III. kế toán chi phí và xác định kết quả kinh doanh
3. Phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán trong kỳ
Cuối kỳ để có thể xác định kết quả kinh doanh kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán trong kỳ. Tuỳ theo điều kiện thực tế của từndoanh nghiệp mà có thể phân bổ chi phí thu mua theo từng loại hàng, nhóm hàng hay toàn bộ hàng hoá.
Sau đó kế toán tiến hành hạch toán nh sau: Nợ TK 632 Có TK 1562 Chi phí phân bổ cho hàng bán ra Chi phí phân bổ cho hàng tồn kho đầu kỳ Chi phí phát sinh trong kỳ cần phân bổ Trị giá hàng
tồn cuối kỳ xuất trong kỳTrị giá hàng
Trị giá hàng tồn cuối kỳ x = + + Chi phí phân bổ cho hàng bán ra Chi phí phân bổ cho hàng tồn kho đầu kỳ Tổng chi phí phát sinh trong kỳ Chi phí phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ - = + Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ Chi phí phân bổ cho hàng tồn kho đầu kỳ Chi phí phát sinh trong kỳ
Trị giá mua của
hàng tồn đầu kỳ Trị giá mua của hàng nhập trong kỳ
Trị giá mua của hàng bán ra trong kỳ x = + +
4. Kế toán xác định kết quả kinh doanh.
4.1.Tài khoản sử dụng
• TK911 : “Kết quả kinh doanh” : dùng để phản ánh xác định kết quả
• kinh doanh sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của doanh
nghiệp trong một kỳ hạch toán. Nội dung, kết cấu TK này nh sau: TK 911- Kết quả kinh doanh”
- Trị giá vốn hàng hoá thành phẩm - Doanh thu thuần trong kỳ. đã bán.
- Chi phí bán hàng và chi phí quản - Thu nhập hoạt động tài chính. lý doanh nghiệp.
- Chi phí hoạt động tài chính. - Thu nhập bất thờng. - Chi phí bất thờng. -Kết chuyển thực lỗ. -Kết chuyển thực lãi.
Tài khoản 911 cuối kỳ không có số d và đợc chi tiết theo từng nhóm hàng hoá, sản phẩm, từng cửa hàng củ thể.
• TK421 “Lãi cha phân phối” : Tài khoản này dung để phản ánh kết quả
kinh doanh (lãi, lỗ)và tình hình phân phối lợi nhuận của doanh nghiệp. Nội dung kết cấu của TK này nh sau:
TK 421 –“Lãi cha phân phối”
-Phán ánh số lỗ về hoạt động -Phản ánh số thực lãi về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp trong kỳ. -Số tiền lãi cấp dới nộp, số lỗ đợc bù lỗ -Phân phối các khoản lãi. -Xử lý các khoản lỗ về kinh doanh
D CK: Số lỗ cha xử lý D CK : Lãi cha phân phối hoặc - cha sử dụng
-TK 4211 – “Lợi nhuận năm trớc” : phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh, tình hình phân phối kết quả và lãi cha phân phối thuộc về năm trớc.
TK 4212 – “Lợi nhuận năm nay” : phản ánh kết quả kinh doanh, tình hình phân phối lãi và số lãi cha phân phối của năm nay.
4.2 Trình tự hạch toán.
Sơ đồ 12 : Hạch toán kết quả kinh doanh
TK 632 TK 911 TK 511 Kết chuyển giá vốn hàng bán Kết chuyển doanh thu
bán hàng thuần TK 641
Kết chuyển chi phí bán hàng (CPBH) TK 642
Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN)TK 1422
Kết chuyển CPBH và CPQLDN còn lại của kỳ trớc vào kết quả kỳ này
TK 421
Kết chuyển lãi
Phần II
tình hình thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty TNHH Sài Gòn Xanh II
i-đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh ở công ty
1. Giới thiệu chung .
Về mặt pháp lý, công ty TNHH Sài Gòn Xanh II đợc cấp giấy phép thành lập số 299-UB của UBND thành phố Hà Nội ngày 30/12/1994 đã đợc kinh doanh ngày 25/1/1995.
Vốn pháp định :3.789.000.000 VND Trụ sở : 20-Láng Hạ-Ba Đình-Hà Nội.
