Do đặc điểm của Công ty là quy mô lớn, các chi nhánh phân tán xa nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều nên Công ty dã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ.
Theo hình thức ghi sổ này, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã đợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các Nhật ký chứng từ đợc ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ.
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trớc hết đợc tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan.
Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì đợc ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ Cái.
Số liệu tổng cộng ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, Bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính.
Hệ thống sổ kế toán (bắt buộc trong toàn ngành):
- Nhật ký chứng từ kế toán, bảng kê, sổ cái, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. - Các loại sổ kế toán nh:
+ Nhật ký chứng từ số 1,2,3,4,5..,10 + Bảng kê số 1,2,3,5,6,8,9,10,11 + Thẻ TSCĐ
+ Thẻ kho hàng hoá
+ Báo cáo nhập –xuất- tồn hàng hoá + Báo cáo tiêu thụ .…
Sơ đồ 11:Trình tự ghi sổ kế toán theo sơ đồ hình thức Nhật ký chứng từ:
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi
tiết
Báo cáo tài chính
: Ghi hàng ngày :Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra