II. Kế toán vật liệu công cụ dụng cụ
3. Các loại sổ sách mà Công ty đang áp dụng liên quan đến kế toán vật
vật liệu, công cụ dụng cụ:
3.1. Hóa đơn giá trị gia tăng:
Khi mua hàng kế toán căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng để ghi vào phiếu nhập kho. ở Công ty kinh doanh phát triển nhà Hà Nội áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
Hóa đơn giá trị gia tăng Mẫu số: 01 GTGT - 3L Liên 2 (giao cho khách hàng)
Ngày 5 tháng 6 năm 2003` No: 099599
Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thanh Sơn Địa chỉ : 972 Mai Động - Hà Nội
Điện thoại : 04.8622091 Số Tài khoản 5903-0076G Mã số
Họ tên ngời mua hàng : Ông Lu Đức Trung
Đơn vị : Công ty kinh doanh phát triển nhà Hà Nội Điện thoại : 04.861.5957 hoặc 04.8614141
TK 7301-0045G Ngân hàng đầu t và phát triển Thanh Trì Hình thức thanh toán : Trả sau.
STT Tên nhãn hiệu, quy cách,
phẩm chất vật t (SPH2) ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=2x1
1 Đá 1 x 2 m3 45 101.000 4.545.000
2 Gỗ ván khuôn m3 31,4 1.400.000 43.960.000
3 Gạch vỡ m3 21 45.000 945.000
Thuế suất GTGT: 10% Cộng tiền hàng: 49.450.000 Tiền thuế GTGT: 4.945.000 Tổng cộng tiền hạch toán : 54.395.000 Số tiền viết bằng chữa: (Năm mơi bốn triệu ba trăm chín mơi lăm nghìn đồng).
Ngày 05 tháng 06 năm 2003
Ngời bán hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Đòng dấu, ký ghi rõ họ tên)
3.2. Phiếu nhập kho:
các chỉ tiêu, riêng phần thực nhập do thủ kho ghi. Ohiếu nhập kho đợc sử dụng trong trờng hợp nhập vật liệu công cụ dụng cụ mua ngoài là căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng và ghi sổ kế toán.
* Trích phiếu nhập kho ngày 7 tháng 06 năm 2003.
Đơn vị: CTKDCPNHN Phiếu nhập kho MS01-VT ĐC: Tứ Hiệp-TT-HN (Ngày 10 tháng 06 năm
2003) Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QD/QĐ/CĐKT Ngày 01 tháng 11 năm 1995 của BTC Số: 03
Họ tên ngời giao hàng: Ông Nguyễn Viết Nam
Theo hóa đơn số 099599 ngày 05 tháng 05 năm 2003 của cửa hàng kinh doanh vật liệu Phơng Loan
Nhập tại kho: Ông Lu Đức Trung
STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t (SPH2)
ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=2x1
1 Đá 1 x 2 m3 45 101.000 4.545.000
2 Gỗ ván khuôn m3 31,4 1.400.000 43.960.000
3 Gạch vỡ m3 21 45.000 945.000
Cộng 49.450.000
Tổng số tiền viết bằng chữa: (Bốn mơi chín triệu bốn trăm năm mơi nghìn đồng chẵn)
Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu
(Hoặc bộ phận có nh cầu)
Ngời giao hàng Thủ kho
(Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
3.3. Phiếu xuất kho:
* Căn cứ vào yêu cầu sản xuất của các bộ phận phòng kế hoặc vật t viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho lập làm 3 liên, 1 liên lu, 2 liên còn lại ngời lĩnh mang xuống kho, sau khi xuất kho thủ kho ghi số lợng thực xuất vào cột thực xuất và từ đó thì thủ kho giữ 1 liên để ghi thẻ kho rồi chuyển cho kế toán để hạch toán, 1 liên giao cho bộ phận sử dụng vật liệu để theo dõi chi phí nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thì phiếu xuất kho là tài
liệu quan trọng dùng để theo dõi số lợng vật t sản phẩm hàng hóa xuất kho và có cũng là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật t.