Công ty TNHH Sài Gòn Xanh II là công ty thơng mại chuyên kinh doanh các sản phẩm về thiết bị văn phòng, hoá chất, vật liệu cho các ngành công nghiệp, hàng tiêu dùng ...
Trên cơ sở hình thành đó, ban lãnh đạo công ty TNHH Sài Gòn Xanh II không những chỉ dừng lại là công ty chuyên doanh các thiết bị văn phòng .. mà còn mở rộng kinh doanh bằng cách là các đại lí trung gian của nhiều nhà, sản xuất trong nớc và nớc ngoài nh các sản phẩm của Mỹ, Đức, Hà Lan,...cố gắng phát triển các mặt hàng của mình để chiếm lĩnh thị trờng trong nớc.
2. Đặc điểm và hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty.
Công ty TNHH Sài Gòn Xanh II hiện có tổng số 19 cán bộ công nhân viên Trong đó đội ngũ lãnh đạo gồm :
-Ban giám đốc :1 ngời -Trợ lí giám đốc :1 ngời
Qui mô tổ chức nhân sự và tổ chức và tổ chức kinh doanh nh sau:
Văn phòng làm việc có diện tích: 150 m″ tại 20-Láng Hạ -Ba Đình-Hà Nội.
Kho chứa hàng tại 20 Láng Hạ :200 m″
Đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ đại học chiếm 70% trong đó 80% đạt trình độ đại học và cử nhân kinh tế.
Về lĩnh vực hoạt động kinh doanh:
Công ty TNHH Sài Gòn Xanh II với chức năng mua bán, đại lý kí gửi hàng hoá trong nớc và là nhà phân phối sản phẩm của Diethelm, Frisoland, Elsafe, Wetrok...với lĩnh vực kinh doanh thơng mại các sản phẩm tiêu dùng và hàng công nghiệp. Mặt hàng chủ yếu của công ty kinh doanh là cung cấp sản phẩm, thiết bị văn phòng cho khách sạn và văn phòng. Ngoài ra công ty còn cung cấp những sản phẩm nh két sắt điện tử, trang thiết bị, hoá chất trong xây dựng, gốm sứ... thực phẩm, công nghệ, thuốc thú y, hoá chất công nghiệp.
Ngoài những mặt hàng thiết bị công nghiệp trên công ty Kim Liên còn cung cấp sản phảm hàng tiêu dùng, sản phẩm sữa Frisomel của Hà Lan. Có thể nói những sản phẩm của công ty Kim Liên tơng đối mới, chủ yếu nhập từ nớc ngoài. Thị trờng tiêu thụ sản phẩm của công ty chủ yếu tập trung ở Hà Nội, Đà Nẵng và Thành Phố Hồ Chí Minh.Tuy nhiên thị trờng tiêu thụ vẫn có thể tiếp tục mở rộng nhờ các nhu cầu mới về hàng tiêu dùng, và sản phẩm về đồ văn phòng, trang thiết bị trong khách sạn vẫn đang phát sinh.
Một trong ba thị trờng trên thì thị trờng tiêu thụ sản phẩm lớn nhất là
TP.HCM.Trung bình hàng năm thị trờng này số doanh thu chiếm 1⁄2 số doanh
thu của công ty. Thị trờng Hà Nội chiếm gần một nửa và số còn lại là thị trờng Đà Nẵng và các tỉnh khác.
Về mặt phân phối, các kênh bán hàng của công ty chủ yếu là các cửa hàng tổng hợp, cửa hàng bán lẻ và đại lý.
Về hàng tiêu dùng chủ yếu bán cho các siêu thị, cửa hàng tổng hợp cửa hàng t nhân. Các sản phẩm về sữa của Frisoland đợc tiếp thị trong các trờng mẫu giáo các trạm y tế, bệnh viện...mặt hàng này bán tơng đối mạnh trong cả nớc.
Về mặt hàng thiết bị văn phòng chủ yếu tập trung vào các văn phòng mới thành lập, khách sạn siêu thị...hiện tại thị trờng trong thành phố tơng đối mạnh do nhu cầu về siêu thị và khách sạn, văn phòng lớn. Trong tơng lai công ty sẽ tiếp tục mở rộng tại các tỉnh khác.
Về sản phẩm hoá chất đang bắt đầu có triển vọng tuy cha đợc kết quả nh khả quan. Ngoài ra, tại thị trờng trong nớc có rất nhiều công ty về hóa chất lớn đang chiếm độc quyền về thị trờng tại Việt Nam nên công ty gặp mọt số khó khăn trong việc tiêu thu sản phẩm.
