ngoài (Ngoại kiểm)
KSCL từ bên ngoài đối với các Công ty kiểm toán là quá trình KSCL các loại dịch vụ mà Công ty kiểm toán đã cung cấp cho khách hàng, đợc thực hiện bởi các tổ chức, hiệp hội nghề nghiệp hoặc các hội đồng chức năng của Nhà nớc.
Hoạt động KSCL từ bên ngoài vô cùng cần thiết ở tất cả các nớc, đặc biệt là đối với những nớc mà nghề nghiệp kiểm toán đợc tổ chức và quản lý không phải do Nhà nớc. Đối với từng nớc thì việc tổ chức hoạt động này có khác nhau, nhng mục đích đều hớng đến làm tăng độ tin cậy đối với các hoạt động kiểm toán đợc thực hiện bởi các Công ty kiểm toán độc lập. Sự cần thiết của KSCL từ bên ngoài Công ty kiểm toán đợc IFAC khẳng định trong báo cáo về chính sách của hội đồng: “ Điều quan trọng là tất cả các công ty hành nghề kiểm toán và cung cấp dịch vụ kiểm toán cũng nh các dịch vụ có liên quan phải đối mặt với khả năng công việc của họ sẽ bị kiểm tra” (IFAC 1992) .
Quá trình kiểm soát có thể thực hiện theo 2 mô hình:
Kiểm soát chéo: (điển hình ở Mỹ) đây là sự kiểm soát đợc thực hiện bởi
các Công ty kiểm toán này đối với các Công ty kiểm toán khác nhằm xem xét sự tuân thủ của các công ty đợc kiểm soát đối với hệ thống KSCL của mình.
Việc chỉ định các công ty kiểm soát đợc thực hiện theo 2 cách: Do công ty bị kiểm soát lựa chọn hoặc do sự lựa chọn của các hội đồng chức năng.
Kiểm soát bắt buộc đối với các Công ty kiểm toán (tiêu biểu ở Pháp):
Quá trình kiểm soát nàyđợc thực hiện bởi các tổ chức, hiệp hội ngành nghề hoặc các hội đồng nhà nớc.
1. Tiêu chuẩn và nguyên tắc KSCL kiểm toán
KSCL đối với từng hoạt động và từng quốc gia có sự khác nhau nhng theo nguyên tắc kiểm toán quốc tế thứ 7 của IFAC và chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA) số 220 thì KSCL hoạt động kiểm toán phải dựa trên các tiêu chuẩn:
- Yêu cầu về mặt chuyên môn: Các nhân viên đợc giao nhiệm vụ phải đợc đào tạo ở một trình độ tơng xứng, có khả năng đáp ứng đợc nhiệm vụ đã giao.
- Tôn trọng các nguyên tắc nghề nghiệp: Nhân viên công ty kiểm toán phải
luôn đảm bảo sự tôn trọng các nguyên tắc chính trực, khách quan, độc lập và giữ bí mật nh đã qui định trong nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp của IFAC.
- Giao việc: Công việc kiểm toán chỉ đợc phân công cho những ngời có đủ
năng lực chuyên môn, thành thạo công việc đợc giao, đảm bảo phù hợp giữa ngời và việc.
- Chỉ đạo hớng dẫn và giám sát: Công việc kiểm toán cần có sự hớng dẫn
chu đáo, chỉ đạo và giám sát chặt chẽ ở mọi cấp độ để đảm bảo đợc chất l- ợng công việc đang tiến hành.
- Tuyển dụng, đào tạo, bồi dỡng nhân viên: Công ty kiểm toán phải đảm
bảo rằng các nhân viên của họ luôn đợc tuyển dụng 1 cách chặt chẽ có chọn lọc. Đồng thời phải đợc đào tạo và bồi dỡng thờng xuyên để đáp ứng đợc yêu cầu trong giai đoạn mới.
- Đề bạt: Công ty kiểm toán phải đảm bảo rằng các cá nhân đợc đề bạt phải
theo yêu cầu khách quan và có đủ năng lực, phẩm chất để hoàn thành tốt nhiệm vụ mới.
- Kế hoạch hoá công việc: Công ty kiểm toán phải đảm bảo mọi công việc
trong Công ty đều phải đợc kế hoạch hoá chặt chẽ về mọi mặt.
- Tài liệu hoá công việc: Công ty kiểm toán phải đảm bảo mọi công việc
phải đợc tài liệu hoá để thuận tiện khi làm việc, kiểm soát, giám sát, tổng hợp ..…
- Chấp nhận và duy trì khách hàng: Công ty kiểm toán phải đánh giá
khách hàng trong tơng lai, đặc biệt là những khách hàng trớc khi chấp nhận kiểm toán cũng nh rà soát lại mối quan hệ với khách hàng hiên tại nhằm ngăn chặn những hiện tợng tiêu cực, thông đồng.