Đơn vị: CTKDCPNHN Phiếu xuất kho MS02-VT ĐC: Tứ Hiệp-TT-HN (Ngày 12 tháng 06 năm
2003) Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QD/CĐKT Ngày 01 tháng 11 năm 1995 của BTC Nợ TK621 Có TK152
Họ tên ngời nhận hàng: Lê Thanh Tâm Địa chỉ (bộ phận): Phòng quản lý dự án Lý do xuất: Xây dựng công trình nhà A5
Xuất tại kho: Ông Lu Đức Trung
STT Tên nhãn hiệu, quy cách,
phẩm chất vật t (SPH2) ĐVT Số lợng Yêu cầu Thực xuất
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 4=3x2
1 Đá 1 x 2 m3 35 35 101.000 3.535.000
2 Gỗ ván khuôn m3 15 15 45.000 675.000
Cộng 4.210.000
Tổng số tiền viết bằng chữa: (Bốn triệu hai trăm nghìn đồng chẵn)
Xuất ngày 12 tháng 06 năm 2003
Thủ trởng đơn vị Phụ trách bộ phận SD
Phụ trách cung tiêu
Ngời nhận Thủ kho
(Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
3.4. Thẻ kho:
* Phơng pháp lập thẻ kho là: Thẻ kho đợc dùng để mở cho từng chủng loại vật t:
- Thẻ kho do kế toán lập ghi các chỉ tiêu nh: ngày lập thẻ, số tờ, tên nhãn hiệu... sau đó giao cho thủ kho để thủ kho có đủ số liệu ghi chép tình hình nhập xuất tồn hàng ngày. Thẻ kho đợc mở cho từng loại vật liệu và chỉ theo dõi chỉ tiêu số lợng.
- Căn cứ để ghi thẻ kho là phải nhập, phiếu xuất và phơng pháp ghi mỗi phiếu nhập, phiếu xuất ghi một dòng theo các tiêu thức nh số, ngày chứng từ số lợng nhập xuất tơng ứng.
* Cách tính lợng vật t tồn cuối ngày đợc áp dụng theo công thức sau: Lợng vật t tồn cuối ngày = Lợng vật t tồn đầu ngày + Lợng vật t nhập trong ngày - Lợng vật t xuất trong ngày Từ công thức trên ta áp dụng tính lợng vật t tồn cuối ngày của tháng cũng chính là lợng vật t tồn cuối tháng.
Thẻ kho
(Ngày lập thẻ: 15/06/2003) Tờ số: 02
Tên nhãn hiệu quy cách vật t: Đá 1 x 2: ĐVT m3
STT SHChứng từNT Diễn giải N Số lợngX T
Tồn đầu tháng 15
1 115 10/6 Nhập kho 45 60
2 219 12/6 Xuất cho công trình nhà A5 35 25
3 130 19/6 Nhập kho 50 75
4 232 25/6 Xuất cho CT trờng mầm non 43 32
Cộng phát sinh 95 78 32
Thủ kho Kế toán trởng
Tổng Công ty ĐTVPT nhà Hà Nội sổ chi tiết vật liệu Biểu...
Công ty kinh doanh phát triển nhà Hà Nội Tháng 6/2003
Tên quy cách vật liệu: Đá 1 x 2 ĐVT m3 - Đồng
Ngày tháng
Chứng từ
N X
Diễn giải Nhập Xuất Tồn
SL Đg TT SL Đg TT SL TT
Tồn đầu tháng 15 1.515.000
10/6 03 Nhập kho (mua ngoài) 45 101.000 4.545.000 60 6.060.000
12/6 05 Xuất kho công trình nàh A5 35 101.000 3.535.000 25 2.525.000
19/6 09 Nhập kho (mua ngoài) 50 101.000 5.050.000 75 7.575.000
26/6 12 Xuất kho công trình mẫu giáo 43 101.000 4.343.000 32 3.232.000
Cộng 95 9.595.000 78 7.878.000 32 3.232.000
Ngời lập biểu Kế toán trởng Giám đốc
Tổng Công ty ĐTVPT nhà Hà Nội bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Biểu...
Công ty kinh doanh phát triển nhà Hà Nội Tháng 6/2003
STT Diễn giải ĐVT SLTồn đầu thángTT SL NhậpTT SL Xuất TT SL Tồn cuối thángTT
I. NVL chính (152) 20.621.500 150.795.000 130.823.000 40.593.500
1. Đá 1x2 M3 15 1.515.000 95 9.595.000 78 7.878.000 32 3.232.000
... ... ... ... .... ... ... ... ...
