2. QUẢN LÝ CHÍNH PHỦ ĐIỆN TỬ
2.6.2. Quản lý danh mục các hệ thống ICT (G-to-G)
- Lập kế hoạch và quản lý các hệ thống G-to-G ICT để hỗ trợ khả năng vận hành và quản lý (bao gồm cả những hệ thống đang phát triển hoặc đã thực hiện).
- Kiểm soát những ứng dụng ICT trong các Bộ và cung cấp thƣờng xuyên những phiên bản mới nhất cho bộ phận điều phối. Bộ phận này do Ban quản lý chỉ định và thƣờng xuyên phải báo cáo tiến độ lên Ban Quản lý
- Lập kế hoạch cho ngân sách và chi phí bao gồm cả phí bảo dƣỡng hàng năm (phí thuê chuyên gia, phần mềm, phần cứng và những nguồn lực khác).
2.6.3. Phát triển kế hoạch chiến lược ICT / Chính phủ điện tử
- Chiến lƣợc ICT/ Kế hoạch chính phủ điện tử đƣợc xây dựng để đánh giá cơ hội thực hiện vận hành tại các Bộ và quyết định những vấn đề về ngân sách cho ICT. Một kế hoạch chiến lƣợc phát triển ICT là rất cần thiết, đặc biệt với các Bộ có cơ sở hạ tầng CNTT và viễn thông chƣa tốt.
- Chính phủ điện tử đang là một chiến lƣợc quan trọng của Việt Nam vì thế việc lập kế hoạch, quản lý chi phí cho ICT và tính đƣợc tổng chi phí của chủ sở hữu là rất cần thiết. Chiến lƣợc này cũng bao gồm xây dựng một cơ sở hạ
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
tầng trung tâm dữ liệu, cơ sở hạ tầng email và hệ thống mạng, cơ sở hạ tầng máy tính và hệ thống bảo dƣỡng ICT tại các Bộ.
2.6.4. Xây dựng và quản lý dữ liệu
- Các Bộ lập kế hoạch cho những dữ liệu hiện tại và tƣơng lai cần có.
- Xây dựng những quy định nội bộ về vấn đề chia sẻ dữ liệu giữa các phòng ban trong Bộ hoặc giữa các Bộ và các cơ quan. Khi xây dựng những quy định này phải lƣu ý tới sự phù hợp với chính sách về chia sẻ thông tin của Chính phủ.
- Tiến hành điều tra, nghiên cứu một kiến trúc thông tin / dữ liệu cho các Bộ và tập trung vào những nhu cầu chung về dữ liệu (thông tin cho doanh nghiệp, cho ngƣời dân).
2.6.5. Tạo lập chức năng của các lãnh đạo thông tin
- Chức năng CIO có vai trò quan trọng đặc biệt trong Chính phủ điện tử.
- Chức năng CIO cần đƣợc xây dựng trên giác độ công nghệ thông tin và giác độ quản trị kinh doanh. Tại nhiều nƣớc, vai trò của CIO là báo cáo trực tiếp với Bộ trƣởng hoặc hoặc lãnh đạo cấp cao trong Bộ.
- Nhân sự cho bộ phận này có thể là các chuyên viên tin học hiện có hoặc chuyên viên quản lý kế hoạch chiến lƣợc. Họ sẽ đƣợc quản lý bằng một chƣơng trình CIO.
2.7. Các Uỷ ban Nhân dân có vai trò quan trọng trong việc thực hiện Chính phủ điện tử. phủ điện tử.
Văn phòng Uỷ ban, đứng đầu là chủ tịch hoặc phó chủ tịch phải có trách nhiệm chỉ đạo việc thực hiện Chính phủ điện tử. Trách nhiệm của Uỷ ban nhân dân nhƣ sau:
2.7.1. Lập các kế hoạch về Chính phủ điện tử và chiến lược phát triển về ICT
Các kế hoạch phát triển về Chính phủ điện tử và các kế hoạch chiến lƣợc về ICT phải đƣợc xây dựng nhằm tạo điều kiện để tăng cƣờng năng lực hoạt động của Uỷ ban Nhân dân cũng nhƣ lập kế hoạch ngân sách, chi tiêu bao gồm cả chi phí bảo trì hàng năm (ví dụ nhƣ nguồn nhân lực, phần mềm, phần cứng và các nguồn lực khác). Điều quan trọng là không nên phân tán ngân sách dành cho ICT vì nếu làm nhƣ vậy, các Sở chức năng và Quận, Huyện sẽ tự động phát
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
triển hệ thống và cơ sở hạ tầng ICT của họ, trừ khi đó là một phần của kế hoạch thiết kế chi tiết về mặt kỹ thuật bao gồm cả việc chia sẻ các dữ liệu.