- Kiểm soát: Công ty kiểm toán phải đảm bảo luôn tự kiểm soát, đánh giá tính đầy đủ, tính hiệu lực của các qui chế và thủ tục KSCL của mình.
Khi tổ chức KSCL hoạt động kiểm toán độc lập cần quán triệt và tuân thủ theo các nguyên tắc: đồng nghiệp, phù hợp, điều hoà, bí mật, độc lập, chính trực, khách quan, năng lực, thận trọng trong nghề nghiệp.
2. Nội dung kiểm soát chất lợng kiểm toán.
Trên cơ sở các tiêu chuẩn và nguyên tắc đó, trong thực tế khi tiến hành kiểm soát hoạt động KSCL kiểm toán tại các Công ty kiểm toán, các kiểm tra viên th- ờng xây dựng những câu hỏi nhằm vào các vấn đề lớn: Thông tin chung về công ty, tổ chức của công ty, nhân lực, đào tạo, khách hàng và các chơng trình cụ thể, các phơng pháp làm việc.
Nội dung của một cuộc KSCL bao gồm:
- Kiểm tra cơ cấu: gồm việc xem xét tổ chức của Công ty hoặc chi nhánh để
đánh giá khả năng đảm bảo các chơng trình và dịch vụ theo đúng các Chuẩn mực và quy tắc nghề nghiệp, đồng thời rút ra điểm mạnh, điểm yếu trong các phơng pháp và quy trình của Công ty.
- Kiểm tra kỹ thuật: là việc xem xét 1 số hồ sơ kiểm toán cho phép đánh giá
chất lợng các phơng pháp, thủ tục và quy trình mà Công ty áp dụng một cách hiệu quả.
3. Quy trình và phơng pháp kiểm soát chất lợng kiểm toánQuy trình một cuộc KSCL hoạt động kiểm toán bao gồm ba giai đoạn: giai Quy trình một cuộc KSCL hoạt động kiểm toán bao gồm ba giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị kiểm soát, giai đoạn thực hiện kiểm soát và giai đoạn theo dõi kiểm soát.
- Giai đoạn chuẩn bị kiểm soát: bao gồm nhiều bớc nhỏ khác nhau nhằm
chuẩn bị các tài liệu và điều kiện cần thiết cho cuộc kiểm soát. Các kiểm soát viên sẽ tiến hành chuẩn bị “Danh mục câu hỏi” để thu thập thông tin về các văn phòng bị kiểm soát.
- Giai đoạn thực hiện kiểm soát: chia thành hai bớc nhỏ liên tiếp là: kiểm
tra cơ cấu và kiểm tra kỹ thuậ. Sau khi kết thúc 2 bớc nhỏ này phải lập báo cáo cuối cùng.
- Giai đoạn theo dõi kiểm soát: gồm toàn bộ các quy định mà các tổ chức nghề nghiệp phải tuân thủ sau khi có kết luận của cuộc KSCL.
Phơng pháp mà kiểm soát viên thờng dùng để thu thập những bằng chứng trong cuộc KSCL bao gồm: kỹ thuật điều tra; kiểm soát tài liệu bao gồm: kiểm soát tài liệu nội bộ, kiểm soát hồ sơ khách hàng, kiểm soát các tài liệu khác; phỏng vấn; quan sát cơ sở vật chất, thăm các phòng, nơi để hồ sơ…
Tuỳ vào nội dung, mục đích và giai đoạn kiểm toán khác nhau mà các kĩ thuật trên đợc lựa chọn và sử dụng phù hợp sao cho phù hợp và hiệu quả nhất.
4. Tổ chức KSCL Kiểm toán độc lập ở các nớc trên thế giới
KSCL hoạt động kiểm toán độc lập từ bên ngoài tổ chức cung cấp dịch vụ kiểm toán ở Việt Nam cha có một cơ chế hoàn chỉnh. Hàng năm, Bộ tài chính (Vụ chế độ kế toán) thông báo cho các Công ty kiểm toán và tổ chức các đoàn xuống Công ty này để ở mức độ sơ bộ.
Trong khi đó trên thế giới hoạt động này đã rất phổ biến và có tính chuyên nghiệp cao. Tổ chức KSCL kiểm tra độc lập từ bên ngoài ở các nớc có thể khái quát nh sau:
4.1Lựa chọn các tổ chức để kiểm tra
Việc KSCL kiểm tra độc lập đợc phối hợp cả Hội đồng cấp cao (Trung ơng) và Hội đồng địa phơng. Cuộc kiểm tra đợc tiến hành vào 1 thời gian nhất định (th- ờng là vào giữa năm) và đợc hoạch định chơng trình kiểm tra, trong đó xác định rõ: - Số lợng công ty phải kiểm tra.
- Số giờ dự kiến cho kiểm tra.
- Số lợng kiểm tra viên phải kiểm tra.
Chơng trình kiểm tra chất lợng có tính đến các Công ty tự nguyện xin kiểm tra và các Công ty này phải nộp đơn lên Hội đồng cấp cao hoặc Hội đồng địa ph- ơng trớc khi các Hội đồng này lập chơng trình kiểm tra.
Tất cả các kiểm tra viên của Hiệp hội nghề nghiệp đều có thể tham gia kiểm tra chất lợng nhng để chủ động, các kiểm tra viên thờng đợc rút thăm từ danh sách các kiểm tra viên của các Hội đồng có trách nhiệm.
4.2Chủ thể kiểm tra chất lợng (Kiểm tra viên)
Kiểm tra viên là những ngời thực hiện quá trình kiểm tra chất lợng đối với Công ty kiểm toán có thể là các chuyên gia lành nghề, những ngời làm việc cho các tổ chức Hội nghề nghiệp, những ngời làm việc cho các cơ quan chức năng của Nhà nớc hoặc các KTV hành nghề có sự đảm bảo của các cơ quan có thảm quyền. ở hầu hết các nớc, các cơ quan quản lý chức năng sẽ chỉ định kiểm tra viên để đảm bảo tính khách quan và duy trì sự thống nhất cho quá trình kiểm tra.
Ngời thực hiện quá trình kiểm tra chất lợng phải đáp ứng đợc các điều kiện cơ bản sau:
- Có trình độ chuyên môn và khả năng nhất định trong lĩnh vực kế toán và kiểm toán.
- Là ngời không bị một kỷ luật nào, có đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm cao. - Phải trải qua quá trình đào tạo nghiệp vụ.
- phải là thành viên của Hiệp hội nghề nghiệp hoặc các cơ quan chức năng trong một thời gian nhất định.
- Hiệp hội nghề nghiệp hoặc các cơ quan chức năng trong một thời gian nhất định.
- Phải cam kết và đảm bảo độc lập với tổ chức bị kiểm tra trớc khi tiến hành công việc.
Đối với một cuộc kiểm tra cụ thể, các kiểm tra viên có nghĩa vụ và quyền hạn nh sau:
Nghĩa vụ của các kiểm tra viên:
- Phải tuân thủ đầy đủ các quy định và văn bản có liên quan đến cơ quan quản lý.
- Phải giữ bí mật mọi thông tin và chỉ đợc đa ra nhận xét, kiến nghị kết luận trong Báo cáo kiểm tra của mình theo quy định.
- Mọi tranh chấp giữa kiểm tra viên và Công ty bị kiểm tra trong thời gian kiểm tra đều phải thông qua sự quyết định của Hội đồng trọng tài là các Hiệp hội nghề nghiệp và các cơ quan quản lý chức năng.
- Trong các chơng trình tiến hành chung với Công ty kiểm toán, kiểm tra viên cũng phải tuân thủ các văn bản quy định kiểm tra chất lợng do Công ty kiểm toán tổ chức.
- Bằng văn bản, kiểm tra viên phải cam kết thực hiện chơng trình kiểm tra chất lợng theo đúng quy định và bản thân các kiểm tra viên cũng phải chịu sự kiểm tra chất lợng trớc khi chỉ định.
Bên cạnh các nghĩa vụ trên, các kiểm tra viên có các quyền hạn sau:
Quyền hạn của kiểm tra viên:
- Đợc sử dụng toàn bộ số tài liệu cần thiết cho cuộc kiểm tra do Công ty bị kiểm tra cung cấp theo đúng yêu cầu quy định.
- Trong quá trình thực hiện kiểm tra, soát xét các kiểm tra viên sẽ đợc trả thù lao, số tiền này sẽ đợc các Hiệp hội nghề nghiệp hoặc các cơ quan quản lý chức năng của Nhà nớc chi trả, trên cơ sở nguồn kinh phí từ quỹ chung hay do các Công ty kiểm toán đóng góp tuỳ theo quy định cụ thể của từng quốc gia.
- Kiểm tra viên có quyền đối chiếu, xác minh các thông tin có liên quan ở trong và ngoài đơn vị đợc kiểm tra.
4.3Quyền hạn và nghĩa vụ của đơn vị bị kiểm tra
Các Công ty kiểm toán bị kiểm tra:
- Có nghĩa vụ cung cấp tài liệu và thông tin: Nghĩa là phải có trách nhiệm
cung cấp đầy đủ mọi giấy tờ, tài liệu cần thiết cho cuộc kiểm tra tại trụ sở chính, chi nhánh hoặc các văn phòng và bộ phận liên quan. Đồng thời họ phải cung cấp cho các kiểm tra viên mọi giải thích cần thiết cho việc kiểm tra.
