III. Kế toán xácđịnh kết quả sản xuất kinh doanh
2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty
Hiện nay công ty đang tham gia vào hoạt động 3 lĩnh vực: sản xuất, kinh doanh, thơng mại và dịch vụ, trong đó kinh doanh thơng mại là chủ yếu. Nghành nghề kinh doanh của công ty là: sản xuất, xuất khẩu các sản phẩm bao bì, hàng lâm sản . hàng hoá khác do công ty sản xuất: nhập khẩu vật t, nguyên liệu, máy móc thiết bị, hàng tiêu dùng: gia công, hợp tác đầu t liên doanh dể sản xuất bao bì và hàng xuất khẩu: kinh doanh nhà hàng, nhà khách, kho bãi: mở cửa hàng bán buôn bán lẻ hàng sản xuất, cho thuê văn phòng làm việc .
2.1. Cơ cấu tổ chức bô máy quản lý của công ty.
Bộ máy quản lý của công ty là một trong những yếu tố quyềt định sự thành bại của bất kỳ doanh nghiệp nào. Bô máy quản lý của công ty có đơc tổ chức tốt thì mới có thể khai thác và phát huy mọi nguồn lực về vốn , về lao động nhằm mục đích làm lợi cho doanh nghiệp . Bộ máy quản lý của công tổ chức theo kiểu sơ đồ trực tuyến chức năng ( sơ đồ 8) , theo đó quyền điều hành thống nhất tập trung vào 1 ngời là giám đốc công ty . Dới giám đốc là 02 phó giám đốc , 01 kế toán trởng, 03 phòng chức năng và 12 đơn vị thành viên
Sơ đồ 16bộ máy tổ chức quản lý của công ty - các chi nhánh và xí nghiệp.
SVTH: LÊ THị LAN HƯƠNG GVHD: Giám đốc công ty Phó giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng KH- KD XNK Phòng Kế toán – Tài chính XN chế biến và kinh doanh lâm sản Xn sản xuất và kinh doanh lâm sản Xn sản xuất kinh doanh hàng xuất nhập khẩu XN chế biến lâm sản vàbao bì Xn kinh doanh thư ơng và trang trí nội thất Xn sản xuất chế biến gõ XN sản xuất dịch vụ gỗ cao cấp XN sản xuất và dịch vụ hàng xuất khẩu
Giám đốc công ty, theo quyết định của bộ thơng mại, là ngời đứng đầu bộ máy quản lý Công ty và có quyền điều hành cao nhất trong công ty : là ngởitực tiếp chỉ đạo, phói hơp các phòng, ban, chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc hoạt động trong bộ máy thống nhất : đồng thời phả báo cáo cũng nh chịu trách nhiệm về kếy quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty trớc Bộ Th- ơng Mại.
Phó giám đốc đảm nhiệm việc quản lý nọi chính của công ty, đồng thời kiêm giữ chức chủ tịch công đoàn. Đứng đầu các phòng chức năng là các trởng phòng , phó phòng chịu trách nhiệm chính trong các lĩnh vực chuyên môn Phòng tổ chức hành chính: Nhân sự gồm trởng phòng, 01 phó phòng và 11 cán bộ công nhân viên chức. Chức năng của phòng là tham mu cho Giám đốc Công ty trong việc xây dựng, tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh: thực hiện đúng chính sách cấn bộ, công tác pháp chế: đảm báo an toàn doanh nghiệp theo luật pháp hiện hành của nhà nớc.
Phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu: Nhân sự gồm trởng phòng, 01 phó phòng và 03 chuyên viên giúp việc. Chức năng của phòng là tham mu giúp Giám đốc xây dựng, bảo vệ, triển khai quản lý, đôn đốc và giám sát việc tổ chức thực hiện các chỉ tiêu kinh tế kế hoạch hàng năm, quý, tháng của toàn công ty và các đơn vị thành viên; đồng thời d kiến đánh giá kết quả hoat động sản xuất kinh doanh, tổng hợp số liệu báo cáo Bộ Thơng Mại, Nhà nớc theo quy định hiện hành; giúp giám đốc chủ trơng định hớng và tìm ra các biện pháp kinh tế nhằm thúc đẩy doanh nghiẹp phát triẻn lành mạnh vững chắc . nhiệm vụ của phòng là: Xây dựng và bảo vệ các chỉ tiêu kinh tế kế hoạch định hớng của Công ty với từng Bộ và Nhà nớc, các chỉ tiêu, định mức kinh tế thích hợp với từng thời điểm, từng loại hình sản xuất kinh doanh cụ thể, Hớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các nghiệp vụ chuyên quản đối với các đơn vị thành viên nh các văn bản quy định của nhà nớc về tổ chức sản xuất kinh doanh , các quy chế của công ty , các chế độ báo cáo thống kê nộp ngân sách nhà nớc. Theo dõi, giám sát việc tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế của các đơn vị thành viên đợc công ty uỷ quyền kinh tế, quản lý các thủ tục hồ sơ và hớng dẫn thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu. Tổ chức thc hiện tiếp thị để mở rộng quan hệ thị trờng; mua bán, xây dựng, liên doanh, liên kết kinh tế, hỗ trợ tìm việc làm cho doanh nghiệp, nghiên cứu đề xuất doanh nghiệp tham gia hội chợ triển lãm, quảng cáo những sản phẩm do công ty sản xuất ra.
Phòng kế toán tài chính: Nhân sự gồm trởng phòng, phó phòng và 04 cán bộ viên chức nhiệm vụ của phòng là : theo dõi , quản lý việc huy động, điều phối và sử dụng vốn cho hoat động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty , theo dõi, tập hơ các chi phí phát sinh trên văn phòng của công ty, tổng hợp, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên làm cơ sở lập báo cáo chung cho toàn Công ty, thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nớc.
Mặc dù quyền lãnh đạo tập trung thống nhất vào Giám đốc Công ty nhng vẫn có sự phân cấp trong bộ máy quản lý của Công ty. Đứng đầu mỗi chi nhánh, mỗi xí nghiệp là 01giám đốc, có quyền điều hành và quyết định các vấn đề quan trọng trong phạm vi đơn vị của mình phụ trách; đồng thời chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty, phải báo cáo cũng nh chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị minhg trứoc Giám đốc Công ty.
Tại mỗi xí nghiệp, mỗi chi nhánh, bộ máy quản lý cũng đợc tổ chức thành các phòng, ban giống nh trên văn phòng Công ty nhng với quy mô nhỏ hơn. Riêng tại các xí nghiệp, dới các phòng ban còn có các phân xởng sản xuất , chế biến và gia công.
2.2. Các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Hiện nay công ty đang tham gia hoạt động vào 03 lĩnh vực chính là : sản xuất kinh doanh thơng mại và dịch vụ trong lĩnh vực sản xuất , các hoạt động chính của công ty gồm
- Sản xuất, gia công, chế biến các sản phẩm cao cấp từ nguyên liệu gỗ. - Xây dựng công trình dân dụng
- Sản xuất chế biến bao bì và các măt hàng lâm sản khác. Các xí nghiệp có chức năng chủ yếu là sản xuất , chế biến hoặc nhận gia công cho các đơn vị khác bao gồm
- XN chế biến và kinh doanh lâm sản - Xn sản xuất và kinh doanh lâm sản
- Xn sản xuất và kinh doanh hàng xuất nhập khẩu - Xn sản xuất và dịch vụ hàng xuất khẩu
- XN sản xuất và chế biến bao bì - Xn sản xuất và dịch vu gỗ cao cấp - XN sản xuất và chế biến gỗ .
Trong lĩnh vực thơng mại, Công ty tham gia kinh doanh rất nhiều mặt hàng phục vụ cả sản xuất lãn tiêu dùng nh vật t, máy móc thiết bị, đồ dùng trang trí nội thất và các sản phẩm khác do Công ty sản xuất. Đặc biệt công ty đã tham gia kinh doanh xuất nhập khẩu và trên thực tế doanh thu từ các hoạt động này chiếm tỷ trọng phần lớn trong tổng doanh thu của công ty
Công ty đã kết hợp chặt chẽ giữa hai lĩnh vực sản xuất và kinh doanh th- ơng mại , rất nhiều sản phẩm do các xí nghiệp sản xuất ra đợc đem tiêu thụ ở thị trờng trong nớc và xuất khẩu ra nớc ngoài. Đồng thời các đơn vi thành viên cũng có quyền nhập khẩu nhiều loại nguyên vật liệu từ các nớc khác về gia công, chế biến thành các sản phẩm tiêu dùng. Ngoài các sản phẩm tự sản xuất ra, Công ty cũng chủ động tìm kiếm các nguồn hàng khác phuc vụ cho hoạt động sản xuất nhâp khẩu nhằm đa dạng hoá mặt hàng kinh doanh nh: Mặt hàng nông sản (gạo, chè); các sản phẩm phục vụ nghành xây dựng nh ván sàn, ván
tinh chế, gỗ ốp lát ; các loại hàng hoá khác nh : Đáy truyền nồi hơi, ván nhân tạo, bàn ghế, đệm cách điện, các mặt hàng nguyên liệu caosu, cơ khí....Theo đó thị trờng cũng đợc mở rộng ra rất nhiều nớc trong khu vực và trên thế giới . Để phục vụ hoat động sản xuất kinh doanh, Công ty có thể tạm giao cho các đơn vị một số vốn cố định, vốn lu động cần thiết. Đối với số vốn này, cá đơn vị phải có trách nhiệm bảo toàn và có biện pháp quản lý, sử dụng có hiệu quả, cũng nh chịu trách nhiệm bồi hoàn trớc Giám đốc Công ty nếu để thất thoát , trong trờng hợp cần thiết khi công ty huy động hoặc thu hồi thì đơn vị phải có trách nhiệm thu nộp kịp thời .
Đối với các đơn vị thành lập bởi hợp đồng liên doanh, liên kết, Công ty không trực tiếp điều hành mà chỉ cử ngời tham gia. Hoạt động của các đơn vị này tuân thủ theo các quy chế, điều lệ do các bên hợp tác soạn thảo và thông qua. Cuối mỗi năm. Công ty, phân chia lãi lỗ và quyết định phơng hớng phát triển. Trong lĩnh vực dịch vụ, Công ty tham gia vào các hoạt động nh:
- Kinh doanh khách sạn , cho thuê văn phòng làm việc. - Thc hiện các dịch vụ xuất nhập khẩu uỷ thác
- Dich vụ trông giữ xe ô tô qua đêm và cho thuê kho bãi .
Mọi hoạt động đợc tiến hành theo phơng châm tận dụng, khai thác tối đa nguồn lực sẵn có nhằm đem lại lợi nhuận cao nhất có thể cho Công ty trong khuôn khổ luật pháp.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty
3.1. Bộ máy kế toán của công ty
Để phù hợp với hình thức tổ chức bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh , bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo hình thức nửa tập trung nửa phân tán .
Bộ máy kế toán của công ty đợc phân thành hai cấp - Cấp công ty (phòng kế toán- tài chính)
- Cấp đơn vị thành viên (các bộ phận kế toán tại các xí nghiệp, chi nhánh)
Ngoài ra dới mỗi đơn vị thành viên có một bộ phận kế toán riêng, về cơ cấu
tổ chức tơng tự nh phòng Kế toán -Tài chính trên công ty nhng nhỏ hơn về quy mô , có thể chỉ gồm 1 nhân viên kế toán hoặc gồm 01 trởng phòng kế toán và các kế toán viên . Các bộ phận này chịu s hớng dẫn nghiệp vụ chuyên môn của
... Kế toán trưởng ( trưởng phòng KT-TC) Kế toán phó( phó phòng KT-TC) Thủ quỹ Bộ phận kế toán tại XN Bộ phận kế toán tại XN Nhân
viên 1 Nhân viên 2 Nhân viên 3
Bộ phận kế toán tại chi nhánh
Bộ phận kế toán tại chi nhánh
Bộ phận kế toán tại chi nhánh
Kế toán tại các bộ phận khác
phòng Kế toán – Tài chính nói chung và sự chỉ đạo của kế toán trởng nói riêng.
3.2. Công tác hạch toán kế toán tại công ty
Cơ sở pháp lý của công ty trong việc thực hiện công tác kế toán là quy định số 15/TC/QĐ/CĐKT ngày 01tháng 11 năm 1995 và các văn bản hớng dẫn chế độ hạch toán do Bộ Tài Chính mới ban hành gần đây
*Tại cấp đơn vị thành viên : Các đơn vị là các xí nghiệp đều thực hiện hạch toán báo sổ , hàng ngày phải tập hợp chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên hệ thống sổ kế toán quy định ; hàng tháng, hàng quý các xí nghiệp này phải gửi các bảng cân đối số phát sinh và báo cáo kết quả kinh doanh về phòng kế toán – Tài chính của Công ty , các phần hành cơ bản bao gồm
- Phần tài sản cố định - Phần vốn bằng tiền
- Phần hành chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm - Phần hành vật liệu, công cụ dụng cụ .
