Hà Nội.
Để tiến hành hoạt động kinh doanh công ty cần có đủ phương tiện vận tải, bến bãi, máy móc thiết bị, nguyên nhiên liệu, nhân công và các yếu khác…Các yếu tố này được sử dụng một cách cân đối hài hoà dựa trên kế hoạch đã được
định sẵn từ trước. Từ đó Công ty tiến hành tổ chức thực hiện kế hoạch đề ra, cuối cùng là kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch đó. Đây là cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch cho năm sau: Công việc trên được tiến hành đều đặn qua các năm, các quý…Công việc quản lý này đã giúp cho doanh nghiệp nắm bắt tình hình biến động TSCĐ trong công ty một cách kịp thời và nhanh nhất.
Tài sản cố định hay cụ thể là phương tiện vận tải là điều kiện cần thiết để tiến hành hoạt động kinh doanh của Công ty. Nhận thức được tầm quan trọng đó, trong nhiều năm qua Công ty đã sử dụng nhiều biện pháp tốt để quản lý TSCĐ.
Công ty tiến hành phân cấp quản lý TSCĐ cho các bộ phận, các phân xưởng, các đoàn xe, quản lý về cả mặt hiện vật và giá trị, cũng như theo dõi trên sổ chi tiết kế toán và của bộ phận sử dụng. Công ty đề ra chế độ thưởng phạt rõ ràng để nâng cao chất lượng quản lý, chấp hành nội quy, quy chế sử dụng bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ, giảm đến mức thấp nhất việc ngừng làm việc để sửa chữa sớm hơn so với kế hoạch.
1.Công tác quản lý TSCĐ tại Công ty. 1.1.Lập kế hoạch quản lý TSCĐ.
Căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh, kế hoạch tài chính của năm trước, Ban giám đốc, kế toán trưởng lập kế hoạch tài chính cho năm sau:
+ Lập k ế hoạch khấu hao TSCĐ theo đúng thông tư, quy định của Nhà nước. Mục đích của việc lập kế hoạch này là tính đúng , thu đủ phần giá trị ban đầu đã đầu tư vào TSCĐ, giảm hao mòn hữu hình và hao mòn vô hình.
+ Lập kế hoạch đầu tư TSCĐ: Mục đích của công việc này là xác định đúng nguồn đầu tư để hình thành TSCĐ thích hợp tránh lãng phí sử dụng có hiệu quả nguồn vốn bỏ ra.
+ Lập kế hoạch sử dụng vốn: Mục đích là sử dụng nguồn vốn có hiệu quả, nguồn vốn ngắn hạn đầu tư cho tài sản lưu động còn vốn dài hạn đầu tư cho tài
sản cố định. Giúp Công ty nắm bắt được tình hình nguồn vốn của mình được sử dụng như thế nào?
+ Lập kế hoạch vận chuyển, lệch vận chuyển: Mục đích là đáp ứng được nhu cầu đi lại của khách hàng, việc phân phối lợi nhuận chủ yếu là tăng nguồn vốn kinh doanh…
+ Lập kế hoạch sửa chữa và bảo dưỡng phương tiện vận tải: mục đích là nâng cao chất lượng của phương tiện vận tải…
1.2.Tổ chức theo dõi thực hiện kế hoạch.
Sau khi đã lập kế hoạch quản lý TSCĐ thì tiến hành tổ chức thực hiện kế hoạch đó. Trong quá trình thực hiện kế hoạch, căn cứ vào tình hình thực tế thì Công ty sẽ có những điều chỉnh phù hợp với thực tế. Nếu có vấn đề nảy sinh thì đơn vị giải quyết một cách kịp thời, đảm bảo phối hợp một cách đồng bộ giữa quản lý TSCĐ với các kế hoạch khác của Công ty. Sau đây ta xem xét tình hình tổ chức theo dõi thực hiện kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện vận tải tại Công ty cổ phần xe khách Hà Nội.
Mỗi năm Công ty chi hơn 500.000.000đồng cho hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện vận tải. Để thực hiện Công ty có một số các quy định chung như sau:
-Chu kỳ sửa chữa thường xuyên C1:3000 Km/lần bảo dưỡng C2:12000 Km/lần bảo dưỡng -Chu kỳ sửa chữa lớn
Máy: 120.000-180.000 Km/lần sửa chữa Gầm: 130.000-200.000 Km/lần sửa chữa Vỏ bệ: 100.000-160.000 Km/lần sửa chữa Sơn: 60.000-80.000 Km/lần sửa chữa
+Phòng kỹ thuật quản lý xe căn cứ vào năm sản xuất của các phương tiện, chu kỳ bảo dưỡng sửa chữa, số Km hoạt động và nguồn trích của từng đầu xe xây dựng kế hoạch cả năm, từng quý, từng tháng toàn bộ phương tiện vận tải để trình giám đốc duyệt. Sau đây là biểu số liệu kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa các phương tiện vận tải đã được Công ty thực hiện và hoàn thành kế hoạch đề ra.