Các sản phẩm thuốc thú y và thức ăn gia súc đang gặp nhiều tiến triển và cha gặp đối thủ cạnh tranh. Thị trờng của mặt hàng này chủ yếu là nông thôn nên việc tiếp thị và đa vào quảng cáo trên truyền hình và đài là rất quan trọng.
3.Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán
3.1. Bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý của Công ty đơc bố trí theo sơ đồ sau:
Nh vậy ta thấy bộ máy của công ty có bốn phòng chức năng trong đó : Ban giám đốc Phòng Hành chính Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Phòng Nghiên Cứu Phát Triển
- Phòng kế toán chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán của công ty.
- Phòng hành chính chiu trách nhiệm về quản lý lực lợng cán bộ công nhân viên của công ty và vấn đề hành chính khác .
- Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về giao dịch lập kế hoạch và tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty.
- Phòng nghiên cứu phát triển nghiên cứu phát triển thị trờng của công ty.
3.2. Tổ chức công tác kế toán của công ty
3.2.1.Cơ cấu tổ chức
Tổ chức bộ máy kế toán của công ty THHH Sài Gòn Xanh II là bộ máy kế toán hoạt động trực tuyến với công ty.
Hình thức sổ kế toán của công ty áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ.
Phòng kế toán của công ty có 5 ngời , tất cả đều có trình độ đại học các nhân viên kế toán đảm nhận phần công việc phù hợp với bản thân.
Nhiệm vụ phòng kế toán của Công ty là bám sát quá trình kinh doanh phản ánh và đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời chính xác phục vụ cho công tác quản lí và chỉ đạo kinh doanh. Đồng thời ghi chép sổ kế toán và trực tiếp các nghiệp vụ phát sinh toàn công ty.
Với nhiệm vụ nh vậy bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức bố trí theo sơ đồ sau:
Với sơ đồ nh trên , nhiệm vụ của mỗi bộ phận kế toán nh sau .
Kế toán trởng :Là ngời tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán tổ chức kiểm tra công tác hạch toán kế toán ở văn phòng công ty, là trợ thủ cho giám đốc
Kế toán trưởng Kế Toán Hàng Hoá Kế Toán Thanh toán Kế toán tổng hợp quỹ
trong kinh doanh và chịu trách nhiệm trớc giám đốc về mọi mặt tổ chức kế toán trong công ty.
- Kế toán tổng hợp có nhiêm vụ tổng hợp và sổ cái và lập báo cáo kế toán. - Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả với ngời mua, ngời bán và các khoản tạm ứng trong công ty.
- Kế toán hàng hoá theo dõi chi tiết về hàng hoá về tình hình biến động của hàng hoá trong doanh nghiệp .
- Thủ quĩ có nhiệm vụ quản lí tiền thực trong quĩ và trực tiếp thu chi quĩ tiền mặt của công ty. Căn cứ vào các chứng từ phát sinh của kế toán để thu, chi tiền vào vào sổ quĩ. Sổ quĩ đợc khoá vào cuối mỗi ngày. Hàng tháng thủ quĩ còn căn cứ và số công nợ để ghi chép sổ sách, lên bảng số d để theo dõi thu hoàn tạm ứng của từng ngời .
3.2.1 Tổ chức công tác kế toán
*Hệ thống tài khoản sử dụng.
Hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng đợc vận dụng phù hợp và tuân thủ theo nguyên tắc đợc qui định ở quyết định 10/TC-QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 và thông t 10/TC-C ĐKT của bộ tài chính.
*Hình thức kế toán áp dụng
Sơ đồ 15 . Trình tự ghi sổ kế toán của công ty
II công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở công ty THHH Sài Gòn Xanh II. công ty THHH Sài Gòn Xanh II.
1. Đặc điểm hàng hoá của công ty và yêu cầu quản lý .