2.7.2. Lập kế hoạch và cung cấp các dịch vụ thông tin qua mạng
Cần phải nâng cấp và tăng cƣờng các trang Web đăng tải các thông tin về Nhà nƣớc của các tỉnh, thành phố hiện nay. Thông tin về các dịch vụ công và quy trình thực hiện cần đƣợc cung cấp một cách chính xác và có hệ thống. Các thông tin này phải dễ tìm kếm và tiện lợi cho các doanh nghiệp và công dân truy cập. Một quy trình về cấu trúc nội dung cần đƣợc cập nhật đồng bộ và thƣờng xuyên. Một vấn đề quan trọng khác là cần đƣa các biểu mẫu lên mạng để các đối tƣợng có thể tải xuống và sử dụng trƣớc khi trình cho cơ quan chức năng có liên quan.
2.7.3. Thiết lập cơ sở dữ liệu trong quản lý hành chính Nhà nước (đối với các tỉnh, thành phố phát triển)
- Lập kế hoạch về nhu cầu dữ liệu hiện nay và trong tƣơng lai của các tỉnh/ thành phố.
- Đặt ra quy định nội bộ về việc chia sẻ dữ liệu ở mỗi sở và các Bộ, ngành chức năng khác. Mỗi quy định nhƣ vậy cần phải phù hợp với chính sách chia sẻ dữ liệu sẽ đƣợc thực thi trong tƣơng lai.
- Tiến hành một nghiên cứu để phát triển dữ liệu/ kết cấu thông tin và tập trung vào các nhu cầu về dữ liệu chung (ví dụ các thông tin về doanh nghiệp và công dân)
2.7.4. Tạo lập chức năng của các lãnh đạo thông tin (CIO)
Lãnh đạo thông tin ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và thực thi Chính phủ điện tử. Chức năng của các lãnh đạo thông tin cần đƣợc các Uỷ ban Nhân dân nhìn nhận từ hai mặt: giác độ ICT và giác độ quản trị kinh doanh. Nguồn nhân lực cho các nhà lãnh đạo thông tin có thể là các lãnh đạo có kinh nghiệm về công nghệ thông tin hoặc các chuyên viên quản lý.
2.8. Vai trò của cơ quan điều phối về Chính phủ điện tử
2.8.1. Tổng quan và phân tích
Do cơ chế quản lý theo ngành dọc từ trên xuống và bản chất về chức năng của Nhà nƣớc, các cơ quan chức năng thƣờng có xu hƣớng làm việc biệt lập. Một
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
thách thức lớn là có đƣợc các nguồn lực và sự ủng hộ cần thiết để triển khai Chính phủ điện tử và các dự án ICT. Nhằm đảm bảo một sự phối hợp nhịp nhàng thông qua một bộ máy quản lý đƣợc hỗ trợ bởi các nhà quản lý cao cấp, một cơ quan điều phối sẽ giúp tăng cƣờng sự phát triển của các dự án Chính phủ điện tử. Có thể phân quản lý Chính phủ điện tử làm ba cấp độ điều phối khác nhau tƣơng ứng với các cơ quan điều phối:
- Cấp Trung ƣơng - Cấp bộ
- Các thành phố chủ chốt và các tỉnh có tầm quan trọng chiến lƣợc
2.8.2. Đánh giá/ Khuyến nghị
Chính quyền trung ƣơng và việc quản lý Chính phủ điện tử
(1). Uỷ ban điều hành Chính phủ điện tử (ESC) sẽ đƣợc hỗ trợ bởi một cơ quan điều phối. Chính phủ điện tử không chỉ là công nghệ thông tin truyền thông (ICT). Cần đánh giá những tác động của Chính phủ điện tử tới công tác quản lý hành chính công và các chính sách có liên quan cũng nhƣ cách thức nhà nƣớc tƣơng tác với các chủ thể quản lý. Cơ quan điều phối sẽ thực hiện các chức năng cơ bản sau:
- Phối hợp với các cơ quan đóng vai trò chủ chốt thực thi Chính phủ điện tử và các Bộ, ngành khác có liên quan của Chính phủ
- Phối hợp với Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố đóng vai trò chủ chốt trong việc thực thi Chính phủ điện tử
- Thực hiện vai trò quản lý các chƣơng trình Chính phủ điện tử
- Cộng tác với Bộ Nội vụ đảm bảo sự phù hợp với các dự án cải cách hành chính công và phối hợp cùng Bộ Tài Chính và Bộ Kế hoạch & Đầu tƣ.
