1. Lịch sử hình thành và phát triển của Xí nghiệp
6.1 Tổng hợp chi phí sản xuất
Việc tổng hợp chi phí sản xuất đợc kế toán tiến hành vào cuối quý. TK sử dụng là TK 154 – “chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Số liệu để ghi vào bảng tổng hợp chi phí sản xuất dới đây là số tổng cộng trên các tài khoản chi phí TK 621 - “chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”; TK 622 – “chi phí nhân công trực tiếp”; TK 623 – “chi phí sử dụng máy thi công”; TK 627 – “chi phí sản xuất chung” mỗi số tông cộng sẽ đợc ghi vào các dòng trên các cột ứng với tháng phát sinh và khoản mục chi phí tơng ứng.
Biểu 23
Xí nghiệp 296 bảng tổng hợp chi phí sản xuất
Đội xây dựng số 65 Tháng 11 năm 2002
Công trình Đờng nhánh Tây Bình Liêu
Tháng CP NVL TT CP NC TT CP SD MTC CP SXC Tổng 1 2 3 4 5 6 10 273.289.27 2 47.523.904 258.084.73 0 66.283.019 645.180.925 11 253.558.07 2 36.987.500 217.213.51 8 40.817.509 548.576.599 12 244.826.87 2 28.459.596 234.834.08 8 43.812.596 551.933.152 Tổng 771.674.21 6 112.971.000 710.132.33 6 150.913.124 1.745.690.676
Mỗi số tổng cộng trên các cột 2, 3, 4, 5 lần lợt là căn cứ để ghi bút toán kết chuyển trên chứng từ ghi sổ. Mỗi chứng từ ghi sổ đợc mở cho một bút toán kết chuyển.
Biểu 24
Xí nghiệp 296 chứng từ ghi sổ Số 72
Đội xây dựng 65 Ngày 31 tháng 9 năm 2002
Chứng từ Số Ngày Trích yếu TK đối ứng Số tiền Nợ Có 31/11 K/c chi phí NVL TT Đờng nhánh Tây Bình Liêu Quý IV/2002
154 621
771.674.216
771.674.216
Tổng cộng 771.674.216 771.674.216
Đội trởng Kế toán đội
Từ chứng từ ghi sổ kế toán tiến hành mở sổ cái TK 154. Biểu 25
Xí nghiệp 296 sổ cái TK 154
Đội xây dựng 65 “chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”
Công trình Đờng nhánh Tây Bình Liêu Quý IV năm 2002
Chứng từ
Số Ngày Diễn giải
SH TK đối ứng Số tiền Nợ Có 1/10 31/12 31/12 31/12 31/12 31/12 D đầu kỳ Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công Kết chuyển chi phí sản xuất chung Bàn giao HMCT hoàn thành 621 622 623 627 2.867.251.000 771.674.216 112.971.000 710.132.336 150.913.124 4.168.689.000
Cộng số phát sinh Số d cuối kỳ
1.745.690.676 444.251.698
4.168.689.000
Đội trởng Kế toán đội
Kiểm kê đánh giá phẩm dở dang.
Trong các doanh nghiệp xây lắp sản phẩm cuối cùng là các công trình, hạng mục công trình xây dựng bàn giao xong cho bên đầu t đa vào sử dụng. Tuy nhiên do đặc điểm hoạt động xây lắp và phơng thức thanh toán khối lợng xây lắp hoàn thành quy định giữa Xí nghiệp với chủ đầu t nên trong từng kỳ báo cáo có thể có bộ phận công trình , hạng mục công trình có khối lợng công việc (có dự toán riêng) hoàn thành bàn giao và thanh toán với bên giao thầu.
