I. Hoàn thiện kế toán công tác thanh toán với ngời mua hàng và ngờ
I.2 Một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện
kế toán thanh toán với ngời mua và ngời cung cấp tại công ty.
1.Khắc phục những sai sót trong ghi sổ kế toán thanh toán với ngừơi mua và ngừơi cung cấp.
Trong quá trình phản ánh các nghiệp vụ kinh tế trong quan hệ thanh toán với ngừơi mua và ngừơi cung cấp cho công ty kế vào sổ, kế toán viên có thể mắc một số lỗi trong quá trình ghi chép nh:
- Ghi đè lên số liệu bị sai.
- Cạo và sửa trên chỗ bị sai
- Dán giấy trên sổ bị sai và viết lại trên phần đợc dán đó.
- Dùng bút mực xoá để xoá số sai
Nguyên nhân dẫn đến những sai sót trên có thể do:
- Ghi bỏ sót một chứng từ (sót nguyên cả nội dung của chứng từ).
- Ghi bỏ sót một số nội dung trong nhiều nội dung của một chứng từ (kế toán thiếu kiểm tra số liệu trớc khi ghi sổ)
- Một chứng từ ghi số hai lần.
- Lập định khoản kế toán sai, tính toán sai...
Để đảm bảo tính trung thực của sổ sách kế toán khi phát hiện sai sót phải tíên hành sửa chữa phù hợp tuỳ theo thời gian phát hiện sai sót, mức độ , phạm vi sai sót mà lựa chọn một trong các phơng pháp sửa chữa sau đây:
- Phơng pháp gạch xoá (cải chính sai lầm)
Phơng pháp này đợc dùng để sửa chữa các sai sót mà phần sai lầm là ở số tiền, còn định khoản kế toán vẫn đúng. Thời gian phát hiện sai sót sớm cha làm ảnh hởng đến dòng tổng cộng của trang sổ, thực hiện:
+ Dùng mực thờng ghi lại số đúng lên khoản trống phía trên số sai, bên cạnh ngời sửa và kế toán trởng phải ký xác nhận.
- Phơng pháp ghi bổ sung: Đợc sử dụng trong trờng hợp trên định khoản kế toán đã bỏ sót một số tiền (tức là số tiền đang ghi nhỏ hơn số tiền đúng phải ghi), quan hệ đối ứng tài khoản vẫn đúng, thời gian phát hiện chậm (dòng cộng tại trang số có bút toán sai đã thực hiện,và kế toán nếu sử dụng phơng pháp cải chính sẽ phải tiến hành sửa chữa nhiều nơi trên nhiều trang sổ.)
- Phơng pháp ghi số âm (bút toán đỏ). Phơng pháp này đợc dùng trong trờng hợp + Đối ứng tài khoản sai.
+ Số tiền sai (số sai > số đúng phải ghi) + Ghi trùng một nghiệp vụ
+ Thời gian phát hiện sai sót chậm (làm ảnh hởng đến dòng tổng cộng và không dùng phơng pháp gạch xoá để sửa chữa đợc vì nh vậy kế toán phải tiến hành sửa chữa nhiều nơi).
Có 3 trờng hợp xảy ra:
*Quan hệ tài khoản đúng, số tiền sai > số đúng phải ghi)
Thớ dụ : Doanh nghiệp mua nguyờn vật liệu nhập kho tiền chưa thanh toỏn1.560.000đ.
Kếtoỏn đó hạch toỏn: Nợ TK 152 1.650.000 Cú TK 331 1.650.000
Điều chỉnh sai lầm bằng bỳt toỏn đỏ ngay trang sổ hiện hành (số tiền ghi theo số chờnh lệch đó ghi lớn hơn):
Nợ TK 152 (90.000) Cú TK 331 (90.000)
Thớ dụ : Doanh nghiệp mua cụng cụ nhập kho trả bằng tiền tạm ứng 120.000 đ Kế toỏn đó hạch toỏn: Nợ TK 153 120.000 Cú TK 141 120.000 Nợ TK 153 120.000 Cú TK 141 120.000
Điều chỉnh sai lầm bằng bỳt toỏn đỏ ngay trang sổ hiện hành: Nợ TK 153 (120.000)
Cú TK 141 (120.000)
* Quan hệ đối ứng Tài khoản sai, số tiền đỳng
Thớ dụ : Doanh nghiệp mua nguyờn vật liệu nhập kho tiền đó trả bằng tiền gởi ngõn hàng 2.000. 000 đ.
