Đối với doanh nghiệp có tổ chức hệ thống thư điện tử và trang Web riêng tại doanh nghiệp của mình thì nên trang bị ba máy chủ có cấu hình đáp ứng, trong đó mỗi máy chủ phải có ít nhất từ hai ổ cứng trở lên. Việc trang bị này nghe qua có vẻ tốn kém, thế nhưng hiệu quả của nó thì khỏi phải bàn cãi.
Cụ thể, trong ba máy chủ thì có một máy làm nhiệm vụ lưu trữ dữ liệu chung của công ty, máy thứ hai làm nhiệm vụ quản lý hệ thống thư điện tử và máy còn lại quản lý hệ thống Website của doanh nghiệp. Cách thức tổ chức ba máy chủ như vậy phần nào hạn chế các rủi ro có thể xảy ra đồng thời và việc sửa chữa cũng được thực hiện dễ dàng mà không ảnh hưởng lẫn nhau.
Thêm vào đó, trên một máy chủ có nhiều ổ cứng cũng sẽ thuận tiện trong việc thay thế lẫn nhau khi ổ chính bị lỗi hay bị hỏng hóc. Đi kèm với máy chủ, cần trang bị thêm các bộ lưu điện UPS để đề phòng sự cố mất điện đột ngột. Đối với hệ thống máy chủ, cần giao cho bộ phận chuyên trách quản lý, thường là bộ phận IT nhưng nên giao cho người am hiểu về dữ liệu và các phần mềm quản trị dữ liệu.
3.3.2 Tổ chức sao lưu dữ liệu
Cần thiết lập chế độ sao lưu dữ liệu tự động theo kế hoạch trên máy chủ vào thiết bị lưu trữ Tape; đồng thời cũng cần sao lưu dữ liệu vào các thiết bị khác như máy tính khác, ổ cứng rời, đĩa CD, DVD… để có thể phục hồi khi cần thiết.
Dữ liệu của các phần mềm được tổ chức trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu như Microsoft SQL Server hay Oracle cũng cho phép thiết lập sao lưu dữ liệu tự động theo kế hoạch được thiết lập.
Song hành với việc sao lưu dữ liệu tự động cũng cần phải có kế hoạch để kiểm tra việc sao lưu tự động và các dữ liệu đã sao lưu có hoạt động bình thường hay không. Việc kiểm tra này được thực hiện bằng cách thiết lập khôi phục lại dữ liệu như một bản test để chạy thử như bản thật.
Bên cạnh công tác lưu trữ dữ liệu do bộ phận IT thực hiện, các bộ phận khác có sử dụng phần mềm ứng dụng cũng nên sao lưu dữ liệu đồng thời với bộ phận IT để đảm bảo an toàn tuyệt đối, tránh quan niệm việc sao lưu dữ liệu là nhiệm vụ của IT.
Trong tương lai gần, các doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến việc thuê một trung tâm dữ liệu (data center) từ xa để lưu trữ dữ liệu cho mình để đề phòng những tai hoạ bất ngờ như hoả hoạn, lũ lụt, động đất, khủng bố hay chiến tranh. Việc làm này cũng giống như việc mua bảo hiểm cho dữ liệu của mình.
3.3.3 Kiểm soát dữ liệu đối với các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp
Khi có khách đến công tác tại doanh nghiệp, cần có phòng riêng để tiếp khách, tránh đưa khách vào các bộ phận chức năng để phòng ngừa rủi ro về mất cắp dữ liệu hay đọc những thông tin không được phép. Đặc biệt là, không cho khách mượn máy tính để làm việc hay truy cập thông tin và nếu có cho mượn thì cần có người giám sát việc sử dụng này. Tương tự như vậy, cũng cần có sự giám sát đối với các nhân viên bảo trì phần cứng, phần mềm để ngăn cản những hành vi sao chép dữ liệu trái phép hay huỷ hoại dữ liệu của doanh nghiệp. Trong trường hợp nếu phải đem dữ liệu về sửa chữa thì cần phải có sự đồng ý của người có thẩm quyền, đồng thời phải có sự cam kết về bảo mật dữ liệu từ phía nhà cung cấp dịch vụ. Những công việc giám sát này cần giao cho những nhân viên có chuyên môn liên quan đảm nhiệm.