Để đáp ứng đợc yêu cầu của chủ đầu t kế toán phải xác định đợc giá thành thực tế của khối lợng xây lắp hoàn thành trong kỳ. Để xác định đợc giá thành thực tế của khối lợng xây lắp đã hoàn thành bàn giao trong kỳ kế toán đội phải xác định đợc chi phí thực tế của khối lợng xây lắp dở dang cuối kỳ. Do đó cuối kỳ các tổ sản xuất phải tiến hành kiểm kê xác định khối lợng sản phẩm dở dang của từng công việc hoặc giai đoạn cụ thể làm cơ sở cho việc xác định sản phẩm dở dang cuối kỳ. Tuy nhiên, do sản phẩm xây lắp cókế cấu và đặc điểm kỹ thuật phức tạp, nên để đánh giá chính xác giá trị sản phẩm dở dang là rất khó. Vì vậy việc đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ phải có sự kết hợp giữa kế toán và cán bộ kỹ thuật căn cứ vào tình hình thi công cụ thể và để xác định phơng pháp đánh giá sản phẩm dở dang cho phù hợp. Xí nghiệp xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ theo phơng pháp sau:
Chi phí thực tế của khối lợng xây lắp dở dang cuối kỳ = Chi phí thực tế của khối lợng xây lắp dở dang đầu kỳ + Chi phí thực tế của khối lợng xây lắp thực hiện trong kỳ Giá trị đự toán của
khối lợng xây lắp hoàn thành trong kỳ +
Giá trị dự toán của khối lợng xây lắp dở dang cuối kỳ x Giá trị dự toán của khối lợng xây lắp dở dang cuối kỳ Từ đó kế toán lập bảng kê chi phí dở dang cuối quý nh sau:
Biểu 26
Xí nghiệp 296 bảng kê chi phí thực tế dở dang cuối qúy IV
Đội xây dựng 65 Quý IV năm 2002
STT Khoản mục Số tiền 1
2 3 4
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sử dụng máy thi công Chi phí sản xuất chung
154.019.771 14.880.013 217.267.784 58.084.130 Tổng cộng 444.251.698 Tính giá thành sản phẩm xây lắp.
Công ty lựa chọn đối tợng tính giá thành là từng công trình, hạng mục công trình. Việc lựa chọn nh vậy là phù hợp với đặc điểm sản phẩm của ngành kinh doanh xây lắp. Công tác quyết toán chi phí đợc thực hiện vào cuối mỗi quý nên việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm cũng tiến hành theo quý. Cuối qúy khi việc tập hợp chi phí đợc hoàn tất, kế toán tính giá thành sản phẩm theo phơng pháp trực tiếp. Công thức tính nh sau:
Z = Dđk + C – Dck
Trong đó: Z: Giá thành xây lắp hoàn thành.
Dđk: Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ.
Dck: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ. C: Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ.
Tại Xí nghiệp, việc thanh toán khối lợng xây dựng hoàn thành là theo điểm dừng kỹ thuật. Vì vậy, khối lợng xây lắp dở dang cuối kỳ chính là khối l- ợng cha đạt đến điểm dừng kỹ thuật hợp lý và đợc xác định bằng phơng pháp kiểm kê.
Sau khi công trình hoặc hạng mục công trình hoàn thành đợc nghiệm thu và bàn giao cho chủ đầu t kế toán ghi bút toán xác định giá vốn của công trình, hạng mục công trình công trình bàn giao.
Biểu 27
Xí nghiệp 296 chứng từ ghi sổ Số 79
Đội xây dựng 65 Ngày 31 tháng 12 năm 2002
Chứng từ Số Ngày Trích yếu TK đối ứng Số tiền Nợ Có 31/11 Bàn giao hạng mục 632 4.168.689.000
công trình đờng nhánh Tây Bình Liêu
154 4.168.689.000
Tổng cộng 4.168.689.000 4.168.689.000
Phần 3
Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất Và tính giá thành sản phẩm xây lắp
Tại Xí nghiệp 296
Đánh giá thực trạng công tác kế toán tại Xí nghiệp.
Thành tựu đạt đợc
Mặc dù mới chuyển sang lĩnh vực xây dựng cơ bản đợc 6 năm nhng Xí nghiệp 296 đã thực sự khẳng định đợc vị trí và uy tín của mình đối với cấp trên và các chủ đầu t. Đến nay Xí nghiệp đã đợc cấp trên giao cho đảm nhiệm nhiều công trình có quy mô lớn và phức tạp đồng thời Xí nghiệp cũng tự liên hệ, tìm kiếm khách hàng, mở rộng địa bàn hoạt động ra phạm vi cả nớc. Có đợc những kết quả đáng khích lệ này, trớc tiên phải kể đến sự cố gắng nỗ lực của ban lãnh đạo Xí nghiệp trong việc tìm tòi ra những hớng đi mới, những phơng thức sản xuất mới phù hợp với từng thời kỳ phát triển của Xí nghiệp. Đồng thời cũng phải kể đến những đóng góp của toàn thể các bộ công nhân viên Xí nghiệp đã đồng tâm hiệp lực, kề vai sát cánh cùng ban lãnh đạo vợt qua những khó khăn thử thách kể từ khi thành lập Xí nghiệp đến nay. Khi mới chuyển từ hoạt động
sản xuất kinh doanh gỗ sang lĩnh vực đầu t xây dựng cơ bản, Xí nghiệp đã găp phải không ít những khó khăn do thiếu kinh nghiệm và hiểu biết về lĩnh vực kinh doanh này. Lãnh đạo Xí nghiệp đã chủ trơng phát động phong trào thi đua lập thành tích, khuyến khích tăng năng suất lao động thông qua các hình thức khen thởng, các chế độ đãi ngộ cho công nhân viên, tổ chức cho công nhân viên đi học các lớp bồi dỡng nghiệp vụ để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn. Chính sách này đã thực sự tỏ ra có hiệu lực, giúp Xí nghiệp vợt qua đợc những thử thách ban đầu và đạt đợc kết quả nh ngày hôm nay.