Kế toỏn đó hạch toỏn: Nợ TK 156 2.000.000 Cú TK 112 2.000.000
Khi phỏt hiện sai sút kế toỏn tiến hành sửa sai ngay trang sổ hiện hành:
Điều chỉnh sai bằng bỳt toỏn đỏ để xúa định khoản sai: Nợ TK 156 (2.000.000)
Cú TK 112 (2.000.000) Sau đú hạch toỏn lại: Nợ TK 152: 2.000.000 Cú TK 112: 2.000.000
2.Không ghi sổ các nghiệp vụ mua bán trả tiền ngay, chỉ ghi sổ phải trả ngừơi bán, phải thu của khách hàng khi mua bán chịu, cha thanh toán một phần hay toàn bộ số tiền hàng, dịch vụ.
3.Ghi các nghiệp vụ kinh tế theo đúng thời điểm phát sinh ngay khi đã có đủ những điều kiện cần thiết chứng từ, thủ tục liên quan, không để chênh lệch quá lớn về thời điểm ghi sổ thời điểm phát phát sinh nghiệp vụ. Việc ghi đúng thời điểm có ảnh hởng trực tiếp tới khoản phải thu và khoản phải trả, vì vậy nó cũng sẽ ảnh hởng tời việc đánh giá tình hình tài chính của công ty tại thời điểm lập các báo cáo tài chính liên quan.
4.Phát hiện kịp thời các khoản thu tiền bán hàng cha nộp.
Để có thể khám phá ra những khoản tiền thu không nộp, khoản nộp không vào sổ và những sai phạm tơng tự, kế toán chịu trách nhiệm hạch toán khoản phải thu phải tiến hành đối chiếu tổng số tiền đã thu đợc và ghi vào Nhật ký thu tiền vào Sổ quỹ trong một kỳ nhất định với số thực tế nộp vào ngân hàng trong cùng kỳ đó.
Làm đợc việc này cần có sự hợp tác của kế toán thanh toán ghi Nhật ký thu tiền và Thủ quỹ, để tránh gặp phải rủi ro này, cần có sự phân công trách nhiệm giữa những ngời chịu trách nhiệm thu tiền bán hàng, thủ quỹ, kế toán ghi Sổ quỹ và kế toán theo dõi đối chiếu với ngân hàng.
5. Hạn chế rủi ro khi sử dụng phơng thức thanh toán qua ngân hàng cùng các khoản thu trực tiếp nộp vào ngân hàng.
Khi bán hàng theo phơng thức nhờ ngân hàng thu tiền, các giấy báo của ngân hàng là chứng cứ quan trọng. Về nguyên tắc, giấy báo này của ngân hàng đợc gửi cho công ty thờng xuyên theo từng nghiệp vụ phát sinh, kế toán giao dịch với ngân hàng cần đính kèm chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ đó vào giấy báo. Tiếp đó, cần phân loại giấy báo theo từng ngân hàng giao dịch và sắp xếp giấy báo theo số thứ tự liên tục ghi trên giấy báo. Trên cơ sở đó, thực hiện các phép đối chiếu giữa số phát sinh trên giấy báo với chứng từ gốc đính kèm, giữa các số thứ
tự liên tực của các giấy báo, giữa số d đầu kỳ của giấy báo cuối kỳ với số d của tài khoản tiền gửi ngân hàng trên Sổ cái.
6. Nâng cao trình độ cán bộ nhân viên phòng kế toán tài chính và sự phối hợp nhịp nhàng với các phòng ban liên quan.
Hoạt động kế toán tài chính là sự phản ánh các nghiệp vụ kinh tế bằng tiền lên các sổ sách kế toán để theo dõi sự biến động tài sản trong doanh nghiệp, vì vậy số liệu mà kế toán phản ánh lên các ssổ sách liên quan đều đợc thu thập từ các bộ phận phòng ban liên quan nh kế toán phân xởng, phòng xuất nhập khẩu, phòng kinh doanh... Để cho hoạt động kế toán trong doanh nghiệp đặc biệt là hoạt động kế toán thanh toán với ngời mua và ngời cung cấp – là hoạt động thờng xuyên diễn ra với mật độ lớn thì một sự thống nhất về một số nguyên tắc và phơng pháp trong hạch toán giữa các bộ phận là hết sức cần thiết. Có đợc sự thống nhất nh vậy sẽ tạo điều kiện dễ dàng hạn chế rủi ro trong thanh toán và ghi sổ.
Nâng cao trình độ và không ngừng học hỏi bổ sung thêm kiến thức mới là những yêu cầu cần thiết để cho nhân viên kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng có thể đáp ứng kịp với những thay đổi về phơng thức, hình thức thanh toán ngày càng đa dạng phức tạp, những đòi hỏi ngày càng cao về trình độ và sự thích nghi với điều kiện mới của một nền kinh tế toàn cầu.