CNJ
- Số lợng hàng: 50 tấn, đơn giá 207.000 CNJ/tấn
Khi khai báo hàng hoá xuất nhập khẩu, cơ quan hải quan thu: - Lệ phí hải quan: 200.000đ
- Lệ phí giấy tờ kiểm tra sinh vật và lấy mẫu côn trùng: 91.000đ
+Ngày 10/2/2004: hàng đợc giao cho công ty tại cảng Pháo Đài –Hà Tiên, công ty nhận đủ số hàng. Sau khi nhận hàng công ty chuyển thẳng đến cửa khẩu Thanh Thuỷ- Hà Giang để giao hàng cho công ty Bảo Thuế.
+ Ngày 26/3/2004: hàng đến cửa khẩu Thanh Thuỷ. Công ty làm thủ tục giao hàng cho công ty Bảo Thuế.
Các chi phí liên quan đến quá trình vận chuyển hàng và làm thủ tục giao
hàng nh sau:
- Chi phí vận chuyển từ Hà Tiên đến cửa khẩu Thanh Thuỷ:4.400.000