Những thành tựu đạt đợc của Xí nghiệp có thể kể đến trong một số khía cạnh sau:
∗ Tổ chức bộ máy quản lý:
Bộ máy quản lý của Xí nghiệp đợc tổ chức theo một mô hình chặt chẽ phù hợp với đặc thù kinh doanh của Xí nghiệp. Mối quan hệ chỉ đạo từ cấp trên xuống cấp dới đợc đảm bảo thống nhất, giữa các phòng ban có sự tách biệt rõ ràng về mặt chức năng tránh đợc sự chồng chéo trong thi hành nhiệm vụ do đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác chỉ đạo, điều hành và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của ban giám đốc Xí nghiệp.
∗ Tổ chức phơng thức sản xuất:
Trong tổ chức thi công Xí nghiệp áp dụng cơ chế khoán gọn tới từng đội xây dựng. Với hình thức này Xí nghiệp đã tiết kiệm đợc chi phí quản lý, nâng cao tinh thần trách nhiệm của ngời lao động, khuyến khích các đội tổ chức kiểm soát chặt chẽ chi phí sản xuất tránh lãng phí và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
∗ Tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của Xí nghiệp đợc tổ chức phù hợp với đặc thù của ngành sản xuất kinh doanh xây lắp và phù hợp với số lợng nhân viên kế toán hiện có. Một nhân viên kế toán có thể đảm nhiệm nhiều phần hành do có những phần hành số lợng nghiệp vụ không nhiều và diễn ra không thờng xuyên. Việc xắp sếp nh vậy tránh đợc sự cồng kềnh trong tổ chức bộ máy mà vẫn đảm bảo yêu cầu hoàn thành công việc.
∗ Hệ thống chứng từ và hệ thống sổ kế toán:
Xí nghiệp áp dụng một hệ thống chứng từ và sổ sách thống nhất từ trên xuống dới. Các mẫu bảng biểu, sổ sách đợc Xí nghiệp vận dụng một cách linh
hoạt sáng tạo đáp ứng đợc cao nhất yêu cầu ghi chép nhanh gọn, đơn giản và dễ hiểu cung cấp đợc những thông tin kịp thời và chính xác cho ban lãnh đạo Xí nghiệp.
* Về phơng pháp hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá
thành sản phẩm:
Nhìn chung công tác kế toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp đã đợc thực hiện theo đúng thể lệ của pháp lệnh kế toán thống kê, việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tập hợp chi phí và tính giá thành tơng đối kịp thời liên tục và đầy đủ. Xí nghiệp đã phân loại và tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh theo đúng mục đích, công dụng và nội dung kinh tế của chi phí. Điều đó đã phục vụ một cách tích cực, thoả mãn yêu cầu quản lý chi phí sản xuất theo định mức, theo dự toán chi phí, tăng cờng đợc công tác kiểm tra, đánh giá và phân tích chi phí nhằm thực hiện mục tiêu tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm. Công tác hạch toán kinh doanh cũng đợc Xí nghiệp thực hiện thực hiện khá đầu đủ đảm bảo cung cấp số liệu tin cậy cho công tác tính giá thành sản phẩm.
Những tồn tại cơ bản cần khắc phục.
Một trong những khó khăn của Xí nghiệp 296 hiện nay là Xí nghiệp mới xây dựng và kiện toàn mô hình sản xuất cấp đội đợc hơn hai năm (từ năm 2001) đội ngũ cán bộ quản lý và kế toán viên cấp đội còn non trẻ cha có nhiều kinh nghiệm chuyên môn do đó việc có những sai sót trong tổ chức điều hành và hạch toán kế toán nói chung và kế toán chi phí sản xuất kinh doanh tính giá thành sản phẩm nói riêng là khó có thể tránh khỏi.