II. Nhiên liệu 31.879.000 150.000.300 100.000.000 81.879.300
1 Dầu nhớt P82 lít 130 750.623 2.500 14.137.500 2.400 13.857.600 230 1.330.523 ... ...
III. Công cụ.... Cái 9.530.000 70.712.000 40.523.000 39.719.000
1. ...
Cộng 152, 153 120.640.372 765.880.000 732.770.822 153.749.550
Ngời lập biểu Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
3.5. Sổ chi tiết vật liệu:
Cuối tháng sau khi thu nhập toàn bộ những chứng từ nhập xuất ở khi về kế toán ghi đơn giá và tính giá trị vật liệu nhập xuất ghi sổ chi tiết vật liệu giống nh thẻ kho nhng thêm cột giá trị. Căn cứ để ghi sổ chi tiết vật liệu là các phiếu nhập, phiếu xuất vật t.
Phơng pháp ghi: Căn cứ vào các PN-PX ghi vào các tiêu thức nh chứng từ, ngày, số lợng, đơn giá, thành tiền và từ đó tính ra lợng tồn cả về mặt số lợng và giá trị mỗi PN, PX đợc ghi 1 dòng
VD: Dòng phiếu nhập kho số 03 ngày 10 tháng 06 năm 2003 tên vật t là "Đá 1x2" với đơn giá là 101.000/m3⇒ thành tiền sẽ là số lợng nhân với đơn giá vật t.
+ Tồn đầu kỳ là 15 ⇒ giá trị tồn đầu kỳ sẽ là: 15 x 101.000 = 1.515.000 + Nhập trong kỳ (ngày): 45m3 x đơn giá 101.000đ = 4.545.000
+ Tồn cuối ngày = Tồn đầu + nhập - xuất
= 1.515.000 + 4.545.000 = 6.060.000 ( Sổ chi tiết vật liệu xem trang... của biểu....)
3.6. Bảng tổng hợp NHập - Xuất - Tồn:
Căn cứ vào dòng cộng sổ chi tiết vật liệu để ghi, mỗi dòng cộng của các sổ chi tiết vật liệu đợc ghi 1 dòng. Cụ thể căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu "Đá 1 x 2" có số liệu nh sau:
Tồn đầu kỳ 15, giá trị là 1.515.000, số lợng nhập là 95 với giá trị thành tiền là 9.595.000 số lợng tồn là 32 với giá trị tồn là 3.232.000. Số liệu này đợc ghi ở các dòng vật liệu ở các cột phù hợp. Đợc thể hiện rõ ở bảng N-XT (Biểu...T...)
3.7. Sổ chi tiết thanh toán với ng ời bán : (Biểu...T...)
* Cơ sở lập: Dựa vào các hóa đơn cha trả tiền phiếu nhập kho và các chứng từ thanh toán.
* Phơng pháp lập:
+ Số d bên có: Phản ánh số tiền đơn vị còn nợ ngời bán đối với khách hàng.
+ Số d bên nợ: Phản ánh số tiền ứng trớc cho ngời bán.
+ Số phát sinh: Phần ghi có TK331: Căn cứ vào phiếu nhập ghi số và ngày cùng phiếu nhập, căn cứ hóa đơn ghi ngà hóa đơn, ghi giá trị vật liệu nhập và tiền thuế VAT vào cột ghi có TK331, nợ TK152 và nợ TK133.
Phần ghi nợ TK331, có các TK khác: Khi nhận đợc các chứng từ thanh toán nh phiếu chi hoặc giấy báo nợ của ngân hàng. Kế toán ghi vào cột ghi nợ TK331 và có các TK phù hợp.
Cách tính số d cuối tháng ở sổ chi tiế thanh toán với ngời bán nh sau:
Số d cuối tháng = Số d đầu tháng + Tổng phát sinh có TK 331 - Tổng phát sinh nợ TK331.
3.8. Nhật ký chứng từ số 5.
* Cơ sở lập: Căn cứ vào sổ chi tiết số 2 (sổ chi tiết thanh toán với ngời bán).