Biểu 6: Kế hoạch bảo dưỡng xe tháng 5/2006
Đơn vị : đồng
Nội dung Vật tư Nhân công Cộng
Cấp I Asia Combi 197.000 98.000 295.000 Huyndai Chorus 156.000 98.000 254.000 W50 260.000 102.200 362.000 FAW 284.800 102.200 386.000 Cosmos+Town 210.800 102.200 312.000 Cấp II Asia Combi 261.000 242.000 503.000 Huyndai Chorus 165.000 242.000 470.000 W50 401.200 238.800 640.000 FAW 421.200 238.800 660.000 Cosmos+Town 351.200 238.800 590.000 Sơn W+FAW 736.000 500.000 1.236.000 Huyndai+Asia 1.336.000 500.000 1.836.000
+Đoàn xe căn cứ vào kế hoạch đã được duyệt cấp phiếu sửa chữa cho các lái xe đi sửa chữa theo nội dung bảo dưỡng các cấp theo quy định và chịu trách nhiệm trước Công ty về mặt sửa chữa các phương tiện mà mình quản lý và có trách nhiệm điều hoà việc sửa chữa phương tiện trong nội bộ đoàn xe theo kế hoạch. Do đó các phương tiện vận tải của Công ty luôn luôn được đảm bảo chất lượng.
1.3.Công tác kiểm tra, kiểm soát các báo cáo của Công ty.
+ Công tác kiểm tra, kiểm soát với đơn vị cấp trên.
Công ty cổ phần xe khách Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập, tự chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh, chứng từ sổ sách kế toán đều do công ty chịu trách nhiệm trước cơ quan chủ quản. Cuối năm tài chính Công ty lập hồ sơ quyết toán cho cục thuế sau đó cơ quan thuế sẽ cử cán bộ xuống quyết toán với doanh nghiệp, đầu năm hoạt động của một năm tài chính thường có cán bộ chuyên môn được cử xuống công ty để kiểm tra, kiểm soát tình hình thực hiện chế độ, tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty xem có sai phạm gì trong kinh doanh cũng như thực hiện nghĩa vụ đối vơi Nhà nước.
+ Công tác kiểm tra, kiểm soát tài chính nội bộ doanh nghiệp.
Hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của Công ty cổ phần xe khách là rất chặt chẽ: Kế toán trưởng chịu tránh nhiệm giám sát toàn bộ tình hình tài chính của Công ty. Hàng tuần các kế toán viên phải báo cáo về tình hình công nợ, thu- chi, tiền mặt… cho kế toán trưởng để trình lên giám đốc.
Hàng tháng phòng kế toán kê khai tình hình sử dụng hoá đơn, thuế giá trị gia tăng đầu ra, thuế giá trị gia tăng đầu vào, các loại thuế khác để nộp lên chi cục thuế. Cục thế sẽ căn cứ vào bảng kê khai nộp thuế của Công ty để tính thuế tạm nộp, khi nhận được thông báo nộp thuế Công ty sẽ nộp thuế theo số thuế mà cục thuế tạm tính theo kê khai.
Cuối quý kế toán lập báo cáo tình hình kinh doanh của Công ty để gửi cho Ban giám đốc. Từ đó Ban giám đốc sẽ căn cứ vào bản báo cáo để kịp thời điều chỉnh những vướng mắc và định hướng cho những công việc hoạt động kinh doanh của quý sau.
2. Đánh giá tình hình sử dụng tài sản cố định
Mục đích của việc phân tích cơ cấu tài sản cố định của Công ty là đánh giá một cách khái quát tình hình sử dụng tài sản cố định, nhìn vào đó ta thấy rõ được tỷ trọng của từng bộ phận trong tổng tài sản cố định của Công ty.
Để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán TSCĐ, Công ty đã tiến hành phân loại tài sản cố định thành TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình.
Kết cấu TSCĐ của công ty gồm: +TSCĐ hữu hình (TSCĐHH) -Phương tiện vận tải
- Nhà cửa vật kiến trúc (cơ quan làm việc) - Máy móc văn phòng (MMVP)
+ TSCĐ vô hình : (TSCĐVH)
- Các chi phí liên quan trong quá trình thành lập Công ty. - Phần mềm kế toán.
Trong những năm gần đây TSCĐ vô hình của Công ty không có gì thay đổi, do đó nguyên giá của TSCĐ vô hình không đổi qua các năm. Hơn thế nữa là Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải hành khách thì TSCĐ của Công ty phần lớn biểu hiện ở TSCĐ hữu hình như: phương tiện vận tải, nhà cửa, bến bãi, máy móc văn phòng… Cụ thể như sau:
Biểu 2: Phân tích cơ cấu TSCĐ theo nguyên giá.