- Làm việc chặt chẽ với Bộ Thông tin và truyền thông là cơ quan chịu trách nhiệm về cơ sở hạ tầng công nghệ và truyền thông.
(2). Những khuyến nghị đối với các cơ quan hỗ trợ cho Uỷ ban điều hành về Chính phủ điện tử (ESC) thông qua cơ quan điều phối:
- Báo cáo và tiếp nhận chỉ đạo sát sao chặt chẽ từ Thủ tƣớng Chính phủ - Thực hiện chức năng tƣ vấn hơn là chức năng của một Bộ chủ quản
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
- Tránh để xảy ra xung đột với các chức năng, vai trò hiện có của các Bộ, ngành
Các Bộ, ngành của Chính phủ
Với các trách nhiệm sau đây, cơ quan điều phối của các Bộ, ngành có vai trò tích cực trong việc hỗ trợ cho Uỷ ban điều hành về Chính phủ điện tử
- Thực hiện chức năng quản lý chƣơng trình cho các Bộ
- Báo cáo Uỷ ban điều hành về Chính phủ điện tử về tiến triển của các dự án Chính phủ điện tử và các dự án về ICT có liên quan
Uỷ ban Nhân dân một số tỉnh/ thành phố chủ chốt
Cơ quan điều phối trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh/ thành phố sẽ hỗ trợ cho Uỷ ban quản lý điều hành về Chính phủ điện tử với các chức năng sau:
- Thực hiện chức năng quản lý chƣơng trình của Uỷ ban Nhân dân
- Báo cáo Uỷ ban điều hành về Chính phủ điện tử về kết quả thực hiện các dự án Chính phủ điện tử và các dự án về ICT có liên quan
- Đóng vai trò điều phối trong việc lập kế hoạch và thực hiện các dịch vụ tích hợp về Chính phủ điện tử.
- Vai trò chủ đạo của cơ quan điều phối là nhằm cung cấp các dịch vụ điện tử tích hợp.
2.9. Quản lý các chƣơng trình CPĐT tại các cơ quan nhà nƣớc cấp Trung ƣơng
2.9.1. Tổng quan và phân tích
Tại các Bộ, ngành khác nhau của Việt Nam, trách nhiệm triển khai Chính phủ điện tử đƣợc giao cho các bộ phận có liên quan trong mỗi Bộ, ngành. Ở cấp chính quyền Trung ƣơng hiện chƣa có một cơ quan chuyên trách để phối hợp và quản lý các dự án về Chính phủ điện tử
Mặc dù mỗi cơ quan chức năng đƣợc giao trách nhiệm cụ thể về Chính phủ điện tử, quan trọng là tất cả các dự án phải phù hợp với mục tiêu của mỗi bộ ngành và địa phƣơng. Các mục tiêu này phải phù hợp với các mục tiêu tổng thể của nhà nƣớc về Chính phủ điện tử. Việc quản lý báo cáo về Chính phủ điện tử cần phải đƣợc thực hiện một cách chính xác và phối hợp cao.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
2.9.2. Đánh giá/ khuyến nghị
(1). Các hoạt động chủ yếu của quản lý chƣơng trình là việc quản lý nguồn vốn, sự phối hợp và báo cáo. Các khía cạnh có liên quan phải đƣợc xem xét khi thực thi quản lý chƣơng trình về Chính phủ điện tử nhƣ sau:
- Lập kế hoạch và quản lý thực thi Chính phủ điện tử - Cải cách thể chế hành chính của Chính phủ
- Tài chính và Ngân sách
- Nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin truyền thông (2). Các chức năng quản lý chƣơng trình cụ thể là:
- Điều hành và giám sát tất cả các dự án và chƣơng trình về Chính phủ điện tử ở cấp Trung ƣơng và các tỉnh, thành phố.
- Phối hợp với các Bộ và cơ quan chức năng chủ chốt trong việc lập kế hoạch và đánh giá các cơ hội thực thi Chính phủ điện tử
- Giám sát và nắm bắt đƣợc những vấn đề nảy sinh cũng nhƣ danh mục các nội dung do Uỷ ban điều hành về Chính phủ điện tử đề xuất
- Phối hợp với các Bộ, ngành, địa phƣơng trong việc truyền thông rộng rãi và nâng cao nhận thức về Chính phủ điện tử cho công dân và doanh nghiệp. - Phối hợp với các cơ quan chủ chốt trong việc phát triển chƣơng trình truyền
thông về Chính phủ điện tử cho các cơ quan nhà nƣớc khác.