3.4 ỨNG DỤNG CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT TRÊN PHẦN MỀM
VÀO HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT MỘT SỐ CHU TRÌNH SẢN
XUẤT KINH DOANH TẠI DOANH NGHIỆP
3.4.1 Thủ tục kiểm soát ứng dụng với hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng
3.4.1.1 Mô tả chu trình mua hàng
Chu trình mua hàng có sự tham gia của các bộ phận như bộ phận yêu cầu, bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng, kế toán hàng tồn kho và kế toán nợ phải trả. Các bộ phận này là độc lập nhau.
Yêu cầu mua hàng
Khi bộ phận kinh doanh hay các bộ phận khác có yêu cầu về mua hàng, chứng từ đầu tiên cần lập là phiếu đề nghị mua hàng. Ngoài số hiệu chứng từ; phiếu yêu cầu cần phải có đầy đủ một số nội dung cơ bản như ngày yêu cầu, bộ phận yêu cầu, người yêu cầu, nội dung yêu cầu hay mục đích sử dụng, tên hàng hoá, chủng loại, quy cách, số lượng… và phiếu yêu cầu này cần phải có đủ các chữ ký của những người liên quan như người yêu cầu, trưởng bộ phận và người có thẩm quyền xét duyệt.
Đặt hàng
Phiếu yêu cầu sau khi đã được phê duyệt đầy đủ sẽ được chuyển cho bộ phận mua hàng. Căn cứ vào nội dung của phiếu yêu cầu mua hàng đã được duyệt; bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng thành nhiều liên, một liên lưu lại tại bộ phận mua hàng, một liên gởi đến cho nhà cung cấp; các liên còn lại gởi cho các bộ phận liên quan như bộ phận nhận hàng, kế toán nợ phải trả… Đơn đặt hàng phải được đánh số trước theo thứ tự liên tục để kiểm soát. Trên đơn đặt hàng phải thể hiện một số nội dung như số phiếu yêu cầu mua hàng, ngày đặt hàng, tên hàng, số lượng, quy cách, giá cả, tên và địa chỉ nhà cung cấp, người lập đơn đặt hàng, người phê duyệt… Thêm vào đó, hợp đồng mua bán được ký kết với nhà cung cấp cũng là bằng chứng chắc chắn cho việc thực thi nghiệp vụ mua hàng. Để quản lý chặt chẽ đơn đặt hàng, người ta thường quản lý đơn đặt hàng theo ba phân loại sau:
§Lưu trữ và quản lý đơn đặt hàng đã phát hành nhưng chưa nhận hàng.
§Lưu trữ và quản lý đơn đặt hàng đã phát hành và đã nhận được hàng.
§Lưu trữ và quản lý đơn đặt hàng đã phát hành nhưng không được thực hiện.
Việc kiểm tra số thứ tự liên tục của đơn đặt hàng và đối chiếu cùng với các sổ sách ghi nhận nghiệp vụ mua hàng sẽ là bằng chứng về sự đầy đủ của nghiệp vụ mua hàng.
Nhận hàng
Tại nơi giao hàng, bộ phận nhận hàng sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán để kiểm tra chủng loại, quy cách, số lượng cũng như chất lượng của hàng được giao. Bên cạnh đó, tiến hành kiểm tra các nội dung ghi trên hoá đơn của nhà cung cấp như tên đơn vị mua hàng, mã số thuế, số lượng, đơn giá, thành tiền trên hoá đơn xem có khớp với nội dung của đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán hay không.
Sau khi kiểm tra, bộ phận nhận hàng sẽ lập phiếu nhập kho hoặc báo cáo nhận hàng; trên đó có tham chiếu đến các nội dung như ngày nhận hàng, số hiệu đơn đặt hàng, hoá đơn của nhà cung cấp và số hợp đồng mua bán. Nếu là phiếu nhập kho thì cần đánh số trước theo thứ tự tăng dần để kiểm soát.
Ghi nhận hàng mua và thanh toán
Căn cứ vào bộ chứng từ gốc bao gồm phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, hoá đơn của nhà cung cấp và báo cáo nhận hàng hoặc phiếu nhập kho; kế toán hàng tồn kho sẽ tiến hành ghi nhận nghiệp vụ mua hàng vào sổ chi tiết hàng tồn kho. Bộ chứng từ này sẽ được lưu trữ vào hồ sơ mua hàng theo thứ tự của phiếu nhập kho.
Đồng thời; các chứng từ như đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, hoá đơn của nhà cung cấp và báo cáo nhận hàng hoặc phiếu nhập kho được chuyển đến cho kế toán công nợ để ghi nhận nợ phải trả. Bộ chứng từ này cũng được lưu vào hồ sơ các hoá đơn chưa thanh toán theo thứ tự thời gian thanh toán.
Định kỳ, căn cứ vào kế hoạch chi tiêu hoặc biên bản đối chiếu công nợ phải trả do nhà cung cấp gởi đến để đề nghị chi trả nợ cho nhà cung cấp dựa trên cơ sở có đối chiếu, kiểm tra với đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, báo cáo nhận hàng và hoá đơn của nhà cung cấp. Đồng thời, kế toán cũng tiến hành đối chiếu giữa sổ chi tiết nhà cung cấp với sổ cái để phát hiện ra những sai biệt.
Sau khi đề nghị chi trả được người có thẩm quyền phê duyệt, kế toán công nợ phải trả tiến hành lập phiếu chi rồi chuyển đến cho thủ quỹ để thực hiện chi trả. Việc chi trả nên được thực hiện qua hệ thống ngân hàng để đảm bảo an toàn. Đồng thời, đề nghị chi trả cùng với những chứng từ liên quan phải được đánh dấu để tránh tái sử dụng lại.
Bảo quản và kiểm kê hàng tồn kho
Tuỳ vào đặc điểm của hàng tồn kho, cần tổ chức lưu trữ chúng trong các điều kiện đảm bảo an toàn nhằm tránh rủi ro tổn thất hoặc hư hại như ẩm ướt, cháy nổ, mất cắp, gây ô nhiễm cho môi trường xung quanh… Bên cạnh đó, cần tiến hành kiểm kê kho định kỳ hoặc đột xuất nhằm phát hiện ra những chênh lệch giữa thực tế và sổ sách, đồng thời giúp phát hiện và đề phòng những rủi ro kể trên. Công việc này cần có sự tham gia của kế toán hàng tồn kho, thủ kho, người làm chứng thứ ba thuộc bộ phận khác và người có chuyên môn về kỹ thuật bảo quản hàng tồn kho.
Như vậy chu trình mua hàng dùng cho doanh nghiệp thương mại ở trên cũng được áp dụng tương tự cho doanh nghiệp sản xuất nhưng cần bổ sung thêm các thủ tục kiểm soát quá trình sản xuất từ khâu xuất nguyên vật liệu cho đến khâu nhập kho thành phẩm để kiểm soát chặt chẽ các chi phí phát sinh, tạo điều kiện cho công tác tính giá thành sản phẩm được chính xác. Để làm được điều này, việc yêu cầu mua nguyên vật liệu và xuất sử dụng nguyên
vật liệu phải theo kế hoạch sản xuất. Trường hợp doanh nghiệp tự tổ chức lưu trữ nguyên vật liệu đầu vào ngay tại phân xưởng sản xuất thì bộ phận sản xuất cần lập phiếu yêu cầu mua nguyên vật liệu có đầy đủ thông tin như số phiếu yêu cầu, ngày yêu cầu, mục đích sử dụng, số lượng, chủng loại, quy cách nguyên vật liệu, người yêu cầu, người duyệt… để chuyển cho bộ phận mua hàng và thực hiện các thủ tục tương tự như tiến hành ở doanh nghiệp thương mại. Ngược lại, nếu doanh nghiệp có kho riêng để lưu trữ nguyên vật liệu thì phiếu yêu cầu nguyên vật liệu được duyệt sẽ được chuyển cho kế toán hàng tồn kho lập phiếu xuất kho rồi chuyển cho thủ kho làm thủ tục xuất kho.
3.4.1.2 Ứng dụng phần mềm vào hoạt động kiểm soát chu trình mua hàng
Những thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng như mô tả ở trên được thực hiện trong môi trường thủ công. Tuy nhiên, trong điều kiện ứng dụng tin học thì việc thực hiện các thủ tục kiểm soát này có một số thay đổi với những đề xuất như sau:
Yêu cầu mua hàng
Phiếu đề nghị mua hàng từ các bộ phận có nhu cầu sử dụng nên được thực hiện bằng phần mềm được lập trình riêng nhưng tốt nhất là được tích hợp vào phần mềm kế toán hay cao cấp hơn là sử dụng phần mềm ERP (Enterprise
Resources Planning). Việc lập phiếu yêu cầu mua hàng được thực hiện trên phần mềm có lợi điểm là có thể đánh số thứ tự liên tục, hơn nữa việc đánh số thứ tự có thể thực hiện theo từng bộ phận khác nhau và dễ dàng phân quyền cho người sử dụng và sẽ được tự động kiểm tra sự trùng lắp số hiệu của phiếu yêu cầu mua hàng. Đồng thời, các nội dung được lập trên phiếu yêu cầu mua hàng có thể được kế thừa cho các bước tiếp theo đã giúp tiết kiệm thời gian,
công sức của con người và hạn chế sự ghi nhận các nội dung sai lệch so với yêu cầu ban đầu.