Đơn vị tính: 1000 đồng
Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 So sánh2005/2004
Nguyên giá TT(%) Nguyên giá TT(%) Số tiền TL(%) TT(%) TSCĐ hữu hình 29.132.156 99,52 28.711.495 99,51 -420.661 -1,44 -0,01
-Phương tiện vận tải 27.294.156 93,69 26.707.495 93,02 -586.661 -2,15 -0,67
-Nhà cửa vật KT 1.543.000 5,29 1.702.000 5,93 159.000 10,30 +0,64
-Máy móc văn phòng 295.000 1,02 302.000 1,05 7.000 2,37 +0,03
TSCĐ vô hình 140.952 0,48 140.952 0,49 0 0 +0,01
Nhìn vào kết cấu tài sản cố định theo nguyên giá ta thấy trong 2 năm 2005 -2004 thì nguyên giá của chúng không có biến động mấy và kết cấu là hợp lý bởi vì. Nhà một doanh nghiệp kinh doanh vận tải hành khách thì đương nhiên tài sản cố định hữu hình phải chiếm tỷ trọng lớn, trong 2 năm thì tài sản cố định hữu hình chiếm tỷ trọng rất cao: năm 2004 là 99,52% năm 2005 tuy có giảm nhưng tỷ lệ giảm không đáng kể và tỷ trọng tài sản cố định hữu hình vẫn chiếm tỷ trọng rất cao là 99,51%. Trong tài tổng tài sản cố định hữu hình thì phương tiện vận tải chiếm tỷ trọng lớn hơn cả, trong 2 năm nguyên giá của phương tiện vận tải đều chiếm trên 90%. Đi sâu vào nghiên cứu thì ta thấy.
Năm 2004 giá trị của tài sản cố định hữu hình là 29.132.156 nghìn đồng đến năm 2005 thì giá trị này là 28.711.495 nghìn đồng. Như vậy giá trị của tài sản cố định năm 2005 giảm so với năm 2004 là 420.661 nghìn đồng tương ứng với tỷ lệ giảm là 1.44%. Nguyên nhân của sự biến động này là do từng thành phần trong tổng tài sản cố định hữu hình thay đổi.
Nguyên giá của phương tiện vận tải biến động nhiều nhất năm 2004 là 27.294.156 nghìn đồng chiếm 93,69% thì đến năm 2005 là 26.707.495 nghìn đồng chiếm 90,02%. Như vậy giá trị của phương tiện vận tải năm 2005 giảm 586.661 nghìn đồng tương ứng giảm với tỷ lệ 2,15% và tỷ trọng giảm là 0,67%.
Giá trị của nhà cửa vật kiến trúc năm 2005 tăng 159.000 nghìn đồng tương ứng với tỷ lệ tăng là 10,30% và tỷ trọng tăng là 0,64%.
Cuối cùng là máy móc văn phòng: Giá trị của chúng năm 2005 tăng 7.000 nghìn đồng tương ứng với tỷ lệ tăng là 2,37% và tỷ trọng tăng là 0,03%.
Như vậy sự thay đổi cơ cấu tài sản cố định hữu hình là chưa hợp lý vì phương tiện vận tải là tài sản quan trọng nhất của Công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh lại giảm, còn nhà cửa vật kiến trúc, máy móc văn phòng thì lại tăng và nguyên nhân chính của sự giá tăng tài sản cố định hữu hình lại là do nhà cửa vật kiến trúc tăng. Biết rằng sự tăng trưởng về giá trị của tài sản là biểu hiện của sự phát triển và làm ăn có hiệu quả, tuy nhiên giá trị của phương tiện vận tải tăng thì tốt hơn vì khi đó Công ty có cơ hội mở thêm nhiều tuyến vận chuyển
được hành khách nhiều hơn, chất lượng xe được nâng cao hơn từ đó thu hút được nhiều khách hàng và góp phần tăng doanh thu tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Do đó Công ty cần có biện pháp khắc phục vấn đề này để trong thời gian tới Công ty có thể mở rộng quy mô kinh doanh, nâng cao lợi nhuận…
2.2.Nguồn vốn hình thành tài sản cố định của Công ty
Công ty chuyển đổi sang cổ phần hóa từ năm 1999 và hình thái huy động vốn của Công ty vẫn là nằm trong phạm vi hẹp, Công ty không vay vốn ngân hàng cũng như các tổ chức tín dụng khác. Công ty không phát hành cổ phiếu ra ngoài thị trường chứng khoán. Vốn chủ yếu của Doanh nghiệp là do 3 nguồn hình thành đó là:
*Vốn góp cổ đông của Nhà nước
*Vốn góp cổ đông của người lao động trong công ty *Vốn góp của lái xe dưới hình thức góp xe vào hoạt động
Biểu 3: Nguồn hình thành tài sản cố định của Công ty
Đơn vị tính: triệu đồng TSCĐ hình thành do 2003 2004 2005 Số Tiền Tỷ trọng (%) Số Tiền Tỷ trọng (%) Số Tiền Tỷ trọng (%) Vốn góp cổ đông Nhà nước 2.800 24,2 2.800 18,8 2.800 18,3 Vốn góp cổ đông người LĐ 2.700 23,3 2.700 18,1 2.700 17,7 Vốn góp lái xe 6.064 52,5 9.369 63,1 9.775 64,0 Tổng 11.56 4 100 14.869 100 15.27 5 100
Vốn góp của cổ đông trong 3 năm 2003, 2004, 2005 là không thay đổi: Vốn góp của cổ đông nhà nước là 2.800.000.000 đồng, vốn góp cổ đông của người lao động là 2.700.000.000đồng, phần vốn góp của lái xe dưới hình thức góp xe vào hoạt động là thay đổi
Vốn góp của lái xe tăng lên qua các năm. Phần góp vốn của lái xe Công ty
quản lý giá trị bằng cách: Định giá chất lượng xe tính vào nguyên giá TSCĐ hàng tháng, háng quý, năm định kỳ khấu hao phần tài sản này, trả tiền khấu hao nghi giảm TSCĐ. Đầu năm 2004 vốn góp của lái xe chiếm 52.5% đến cuối năm số vốn góp tăng lên đến 63,1% cụ thể là do công ty nhận đóng góp vào 15 xe ôtô của lái xe và thanh lý 10 xe với nguyên giá là 6263 triệu đồng nâng tổng vốn góp lên là 9369 triệu đồng, và năm 2005 nhận đóng góp 25 xe, tiến hành thanh lý 23 xe với nguyên giá 6015 triệu đồng nâng tổng vốn góp lên là 9775 triệu đồng vào cuối năm 2005. chiếm tỷ trọng cao nhất trong các năm 64%.
2.3. Giá trị còn lại của tài sản cố định
Để thấy rõ hơn tình hình sử dụng tài sản cố định của Công ty, ta nghiên cứu tiếp chỉ tiêu: Giá trị còn lại của tài sản cố định, qua chỉ tiêu này không những thấy được tình hình sử dụng tài sản cố định ngoài ra ta còn thấy được giá trị hao mòn của tài sản cố định, một chỉ tiêu biểu hiện của công tác tính và trích khấu hao tài sản cố định của Công ty.
Biểu 3: Giá trị còn lại của tài sản cố định
Đơn vị: 1000đồng
Chỉ tiêu
Năm 2004 Năm 2005 So sánh 2005/2004 Số tiền Số tiền Số tiền tỷ lệ (%) I. TSCĐ hữu hình -Nguyên giá 29.132.156 28.711.495 -420.661 1,44 -Hao mòn luỹ kế 12.803.139 15.035.553 2.232.414 17,44 -Giá trị còn lại 16.329.017 13.675.942 -2.653.075 -16,25 II. TSCĐ vô hình -Nguyên giá 140.952 140.952 0 0 -Hao mòn luỹ kế 140.952 140.952 0 0 -Giá trị còn lại 0 0 0 0
Qua biểu số liệu trên ta thấy rằng tài sản cố định vô hình của Công ty không có gì biến đổi trong 2 năm 2004-2005. Cả hai năm nguyên giá là 140.952 nghìn đồng và được khấu hao hết. Do đó điều đáng nói và có ảnh hưởng lớn
nhất tới tình hình sử dụng tài sản cố định của Công ty là Nguyên giá, hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại của tài sản cố định hữu hình: cụ thể như sau:
Năm 2004 Nguyên giá tài sản cố định hữu hình là 29.132.156 nghìn đồng, hao mòn luỹ kế là 12.803.139 nghìn đồng và giá trị còn lại của tài sản cố định là 16.329.017 nghìn đồng.
Năm 2005 Nguyên giá của tài sản cố định là 28.711.495 nghìn đồng, giảm 420.661 nghìn đồng tương ứng với tỷ lệ giảm là 1,44%. Cũng trong năm 2005 thì hao mòn luỹ kế của tài sản cố định hữu hình là 15.035.553 nghìn đồng, tăng 2.232.414 nghìn đồng tương ứng với tỷ lệ tăng là 17,44% . Như vậy ta có thể thấy từ hai điều trên đã ảnh hưởng tới giá trị còn lại của tài sản cố định. Năm 2005 giá trị còn lại của tài sản cố định chỉ còn là 13.675.942 nghìn đồng, giảm