Các đơn vị là các chi nhánh thì đợc phép hạch toán độc lập , tuy nhiên vẫn gửi các báo cáo tài chính về Công ty hàng tháng, quý để Công ty theo dõi , quản lý và tập hợp số liệu. Các phần hành cơ bản bao gồm
- Phần hành tài sản cố định - Phần vốn bằng tiền
- Phần hành mua hàng và bán hàng
- Phần hành thanh toán công nợ với nhà cung cấp và khách hàng .
Tuỳ theo quy mô sản xuất kinh doanh tại các đon vị thành viên mà bộ máy kế toán tại đây đợc tổ chức với quy mô phù hợp . Những hoạt động không quá nhiều và phức tạp , đôi khi chỉ 01 nhân viên kế toán cũng có thể đảm nhiệm tất cả các công việc kế toán tại một đơn vị
*Tại cấp công ty:
Phòng Kế toán- Tài chính hàng ngày chỉ theo dõi các nghiệp vu phát sinh trên phạm vi văn hòng Công ty nh nghiệp vụ vay vốn , các khoản chi phí phát sinh
và làm nhiệm vụ tổng hợp số liệu từ các đơn vị báo cáo cuối kì. Cá phần hành cơ bản bao gồm - Phần hành tài sản cố định - Phần hành vốn bằng tiền - Phần hành thanh toán - Phần hành tổng hợp
Sơ đồ 18 trình tự hạch toán tại các đơn vị thành viên
Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ
Đối chiếu, kiểm tra Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối kế toán , Báo cáo kết quả kinh doanh Thuyết minh báo cáo tài chính
Sơ đồ 19 hạch toán tại phòng kế toán – tài chính
3.3. Hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán công ty sử dụng
Về hệ thống tài khoản , trên cơ sở danh mục tài khoản ban hành theo quy định 1141 và đặc điểm sản xuất kinh doanh cụ thể mà Công ty đã có sự vận dụng phù hợp:
*Nhóm tài khoản loại 01:
111,112,131,133,136,138,152,153,154,155,156,157,158,159,141,142,144 * Nhóm tài khoản 02: 211,214,241
*Nhóm tài khoản loại 03: 311.315,331,334,335,336,338,341,342 *Nhóm tài khoản loại 04: 411,412,413,414,421,431
*Nhóm tài khoản lọai 05: 511 Chứng từ gốc và phân bổ khấu hao TSCĐ
Bảng kê chi tiết tài khoản của các đơn vị Nhật ký chứng từ Bảng kê 01,02 Bảng kê 04,05,06 và các bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản ( chi tiết theo các đơn vị thành viên )_
Sổ cái
Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Thuyết minh báo cáo tài chính
*nhóm tài khoản loại 06: 621,622,627,632,641,642 *Nhóm tài khoản loại 07: 711,721
*Nhóm tài khoản loại 08: 811,821 *Nhóm tài khoản loại 09: 911 .
Về tổ chức hệ thống sổ kế toán , Công ty vận dụng hình thức nhật ký- chứng từ cụ thể
Tại cấp công ty sử dụng các loại sổ
- Nhật ký – Chứng từ số 01 và bảng kê số 01 để theo dõi tiền mặt
- Nhật ký chứng từ số 02 và bảng kê số 02 để theo dõi tiền gửi ngân hàng - Nhật ký chứng từ số 05 để theo dõi các khoản thanh toán với ngời bán (TK331)
- Nhật ký chứng từ số 07 và bảg kê số 04,05,06 để theo dõi các TK 142,152,153,214,241,334,335,338.
- Nhật ký chứng từ số 08 và bảng kê số 10,11 để theo dõi TK155,156,157,159,131,511,632,641,642,711,811,821.911. - Nhật ký chứng từ số 09 để theo dõi TK211 - Nhật ký chứng từ số 10 để theo dõi các TK 133,136,138,141,144,333,411,412,413,414,421,431. Về các sổ chi tiết có - Sổ, thẻ tài sản cố định
- Sổ tài sản cố định theo đơn vị sử dụng - Sổ chi tiết tiền vay
- Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định
Riêng bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội do phòng tổ chức hành chính lập và cung cấp
Tại cấp đơn vị thành viên Đối với các đơn vị thành viên , việc tổ chức sổ