* Phơng pháp lập:
+ Số d đầu tháng: Lấy số liệu ở cột số d cuối tháng ở NKCT số 5 (ở biểu...T...) tháng trớc chuyển dang thành việc ghi sổ chi tiết số 2. Kế toán lấy số liệu dòng cộng cuối tháng của từng sổ chi tiết ghi một dòng vào NKCT mà SDCT thì căn cứ vào CD ĐT, số phát sinh nợ và phát sinh có trong tháng của từng ngời bán để xác định số d cuối tháng. Khi đó số liệu ghi trên NKCT phải tổng cộng sổ đối chiếu khớp đúng số liệu dòng ngang cột dọc,
Tổng Công ty ĐTVPT nhà Hà Nội sổ chi tiết thanh toán với ngời bán 2003 Biểu...
Công ty kinh doanh phát triển nhà Hà Nội Tên khách hàng: Công ty TNHH Thanh Sơn SDĐT: 0
STT Diễn giải
Hóa đơn PN Ghi có TK331 - Nợ các TK Ghi nợ TK331, có các TK
Số Ngày Số Ngày TK152 TK133 Tổng có TK331 TK111 TK112 Tổng nợ TK331 1 Mua vật t 099.599 6/6 03 7/6 49.450.000 4.945.000 54.395.000 2 Trả tiền 54.395.000 54.395.000 3 Mua vật t 099.602 20/6 09 21/6 78.980.000 7.898.000 86.878.000 4 Trả tiền 86.878.000 86.878.000 Cộng 128.430.000 12.843.000 141.273.000 54.395.000 86.878.000 141.273.000
Ngời lập sổ Kế toán trởng Giám đốc
Số liệu ở dòng tổng cộng của NKCT số 5 đợc ghi vào sổ cái và ghi vào bảng kê 3.
Vậy số d cuối tháng = số d đầu tháng + Tổng số phát sinh tăng - Tổng số phát sinh giảm
"Cụ thể hơn xem biểu Biểu...T...)
3.9. Bảng phân bổ vật liệu:
Dùng để phản ánh giá trị thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho các đối tợng sử dụng.
* Cơ sở lập: Bảng kê số 3 cùng tháng.
Các phiếu xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ hoặc bảng kê xuất vật liệu công cụ dụng cụ.
* Phơng pháp lập: Cuối tháng sau khi thu toàn bộ các phiếu xuất, kế toán phân loại theo loại vật liệu, mỗi loại vật liệu lại đợc phân loại theo đối tợng sử dụng, sau đó tổng hợp các phiếu xuất của từng loại vật liệu xuất cho từng đối t- ợng sử dụng để ghi bảng phân bổ vật liệu.
* Cụ thể là căn cứ vào các phiếu xuất vật liệu cho sản xuất thiết kế các công trình xây dựng kế toán ghi dòng TK621 cột TK152 các phiếu xuất vật liệu cho quản lý doanh nghiệp đợc giá trị là bao nhiêu. Kế toán ghi dòng TK642 cột TK152.
VD: Trong tháng 06 năm 2004. Kế toán tập hợp đợc các phiếu xuất kho với tổng giá trị là: 271.346.000 là chủ yếu xuất cho xây dựng công trình đó là nguyên vật liệu với giá trị là: 130.823.000 xuất nhiên liệu sử dụng cho máy thi công là 100.000.000 và bộ phận quản lý doanh nghiệp xuất cho công cụ dụng cụ là 40.523.000.
Cụ thể hơn nữa đợc thể hiện trên bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ ở biểu....trang...).
Tổng Công ty ĐTVPT nhà Hà Nội bảng phân bổ vật liệu - CCDC
Công ty kinh doanh phát triển nhà Hà Nội Tháng 04 năm 2003
STT Ghi có TK Ghi nợ TK TK152 TK1521 TK1522 TK1523 Cộng TK152 TK153 Tổng cộng 152, 153 1. TK621 130.823.000 100.000.000 230.823.000 230.823.000 - NVLC 130.823.000 + Đá 1 x 2 7.878.000 ... ... ... ... ... ... ... - Nhiên liệu 100.000.000 + Dầu nhớt P.82 13.857.600 ... ... ... ... ... ... ... 2. TK642 40.523.000 40.523.000 Cộng 130.823.000 100.000.000 230.823.000 40.523.000 271.346.000
Ngời lập sổ Kế toán trởng Giám đốc