Các mặt hàng mà công ty kinh doanh rất đa dạng bao gồm nhiều chủng loại, mẫu mã khác nhau trong đó mặt hàng kinh doanh chủ yếu là các sản phẩm về sữa của Frisoland, các sản phẩm tiêu dùng của các nhà sản xuất trong nớc và là nhà phân phối sản phẩm của Diethelm, Frisoland, Elsafe... Ngoài ra công ty còn cung cấp những sản phẩm nh két sắt điện tử, trang thiết bị, hoá chất trong xây dựng, gốm sứ... thực phẩm công nghệ, thuốc thú y hoá chất công nghiệp. Việc quản lí hàng hoá đợc áp dụng theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Hàng hoá xuất kho đợc tính theo phơng pháp thực tế đích danh, hàng xuất thuộc lô hàng nhập nào thì tính theo giá nhập của lô đó. Do sự đa dạng về chủng loại (có tới hàng trăm loại hàng khác nhau ) và số lợng hàng tồn kho rất lớn nên công ty cũng không có điều kiện để lập báo cáo nhập xuất tồn kho hàng tháng. Tuy nhiên để đảm bảo yêu cầu quản lí hàng hoá chặt chẽ cứ 6 tháng 1 lần công ty
Bảng đối số phát sinh
Báo cáo kế toán
Sổ quỹ Chứng từ gốc
Sổ chi tiết tài khoản
Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc
tiến hành kiểm kê lại toàn bộ hàng hoá, đánh giá lại chất lợng hàng tồn cũng nh điều chỉnh lại giá trị hàng tồn theo giá thị trờng và lập báo cáo kiểm kê hàng hoá.
2. Các phơng pháp bán hàng ở công ty .
Công ty áp dụng hai phơng thức bán hàng chủ yếu sau:
- Phơng thức bán buôn qua kho bên mua nhận hàng trực tiếp tại kho của công ty hoặc tại kho của bên mua, tuỳ theo hợp đồng thoả thuận của hai bên.
- Phơng pháp bán buôn vận chuyển thẳng, sau khi hàng nhập về cảng công ty tiến hành giao nhận cho bên mua tại cảng hoặc tại một địa điểm đã thoả thuận trong hợp đồng...
Tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty luôn đợc chú trọng những mặt sau: - Về qui cách phẩm chất hàng hoá tiêu thụ: hàng hoá trớc khi nhập xuất phải đợc kiểm tra kĩ lỡng về chất lợng cũng nh qui cách. Chính vì vậy ở công ty không có trờng hợp hàng hoá bị trả lại, hay giảm giá hàng do sản phẩm kém chất lợng.
- Về giá bán hàng hoá: hệ thống giá bán đợc xác định trên giá mua thực tế công phí thu mua bảo quản... và gắn liền với sự vận động gia cả thị trờng. Giá bán hàng hoá thờng đợc thoả thuận với ngời mua cho nên các mặt hàng của công ty không có giá trị cố định nh các mặt hàng của các công ty thơng mại khác.
3. Tài khoản sử dụng .
Việc hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty mang tính độc lập. Phần lớn các tài khoản công ty sử dụng có nội dung phản ánh đúng chế độ.
Một số tài khoản mà công ty sử dụng trong việc hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nh sau:
TK này đợc chi tiêt thành hai TK cấp hai + TK 1561 “Trị giá mua của hàng hoá”
- TK 1561 Phản ánh giá mua của hàng bán qua kho
- TK 1561A- GT phản ánh giá mua hàng bán chuyển thẳng không qua
kho
- TK 1561B- UT phản ánh hàng nhân uỷ thác
+ TK 1562 Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá
- TK 131 “Phải thu khách hàng”
- TK 511 “Doanh thu bán hàng”
- TK 632 “Giá vốn hàng bán”
- TK 641 “Chi phí bán hàng”
- TK 642 “Chi phí quản lí doanh nghiệp”
- TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
Nh đã trình bày ở trên, do công ty không có giá bán xác định từ trớc và việc hàng hoá nhập xuất luôn đợc kiểm tra kĩ lỡng về chất lợng quy cách nên tại công ty không có trờng hợp hàng bán trả lại do kém chất lợng hoặc giảm giá hàng bán nếu công ty không sử dụng TK 531 và TK 532 .
4. Kế toán hàng hoá.
4.1 Trình tự ghi số.
Công ty sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, tuy nhiên công tác kế
Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty diễn ra nh sau:
4.2 Kế toán bán hàng qua kho.
Trớc khi xuất kho, giao hàng cho bên mua phòng kinh doanh lập hóa đơn GTGT thành 5 liên, một liên lu lại phòng kinh doanh, bốn liên còn lại chuyển cho khách hàng. Khách hàng cầm hoá đơn này sang phòng kế toán trả tiền hoặc