Bộ phận kế toán cần xem xét lại việc tổ chức đánh giá để hoàn thiện công tác tập hợp chi phí cho từng công trình, hạng mục công trình. Các phân loại chi phí và tập hợp chi phí vào khoản mục nào cần được hướng dẫn cụ thể của kế toán trưởng trên cơ sở đúng với các văn bản pháp luật quy định.
* Chi phí vật tư: Phần nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn, các nghiệp vụ phát sinh nhiều, vì vậy cần có các quy định về tiết kiệm khoản chi phí này, đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm nhưng chất lượng, không vì lợi nhuận mà bỏ qua yêu cầu chất lượng, bởi nó liên quan tới tính mạng con người cũng như tương lai phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.
Theo dõi quá trình sử dụng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị tránh các hành động gian lận cũng như thất thoát. Khi đưa ra các quyết định mua sắm vật tư thay thế cần kiểm tra lại những vật tư còn tồn xem xét khả năng sử dụng lại. Với mỗi nghiệp vụ mua sắm cần quan tâm tới tính đầy đủ của chứng từ hợp pháp, hợp lệ.
Công ty nên lập bảng tổng hợp so sánh chi phí giữa các công trình để từ đó tìm ra được những mặt mạnh, và hạn chế yếu điểm, tìm biện pháp tiết kiệm chi phí cho các công trình sau.
Tại mỗi công trình, công ty có bố trí thủ kho, nhân viên kế toán. Vì vậy, công ty nên tận dụng lực lượng lao động này để tổ chức hạch toán chặt chẽ hơn nữa quá trình nhập vật tư về công trường và quá trình xuất vật tư thực cho thi công. Tuy dự toán lập hàng tuần nhưng dự toán không thể hoàn thành chính xác, do đó để kiểm soát chặt chẽ hơn nữa, nâng cao hiệu quả hơn nữa quá trình quản lý trong đơn vị, sử dụng tiết kiệm hơn nữa vật tư thì khi vật tư về nhập kho công trường, các đội nên lập phiếu nhập kho công trường. Việc lập phiếu nhập kho công trường cần có sự giám sát, xác nhận của đội trưởng, thủ kho, nhân viên kế toán, nhân viên phụ trách thu mua.
* Về chi phí nhân công trực tiếp: Công ty nên chú ý đổi mới hình thức khoán sản phẩm, chỉ có như vậy mới nâng cao được năng suất lao động, tạo ra được động lực cho người lao động phấn đấu.
Như trên ta đã thấy, việc công ty để cho các đội trưởng tự chia lương cho công nhân dễ dẫn đến tình trạng người lao động không nhận được mức tiền công xứng đáng với công sức họ bỏ ra. Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động, công ty nên trực tiếp theo dõi quá trình chia lương cho công nhân của các đội. Đồng thời các đội, các tổ theo dõi quá trình hoạt động của công nhân qua bảng chấm công và theo dõi với hợp đồng này, công nhân nào tham gia thi công và tham gia thời gian là bao lâu. Cuối tháng, kế toán tiền lương và nhân viên kế toán đội lập bảng tổng hợp lương theo từng hợp đồng làm khoán. Sau khi kế toán trên công ty kiểm tra khớp số liệu giữa các bảng chấm công, hợp đồng làm khoán và bảng tổng hợp lương theo hợp đồng do công ty lập và do đội lập, kế toán công ty mới lập bảng tổng hợp lương theo từng công trình.
Bảng này sẽ là căn cứ để kế toán tiền lương lập bảng tổng hợp lương theo tổ và bảng tổng hợp lương theo công trình. Khoản mục chi phí nhân công không chỉ có vai trò là một bộ phận cấu thành trong giá thành sản phẩm của công ty mà còn liên quan đến nhiều vấn đề xã hội phức tạp. Do vậy, ngoài việc chú ý giảm chi phí nhân công, công ty cần chú ý áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao năng suất lao động của công nhân bằng cách sử dụng hợp lý lực lượng lao động phù hợp với khả năng của người lao động, không ngừng nâng cao trình độ tay nghề của người lao động và đảm bảo đời sống cũng như an toàn trong quá trình làm việc cho người lao động.
* Sản phẩm dở dang: Trong các hợp đồng mà công ty ký kết nên thay đổi phương thức thanh toán khối lượng xây lắp hoàn thành: tăng số lượng công trình thanh toán theo điểm dừng kỹ thuật hợp lý để tránh tình trạng tồn vốn, tăng nhanh vòng quay của vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
* Với các chi phí chung cần phân bổ thì phải căn cứ vào dạng chi phí, đặc điểm của chúng mà lựa chọn phương thức phân bổ đảm bảo tính hợp lý nhất.
Trước khi ghi số tổng cộng của chi phí dịch vụ mua ngoai, chi phí bằng tiền khác để hạch toán vào giá thành thì kế toán lập bảng tổng hợp chi phí này, làm cơ sở ghi các sổ liên quan.
Bảng 2-28:
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ MUA NGOÀI VÀ CHI PHÍ KHÁC BẰNG TIỀN
Công trình: Nhà máy ESSE. Tháng: 09/2009
STT Tên loại chi phí Số tiền
1 Chi phí Điện ….
2 Chi phí Nước ……
…. ………