3.3.1.1. Nhóm chức năng
Là tên xác định công việc mà một nhóm người dùng có thể tác động vào một số thao tác cụ thể của hệ thống, hiện tại có một số nhóm cơ bản sau:
+ Nhóm quản trị: Chỉ rõ chức năng quản trị hệ thống
+ Nhóm Quận huyện: Là nhóm mà người dùng được thao tác vào CSDL với các chức năng được quy định tại mức Quận, huyện (giải quyết các vấn đề về nhân, hộ khẩu, tàng thư nhưng không giải quyết các vấn đề về tạm trú).
+ Nhóm phường, xã: Giải quyết các vấn đề về nhân, hộ khẩu, tạm trú nhưng không giải quyết các vấn đề về tàng thư.
+ Nhóm tàng thư: Chỉ thao tác trên công việc tạo lập hồ sơ về tàng thư không thao tác trên các vấn đề về giải quyết nhân, hộ khẩu.
3.3.1.2 Chức năng hay còn gọi là các chức năng hệ thống
Chỉ các tác động lên hộ khẩu, nhân khẩu của công dân (như tạo hộ khẩu, quản lý thường trú, cấp sổ tạm trú…)
Như vậy có thể thấy việc phân loại nhóm chức năng, các chức năng của hệ thống nhằm hướng tới việc quản lý người dùng trong việc truy nhập vào hệ thống quản lý nhân, hộ khẩu theo luật cư trú và theo quy trình nghiệp vụ đã định sẵn.
3.3.1.3. Bảng danh mục
Là các bảng được phân loại phù hợp với quy trình nghiệp vụ và quản trị hệ thống
+ Nhóm bảng danh mục cơ bản: Là các bảng mã sử dụng trong hệ thống quản lý nhân, hộ khẩu - hiện tại có 35 bảng danh mục cơ bản
+ Nhóm bảng danh mục hành chính: Là các bảng mã mô tả việc quản lý hành chính (tỉnh, huyện, xã, đơn vị, nhân viên…)
+ Nhóm bảng danh mục quy trình: Là các bảng mã phục vụ việc chuẩn hoá dữ liệu trong các quy trình xử lý, thụ lý, hoàn trả hồ sơ.