I. Tình hình hoạt động kinh doanh và quản lý tại công ty liên doanh Việt Nhật.
3. Tổ chức hệ thống kinh doanh và quản lý của công ty.
Công ty MAXVITRA CO.LTD đợc thành lập theo hình thức liên doanh giữa hai đối tác một bên là Việt Nam, bên kia là Nhật Bản. do đó, cơ cấu tổ chức quản lý điều hành của công ty đợc thực hiện theo quy định của Nhà nớc Việt Nam về hoạt động của những doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài vào Việt Nam.
Hội đồng quản trị là cơ quan cao nhất của công ty liên doanh.Theo luật định thì hội đồng quản trị bao gồm 4 ngời, mỗi bên hai ngời đợc hai bên thoả
thuận cử ra. Ngoài ra còn có các phòng ban chức năng và các đơn vị trực thuộc đảm nhận các công việc đợc phân công (xem sơ đồ 12)
Sơ đồ 12: Tổ chức bộ máy quản lý và kinh doanh
Kết cấu nhân sự của công ty đợc bố trí dàn trải ra các phòng ban và các đơn vị trực thuộc:Cụ thể:
-Hội đồng quản trị : 4 ngời. Cơ quan tổng giám đốc: 3 ngời
Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Chánh văn phòng Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật thiết bị Phòng dự án đầu t Văn phòng Phòng kế toán tài chính
Xỡng sửa chữa tân trang
Xí nghiệp lắp ráp
linh kiện điện tử Xí nghiệp xây dựng công trình giao thông Việt -Nhật
-Phòng kế toán tài chính: 5 ngời -Phòng kinh doanh : 5 ngời -Phòng hành chính : 3 ngời -Phòng kỹ thuật thiết bị: 2 ngời
-Xí nghiệp xây dựng công trình 100 ngời trong đó 30 ngời là hợp đồng chính thức còn 70 ngời là hợp đồng tài vụ
-Xí nghiệp lắp ráp điện tử : 120 ngời -Xởng sửa chữa tân trang: 10 ngời.
Hầu hết các cán bộ công nhân viên của công ty đều đợc đào tạo thông qua các trờng lớp nh: đại học, đào tạo công nhân viên...và đã có những kinh nghiệm trong sản xuất , sửa chữa, tân trang. Công ty sẽ làm hết sức mình để phục vụ khách hàng một cách có hiệu quả nhất.
*Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
+Hội đồng quản trị: Ra các quyết định tại các kỳ họp của mình, hội nghị thờng kỳ và các kỳ họp đột xuất.
+Cơ quan tổng giám đốc: Thực hiện kế hoạch đã duyệt, tổ chức thực hiện các nghị quyết của hội đồng quản trị và báo cáo kết quả của việc thực hiện các nghị quyết đó. Tuyển dụng lao động thông qua hợp đồng lao động.
+Phòng kế toán tài chính: Là phòng tham mu, quản lý chỉ đạo thực hiện nghiệp vụ về công tác kế toán, tài chính, thống kê của công ty.
+Phòng kinh doanh: Tham mu cho các cán bộ công ty về quản lý nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu, xây dựng kế hoạch nhập khẩu.
+Phòng kỹ thuật thiết bị: Quản lý các vấn đề về mặt kỹ thuật sao cho sản phẩm đa ra thị trờng đạt kết quả tốt.
+Văn phòng: Là nơi tổ chức các cuộc hội thảo, các cuộc họp thờng kỳ, đột xuất của công ty. Đây cũng là nơi giao tiếp mua bán của công ty với nớc ngoài.
+Phòng dự án đầu t: Nghiên cứu và thiết lập những dự án đầu t sao cho có lợi nhất
4.Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức sổ kế toán.
Công ty liên doanh Việt –Nhật có vốn đầu t nớc ngoài hoạt động trong lĩnh vực thơng mại. Bên cạnh đó công ty còn thực hiện chức năng là lắp ráp các linh kiện điện tử và xây dựng công trình giao thông vận tải. Do đặc điểm đó nên mô hình bộ máy kế toán của công ty cũng đợc bố trí cho phù hợp.
Bộ máy kế toán của công ty đợc thành lập theo mô hình hai cấp: Kế toán công ty và kế toán tại các xí nghiệp trực thuộc.
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo phòng: phòng kế toán tài chính. Phòng kế toán tài chính bao gồm 5 cán bộ kế toán, tất cả đều có trình độ đại học. Ngoài ra công ty còn tổ chức thêm 6 cán bộ kế toán dới các xí nghiệp. Bộ máy kế toán này đã phối hợp nhịp nhàng, luôn
đảm bảo chất lợng công việc, đáp ứng mọi nhu cầu công tác trong ban lãnh đạo công ty.
Phòng kế toán nằm cạnh các phòng ban khác có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nên rất thuận tiện cho việc thu thập thông tin và xử lý số liệu.
Phòng kế toán có chức năng thu thập thông tin và xử lý, cung cấp thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý, qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, giám đốc bằng đồng tiền việc sử dụng vật t, lao động tiền vốn và mọi hoạt động kinh doanh của công ty, thúc đẩy thực hiện chế độ hạch toán kinh tế, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Hiện nay, do số lợng thành viên ít , cũng nh khối lợng công việc ở một số phần hành không đáng kể nên mổi nhân viên trong phòng phải thực hiện sự kiêm nhiệm đối với một số phần hành nhất định.