- Có quyền từ chối các kiểm tra viên: Các đơn vị bị kiểm tra có quyền từ chối
kiểm tra viên đợc chỉ định. Việc từ chối này có thể đợc thực hiện trong một thời gian nhất định (có thể là 30 ngày) kể từ lúc Công ty nhận đợc thông báo về cuộc kiểm tra và tên của kiểm tra viên chỉ định cho cuộc kiểm tra này, đồng thời việc từ chối này chỉ đợc thực hiện một lần duy nhất. Việc xin từ chối do ngời đứng đầu các Hội đồng có liên quan xem xét đánh giá và thông báo cho Công ty bị kiểm tra.
4.4Đặc điểm kiểm soát chất lợng kiểm toán độc lập từ bên ngoài tại các Công ty đa chi nhánh
KSCL tại các Công ty, văn phòng đa chi nhánh (có các chi nhánh đợc đặt ở từ 3 địa phơng trở lên) có những đặc điểm nh sau:
Nội dung kiểm tra:
+ Tại các Công ty đa chi nhánh: kiểm tra cơ cấu và kiểm tra kỹ thuật đợc tiến hành riêng rẽ. Kiểm tra cơ cấu diễn ra tại Công ty có sự phối hợp của Hội đồng cấp cao hoặc Hội đồng địa phơng nơi Công ty đặt trụ sở chính. Kiểm tra kỹ thuật diễn ra ở các chi nhánh hoặc văn phòng phụ của Công ty. Tuy nhiên tuỳ theo mức cần thiết các kiểm tra viên có thể thu thập thêm thông tin kiểm tra cơ cấu tại các chi nhánh hoặc văn phòng phụ.
+ Các Hội đồng địa phơng nơi Công ty đặt chi nhánh có thể phối hợp kiểm tra cơ cấu Công ty đa chi nhánh. Nhng họ phải phối hợp hoạt động của mình với hoạt đồng của các Hội đồng nơi Công ty đặt trụ sở chính. Các kết luận về kiểm tra Công ty đa chi nhánh chỉ có thể đa ra sau khi đã kiểm tra kỹ thuật.
Danh sách các Công ty bị kiểm tra và các kiểm tra viên:
+ Các Công ty bị kiểm tra do Hội đồng cấp cao phối hợp với các Hội đồng địa phơng có liên quan thiết lập.
+ Các kiểm tra viên đợc lựa chọn trên cơ sở danh sách do các Hội đồng có thẩm quyền thiết lập.
Thời gian và chơng trình cho cuộc kiểm tra cơ cấu: do Hội đồng cấp cao
ấn định và chịu chi phí cho cuộc kiểm tra này.
Kết thúc cuộc kiểm tra: các kiểm tra viên cùng nhau thiết lập nội dung dự
kiến cho Biên bản tổng hợp gửi cho Công ty đảm bảo đợc sự thống nhất giữa kiểm tra viên và Công ty. Mỗi Công ty bị kiểm tra chỉ có một thời gian nhất định để đa ra ý kiến của mình về Biên bản dự kiến tổng hợp (thờng không quá 30 ngày). Sau đó, kiểm tra viên đợc chỉ định gửi cho các Hội đồng có trách nhiệm Biên bản tổng hợp trong đó có kèm theo những ý kiến nhận xét về Công ty bị kiểm tra. Biên bản này đợc ký tên bởi 2 kiểm tra viên và đại diện Công ty bị kiểm tra.
Nếu có sự bất đồng giữa các kiểm tra viên và Công ty bị kiểm tra: sẽ có
1
Uỷ ban (còn gọi là trọng tài) can thiệp. Uỷ ban này bao gồm:
+ Chủ tịch Uỷ ban kiểm tra chất lợng của Hội đồng cấp cao.
+ Đại diện của các kiểm tra viên tham gia kiểm tra chất lợng Công ty đa chi nhánh.
Sau khi thẩm định nghe ý kiến của các kiểm tra viên hoặc ngời đại diện cho họ và cho Công ty bị kiểm tra, Uỷ ban này sẽ đa ra ý kiến trong một thời gian nhất định (tối đa 30 ngày). ý kiến của Uỷ ban này là ý kiến cuối cùng về kiểm tra chất lợng tại các Công ty đa chi nhánh.
Nói tóm lại, tổ chức xây dựng hệ thống KSCL kiểm toán là nhu cầu cần thiết đối với mỗi Công ty kiểm toán. Nó không chỉ giúp Công ty đạt tính trách nhiệm về mặt nghề nghiệp đối với khách hàng mà còn giúp Công ty bảo đảm và nâng cao uy