Dới đây em xin đợc nêu ra một số những điểm còn hạn chế trong hạch toán kế toán đặc biệt là kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm mà theo em Xí nghiệp cần phải lu ý tới.
* Về tổ chức hạch toán ban đầu:
Một trong những đặc điểm nổi bật của ngành xây dựng cơ bản là các nghiệp vụ kinh tế thờng phát sinh nhỏ lẻ phân tán, phát sinh tại nơi tạo ra sản phẩm (nơi thi công công trình) các kế toán viên trên Xí nghiệp cũng không thể trực tiếp kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ ngay tại thời điểm phát sinh mà chỉ có thể thực hiện chức năng đó vào cuối kỳ khi các kế toán đội tập hợp đầy đủ chứng từ sổ sách lên phòng tài chính Xí nghiệp.Tuy nhiên một thực
tế đang tồn tại ở Xí nghiệp 296 đó là công tác hạch toán chứng từ ban đầu ở dới đội không đợc thực hiện nghiêm túc gây ra không ít khó khăn cho các kế toán viên của phòng tài chính Xí nghiệp trong việc kiểm tra đối chiếu chứng từ với sổ sách kế toán. Có thể nêu ra đây một số những sai phạm điển hình mà các kế toán đội hay mắc phải: Thứ nhất: Các chứng từ thu, chi tiền mặt, Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, bảng biểu, sổ sách kế toán th… ờng thiếu chữ ký của các cá nhân liên quan nh ngời nộp tiền, ngời nhận tiền, đội trởng, ngời nhận vật liêu,…Thứ hai: Các chứng từ thờng không đợc phân loại rõ ràng điểm hình là các kế toán đội thờng ghi nhận một con số tổng cộng duy nhất trên cột số tiền của chứng từ mà không có phần diễn giải chi tiết bên cạnh làm cho con số kế toán không phản ánh hết nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nghiêm trọng hơn nếu nh khi nhìn vào những con số đó kế toán không thể phát hiện đ- ợc sự sai sót tiềm ẩn bên trong. Tất cả những sai phạm trong hạch toán ban đầu nêu trên đều có ảnh hởng sâu sắc đến kết quả hạch toán và có thể dẫn đến việc vi phạm các yêu cầu cơ bản đối với kế toán nh tính trung thực, tính đầy đủ… làm ảnh hởng đến tính chính xác của thông tin kế toán. *
Tổ chức sổ kế toán.
Các mẫu sổ kế toán chi phí ở dới đội đều do phòng tài chính Xí nghiệp quy định, bộ phận kế toán cấp đội có trách nhiệm phải tuân thủ các quy định này. Tuy nhiên qua tìm hiểu quy trình ghi sổ kế toán ở dới đội em thấy các kế toán đội không hoàn toàn tuân theo những quy định mà phòng tài chính Xí nghiệp đa ra. Ví dụ nh kế toán không mở sổ đăng ký chứng từ chi sổ để theo dõi tổng tổng số tiền phát sinh trong; không chú trọng tới việc thực hiện song song giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp cụ thể là các bảng kê chi tiết của hầu hết các TK chi phí thờng bị bỏ qua Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này… có thể là do phòng tài chính của Xí nghiệp còn quá dễ dãi trong công tác kiểm tra việc ghi chép đầy đủ sổ sách kế toán của các đội, cũng có thể do các kế toán đội cha nhận thấy hết đợc tầm quan trọng của các loại sổ chi tiết này.
Về hạch toán chi tiết vật t theo phơng pháp thẻ song song, thủ kho không mở thẻ kho để theo dõi số lợng nhập xuất tồn kho của từng loại vật t. Điều này là xuất phát từ đặc điểm của ngành xây dựng vật liệu nhập kho hầu nh đợc xuất ngay cho thi công ít khi để tồn kho quá lâu nên không cần phải theo dõi trên thẻ kho. Tuy nhiên nếu nh thủ kho mở thẻ kho để theo dõi theo từng thứ vật t
đội trởng các đội có thể nắm đợc vòng quay trung bình của mỗi loại vật t điều này rất cần thiết cho việc lập dự toán mua vật t trong các tháng, quý tới vì giá vật t thờng có xu hớng biến động tăng theo thời gian nếu lập kế hoạch mua sớm sẽ có thể tiết kiệm đợc chi phí.