2.10. Tổ chức ICT cho các cơ quan chức năng của Chính phủ
2.10.1. Tổng quan và phân tích
Vai trò của việc tổ chức công nghệ thông tin truyền thông (thiết lập bộ phận/ phòng chuyên trách về ICT) đã thay đổi trong vòng 15 năm trở lại đây. Từ chức năng hỗ trợ kỹ thuật thuần tuý, tổ chức công nghệ thông tin truyền thông đã trở thành một bộ phận chủ chốt ở hầu hết các cơ quan chức năng của Chính phủ ở các nƣớc phát triển trên thế giới. Tổ chức ICT ngày càng trở nên quan trọng hơn trong việc hỗ trợ các cơ quan Nhà nƣớc lập kế hoạch và tác nghiệp bằng việc sử dụng công nghệ thông tin truyền thông
Một điều đã đƣợc nhận thấy rõ ở Việt Nam là việc quản lý ICT và các công chức Nhà nƣớc không thể duy trì các phƣơng thức quản lý hiện tại. Sở dĩ nhƣ vậy là do không có sự liên kết giữa việc quản lý công nghệ thông tin và các hoạt động
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
quản lý Nhà nƣớc khác. Ngoài nhiệm vụ quản lý dự án, hỗ trợ hệ thông công nghệ thông tin, cần xem xét các vai trò mới, khả năng tạo lập kế hoạch chiến lƣợc và quy định chức năng cho lãnh đạo thông tin (CIO). Các công chức và viên chức Nhà nƣớc cần phải không ngừng phát triển nội lực trong việc xử lý thông tin bằng các công cụ tự động hoá văn phòng nhƣ các bảng tính và phần mềm quản lý dữ liệu (Excel và Access)
2.10.2. Đánh giá/ Khuyến nghị
Các cơ quan Nhà nƣớc đóng vai trò chủ chốt về Chính phủ điện tử, với sự chỉ đạo của Bộ Nội vụ, cần phải xác định các vai trò mới và sự hiện diện của tổ chức ICT. Cần phải tập hợp các chuyên gia quốc tế để hỗ trợ phát triển các vai trò mới và sự hiện diện của tổ chức ICT bao gồm Giám đốc ICT, các ứng dụng ICT, cơ sở hạ tầng, quản lý dự án, hỗ trợ, đào tạo, mua sắm, kế toán và kiểm toán. Một trong những thách thức cơ bản cần phải cân nhắc đảm bảo chế độ đãi ngộ và lợi ích xứng đáng để tạo nguồn lực cho ngành ICT
Đề xuất về chức năng của CIO/ ICT trong tổ chức ICT
Một cơ cấu quản lý mới và các chức năng cần đƣợc xem xét đối với các tổ chức ICT trong các cơ quan Nhà nƣớc. Dƣới đây là sơ đồ mô tả các chức năng:
- Chức năng của CIO
- Các dịch vụ khách hàng/ Dịch vụ kết nối - Các dịch vụ ứng dụng
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – Đại học Thái Nguyên http://www.lrc-tnu.edu.vn
Đề xuất cơ cấu tổ chức ICT áp dụng trong các cơ quan nhà nƣớc
Cấu trúc trên cho phép tổ chức ICT hƣớng tới khách hàng và giải quyết các thách thức mới. Chức năng của CIO bao gồm các nhiệm vụ cơ bản do một nhóm các chuyên gia và nhân viên thực hiện:
- Lập chiến lƣợc ICT - Triển khai các dự án ICT
- Lập kế hoạch về Chính phủ điện tử - Liên kết hợp tác triển khai về ICT
- Bảo mật công nghệ thông tin
(COTS trong sơ đồ trên có nghĩa là Common Off the Shelf IT Applications).
Phụ tráchbộ
phận IT lãnh đạo CIO Chức năng
Thƣ ký Hỗ trợ hành chính/kiểm soát tồn kho Trƣởng bộ phận dịch vụ khách hàng/nhóm các dịch vụ trong hệ thống Trƣởng bộ phận nhóm các dịch vụ ứng dụng Quan hệ khách hàng Các dịch vụ hỗ trợ Dịch vụ mạng và truyền thông Hỗ trợ các ứng dụng hải quan Hỗ trợ các ứng dụng COTS Quản lý dữ liệu Lĩnh vực cụ thể: GIS, nông nghiệp … Lắp đặt và bảo trì Hỗ trợ kỹ thuật Mua sắm Bàn giao Nhập dữ liệu Ứng dụng IT thứ nhất Ứng dụng IT thứ hai