Phiếu yêu cầu mua hàng nên được thể hiện ở ba trạng thái khác nhau bao gồm: “Chờ xét duyệt”, “Đã chấp thuận” và “Không chấp thuận”. Khi phiếu yêu cầu mua hàng được chấp thuận thì lập tức có thư điện tử được thiết kế tự động trên phần mềm gởi thông báo đến cho bộ phận mua hàng để chờ tạo đơn đặt hàng. Chức năng xét duyệt phiếu yêu cầu mua hàng được người có thẩm quyền thực hiện ngay trên phần mềm. Cũng tương tự như phương pháp xử lý tay, chức năng xét duyệt yêu cầu mua hàng cần tập trung vào một người duy nhất để dễ kiểm soát.
Đặt hàng
Tương tự như phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng cũng được xử lý trên phần mềm. Khi ấy, phiếu yêu cầu mua hàng ở tình trạng “Đã chấp thuận” được bộ phận mua hàng tiếp cận với thuộc tính quy định là “Chỉ đọc” để tránh thay đổi nội dung trên phiếu yêu cầu mua hàng. Bên cạnh đó, mặc dù phiếu yêu cầu mua hàng được lập bằng phần mềm cũng cần phải in ra giấy với đầy đủ nội dung, đặc biệt là chữ ký của người có thẩm quyền xét duyệt để lưu trữ và chuyển đến bộ phận mua hàng như đã thực hiện bằng phương pháp thủ công. Biện pháp này cũng nhằm đề phòng trường hợp đánh cắp quyền truy cập của người có thẩm quyền xét duyệt để mạo danh việc xét duyệt nhằm tạo ra phiếu yêu cầu mua hàng giả tạo.
Kế đến, những nội dung trên phiếu yêu cầu mua hàng sẽ được kế thừa sử dụng lại trên đơn đặt hàng do bộ phận mua hàng lập ra và đồng thời trên đơn đặt hàng có thể hiện nội dung tham chiếu đến số phiếu yêu cầu mua hàng để tạo thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu khi có yêu cầu. Ngược lại, khi đơn đặt hàng đã được lập thì người lập phiếu yêu cầu mua hàng ban đầu sẽ
không còn được phép sửa hay xoá nội dung của phiếu yêu cầu mua hàng nữa vì nó đã được sử dụng cho đơn đặt hàng và để đảm bảo cho sự nhất quán về số liệu giữa phiếu yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng.
Cuối cùng, đơn đặt hàng được kết xuất ra thư điện tử hoặc kết xuất ra fax để chuyển đến nhà cung cấp. Đơn đặt hàng sau khi được nhà cung cấp xác nhận chắc chắn cho việc cung cấp như đã yêu cầu, bộ phận mua hàng cần in ra để lưu trữ và chuyển đến các bộ phận liên quan như bộ phận nhận hàng, kế toán kho và kế toán nợ phải trả để thực hiện các bước tiếp theo của chu trình mua hàng. Đơn đặt hàng này cũng phải đầy đủ nội dung như đã mô tả ở phương pháp xử lý thủ công; đồng thời tổ chức sắp xếp và quản lý chặt chẽ các đơn đặt hàng bên ngoài phần mềm theo ba phân loại như đã đề cập ở trên. Việc phân loại này sẽ giúp cho đơn đặt hàng không bị thất lạc, không bị tái sử dụng, dễ kiểm tra và đối chiếu về sau…
Nhận hàng
Bước tiếp theo là nhiệm vụ do bộ phận nhận hàng đảm nhận, nhiệm vụ này được thực hiện bằng tay bên ngoài phần mềm. Khi hàng hoá được nhận đầy đủ theo đúng yêu cầu; bộ phận nhận hàng cần đóng mộc “Đã nhận hàng” lên trên đơn đặt hàng, đồng thời thông báo đến bộ phận mua hàng là đã thực hiện xong đơn đặt hàng và lập báo cáo nhận hàng trong đó có nội dung tham chiếu đến số phiếu của đơn đặt hàng. Báo cáo nhận hàng sau khi lập xong phải chuyển đến cho kế toán kho và kế toán nợ phải trả để làm căn cứ ghi sổ và trên đó có thể hiện thông tin tham chiếu đến số phiếu của đơn đặt hàng.