-Kế toán trởng: Có chức năng giúp việc cho giám đốc về toàn bộ công tác kế toán của công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, tổ chức điều hành công tác thống kê, kế toán phù hợp với tình hình kinh doanh và điều hành hoạt động cụ thể của công ty theo đúng hệ thống kế toán tài chính.
-Phó phòng kế toán chuyên phụ trách tổng hợp: Là ngời chịu trách nhiệm tổng hợp các phần hành kế toán của kế toán viên và làm các phần hành kế toán còn lại.Giám sát và kiểm tra các hoạt động tài chính của công ty. Tổ chức lu trữ các tài liệu kế toán theo dõi công tác kế toán của các đơn vị trực thuộc, nhận báo cáo của các đơn vị này, vào sổ tổng hợp và lập báo cáo quyết toán của toàn công ty.
-Thủ quỹ: Căn cứ vào các chứng từ phát sinh nh phiếu thu ,phiếu chi để lập hoặc xuất quỹ tiền mặt, ngân phiéu, sau đó ghi vào sổ quỹ rồi chuyển cho kế toán quỹ ghi sổ. Sổ quỹ đợc khóa vào cuối mổi ngày. Hàng tháng căn cứ vào công nợ để ghi sổ sách, lên bảng số d để theo dõi thu hoàn tạm ứng của từng ngời.
-Kế toán quỹ: Hạch toán toàn bộ chứng từ thu chi do thủ quỹ nộp lên hàng ngày, đối chiếu giữa sổ sách kế toán với sổ quỹ, với kết quả kiểm kê quỹ. Hàng tháng căn cứ vào các chứng từ phát sinh nh các chứng từ về thanh toán tiền mặt, tiền séc, các khoản thanh toán lơng...để chuyển tiền và làm thủ tục thanh toán. Tập hợp các chứng từ về thu chi, tiền gửi, tiền vay ngân hàng và làm thủ tục vay các chỉ tiêu đã đợc giám đốc phê duyệt.
-Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản phải thu phải trả nội bộ, phải thu, phải trả khách hàng. Căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán vào sổ chi tiết cho từng khách hàng. Đối với những khách hàng, nhà cung cấp thờng xuyên kế toán mở sổ riêng để theo dõi thanh toán. Còn đối với khách hàng, nhà cung cấp không thờng xuyên kế toán phản ánh trên một trang sổ. Điều này hoàn toàn phù hợp với nguyên tắc hạch toán.
Ta có thể khái quát sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty liên doanh Việt Nhật nh sau:
Sơ đồ 13: Tổ chức bộ máy kế toán
*Hình thức sổ kế toán
Là một doanh nghiệp có quy mô nhỏ nên hình thức sổ kế toán mà công ty sử dụng là hình thức chứng từ- ghi sổ.
Đi đôi với việc áp dụng hình thức chứng từ- ghi sổ để ghi sổ kế toán, số lợng và số loại sổ sách kế toán của công ty đợc mở phù hợp với yêu cầu của hình thức này và bám sát tình hình kinh doanh thực tế tại công ty (số lơng nghiệp vụ, tính chất kinh doanh, nhu cầu quản lý thông tin kế toán). Hệ thống sổ sách của công ty nhìn chung bao gồm đầy đủ các laọi sổ tổng hợp, sổ kế toán chi tiết theo đúng nh quy định trong chế độ kế toán hiện hành cho hình thức chứng từ ghi sổ.
Hệ thống chứng từ kế toán và tài khoản kế toán cũng đợc xây dựng phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và với các phần hành kế toán tại công ty. Các chứng từ kế toán ban đầu làm cơ sở cho việc ghi sổ sách kế toán tại công ty bao gồm một số loại chủ yếu sau:
+Chứng từ về tiền mặt bao gồm: -Phiếu thu: MS 01TT (QĐ số1141- TCQĐ/CĐKT) -Phiếu chi: MS 02-TT số 1141-TCQĐ/CĐKT) Kế toán trởng Kế toán tổng hợp (kiêm phó phòng kế toán)
Kế toán quỹ Kế toán công nợ Thủ quỹ
Kế toán tại các xí nghiệp
-Phiếu nhập kho: MS 01VT -Phiếu xuất kho: MS 02-VL...
+Hoá đơn GTGT:MS 01-GTKT-3LL +Tờ khai thuế GTGT: MS 01-GTGT
+Một số chứng từ khác có liên quan nh:Bảng thanh toán tiền lơng, đơn xin tạm ứng, hoá đơn tiền điện, nớc, điện thoại.
Tổ chức sổ kế toán cho nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty liên doanh Việt –Nhật nh sau:
Sơ đồ 14:
Chế độ kế toán áp dụng tại công ty.
-Niên độ kế toán bắt đầu: 01/01/2001 đến 31/12/2002.
-Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng
-Nguyên tắc và phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Theo tỷ giá ngân hàng thông báo tại thời điểm hạch toán (tỷ giá thực tế)
Chứng từ gốc -Hoá đơn GTGT -Phiếu xuất kho...
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ (thẻ) kế toán chi tiết TK 131, 511, 532, 641, 642,156... Chứng từ – ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái các TK 511, 632, 641, 642, 911, 131, 111... Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo kết quả kinh doanh
-Phơng pháp chi tiết hàng tồn kho: Thẻ song song
-Phơng pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Kê khai thờng xuyên. -Phơng pháp tính giá hàng tồn kho: Giá thực tế đích danh