a) Tổ chức công tác kế toán:
Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội có sự trợ giá của Nhà nớc và là ngành kinh doanh hỗ trợ. Để đảm bảo việc hạch toán kế toán tại xí nghiệp đợc tiến hành một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm quản lý kinh doanh, Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội đã áp dụng hình thức kế toán tập trung. Sử dụng hệ thống sổ sách theo hình thức nhật ký chứng từ, chu kỳ báo cáo kế toán tháng. Phòng Kế toán Thống kê có trách nhiệm quản ký kinh tế trong toàn xí nghiệp, vì vậy phải thực hiện đầy đủ các chức năng phơng tiện tài chính trong doanh nghiệp Nhà nớc, cụ thể là: chức năng phân phối và chức năng giám đốc.
Sơ đồ 2: Tổ chức công tác kế toán.
jiịoiolpop
Nguồn: Do phòng Hành chính Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội cung cấp.
Ban giám đốc
Trưởng phòng kế toán
Phó phòng kế toán
Thống kê tại phòng Tổ kế toán
Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ và phụ tùng vật tư Kế toán lương và BHXH Kế toán theo dõi chi phí sửa chữa Kế toán theo dõi chi phí sản xuất chính Kế toán thanh toán và vốn bằngtiền
b) Chức năng của bộ phận kế toán:
* Một trởng phòng: Tổ chức bộ máy kế toán kiểm tra thờng xuyên công tác hạch toán của các nhân viên trong phòng. Lập luận chứng kinh tế kỹ thuật cho công tác đầu t theo kế hoạch.
* Hai phó phòng: Trực tiếp phụ trách xử lý công tác phân loại chứng từ, giám sát kiểm tra mẫu biểu báo cáo, công tác hạch toán, tính toán thu nộp ngân sách Nhà nớc.
* Thống kê tại đơn vị sản xuất gồm 2 ngời: Chịu trách nhiệm thống kê ghi chép số liệu ban đầu về tình hình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. * Thống kê tại phòng gồm 3 ngời: Thống kê sản lợng vận tải, ngày công lao động gián tiếp, số lao động toàn xí nghiệp, ngoài ra còn theo dõi chi phí thực tế sửa chữa của từng xe.
* Tổ kế toán:
- Nhóm kế toán thanh toán và vốn bằng tiền: Theo dõi tiền gửi ngân hàng, viết phiếu thu chi, thanh toán vé tháng, xác định lợng vé tháng thực tế đã bán. Căn cứ vào các chứng từ thanh toán, mở và vào thẻ chi tiết tờ rời với từng khách hàng bên ngoài.
- Kế toán TSCĐ: Mở thẻ TSCĐ theo dõi cho từng tài sản, mở sổ chi tiết, trích khấu hao cơ bản cho từng tài sản, phân bổ khấu hao theo luồng tuyến và theo từng đầu xe, cuối tháng làm báo cáo, bảng kê trên cơ sở nhật ký.
- Kế toán phụ tùng, vật t nhiên liệu: Hàng tháng căn cứ vào phiếu xuất nhập để vào sổ chi tiết, đối chiếu chứng từ gốc xác định đơn giá vật t. Làm nhật ký chứng từ và bảng phân bổ vật liệu.
- Kế toán lơng và BHXH: Có trách nhiệm thu hồi bảng lơng, căn cứ vào các chứng từ thanh toán lơng, mở sổ chi tiết theo dõi lập bảng tổng hợp quỹ lơng chi tiết. Làm báo cáo tiền lơng và BHXH.
- Kế toán theo dõi chi phí sửa chữa: Mở tờ rời theo dõi từng đầu xe vào sửa chữa, thống kê các chi phí về vật t, lao động và các loại chi phí khác. - Kế toán theo dõi doanh thu sản xuất chính: Mở sổ theo dõi doanh thu sản xuất chính, xác định doanh thu phát sinh trong tháng, theo dõi doanh thu sản xuất phụ.
- Kế toán tổng hợp: Tập hợp toàn bộ nhật ký chứng từ và bảng kê làm báo cáo tổng hợp. Căn cứ vào số liệu báo cáo làm bảng giải trình kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ, làm giá thành chi tiết cho sản phẩm vận tải theo luồng tuyến để làm cơ sở xin trợ giá.
c) Hình thức kế toán:
Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán trong doanh nghiệp phụ thuộc vào hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng. Để đảm bảo việc tổ chức hạch toán kế toán tại xí nghiệp đợc tiến hành một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm quản lý kinh doanh, Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội đã áp dụng hình thức kế
toán tập trung, sử dụng hệ thống sổ sách theo hình thức nhật ký chứng từ, chu kỳ báo cáo kế toán tháng.
Là một doanh nghiệp có qui mô vừa, phòng Thống kê- Kế toán mới đợc trang bị hệ thống máy vi tính nên đã giảm bớt khá nhiều lao động tính toán bằng tay trên các loại sổ tổng hợp cũng nh sổ chi tiết. Các loại sổ này đều do máy tính tự lập và tính toán theo chơng trình đã cài đặt sẵn. Hằng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tập hợp, phân loại sau đó cập nhật số liệu vào máy tính. Mỗi chứng từ cập nhật một lần (ghi ngày, tháng, số chứng từ, tài khoản, nội dung diễn giải, số lợng tiền phát sinh ), ch… ơng trình kế toán máy sẽ tự động vào sổ nhật ký chứng từ, sổ cái và lên cân đối tài khoản.
Trờng hợp cần mở những sổ theo dõi chi tiết mà chơng trình kế toán đã cài đặt không có thì kế toán phải làm thủ công bằng tay.
Cuối tháng, quý kế toán in các loại sổ, báo cáo đã đợc thực hiện trên máy ra giấy, đối chiếu với các chứng từ gốc và phần kế toán liên quan cho khớp đúng, chính xác sau đó đóng dấu và lu trữ.
Sơ đồ 3: Trình tự kế toán
Ghi chú: : đối chiếu kiểm tra : ghi hàng ngày
: ghi cuối tháng
Nguồn: Do phòng Kế toán Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội cung cấp. Chứng từ gốc và
các bảng phân bổ
Nhật ký chứng từ
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết Thẻ và sổ kế toán chi tiết Bảng kê
d) Phơng pháp kế toán:
Hiện nay, Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội áp dụng phơng pháp kế toán kê khai thờng xuyên và tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ. Đây là phơng pháp ghi chép, phản ánh thờng xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá trên các tài khoản và sổ sách khi có chứng từ nhập, xuất.